Parte II – Come procedere per aprire i dati della PA
5. Organizzarsi per l’apertura dei dati
Aprire i dati a disposizione dell’Amministrazione comporta una serie di passaggi che è opportuno strutturare in maniera esplicita attraverso un processo organizzato che prenda in considerazione le diverse variabili esistenti.
5.1 L’approccio per processi
L’approccio per processi proprio dei sistemi di gestione della Qualità13 che qui si suggerisce, declinato nell’attività di apertura dei dati dell’Amministrazione, sottolinea l'importanza di:
aver compreso i requisiti di partenza dell’Amministrazione nelle diverse fasi connesse all’apertura dei dati;
valutare i processi connessi all’apertura dei dati in termini di valore aggiunto per l’Ente e le comunità di riferimento14 derivante dalla loro apertura;
conseguire risultati misurabili in termini di efficacia complessiva dell’azione;
13 L’approccio per processi è parte integrante delle norme UNI EN ISO 9001:2000 (Vision 2000)
14 Cittadini, aziende, organizzazioni
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ottenere un miglioramento continuo dei processi basato su misurazioni oggettive.
Un processo può̀ essere definito come
“un insieme di attività̀ correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso (input) in elementi in uscita (output) attraverso una fase di
elaborazione”15
Uno dei maggiori vantaggi dell’approccio per processi, nei confronti di altri approcci, sta nella gestione e nel controllo delle interazioni tra processi e delle interfacce tra le gerarchie funzionali delle organizzazioni; il che lo rende particolarmente adatto al contesto della Pubblica Amministrazione.
Descrivere i processi connessi all’attività di apertura dei dati a disposizione di un’Amministrazione pubblica vuol dire quindi identificare e descrivere la sequenza strutturata di azioni che sottendono tale attività, a partire dall’identificazione del dato (elemento in entrata/input), passando per la sua elaborazione, per arrivare alla pubblicazione e diffusione attraverso i canali più idonei (elemento in uscita/output).
5.2 Il ciclo PDCA
Nella strutturazione dei processi connessi all’apertura dei dati della Pubblica Amministrazione, è utile fare riferimento al ciclo di Deming16 conosciuto anche
15 Adattamento da norma UNI EN ISO 9001:2000
41 come modello PDCA. Il ciclo di Deming, o modello PDCA (da Plan: Pianificare / Do: Eseguire / Check: Controllare / Act: Agire). Tale ciclo è alla base dell’organizzazione per processi dei sistemi di qualità orientati al miglioramento continuo. In sintesi, esso consente di strutturare processi complessi orientando la struttura stessa del processo così definito verso un modello che prevede momenti di analisi, verifica e cambiamento che ne consentono un’ottimizzazione continua.
La sua applicazione alla gestione dei dati da aprire nell’Amministrazione Pubblica permette di evidenziare la natura dinamica dei dati da essa gestiti, in un contesto in cui il dato non è da considerarsi come un elemento statico da conservare in un archivio, ma come un elemento dinamico – appunto – da valorizzare attraverso il suo utilizzo17. In altri termini, applicare il modello PDCA ai dati della Pubblica Amministrazione consente di considerarne il ruolo nel contesto, identificarne il valore, valutarne l’impatto sulla comunità di riferimento, definirne le modalità di gestione.
Riportare il modello PDCA all’apertura dei dati della Pubblica Amministrazione vuol dire prendere in considerazione il seguente percorso:
Plan – Pianificare
o Determinare gli obiettivi
Gli obiettivi della politica di Open Data vanno indicati in modo
16 Il ciclo di Deming è un modello studiato per il miglioramento continuo della qualità. Serve per promuovere una cultura della qualità che è tesa al miglioramento continuo dei processi e all'utilizzo ottimale delle risorse. È stato ideato da Edwards Deming in Giappone negli anni ’50.
17 In tal senso, il valore del dato aumenta in maniera direttamente proporzionale alla frequenza d’uso e alla rapidità delle sue variazioni.
42 esplicito, così che sia più semplice procedere nelle fasi successive di identificazione dei dataset da aprire.
o Determinare i metodi e pianificare le azioni
Definiti gli obiettivi da raggiungere, è necessario identificare le procedure – che siano razionali e facili da seguire – che consentano di perseguirli. Determinare un metodo vuol dire standardizzarlo e renderlo utile e accessibile. L’apertura dei dati di una Amministrazione Pubblica non è un’operazione che si svolge una tantum, ma va reiterata nel tempo (i dati mutano nel tempo e vanno aggiornati). È opportuno quindi standardizzare le procedure di apertura identificando sin da questa fase i momenti di confronto con i cittadini e la comunità degli sviluppatori per definire assieme le priorità.
Do – Svolgere il lavoro
o Attuare le procedure delineate vuol dire comprovarne l’efficacia e identificarne i punti critici, così da migliorarle progressivamente.
Check – Controllare gli effetti dell’apertura dei dati o Monitorare l’uso dei dati
Per comprendere la reale efficacia dell’apertura dei dati è necessario verificare se la comunità di riferimento fa effettivamente uso dei dati aperti, ed in particolare di quali. In tal modo sarà possibile capire se la tipologia di dati aperti sia utile ai cittadini oppure se sia opportuno identificare altri dataset. Il numero di accessi, la quantità di servizi basati sui dati aperti, la quantità di attori che ne fa uso a vario titolo sono indicatori utili per valutare il successo dell’azione.
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Act – Intraprendere azioni adeguate o Ottimizzare il sistema
Nessun processo nasce perfetto. Per questo motivo è importante valutare le attività delle fasi precedenti per individuarne le criticità e correggerle.
o Far evolvere il sistema
Così come i dati non sono elementi statici, anche la strategia sottesa alla loro apertura non può esserlo. Deve invece evolversi sulla base delle indicazioni acquisite nelle fasi precedenti. Solo in tal modo i dati diverranno un vero e proprio strumento di supporto nella costruzione di nuove forme di dialogo e partecipazione con l’utenza.
5.3 Le fasi del processo
Spostandosi da una visione complessiva e sistemica a una maggiormente operativa e analitica, a valle della decisione di aprire un insieme di dati in possesso dell’Amministrazione per metterli a disposizione del cittadino e della comunità è possibile identificare un percorso strutturato nelle seguenti fasi:
1. Identificazione dei dati
2. Analisi dei dataset identificati 3. Pubblicazione dei dataset
4. Diffusione dei dataset pubblicati
Per ogni fase è opportuno esplicitare:
Cosa: azioni da compiere;
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Quando: tempi;
Come: modalità operative;
Chi: ruoli e responsabilità.
Sarà quindi utile, per ogni dataset individuato, compilare uno schema simile al seguente:
Segue una descrizione delle singole fasi, per ognuna delle quali sono indicati ed esplicitati i principali elementi da prendere in considerazione.