3.1 L’organismo di controllo interno
In attuazione di quanto previsto dal Decreto - il quale, all’art. 6, lett. b, pone come condizione per la concessione dell’esimente dalla responsabilità amministrativa che sia affidato ad un organismo dell’Ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei Modelli, nonché di curarne l'aggiornamento – è stato deciso nell’ambito di Dexive che l'organismo destinato ad assumere detto compito e quindi di svolgere (secondo la terminologia usata nel presente Modello) le funzioni di Organismo di Vigilanza (di seguito, anche “OdV”) abbia una struttura monocratica. I soggetti che di volta in volta andranno a comporre l'OdV e la durata in carica del suddetto organismo saranno individuati con delibera del Consiglio di Amministrazione.
L’OdV resta in carica sino alla scadenza del mandato del Consiglio di Amministrazione che l’ha nominato, e i suoi membri sono rieleggibili, salva la possibilità di revoca anticipata per gravi ed accertate inadempienze o per conflitto d’interessi, oppure di decadenza dall’incarico, accertata dal Consiglio di Amministrazione per perdita dei requisiti di onorabilità sotto indicati.
I componenti dell'OdV dovranno possedere i requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità, continuità d’azione, oltre che di onorabilità e assenza di conflitti di interesse, che si richiedono per tale funzione.
A tal riguardo si precisa che:
− l'autonomia va intesa in senso non meramente formale: è necessario cioè che l'OdV sia dotato di effettivi poteri di ispezione e controllo, che abbia possibilità di accesso alle informazioni aziendali rilevanti, che sia dotato di risorse adeguate e possa avvalersi di strumentazioni, supporti ed esperti nell'espletamento della sua attività di monitoraggio;
− quanto al requisito dell'indipendenza, i componenti dell’OdV non devono trovarsi in una posizione, neppure potenziale, di conflitto di interessi con la Società né essere titolari all'interno della stessa di funzioni di tipo esecutivo. In caso di soggetti interni alla struttura aziendale, essi devono, altresì, godere di una posizione organizzativa adeguatamente elevata e comunque non tale da configurarsi come dipendente da organi esecutivi;
− la continuità di azione è garantita dallo svolgimento da parte dell’OdV di una costante, continua e avvolgente attività di monitoraggio e di aggiornamento del Modello legata alla evoluzione della normativa di riferimento ed al mutare dello scenario aziendale;
− infine, con riferimento ai requisiti della professionalità ed onorabilità, è necessario che all’interno dell’OdV siano presenti soggetti con professionalità adeguate in materia giuridica, nonché di controllo e gestione dei rischi aziendali. L'OdV potrà, inoltre,
anche avvalendosi di professionisti esterni, dotarsi di risorse competenti in materia di organizzazione aziendale, revisione, contabilità e finanza.
Con riguardo a tali requisiti, nel corso del Consiglio di Amministrazione saranno forniti al momento della nomina dell'OdV adeguati chiarimenti ed informazioni relativamente alla professionalità dei suoi componenti, il cui curriculum vitae sarà posto a corredo degli atti del consiglio.
Costituisce causa di ineleggibilità quale componente dell'OdV e di incompatibilità alla permanenza nella carica la condanna con sentenza anche in primo grado per aver commesso uno dei reati di cui al Decreto e/o uno degli illeciti amministrativi in materia di abusi di mercato di cui al TUF, ovvero la condanna ad una pena che comporta l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l'interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche.
In particolare, non possono essere nominati:
- coloro che versino in una delle cause di ineleggibilità o di decadenza previste dagli artt. 2382 (per gli amministratori) e 2399 (per i sindaci) del Codice Civile;
- coloro che siano interdetti in via temporanea e/o definitiva dai pubblici uffici;
- coloro che siano sottoposti a procedure concorsuali;
- coloro che siano imputati per uno dei reati di cui agli articoli 25 e ss. del Decreto;
- coloro che siano stati condannati alla reclusione per un delitto contro la Pubblica Amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’ordine pubblico, contro l’economia pubblica ovvero per un delitto in materia tributaria;
- coloro che siano stati condannati alla reclusione per un delitto non colposo;
- il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate e/o controllanti, partecipate e/o partecipanti;
- coloro che siano legati alla società o alle società da questa controllate e/o partecipate, alle società controllanti e/o partecipanti da un rapporto di lavoro o da un rapporto di consulenza o di prestazione d'opera retribuita, ovvero da rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l'indipendenza;
- coloro che siano stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria ai sensi della legge 27 dicembre 1956, n. 1423 o della legge 31 maggio 1965, n. 575 e successive modificazioni ed integrazioni.
Qualora venisse a mancare l’Organismo di Vigilanza per un qualsiasi motivo, il Consiglio di Amministrazione provvede alla sostituzione con propria deliberazione e contestualmente dispone il relativo aggiornamento del Modello.
Al fine di garantire la necessaria stabilità all’Organismo di Vigilanza, sono, qui di seguito, indicate le modalità di revoca dei poteri connessi con tale l’incarico.
La revoca dell’Organismo di Vigilanza potrà avvenire soltanto per giusta causa (anche legata ad interventi di ristrutturazione organizzativa della Società), mediante un’apposita delibera del Consiglio di Amministrazione, sentito il parere del Collegio Sindacale.
A tale proposito, per “giusta causa” di revoca potrà intendersi, a titolo meramente esemplificativo:
- una grave negligenza nell’assolvimento dei compiti connessi con l’incarico quale (a titolo meramente esemplificativo): l’omessa redazione della relazione riepilogativa annuale sull’attività svolta al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale di cui al successivo paragrafo 3.4; l’omessa redazione del Programma di Vigilanza di cui al successivo paragrafo 6.1;
- l’“omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’Organismo di Vigilanza – secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, lett. d) del D.Lgs. 231/2001 – risultante da una sentenza di condanna, anche non passata in giudicato, emessa nei confronti della Società ai sensi del d.lgs. 231/2001 ovvero da sentenza di applicazione della pena su richiesta (il c.d. patteggiamento).
In casi di particolare gravità, il Consiglio di Amministrazione potrà comunque disporre – sentito il parere del Collegio Sindacale – la sospensione dei poteri dell’Organismo di Vigilanza e la nomina di un Organismo di Vigilanza ad interim.
L’Organismo di Vigilanza potrà giovarsi – sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità – nello svolgimento dei compiti affidatigli, della collaborazione di tutte le funzioni e strutture della Società ovvero di consulenti esterni, avvalendosi delle rispettive competenze e professionalità. Tale facoltà consente all’Organismo di Vigilanza di assicurare un elevato livello di professionalità e la necessaria continuità di azione.
Il Consiglio di Amministrazione assegna, ogni anno, un budget di spesa all’OdV tenuto conto delle richieste di quest’ultimo. L’assegnazione del budget permette all’OdV di operare in autonomia e con gli strumenti opportuni per un efficace espletamento del compito assegnatogli dal presente Modello, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 231/01.
La Società inoltre provvederà alla stipulazione di un’idonea copertura assicurativa per la responsabilità civile.
L’OdV potrà avvalersi delle funzioni presenti in Società in virtù delle relative competenze, in particolare dei Responsabili di Funzione di ciascuna Unità Produttiva (a titolo esemplificativo, nella comprensione dell’evoluzione dell’assetto organizzativo e di mutamenti in ruoli e responsabilità delle figure apicali).
L'OdV potrà disciplinare il proprio funzionamento interno mediante un apposito regolamento delle proprie attività (convocazione e organizzazione delle riunioni, modalità di funzionamento).
3.2 Funzioni e poteri dell’OdV
All'OdV di Dexive è affidato, sul piano generale, il compito di:
• vigilare sull’osservanza delle prescrizioni del Modello di prevenzione dei reati ex D.Lgs.
231/2001, da parte dei destinatari, in relazione alle diverse tipologie di reati previste;
• verificare, in relazione ai mutamenti della struttura aziendale e a quelli normativi, l’effettiva idoneità del Modello di prevenire la commissione dei reati di cui al D.Lgs.
231/2001;
• anche avvalendosi delle varie funzioni coinvolte, valutare la necessità di proporre al Consiglio di Amministrazione eventuali aggiornamenti del Modello, conseguenti all’evoluzione della struttura organizzativa o dell’operatività aziendali ed a eventuali modifiche normative;
• vigilare sulla congruità del sistema delle deleghe e delle responsabilità attribuite, al fine di garantire l’efficacia del Modello.
Su un piano operativo, è affidato all’OdV di Dexive il compito di:
• elaborare ed implementare un programma di verifiche periodiche sull’effettiva applicazione delle procedure aziendali di controllo nelle “Aree di attività a rischio” e sulla loro efficacia, tenendo presente che la responsabilità primaria sul controllo delle attività resta comunque demandata al management operativo e forma parte integrante dei processi aziendali;
• raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché, ove necessario, aggiornare la lista di informazioni che devono essere allo stesso OdV obbligatoriamente trasmesse o tenute a sua disposizione;
• effettuare il monitoraggio delle attività nelle aree a rischio. A tal fine, l’OdV viene tenuto costantemente informato sull’evoluzione delle attività nelle suddette aree ed ha libero accesso a tutta la documentazione aziendale. All’OdV devono essere, inoltre, segnalate da parte di tutto il personale, eventuali situazioni dell’attività aziendale che possano esporre l’azienda al rischio di reato;
• condurre le opportune indagini interne per l’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del Modello;
• verificare che gli elementi previsti dal Modello per le diverse tipologie di reati (ad es.
adozione di clausole standard, espletamento di procedure, segregazione delle responsabilità, ecc.) siano comunque adeguati e rispondenti alle esigenze di osservanza di quanto prescritto dal decreto, provvedendo, in caso contrario, a richiedere un aggiornamento degli elementi stessi;
• avvalendosi anche della collaborazione dei diversi responsabili delle varie funzioni aziendali, promuovere idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello stesso presso tutto il personale;
• coordinarsi con i diversi responsabili delle varie funzioni aziendali per assicurare la predisposizione della documentazione organizzativa interna necessaria al fine del funzionamento del Modello stesso, contenente istruzioni, chiarimenti o aggiornamenti;
• segnalare alle funzioni aziendali titolari dell’azione disciplinare le eventuali violazioni del Codice Etico da parte del personale di Dexive S.p.A., al fine di ottenere i necessari provvedimenti correttivi;
• esprimere pareri in merito all’eventuale revisione delle politiche e procedure aziendali, allo scopo di garantire la coerenza con il Codice Etico.
L’OdV, al fine di poter assolvere in modo esaustivo ai propri compiti:
• ha libero accesso presso tutte le funzioni della Società, senza preventiva informativa e senza necessità di alcun consenso preventivo, al fine di ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal decreto;
• può avvalersi sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità dell’ausilio di tutte le strutture della Società ovvero di consulenti esterni;
• dispone di un budget definito dal Consiglio di Amministrazione nell’ambito dell’annuale processo di allocazione delle risorse idonee a supportare le decisioni di spesa necessarie per assolvere alle proprie funzioni (consulenze specialistiche, missioni e trasferte, aggiornamento, ecc.);
• pone in essere le proprie attività senza il sindacato di alcun altro organismo o struttura aziendale, rispondendo al solo Consiglio di Amministrazione.
3.3 Obblighi di informazione nei confronti dell'OdV
L’OdV deve essere tempestivamente informato, mediante apposito sistema di comunicazione interna, in merito a quegli atti, comportamenti od eventi che possono determinare una violazione del Modello o che, più in generale, sono rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001.
Gli obblighi di informazione su eventuali comportamenti contrari alle disposizioni contenute nel Modello rientrano nel più ampio dovere di diligenza ed obbligo di fedeltà del prestatore di lavoro stabiliti dal codice civile.
Il corretto adempimento dell’obbligo di informazione da parte del prestatore di lavoro non può dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari.
Valgono, in proposito, le seguenti prescrizioni di carattere generale:
− devono essere comunicate le ispezioni delle autorità pubbliche (ad es. Guardia di Finanza, ASL, ecc.);
− devono essere raccolte eventuali segnalazioni relative: i) alla commissione, o al ragionevole pericolo di commissione, dei reati richiamati dal Decreto; ii) a “pratiche”
non in linea con le norme di comportamento emanate dalla Società; iii) a comportamenti che, in ogni caso, possono determinare una violazione del Modello;
− il dipendente che venga a conoscenza di una violazione (o presunta violazione) del Modello, di un fatto o di una condotta rientrante nel precedente elenco, deve contattare il proprio superiore gerarchico ovvero, qualora la segnalazione non dia esito o il dipendente si senta a disagio nel rivolgersi ad altro superiore per effettuare la segnalazione, riferire direttamente all’Organismo di Vigilanza;
− il dipendente che venga a conoscenza di un fatto o di una condotta rientrante nell’elenco predisposto dall’Organismo di Vigilanza di cui al precedente paragrafo, deve riferire direttamente all’Organismo di Vigilanza;
− al fine di raccogliere in modo efficace le segnalazioni sopra descritte, l’Organismo di Vigilanza provvederà a comunicare, a tutti i soggetti interessati, i modi e le forme di effettuazione delle stesse (tramite indicazione di una posta riservata e indirizzata direttamente a ciascun membro dell’OdV o tramite casella di posta elettronica dedicata); è facoltà dell’OdV definire e comunicare eventuali canali di comunicazione alternativi;
− l’Organismo di Vigilanza valuta discrezionalmente e sotto la sua responsabilità le segnalazioni ricevute e i casi in cui è necessario attivarsi.
Coloro che segnalano le suddette circostanze in buona fede sono garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed in ogni caso è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.
3.4 Dovere di informazione dell’Organismo di Vigilanza verso gli organi societari.
L’OdV informa immediatamente il Consiglio di Amministrazione al verificarsi di situazioni straordinarie (ad esempio: significative violazioni dei principi contenuti nel Modello, innovazioni legislative in materia di responsabilità amministrativa degli enti, significative modificazioni dell’assetto organizzativo della Società, ecc.) e, in caso di segnalazioni ricevute che rivestono carattere d’urgenza, presenta una relazione scritta al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale.
E’ fatto obbligo all’OdV di redigere, con cadenza almeno annuale, una relazione riepilogativa dell’attività svolta nell’anno in corso e un piano delle attività previste per l’anno successivo, da presentare al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale.
Tale relazione deve contenere, quanto meno, le seguenti informazioni:
la sintesi delle attività svolte nell’anno dall’OdV;
una descrizione delle eventuali problematiche sorte riguardo alle procedure operative di attuazione delle disposizioni del Modello;
una descrizione delle eventuali nuove attività a rischio di reato individuate;
il resoconto delle segnalazioni ricevute da soggetti interni ed esterni in ordine a presunte violazioni delle previsioni del presente Modello, dei protocolli di prevenzione e delle relative procedure di attuazione nonché alle violazione delle previsioni del Codice Etico e l’esito delle verifiche su dette segnalazioni;
le procedure disciplinari e le sanzioni eventualmente applicate dalla Società, con riferimento alle violazioni delle previsioni del presente Modello, dei protocolli di prevenzione e delle relative procedure di attuazione nonché alle violazione delle previsioni del Codice Etico;
una valutazione complessiva sul funzionamento e l’efficacia del Modello con eventuali proposte di integrazioni, correzioni o modifiche;
la segnalazione degli eventuali mutamenti del quadro normativo che richiedono un aggiornamento del Modello;
il rendiconto delle spese sostenute.
Il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale hanno la facoltà di convocare in qualsiasi momento l’OdV, affinché li informi in merito alle attività dell’ufficio.
Gli incontri con gli organi societari cui l’OdV riferisce devono essere documentati e la relativa documentazione deve essere archiviata.
3.5 Raccolta e conservazione delle informazioni
Ogni informazione, segnalazione, rapporto sono conservati dall’Organismo di Vigilanza in un apposito archivio cartaceo e/o informatico. Fatti salvi gli ordini legittimi delle Autorità, i dati e le informazioni conservate nell’archivio sono poste a disposizione di soggetti esterni all’Organismo di Vigilanza solo previa autorizzazione dell’Organismo stesso.