La situazione aziendale

Lo scopo iniziale del progetto denominato ―ECM 2015‖ era identificato con l‘analisi e la gestione di tutti i ―contenuti aziendali‖ presenti all‘interno dell‘organizzazione attraverso l‘implementazione di una piattaforma di Enterprise Content Management. Il progetto si trova nella prima fase di implementazione, poiché essendo un progetto pluriennale di grande impatto sull‘intera struttura organizzativa e sul suo modus operandi, necessita di uno studio accurato. Nello specifico lo studio preliminare è iniziato nel gennaio del 2007 e l‘intero progetto dovrebbe terminare con la fine del 2015.

Come si è visto nel precedente capitolo (Cap. IV), il contento può essere definito come un insieme di informazioni relative a un argomento, strutturate per la comprensione umana e rappresentato da una varietà di simboli, immagazzinati e gestiti come un‘unità (Sprague, 1995). Un documento perciò non può essere definito come contenuto, bensì può essere interpretato come un insieme di contenuti informativi. Alcuni contenuti sono ad esempio: le email, le immagini o i testi contenuti nel portale, i grafici presenti nel conto economico, oppure le tabelle, le immagini, i disegni CAD (o 3D) contenuti nei file presenti all‘interno della intranet aziendale.

Attraverso l‘implementazione del sistema ECM, il gruppo Alfa intendeva mappare ed archiviare tutta la conoscenza esplicita presente all‘interno della memoria organizzativa. In questo modo la società si proponeva di catalogare tutti i dati strutturati già presenti nel Sistema Informativo aziendale, integrandoli poi con le informazioni presenti all‘interno dei dati non strutturati. Il gruppo Alfa aveva quindi la necessità di mantenere il controllo su una grande quantità di dati e documenti, al fine di ridurre la duplicazione

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delle attività, abbattendo così il tempo ―perso‖ per rintracciare i vecchi dati e/o documenti o, peggio ancora, per ricostruirli.

Per comprendere le potenzialità e gli impatti sulla struttura organizzativa, assieme alla direzione ed al project manager, si è deciso di sperimentare ed analizzare la piattaforma ECM preliminarmente solo su di un‘area denominata New Product Development (NPD). Il New Product Development rappresenta il core-business per il gruppo Alfa. All‘interno di quest‘area vi sono diverse funzioni, quali:

la ricerca e lo sviluppo di nuovi prodotti: in queste fasi attraverso ricerche di mercato si cerca di scoprire le nuove esigenze dei consumatori, creando quindi tutta una serie di nuovi modelli e prototipi, i quali poi dovranno essere testati e valutati da un gruppo di consumatori preselezionato. Se approvati, i prodotti passeranno alla fase di industrializzazione, testing e commercializzazione. L’innovazione/cambiamento o eliminazione dei prodotti presenti a catalogo:

attraverso lo studio delle informazioni provenienti dal sistema di CRM, ogni singolo prodotto presente a catalogo (attualmente circa 20000 items) viene analizzato per comprendere se necessita o meno di una revisione. Sempre in questa fase si assiste anche alla dismissione dei prodotti obsoleti o a bassa redditività.

Il controllo e la gestione della qualità dei prodotti : all‘interno del gruppo Alfa esistono principalmente tre tipologie di controllo della qualità. Esiste infatti il controllo della qualità post-prototipazione, il controllo di qualità pre-mercato effettuato dal gruppo di consumatori preselezionati e dal controllo post-mercato. La gestione del lancio di produzione: una volta che tutti i test hanno dato esisto

positivo ed il gruppo di consumatori è soddisfatto del prodotto analizzato allora inizia la fase di ingegnerizzazione. In questa fase si definiscono tutte le componenti presenti all‘interno del prodotto, i tempi di produzione, le fasi produttive ed il sito di produzione.

All‘interno dell‘area New Product Development lavorano circa 50 content owners ed oltre 300 content users, i quali sono dislocati in Europa, America ed in Asia/Oceania. La memoria organizzativa presente all‘interno dell‘area selezionata era composta da circa 80.000 documenti ―attivi‖ a cui ogni anno se ne aggiungevano altri 20.000.

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Questa naturalmente è solo una delle aree aziendali presenti all‘interno del gruppo Alfa. La decisione di analizzare la sola area NPD è stata presa per circoscrivere l‘area di studio e di conseguenza ridurre la complessità dell‘analisi preliminare, seguendo poi un approccio di tipo incrementale. Il processo di implementazione ―incrementale‖ consente di mettere a fattor comune tutti i servizi orientati alla gestione dei contenuti aziendali, dei processi e dei repository (Content Category), rendendo trasparente la diversa natura delle informazioni da trattare, ad utenti (content owner e user) ed applicazioni (DSS, strumenti di Business Intelligence, ERP, etc.).

Attraverso la piattaforma ECM non si intendeva solamente ottimizzare la gestione dei contenuti aziendali presenti nell‘ambiente organizzativo, ma soprattutto incrementare l‘efficacia e l‘efficienza dei processi decisionali presenti nell‘aerea NPD.

La piattaforma ECM, se implementata correttamente, mette a disposizione dell‘azienda una serie di strumenti utili per gestire, codificare e standardizzare tutta la conoscenza esplicita e parzialmente la conoscenza implicita presente all‘interno dell‘organizzazione, secondo un approccio middle-up-down39

(Nonaka e Takeuchi, 1995; Nonaka et al., 2003; Saenz et al., 2007). L’Enterprise Content Management può essere quindi inteso come un sistema, innestato all‘interno di uno specifico scenario organizzativo utilizzato per semplificare e ampliare i processi presenti all‘interno dell‘organizzazione (fig. 61).

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Secondo il modello denominato ―middle-up-down‖, Nonaka e Takeuchi utilizzano realmente la figura del manager intermedio (o middle manager) ponendolo al centro della gestione della conoscenza, ridefinendo nel contempo il ruolo del top management e dei manager di linea. Con questo modello si cerca di fondere assieme i vantaggi presenti all‘interno del metodo top-down e bottom-up, creando un processo che non muove dall‘alto verso il basso e neppure dal basso verso l‘alto, bensì un approccio continuo (Saenz et al., 2007). Secondo questo approccio il manager intermedio incorpora in se il processo di creazione della conoscenza (definito anche spirale della conoscenza), connettendo il vertice strategico con i manager di linea (e viceversa), attraverso un flusso informativo verticale. Ma non solo, permette anche l‘allineamento e la distribuzione della conoscenza esplicita all‘interno dei gruppi di lavoro tramite i flussi informativi orizzontali. Il middle-manager rappresenta quindi il fulcro per la creazione e per la distribuzione della conoscenza esplicita ed implicita presente all‘interno dell‘azienda, incrementando di conseguenza la memoria organizzativa.

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fig. 61: l‘architettura della piattaforma ECM implementata in Alfa, Fonte: EMC2