Modello dell’auto-adattamento

L’approccio standard di gestione di eventi complessi è basato sull’organizzazione del lavoro tra più attori attraverso una distribuzione gerarchica dei compiti (Simon, 1996). La gerarchia è utilizzata per stabilire il controllo, specificare le attività, assegnare le responsabilità e presumibilmente per ottenere affidabilità ed efficienza. Questo approccio funziona in circostanze di routine quando è il momento di pianificare le azioni, identificare problemi e correggere gli errori. In condizioni dinamiche i piani di emergenza elaborati con cura possono essere difficili da applicare, le informazioni richieste possono essere incomplete, il personale chiave potrebbe non essere sempre disponibile nel momento in cui devono essere prese le decisioni. Di fronte ad eventi estremi, le organizzazioni devono essere in grado di adattarsi rapidamente ed efficacemente alla rapida evoluzione delle condizioni. Tale capacità si basa su un continuo scambio di informazioni tra i partecipanti in modo che possano condividere un obiettivo.

I due tipi di ambienti operativi- routine e estremi - illustrano la differenza tra sistemi lineari e non lineari, tra sistemi gerarchici e sistemi adattativi.

In situazioni di routine una base completa di conoscenza di tutte le informazioni disponibili è utilizzata dalla gerarchia per risolvere problemi noti; in ambienti estremi, al contrario, disporre di tutte le informazioni necessarie risulta complesso e le azioni devono essere basate su informazioni in entrata integrate con informazioni già note per fronteggiare efficacemente il contesto in continua evoluzione.

In situazioni di routine gli attori che sono chiamati ad intervenire nel caso in cui si manifesti un problema sono noti e definiti così come le modalità di interazione e coordinamento; in situazioni estreme il numero di attori impegnati nelle attività di

poiché non tutte le organizzazioni dispongono di un piano di gestione, pertanto le necessità di integrazione e coordinamento si intensificano.

Garantire un coordinamento tra un gruppo ampio e vario di attori dipende da almeno tre condizioni (Comfort, 1999). La prima condizione è rappresentata dalle strutture tecniche che sono necessarie per sostenere la ricerca e lo scambio delle informazioni. La seconda condizione riguarda le misure di flessibilità organizzativa, come la capacità di adattamento al mutare delle condizioni, lo stile di comunicazione tra i membri e di leadership. Il terzo set comporta l’apertura culturale all’acquisizione di nuove informazioni, nuove strategie per affrontare una situazione non prevista e la volontà di adattarsi a condizioni estremamente difficili.

Sulla base di questi indicatori sono stati individuati quattro sistemi di adattamento (Comfort, Kapucu, 2006):

• sistemi non adattivi, sono sistemi che presentano un basso livello della componente tecnica, un basso livello di flessibilità organizzativa e un basso livello di apertura culturale alle nuove informazioni;

• sistemi adattivi emergenti presentano un basso livello della componente tecnica, un livello medio di flessibilità organizzativa e di apertura culturale a nuovi concetti sia operativi che organizzativi. Questi sistemi sviluppano una modalità di organizzazione e di azione per far fronte alle minacce durante le operazioni di emergenza, ma non sono in grado di sostenere l’azione collettiva una volta conclusa la situazione estrema;

• sistemi operativi adattivi sono quelli che presentano un livello medio della componente tecnica, della flessibilità organizzativa e dell’apertura culturale verso nuove informazioni. Questi sistemi funzionano bene in risposta ad eventi estremi, ma non riescono a tradurre i metodi di risposta in nuovi modi continuativi di azione;

• sistemi auto-adattivi, sono quei sistemi che presentano un alta componente tecnica, alta flessibilità organizzativa ed alta apertura culturale a nuove informazioni. Tali sistemi sono in grado di trasferire le lezioni apprese da precedenti esperienze, pertanto sono estremamente utili per affrontare situazioni non di routine, poiché sono in grado di favorire il coordinamento tra più organizzazioni in risposta ad un evento estremo. I sistemi adattivi sono quindi quei sistemi che sono in grado di ricollocare le risorse che hanno a disposizione e le loro azioni per far fronte alle mutate richieste dell’ambiente (Kauffman, 1993). Questa capacità rimanda al cambiamento di comportamento che viene avviato dall’attore (singolo o gruppo di organizzazioni) e non imposto da una

forza esterna (Prigogine e Stengers, 1984; Kauffman, 1993; Holland, 1995; Axelrod e Cohen, 1999).

A questa capacità se ne aggiunge una seconda, quella di saper analizzare l’ambiente, raccogliere le informazioni chiave, attribuire loro un significato comune e condiviso per sviluppare azioni plausibili in un contesto difficile e in continuo cambiamento (Weick, Sutcliffe, 2001), ma non solo, anche saper prendere delle decisioni sulla base delle azioni ed esperienze precedenti.

Un sistema adattivo è quindi un sistema che è in grado di integrare gli esseri umani, la strumentazione tecnologica e le organizzazioni in un sistema interattivo che trasmette, riceve, memorizza e agisce sulla base delle informazioni provenienti dall’ambiente circostante. Un sistema adattivo di risposta dipende quindi dall’accesso alle informazioni e dalla gamma e qualità delle informazioni disponibili. Questa capacità può essere migliorata da un’infrastruttura tecnica che stabilisce il contatto e la comunicazione con una più ampia serie di fonti di informazione e di sostegno, ma può anche essere limitata se l’infrastruttura tecnica si guasta o se le comunicazioni vitali non vengono trasmesse. Pertanto, le interazioni tra i soggetti umani e le tecnologie possono sia estendere che limitare la capacità di risposta in occasione del manifestarsi di eventi estremi (Goodman et al., 1990; Comfort, 1994).

Un sistema auto-adattivo è un modello basato sulla combinazione di cinque fattori: (1) ricerca di informazioni (2) scambio di informazioni o “interrelazione con altre organizzazioni” (Weick, Roberts, 1993), (3) selezione di una strategia di azione plausibile, data la situazione e le risorse disponibili (Weick, 2001), (4) adattamento o azioni intraprese per attuare tale strategia e (5) valutazione delle azioni intraprese e loro modifica sulla base dei risultati osservati (Comfort, Kapucu, 2006).

(1) Ricerca di informazioni

Valutazione delle condizioni attuali e ricerca di nuove informazioni per una corretta interpretazione della situazione. La struttura tecnologica influenza fortemente tale possibilità di acquisizione delle informazioni e di ampliamento della propria base di conoscenza.

(2) Scambio di informazioni e costruzione di relazioni

Disponibilità alla condivisione delle informazioni possedute e al superamento dei confini organizzativi per la costruzione di legami interorganizzativi.

(3) Selezione di una strategia di azione

La capacità di agire in situazioni di difficoltà ed emergenza dipende da un’adeguata conoscenza del contesto per formulare una strategia di azione plausibile, dati i vincoli esistenti e le risorse disponibili (Weick, 2001). Questa capacità dipende a sua volta dai precedenti processi di ricerca delle informazioni e scambio delle stesse.

(4) Adattamento

La capacità di costruire significato dalle percezioni che possono essere diverse in modo da riconoscere una strategia coerente di azione. L’azione successiva è un adattamento del proprio comportamento alle richieste dell’ambiente.

(5) Valutazione e Apprendimento

La fase finale di adattamento ad un ambiente incerto perché colpito da un evento estremo include la valutazione delle azioni intraprese e la modifica delle successive sulla base dei risultati osservati. Questa fase potrebbe dare inizio al cambiamento delle modalità di azione di un’organizzazione, influenzare le prestazioni di tutte le organizzazioni scatenando un’onda di cambiamento in tutto il network di organizzazioni. Se i cambiamenti introdotti rimangono in vigore anche a seguito dell’evento siamo di fronte ad una fase di apprendimento organizzativo o interorganizzativo se sono coinvolte più organizzazioni.

Tale modello concettuale che appare come un sistema di elementi, ognuno impegnato a svolgere un proprio compito, in realtà è un meccanismo che, se sviluppato, può favorire il coordinamento tra più attori impegnati nella risposta ad un evento estremo.

La ricerca di nuove informazioni, la loro valutazione e condivisione è il primo passo per una gestione integrata delle attività tra più organizzazioni; la comprensione dei limiti delle capacità cognitive umane e dei mezzi a disposizione per far fronte all’evento è fondamentale per aumentare la capacità di un sistema interorganizzativo di elaborare una strategia di azione, intervenire in modo tempestivo e consapevole. Si tratta di un sistema basato sulla logica dell’apprendimento continuo e che cerca di favorire il coordinamento interorganizzativo attraverso la costruzione di relazioni a più livelli e una distribuzione di responsabilità e risorse (Comfort, Kapucu, 2006).