Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento per la loro presa in carico

Le modalità di trasmissione del pacchetto informativo (SIP) vengono concordate in fase contrattuale e descritte nelle Specifiche tecniche. In ogni caso il pacchetto di versamento potrà essere trasferito al sistema di conservazione con una delle seguenti modalità:

• Web Service - caricamento automatico con interfacciamento di sistemi informatici;

• Upload manuale del file - caricamento da interfaccia grafica.

• SFTP e caricamento via file system;

Per i soli soggetti privati, sulla base di precisi accordi sottoscritti con il cliente in fase contrattuale, sarà possibile utilizzare anche altre modalità di trasferimento che prevedono la presa in carico da parte di Olsa Informatica i parte delle attività di predisposizione dei pacchetti di versamento, come illustrato in dettaglio nel paragrafo 7.1.2. In nessun caso tale modalità di gestione potrà essere utilizzata per il trasferimento di pacchetti informativi prodotti da amministrazioni pubbliche.

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7.1.1. Acquisizione dei pacchetti di versamento dai soggetti produttori tramite Web Service e SFTP La modalità di trasferimento via Web Service assicura i più alti livelli di automatizzazione dei processi di versamento, permettendo l’interfacciamento diretto tra gli applicativi del soggetto produttore e il sistema di conservazione.

Con la modalità Web Service l’applicativo chiamante del cliente, dopo l’autenticazione, istanzia un processo di conservazione nel sistema durante il quale invia a Legal Archive® pacchetti informativi con i quali vengono passati come parametri i file e l’insieme dei metadati di ricerca a loro associati.

La modalità SFTP è costituita da un collegamento SFTP (Secure File Transfert Protocol). Esso è un collegamento criptato punto-punto tra la piattaforma del cliente, autorizzato dai firewall, e dall’intero layer di sicurezza, e quella del conservatore.

Con il cliente, viene scambiato un documento di riferimento ISO 27001:2013, con il quale vengono resi noti una serie di parametri (indirizzi IP sorgenti, pacchetti di transito, orari di accesso, giorni di accesso, ecc.); il canale di invio di tali moduli non potrà essere che a mezzo PEC, ai fini della registrazione e accettazione del servizio in questione, attraverso le modalità ISO 9001:2008.

La modalità di versamento SFTP prevede che il trasferimento da parte del produttore del pacchetto di versamento nell’area concordata all’interno del file system dedicato; successivamente le procedure di workflow del conservatore faranno in modo che tali dati vengano processati dal sistema di conservazione, il tutto a garanzia ulteriore di policy 27001:2013.

In questa modalità di trasferimento il pacchetto è costituito nella sua forma standard dai file dei documenti da conservare accompagnati da indice dei metadati.

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7.1.2. Acquisizione dei pacchetti di versamento per conto dei soggetti privati

In qualità di fornitore di servizi di gestione documentale Olsa può offrire, limitatamente ai soggetti privati, il servizio di preparazione e versamento dei pacchetti per conto del cliente assumendo, nell’ambito del processo di conservazione, il ruolo di produttore dei pacchetti di versamento.

Questo scenario, definito da appositi accordi contrattuali tra le parti, si configura come una modalità particolare del caricamento via file system dedicata ai soggetti produttori non facenti parte della Pubblica Amministrazione: Olsa riceve dal Soggetto Produttore dell’archivio il materiale documentario da versare e lo elabora tramite software dedicato, al fine di rendere il contenuto ed i metadati del pacchetto compatibili con il sistema di conservazione.

Il cliente che abbia optato per la fornitura di questo tipo di servizio fornisce ad Olsa, tramite canale SFTP o altra modalità sicura, i documenti da conservare ed i relativi metadati in un formato non immediatamente compatibile con il sistema di conservazione. Olsa provvede ad elaborare gli oggetti digitali ricevuti e ed i relativi metadati dando luogo ad un pacchetto di versamento compatibile con il sistema di conservazione.

L’elaborazione avviene con lo strumento software ad uso interno denominato PDF Sign Tool.

I file da conservare e i relativi metadati sono elaborati dal software tramite i seguenti passaggi:

• Selezione dell’intervallo di file da elaborare in base ai parametri impostati (intervallo cronologico;

intervallo numerico; dimensioni del pacchetto ecc.);

• Firma massiva dei file selezionati;

• Copia dei file nell’area del file system configurata per l’estrazione dei file e il caricamento massivo tramite schedulazione processi in Legal Archive;

• Estrazione dei metadati e compilazione del file indice in formato compatibile con il caricamento.

I pacchetti così configurati sono estratti dal software in modo automatico tramite l’opportuna schedulazione dei processi.

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7.1.3. Struttura del file di indice

In linea generale il file di indice può essere composto secondo le seguenti regole:

• Il file deve contenere i metadati di ricerca elencati per righe, una riga corrisponde ad un oggetto che sarà possibile ricercare a sistema;

• Ciascun metadato è separato dal successivo da un carattere separatore che può essere “|” o “;”;

• In ciascuna riga lo stesso tipo dato sarà sempre nella medesima posizione;

• La prima colonna è sempre il percorso al file;

• Nel caso in cui sia riportato nome del file senza il percorso, Legal Archive® assume che il file referenziato si trovi sempre nella stessa cartella del file di indice;

• Il carattere “+” ad inizio riga indica al sistema di conservazione che il file referenziato è un allegato/annesso al documento referenziato nella riga superiore precedente contenente nome file e metadati;

• Nel caso di versamento di un fascicolo il file di indice deve riportare la struttura gerarchica espressione del vincolo archivistico;

• Nel caso di versamento di un fascicolo è indispensabile conoscere i metadati che legano i documenti tra di loro.

Inoltre esistono delle caratteristiche che permettono di definire all'interno del file di metadati:

• il percorso di output desiderato;

• metadati ripetibili indefinitamente.

Scendendo più nel dettaglio descriviamo di seguito come potrebbero essere costruiti i diversi pacchetti di versamento accettati ed elaborati dal sistema e il conseguente file di metadati.

Alcuni esempi dei diversi file di metadati descritti sono presenti nel manuale operativo del software.

• Tipo 1: il pacchetto di versamento è costituito da un insieme di n. file (Unità Documentarie) tra loro indipendenti accompagnati dal relativo file dei metadati. Tutti gli n. file appartengono alla stessa descrizione archivistica. Il file di indice avrà quindi n. righe (1 record per ciascun file), ciascuna riga contiene n. campi separati tra loro dal carattere “|” contenente il valore di ciascun metadato.

• Tipo 2: il pacchetto di versamento è costituito da un insieme di n. file (Unità Documentarie) accompagnati dal relativo file dei metadati. Un numero x di questi n. file sono allegati.

I file principali, escludendo quindi gli allegati, appartengono tutti alla stessa descrizione archivistica.

Il file di indice avrà quindi n. righe (1 record per ciascun file, riferito sia ai documenti principali che gli allegati), ciascuna riga relazionata ai file principali contiene n campi separati tra loro dal carattere “|”

contenente il valore di ciascun metadato, mentre x righe relazionate agli allegati contengono solo path e nome file preceduto al segno “+”.

• Tipo 3: il pacchetto di versamento contiene fascicoli informatici afferenti allo stesso contesto di provenienza. I diversi oggetti digitali vengono relazionati tra loro in funzione di alcuni metadati che fungono da nessi logici necessari, autonomi e determinati.

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7.1.4. Trasferimento dei pacchetti di versamento tramite upload manuale

La modalità di trasferimento via upload manuale prevede che l’utente abilitato carichi da interfaccia web il file del documento da conservare e imputi i metadati ad esso associati nei campi appositi e predefiniti.

La procedura di upload nel dettaglio prevede:

• La selezione della descrizione archivistica cui appartengono i documenti informatici che si stanno per versare;

• La selezione del file che dovrà essere caricato a sistema attraverso un browsing da file system;

• L’imputazione manuale dei diversi metadati associati al singolo file, direttamente nei campi della maschera di input (vedi immagine sottostante);

• La selezione di eventuali allegati al documento principale attraverso un browsing da file system;

• La conferma del versamento del pacchetto.

Figura 6: Finestra di upload da web

Tutti i documenti versati devono appartenere alla stessa descrizione archivistica.

L’utente che vuole eseguire l’upload dei file da interfaccia grafica deve avere i diritti per accedere al menu che abilita tale funzionalità.

Osservazione:

• La trasmissione dei SIP non avviene mediante supporti fisici;

• In merito al versamento di tipologie documentarie informatiche fiscali, il conservatore si atterrà ai requisiti tecnologici richiesti dal legislatore (DMEF 17 giugno 2014).

Il sistema prevede la presenza di log/registri dei pacchetti di versamento ricevuti (si rimanda al paragrafo 8.5).

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