MAPPATURA DEL PROCESSO

La prima fase del modello di controllo interno proposto è la mappatura del processo. In questa fase, il responsabile internal auditor, incaricato dal management aziendale allo svolgimento dell’attività di controllo interno, si occupa di:

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- rilevare la procedura aziendale adottata.

RILEVAZIONE DEL FLUSSO DEL PROCESSO

Il processo (Figura 13) può essere definito come un insieme di fasi finalizzate alla creazione di un output, al quale è possibile attribuire un valore in termini, ad esempio, di prezzo di acquisizione, di qualità, di tempo ovvero di flessibilità (Spina, 2012).

Figura 13 - Rappresentazione grafica del flusso di un processo

Rilevare un processo significa identificare tutte le fasi che lo compongono ed avere così una sua visione d’insieme. Per attuare la rilevazione, possono essere impiegate diverse tecniche e strumenti grafici. L’origine di tali tecniche e strumenti è da ricondursi alla metà del novecento, ma è negli anni 80 che si verifica una loro vera e propria diffusione, dovuta alla sempre più sentita necessità di individuare forme di rilevazione grafiche idonee a rappresentare le nuove realtà emergenti (D’Amico, 2007: 119). La rappresentazione grafica di un processo è utile nei casi in cui si voglia verificare se vi sono forme di diseguale distribuzione del lavoro fra le unità organizzative; se esistono duplicazioni di attività che potrebbero essere eliminate; se è possibile combinare diversamente la sequenza delle attività.

Tra i principali modelli di analisi e descrizione grafica dei processi può essere individuato il diagramma di flusso. La particolarità di questo strumento sta nel fatto che esso permette di descrivere in modo schematico sia le fasi da svolgere, rappresentate da determinate forme geometriche, sia la sequenza nella quale tali fasi devono essere compiute, identificata con alcune frecce di collegamento.

La costruzione del diagramma di flusso rappresenta un aspetto di fondamentale importanza, in quanto costituisce il primo vero momento in cui l’internal auditor acquisisce la conoscenza del processo. Attraverso la sua costruzione, infatti, l’internal auditor riesce facilmente ad individuare tutte le fasi che compongono il processo e gli obiettivi che il management intende raggiungere attraverso lo svolgimento del

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processo stesso. Inoltre, una costruzione condivisa del diagramma permette all’internal auditor ed al management aziendale di avere un comune punto di partenza utile per lo svolgimento delle successive fasi del modello.

Una volta costruito il diagramma di flusso, l’internal auditor rileva la procedura al fine di identificare le attività ed i controlli presenti nel processo.

RILEVAZIONE DELLA PROCEDURA

La procedura può essere intesa come l’insieme dei comportamenti che i soggetti pongono in essere per raggiungere uno scopo, attraverso l’uso di regolamenti, di tecnologie e di varie risorse (D’Amico, 2007: 90).

Per la rilevazione della procedura, l’internal auditor deve esaminare tutte le fasi del processo e, per ognuna di esse, individuare le singole attività operative che la compongono. Mentre per la rilevazione del processo l’internal auditor si rapporta con il management aziendale, per rilevare la procedura, è necessario che l’internal auditor si interfacci direttamente con i soggetti aziendali che svolgono le attività operative previste dal processo.

Successivamente all’individuazione avviene la valutazione delle attività rilevate. D’Amico (2007: 120) suggerisce che, per valutare le attività, l’internal auditor possa formulare alcuni interrogativi utili per raccogliere informazioni:

Cosa si fa? Attraverso tale domanda viene esaminata l’identità dell’attività; sono analizzate le singole operazioni che la compongono.

Perché si fa? Viene identificato il perché di quella attività, se l’attività è necessaria per il processo o se, invece, può essere eliminata o combinata con altre attività.

Dove viene eseguita? Con questa domanda si analizza il luogo di svolgimento dell’attività; si valuta se risulta corretto che l’attività sia svolta in quel determinato luogo, se potrebbero essere più idonei altri luoghi, se sono utili eventuali deleghe o decentramenti/accentramenti.

Quando viene eseguita? Sono analizzati il momento in cui l’attività viene avviata e le relative tempistiche di svolgimento.

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Chi la fa? In questo caso si analizza l’identità dei soggetti che svolgono le attività e si verifica la loro idoneità in termini, ad esempio, di conoscenze e di competenze, relativamente a quella mansione.

Come viene eseguita? Attraverso questa domanda, si identificano tutti gli elementi impiegati dai soggetti per lo svolgimento dell’attività e si verificano la loro idoneità e il loro corretto utilizzo. Possono essere analizzati gli applicativi informatici, le attrezzature tecniche, le attività manuali di controllo ovvero gli strumenti informatici di controllo.

Sulla base delle risposte raccolte, l’internal auditor riesce ad identificare eventuali problematiche inerenti al processo ed alcune prime criticità:

 procedurali: relative alle modalità di svolgimento delle attività all’interno del processo;

 organizzative: relative alla non corretta segregazione fisica ed informatica delle funzioni;

 informatiche: relative alla tipologia di applicativi utilizzati.

Successivamente l’internal auditor può definire alcune prime soluzioni correttive da presentare al management; esse possono riguardare la possibilità di eliminare, di combinare, di modificare, di semplificare o di migliorare l’attività del processo.

Attraverso lo svolgimento di questa prima fase, l’internal auditor identifica tutte le fasi che compongono il processo esaminato ed ottiene una reale fotografia di come viene svolto operativamente il processo in azienda. La mappatura del processo rappresenta un momento di fondamentale importanza, specie negli ambienti in cui si applica per la prima volta; una mappatura non adeguata potrebbe vanificare l’intera applicazione del modello di controllo interno.