P22D01 -Programmare, pianificare ed effettuare gli audit interni Responsabile della
qualità Comitato di
direzione Team leader auditor Strutture auditate
Predisposizione proposta di Formazione dei team e
coordinamento delle attività di audit
Predisposizione del
piano di audit Predisposizione check list
Svolgimento dell’audit annotando le evidenze nella check list
Predisposizione del rapporto di audit
Predisposizione relazione per il riesame della direzione con in
allegato i rapporti di audit
Eventuale avvio azioni correttive
Riesame della direzione vedi P18
3.1 Selezione e formazione degli auditor interni
Nell'ambito di ciascuna struttura sono individuati uno o più auditor dal RdQ che frequentano un corso di formazione di almeno due giornate ed effettuano almeno due audit in affiancamento ad un auditor esperto.
RdQ verifica la formazione tenendo aggiornate le schede di formazione degli auditor (modello P22Mu03 Scheda di qualifica per auditor interno).
Con periodica, o a seguito di modifiche alle normative sulla qualità, sono organizzati corsi di aggiornamento obbligatori per gli auditor.
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Edizione n. 4 Data 19 giu 2014 Pagina 5 di 9
Il turn over degli auditor è gestito con i criteri sopra indicati avendo sempre cura che, di norma, tutte le strutture siano presenti con un proprio funzionario nel gruppo di auditor.
3.2 Programmazione
Il RdQ predispone un programma di audit da sottoporre all'esame della Direzione operativa (modulo P22Mu01).
La programmazione tiene conto dello stato e della importanza dei processi e delle funzioni oltre che dell’esito degli audit precedenti.
Gli audit programmati possono essere:
› Audit dell'intento (quanto il processo risponde a ...; quello che stiamo facendo è conforme a un riferimento esterno?);
› Audit dell'attuazione (verificare l'attuazione di quanto descritto nei processi e procedure);
› Audit dell'efficacia (verificare se quanto attuato permette di raggiungere un risultato voluto es. verificare l'efficacia di una azione correttiva).
Il programma deve contenere:
› Gli obiettivi dell'audit;
› I processi e le funzioni da auditare;
› I team leaders designati;
› Il periodo di svolgimento.
Gli obiettivi possono essere basati sulle seguenti considerazioni:
› Requisiti del sistema di gestione;
› Priorità della gestione;
› Requisiti del cliente/utente;
› Rischi per l'organizzazione.
Di norma, tutti i processi regolati dalle procedure del sistema di gestione per la qualità (SGQ) sono soggetti ad audit annuale.
Il programma annuale degli audit interni è approvato dal Comitato di direzione. Il programma è pubblicato nel sito intranet dedicato al SGQ; di tale pubblicazione è informato, con apposita e-mail di RdQ, tutto il personale delle strutture consiliari.
Al fine di evitare il verificarsi di condizioni pregiudizievoli per la qualità, RdQ può, proporre al Comitato di direzione l'effettuazione di audit non programmati e non pianificati, in relazione anche ai risultati dei precedenti audit ovvero del monitoraggio di processi, prodotti e servizi, nonché in relazione alle non conformità ed alle segnalazioni o reclami pervenuti.
3.2.1 Formazione dei team di auditor
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Il RdQ, dopo l'approvazione del programma di audit, in apposita riunione con gli auditor, determina la composizione dei Team.
Al fine di evitare incompatibilità e conflitto di interessi gli auditor (ivi compresi i team leder) non possono auditare le strutture (intese come centri di responsabilità) di cui fanno parte o processi che dipendano dalle medesime strutture.
Gli auditor in formazione e quelli che non hanno partecipato ai corsi di aggiornamento possono far parte dei team e svolgono le attività ad essi affidate dal team leader e non possono in ogni caso effettuare audit da soli.
Di norma il RdQ e il responsabile dell’Unità qualità e innovazione non effettuano audit.
3.3 Pianificazione
Il team leader contatta personalmente i dirigente dei processi e/o delle strutture interessate al fine di concordare date, orari e modalità di svolgimento dell'audit.
Il Team leader provvede alla elaborazione del piano di audit (modulo P22Mu04).
Nel piano di audit sono definite le date previste, sono indicati i documenti di riferimento ed i criteri (requisiti) rispetto ai quali si confrontano le evidenze dell'audit, sono individuati gli auditor.
Il piano degli audit interni è trasmesso ai dirigenti responsabili del processo e delle strutture interessate, oltre che a tutti gli auditor.
3.4 Preparazione dell'audit
Gli auditor incaricati di norma predispongono una check list, detta anche lista di riscontro (modulo P22Mu05), che costituisce la guida operativa per lo svolgimento dell'audit.
Se predisposta la check list viene inviata ai responsabili delle strutture auditate prima dell'audit.
La check list è utilizzata inoltre per prendere appunti durante lo svolgimento dell'audit.
3.5 Svolgimento dell'audit
Le attività di audit consistono nel confronto delle evidenze raccolte durante la visita (e registrate nell'apposito spazio della check list) con i criteri o requisiti dell'audit, ovverosia con le norme ISO 9001, le procedure e le istruzioni del SGQ, le leggi, i regolamenti e quant'altro regola le attività che costituiscono i processi verificati.
Poiché finalità del team di audit è quella di verificare l’effettiva funzionalità del Sistema di gestione del Consiglio regionale, i dirigenti delle strutture interessate sono tenuti non solo a rendere disponibile la documentazione richiesta, le informazioni e le registrazioni che dimostrano l’applicazione del sistema stesso, ma anche a facilitare la verifica degli ambienti e apparecchiature di lavoro, nonché le interviste con il personale che gli auditor ritengono necessarie.
Durante la verifica gli auditor annotano i riferimenti circostanziati dei documenti presi in esame, delle apparecchiature verificate, delle persone contattate.
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Conclusa la visita, gli auditor discutono le evidenze acquisite con il dirigente interessato affinché siano chiaramente compresi tutti gli aspetti e non insorgano equivoci.
3.6 Documentazione dei risultati dell'audit
Finite le operazioni di audit il team leader assistito dagli auditor redige il rapporto di audit (modulo P22Mu02).
Il team leader prima della formalizzazione trasmette per posta elettronica il rapporto di audit ai responsabili dei processi/funzioni auditate e, laddove formulate riporta le osservazioni.
Il rapporto di audit è trasmesso in originale a RdQ, insieme alle check list.
Il responsabile della qualità sottopone all’attenzione del Comitato di direzione il rapporto di audit il quale decide in merito alle azioni correttive od evolutive da adottare.