Nel corso del 17° congresso organizzato dall’ International Council on Archives –ICA-, tenutosi a Kuala Lumpur nel luglio del 2008, è stato presentato una bozza del Manuale sulla selezione dei documenti (Manual on appraisal)65
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FRANCESCA IOZZI, MARIA TAVERNITI, Valutazione e selezione dei documenti: il manuale europeo,
in corso di pubblicazione in “AIDAInformazioni”, <http://www.aidaweb.it,> . L’intervento è stato
proposto nel corso della giornata di presentazione degli atti del convegno ITERANDO 2008 organizzato dall’Ass.I.Term presso l’Universitòà della Calabria nel giugno del 2008, tenutasi presso il
CNR, Roma 2009. Cfr. inoltre ICA, Manual on Appraisal, risorsa Web disponibile al seguente url:
<http://www.ica.org.>.
, la cui pubblicazione, è inizialmente prevista in lingua inglese e francese. Il manuale è frutto di quasi un decennio di lavoro e di riflessioni metodologiche condotte dal Comitato internazionale di selezione e scarto documentale (Committee on appraisal) costituitosi nel 2000 in seno all’ICA, e si rivolge, principalmente, agli specialisti di settore, quali i record manager ovvero agli archivisti che quotidianamente si trovano ad affrontare le problematiche relative al processo di valutazione dei documenti durante tutto il loro ciclo vitale. Gli autori del testo nonché membri del comitato, accentuano e ribadiscono che la funzione di valutazione documentale è fondamentale poiché determina quelli che sono i documenti da conservare e quelli che invece devono essere destinati per l’eliminazione definitiva. Da tenere in conto vi è il fatto che l’obiettivo di questa operazione è sempre quello di stabilire il valore di un documento e la durata della sua conservazione in archivio. Appare pertanto evidente che la corretta valutazione del valore del materiale da conservare a tempo indeterminato incide sulle scelte strategiche e, conseguentemente, sui costi di gestione del servizio archivistico. In altre parole, un programma di valutazione e di selezione è essenziale per tutti quegli organismi che intendono stabilire se e quali documenti d’archivio o record mantenere
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Il Manuale avrebbe dovuto essere ultimato e pubblicato per giugno 2009, ma – ad oggi - è ancora è in
fase di redazione e controllo. Il progetto di realizzare un manuale sulla selezione e lo scarto dei documenti d’archivio risale al congresso ICA tenutosi a Vienna nel 2004. Già in quell’occasione il manuale fu presentato come “strumento di lavoro in grado di far superare l’attuale molteplicità di criteri e di approcci e di identificare una metodologia e un lessico semplificati e condivisi, al fine di impostare criteri di selezione allo stesso tempo scientifici ed economicamente sostenibili, che conducano ad operazioni di scarto consapevoli”.
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Organizzato in due parti, nella prima presenta i principi generali: differenti metodologie e processi delle operazioni di selezione e di scarto dei documenti anche in formato digitale; la seconda illustra dei casi studio in Australia, Finlandia, Francia, Regno Unito, Spagna e Stati Uniti. Trattandosi di un manuale specialistico, il lessico utilizzato è quello tipico del dominio. Non per questo, però, è privo di sottili ambiguità dovute al contenuto semantico che il termine “scarto” assume nei differenti contesti internazionali. Sopratutto non è privo di ambiguità in relazione alla necessità del plurilinguismo del testo a partire da un master monolingue. Ad esempio, l’ambito concettuale del termine Appraisal: “a basic archival function of determining the eventual disposal of records based upon their archival value. Also referred to as evaluation, review, selection or selective retention
anche alla luce dello standard ISO 15489 sul record management che, seppur non comprende la documentazione di interesse storico, si occupa sia della complessiva progettazione e realizzazione di un sistema documentale sia, più specificatamente, degli aspetti relativi a politiche, procedure, sistemi e processi. In relazione alla criticità dell’operazione -, the Manual on Appraisal è stato concepito come una sorta di linea guida per gli operatori del settore ed ha lo scopo di promuovere tanto la condivisione dei problemi e della relativa risoluzione degli stessi a livello internazionale, quanto la definizione di criteri e strumenti utilizzabili globalmente da tutti coloro i quali gestiscono documenti e lavorano in archivio indipendentemente dalla fase e dall’età della documentazione.
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Eliminazione: Processo di cancellazione o distruzione di documenti in modo irreversibile, cit. da
UNI-ISO 15489-1, Informazione e documentazione, Gestione dei documenti d’archivio (record).
Principi generali.
, è reso in italiano mediante il termine Selezione mentre in francese è, sostanzialmente polisemico, in quanto può essere relativo sia al Tri che alla Sèlection, intendendo con il primo, come già notato, la “fonction archivistique fondamentale déterminant le sort des documents à partir de leur valeur administrative, fiscale, légale, probatoire, d’information et de recherche présente et future» e con la seconda la scelta operativa del primo « choix opéré en
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PETERWALNE,Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, 1988, ICA Handbook Series, Volume 7.
43 cours de tri, de document d’intérêt particulier, mais ponctuel, par oppositions à l’échantillonnage fondé sur la représentativité ». Altro esempio significativo è quello riguardante il termine Disposal: the action taken with regard to non–current records following their appraisal and the expiration of their retention periods as provided for by the legislation, regulation or administrative procedure. Frequently used as synonymous with destruction. In questo caso la traduzione possibile per l’italiano è scarto mentre in francese viene solitamente usata una perifrasi: “dèfinition du sort à résérver aux dossiers clos à l’expirationd des délais de conservation, administrative en fonction de leur valeur” senza specificare un preciso termine d’ uso.