Il processo di autovalutazione

Lo strumento di autovalutazione ProcurComp^EU è uno strumento professionale per lo sviluppo delle organizzazioni che offre ai professionisti degli appalti pubblici l'opportunità di valutare il loro livello di professionalità in relazione alle attività fondamentali del loro ruolo e del loro profilo professionale all'interno dell'organizzazione e di riflettere sul loro sviluppo professionale futuro. Lo strumento di autovalutazione può essere utilizzato sia dalle organizzazioni che dagli individui tutte le volte che si renda necessario.

La guida all'autovalutazione di ProcurComp^EU fornisce orientamenti dettagliati su come procedere in ogni singola fase del processo di autovalutazione.

Di seguito viene illustrata una sequenza indicativa delle fasi del processo di autovalutazione, che può tuttavia essere adattata in base alle esigenze specifiche di ciascuna organizzazione o di ciascun individuo:

Figura 1 – Il processo di autovalutazione

1.1. Fase 1 – Adattare la matrice delle competenze

Il primo passo di un processo di autovalutazione è quello di familiarizzarsi con la matrice delle competenze di

 Adattare il contenuto delle competenze esistenti: è possibile apportare modifiche al contenuto delle competenze esistenti, ad esempio adattando l'elenco dei compiti nei diversi livelli di professionalità.

 Escludere alcune delle competenze esistenti: alcune competenze possono essere escluse se non sono considerate pertinenti per l'organizzazione o se sono già coperte da un quadro di competenze esistente, ad esempio per le competenze trasversali o specialistiche.

 Aggiungere nuove competenze all'elenco esistente: le organizzazioni possono decidere di definire competenze aggiuntive rispetto a quelle già elencate.

Le fasi tecniche per adattare la matrice delle competenze sono descritte nella guida all'autovalutazione di ProcurComp^EU.

1.2. Fase 2 – Definire i profili professionali

In primo luogo, l'organizzazione (o l'individuo) può definire, utilizzando la matrice delle competenze, il livello auspicato delle conoscenze e delle abilità che si richiedono ai professionisti degli appalti pubblici, stabilendo i livelli di professionalità da conseguire per ciascuno dei profili professionali presenti all'interno dell'organizzazione. A tale scopo è necessario stabilire il livello di professionalità (di base, intermedio, avanzato, esperto) che uno o tutti gli individui con un determinato ruolo o profilo professionale dovrebbero possedere. Per farlo, le organizzazioni possono utilizzare o adattare i modelli di profili professionali proposti nello strumento o crearne di nuovi.

I profili professionali sono sempre specifici in funzione di ciascuna organizzazione e possono mutare nel tempo con l'evolvere dei compiti da svolgere nell'ambito degli appalti e della disponibilità di personale addetto al loro espletamento.

Pertanto, gli esempi presentati nella sezione 2.1 servono semplicemente a dare un'idea dei profili comuni e sono forniti a mero scopo dimostrativo. Spetta a ciascuna organizzazione definire il proprio insieme di profili professionali, con le rispettive competenze e i rispettivi livelli di professionalità da conseguire.

Se l'organizzazione desidera semplicemente ottenere un'istantanea delle sue risorse attuali, può anche iniziare la valutazione da un profilo neutro, ossia definendo tutte le competenze senza assegnare loro livelli di professionalità da conseguire.

Cfr. la sezione 2 più in basso per una descrizione dei sei esempi di profili professionali ProcurComp^EU. Le fasi tecniche per la definizione dei profili professionali sono descritte nella guida all'autovalutazione di ProcurComp^EU.

1.3. Fase 3 – Effettuare un'autovalutazione individuale

Successivamente, i professionisti degli appalti dovrebbero compilare individualmente il questionario di autovalutazione, che inizia richiedendo informazioni di contesto, ad esempio gli anni di esperienza professionale, le esperienze formative, e li invita poi a rispondere a una serie di domande volte a valutare le loro conoscenze e abilità nel settore degli appalti pubblici.

Cfr. la sezione 3 più in basso per la versione completa del questionario di autovalutazione. Le fasi tecniche per rispondere al questionario sono descritte nella guida all'autovalutazione di ProcurComp^EU.

1.4. Fase 4 – Raccogliere e analizzare i risultati

Quando tutti gli interessati hanno compilato il questionario di autovalutazione, i risultati individuali andrebbero analizzati utilizzando gli appositi strumenti di calcolo descritti nella guida all'autovalutazione di ProcurComp^EU. In questo modo si otterranno risultati a livello individuale e a livello di organizzazione.

Risultati individuali: sulla base delle risposte individuali al questionario di autovalutazione e dei livelli di professionalità da conseguire per ciascuno dei profili professionali, è possibile ottenere punteggi individuali per tutte le competenze. Utilizzando tali punteggi, gli interessati possono identificare i punti di forza, i punti deboli e le lacune nelle

Risultati a livello di organizzazione: le organizzazioni possono raccogliere e aggregare i risultati individuali, ottenendo una valutazione che indichi le lacune riscontrabili nelle competenze a livello di profilo professionale e di organizzazione.

L'aggregazione dei risultati di tutti gli individui con lo stesso profilo professionale all'interno di un reparto, di un team o dell'organizzazione nel suo complesso permette di:

 calcolare le prestazioni medie per ciascuna competenza, consentendo di definire la maturità e la competenza dell'organizzazione nel suo complesso;

 identificare i punteggi individuali più alti e più bassi, consentendo di riconoscere i talenti o i punti deboli degli interessati.

Cfr. la sezione 4 più in basso per ottenere maggiori informazioni sui risultati della valutazione a livello di organizzazione.

Le fasi tecniche per raccogliere e analizzare i risultati sono descritte nella guida all'autovalutazione di ProcurComp^EU.

1.5. Fase 5 – Colmare le lacune

Sulla base delle lacune nelle competenze identificate a livello individuale, di profilo professionale e di organizzazione, le organizzazioni possono definire azioni mirate per colmare tali lacune.

A livello individuale, i membri del personale possono ricevere un resoconto della loro valutazione, che può essere ulteriormente discusso con l'organizzazione per definire le misure individuali da adottare, ad esempio le misure di formazione necessarie per colmare lacune relative alla posizione attualmente ricoperta o in vista di un futuro avanzamento di carriera.

A livello di organizzazione, le lacune possono essere colmate in vari modi, ad esempio:

 formando il personale addetto agli appalti mediante misure di formazione interna o esterna;

 assumendo nuovo personale addetto agli appalti;

 ingaggiando periti esterni;

 cooperando con altre stazioni appaltanti attraverso scambi di buone pratiche o appalti congiunti;

 delegando centrali di committenza.

Partendo dalla panoramica delle competenze esistenti, è inoltre possibile pianificare lo sviluppo strategico dell'organizzazione nel suo complesso, tenendo conto delle sue priorità strategiche future. Ad esempio, se l'organizzazione intende dare maggiore spazio agli appalti sostenibili o innovativi o istituire processi di appalto elettronico all'avanguardia, una delle soluzioni potrebbe essere quella di orientare la strategia di formazione e assunzione in modo da ottenere il giusto mix di competenze.

Il programma di formazione generico ProcurComp^EU può aiutare le organizzazioni a individuare i programmi di formazione più adeguati o a elaborare moduli e programmi di formazione mirati.