La registrazione delle operazioni

Dopo aver acquisito tutte le informazioni e i documenti necessari per a- dempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela, l’intermediario do- vrà provvedere a registrare e conservare quanto raccolto per un determinato periodo di tempo, affinché possano essere utilizzate dalle autorità competenti per la ricostruzione del rapporto, delle operazioni e delle transazioni nel caso vi sia il sospetto di riciclaggio o finanziamento al terrorismo internazionale.

Sia la normativa vaticana che quella italiana sono molto accorte al ri- guardo. Entrambe, infatti, dettano precisi obblighi circa le modalità di regi- strazione e il periodo di tenuta delle informazione e della documentazione re- lativa al rapporto o alla prestazione.

Per quanto riguarda gli obblighi di registrazione e conservazione dei dati vaticani, sono stati anch’essi oggetto della modifica del 2012. Infatti, la legge del 2010 al riguardo dedicava un esiguo art. 33, il quale fissava in capo ai soggetti destinatari della normativa l’obbligo di registrare e conservare tutti i dati per un periodo di cinque anni dalla cessazione del rapporto o dall’esecuzione dell’operazione adottando adeguati sistemi di registrazione tali da poter rispondere «pienamente e rapidamente» alle richieste di informa- zioni da parte dell’AIF. Oltre a ciò, l’originario l’art. 33 della legge CXXVII/10 non diceva nulla di più.

A seguito del decreto modificativo n. CLIX/12, ora all’argomento sono dedicati due articoli esaurienti, molto simili a quanto dettato dal d.lgs. n. 231/07.

in materia di valutazione dei fattori di rischio e di adeguata verifica della clientela» emanato

Nonostante la maggiore somiglianza alle disposizioni italiane, quelle va- ticane presentano ancora delle limitazioni tali da indebolire l’efficacia delle misure antiriciclaggio.

Con riferimento alle informazioni, ai dati e ai documenti25 ottenuti in se- de di adeguata verifica della clientela, l’art. 32, l. n. CLXVI/12, prevede l’obbligo di registrazione e conservazione di tutto il materiale raccolto per cinque anni26 dalla fine del rapporto o dall’esecuzione della prestazione allo scopo di permettere all’Autorità giudiziaria di ricostruire l’operazione, ma li- mitatamente al caso di un procedimento penale. Pertanto non a seguito del mero sospetto, ma solo nella circostanza in cui vi sia un procedimento penale in corso, qualsiasi sia la sua natura. Al riguardo è intervenuta anche l’Autorità di Informazione Finanziaria con proprio regolamento, disponendo che i sog- getti obbligati siano tenuti agli obblighi di registrazione e conservazione al fi- ne illustrare all’AIF le procedure seguite e le misure adottate al fine di adem- piere agli obblighi stabiliti dalla legge, permettere all’AIF di effettuare analisi approfondite e, in ultimo, per poter essere utilizzate su richiesta da parte della stessa AIF, dall’autorità giudiziaria e dal Corpo della Gendarmeria.

La legge, come pure il regolamento dell’AIF, stabilisce che tutte le in- formazioni devono essere registrate tempestivamente e, comunque, non oltre le quarantotto ore successive all’esecuzione della prestazione o

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Sono incluse la corrispondenza, le scritture e le registrazioni eseguite.

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Tale termine può essere esteso su richiesta dell’Autorità giudiziaria. Per quanto ri- guarda l’Italia, il legislatore ha previsto un periodo di conservazione dei dati pari a dieci an- ni. Tuttavia, il Vaticano risulta essere conforme alla Terza direttiva, poiché questa prevede che il periodo di tenuta dei documenti, dei dati e delle registrazioni sia non inferiore di cin-

dell’operazione, nonché dall’apertura o dalla chiusura del rapporto27. Inoltre, l’art. 33, comma 6, puntualizza che i soggetti obbligati adottino sistemi di re- gistrazione e conservazione tali da permettere il costante aggiornamento delle informazioni raccolte in fase di adeguata verifica della clientela, evidenziando quelle che sono le categorie di controparti e di operazioni a più alto rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.

Nonostante il richiamo a sistemi di registrazione e conservazione con de- terminate caratteristiche, la legge n. CLXVI non dispone altro e l’Autorità di Informazione Finanziaria non si è ancora pronunciata al riguardo, lasciando scoperto questo problema, non adeguatamente disciplinato dalla norma pri- maria.

Il contesto italiano si presenta sotto questo punto di vista ben diverso. In- fatti, al sistema di registrazione e conservazione è dedicato l’intero art. 37, d.lgs. 231/07, il quale introduce il c.d. «Archivio unico informatico», fissan- done princìpi generali e rimandando poi alla normativa secondaria per il pro- filo operativo e organizzativo. Ai sensi dell’art. 37, comma 1, tutti i soggetti obbligati al fine di adempiere agli obblighi di registrazione devono istituire al proprio interno questo sistema informatico di registrazione e conservazione dati.

Scopo dell’archivio è quello di poter ottenere facilmente e tempestiva- mente tutte le informazioni desiderate, ordinate cronologicamente. E questo è sancito dallo stesso art. 37, ove al comma 2 si stabilisce che tale Archivio de-

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L’intervallo temporale entro cui i soggetti devono provvedere a registrare i vari dati è notevolmente inferiore a quello concesso in Italia ove, ai sensi dell’art. 36, comma 3, agli in-

ve essere realizzato e gestito in modo tale da assicurare «la chiarezza, la com- pletezza e l’immediatezza delle informazioni, la loro conservazione secondo criteri uniformi, il mantenimento della storicità delle informazioni, la possibi- lità di desumere evidenze integrate, la facilità di consultazione».

L’utilizzo di questo strumento da parte dei soggetti obbligati inevitabil- mente è elevato e può comportare considerevoli costi gestori a carico degli u- tilizzatori. Al fine di rendere meno dispendiosa quest’operazione, il legislato- re al comma 2 stabilisce che la struttura dell’archivio sia tale da contenere gli oneri gravanti sugli stessi soggetti tenuti alla sua adozione. È indispensabile, quindi, che tale strumento sia non solo efficace, ma altresì efficiente.28.

Sotto questo profilo, la normativa vaticana necessita sicuramente di esse- re rivista. Infatti, seppur le disposizioni del 2012 siano meno vaghe delle pre- cedenti, non possono ritenersi del tutto soddisfacenti.