In questo capitolo vengono descritti tutti gli strumenti da utilizzare per impostare adeguatamente il foglio di lavoro per la stampa, le operazioni preliminari e le opzioni da personalizzare per preparare la stampa secondo le differenti necessità. In Excel viene effettuata la stampa della parte definita area di stampa, a meno che non sia stato selezionato un intervallo di celle o un grafico prima di richiamare la funzione di stampa.
E’ importante definire l’area di stampa per evitare di stampare inutilmente parti non utili del foglio di lavoro. Essa viene definita selezionando l’intervallo e attivando la voce Imposta area di stampa dal menu a discesa associato all’icona Area di stampa nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina della Barra multifunzione. Se tale area non viene definita, Excel imposta come tale l’intervallo costituito da tutte le celle non vuote del foglio di lavoro.
Impostazione
La pagina di stampa viene personalizzata tramite le icone raccolte nelle sezioni Imposta pagina, Adatta alla pagina e Opzioni del foglio della scheda Layout di pagina della Barra multifunzione (Figura 4.7.1).
Figura 4.7.1 – Scheda Layout di pagina della Barra multifunzione
Al clic sul pulsante con la piccola freccia nella parte inferiore destra delle suddette sezioni viene aperta la finestra Imposta pagina contenente tutte le opzioni per la personalizzazione della stampa.
Margini
I margini del foglio in Excel 2007 si personalizzano tramite il pulsante Margini (Figura 4.7.2) nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina della Barra multifunzione.
Figura 4.7.2 – Pulsante Margini della scheda Layout di pagina
Se tra quelle elencate non c’è una misura che risponda alle attuali esigenze di stampa, si può assegnare una dimensione precisa per i quattro margini nelle caselle raccolte nella finestra Imposta pagina (Figura 4.7.3) associata alla voce Margini personalizzati.
Figura 4.7.3 – Personalizzazione dei margini
Orientamento
Il foglio può essere orientato in orizzontale o in verticale selezionando la relativa voce dal menu a discesa associato al pulsante Orientamento (Figura 4.7.4) nella scheda Layout di pagina.
Figura 4.7.4 – Orientamento del foglio
Dimensione foglio
La stampa può essere effettuata su fogli di carta con dimensioni personalizzate, se la stampante lo consente. La dimensione del foglio di stampa viene impostata tramite il menu a discesa associato al pulsante Dimensioni nella scheda Layout di pagina (Figura 4.7.5). Tutte le dimensioni possibili del foglio sono elencate nel menu a discesa associato alla voce Formato nella scheda Pagina della finestra Imposta pagina associata alla voce Altre dimensioni foglio.
Adatta contenuto
Il contenuto dell’area da stampare, se ha dimensioni superiori rispetto a quelle del foglio, può essere adattato (sia in larghezza che in altezza) in modo che la stampa occupi un determinato numero di pagine. Le opzioni di adattamento sono raccolte nel gruppo Adatta alla pagina nella scheda Layout di pagina (Figura 4.7.6).
Figura 4.7.5 – Impostazione della dimensione del foglio
Figura 4.7.6 – Adatta il contenuto
Intestazione e piè di pagina
L’intestazione e il piè di pagina costituiscono un’area della pagina contenente delle informazioni che si ripetono su tutte le pagine stampate. Il contenuto di questa sezione viene visualizzato, prima della stampa, solo quando il foglio è in anteprima di stampa e, ovviamente, quando tale sezione è attiva. Approfondimenti sull’anteprima di stampa sono riportati più avanti.
L’intestazione e il piè di pagina possono essere attivati, quindi personalizzati, tramite l’icona Intestazione e piè di pagina nella scheda Inserisci della Barra multifunzione. Viene modificata la visualizzazione del contenuto del foglio di lavoro, attivato il cursore nell’intestazione e attivata la scheda Progettazione della Barra multifunzione. (Figura 4.7.7).
Figura 4.7.7 – Modifica dell’intestazione
La sezione Intestazione viene suddivisa in tre caselle per inserire testo e dati a sinistra, al centro o a destra. Oltre ad un testo che compaia in ogni pagina, nell’intestazione e nel piè di pagina, possono essere inserite informazioni che vengono aggiornate in automatico dal programma. Tali informazioni si inseriscono tramite le icone raccolte nella sezione Elementi intestazione e piè di pagina. In Tabella 4.7.1 viene indicato il significato associato a ciascuna icona.
Tabella 4.7.1
Pulsante Funzione
Numero di pagina. La funzione associata è &[Pagina].
Numero totale delle pagine. La funzione associata è &[Pagine].
Data di sistema. La funzione associata è &[Data].
Ora di sistema. La funzione associata è &[Ora].
Percorso del file. La funzione associata è &[Percorso]&[File].
Nome del file. La funzione associata è &[File].
Nome del foglio di lavoro. La funzione associata è &[Scheda].
Inserimento di un’immagine prelevata da una raccolta dell’utente. All’attivazione di questa funzione viene aperta la finestra per la scelta dell’immagine da inserire.
Modifica delle impostazioni dell’immagine inserita. Questo pulsante è attivo solo se è stata inserita un’immagine.
Con il clic sull’icona Vai al piè di pagina viene attivato il cursore nella sezione dedicata al piè di pagina. Lo si può attivare anche spostando in verticale la pagina con la barra di scorrimento laterale. La personalizzazione del piè di pagina è identica a quella dell’intestazione. L’intestazione e il piè di pagina possono essere personalizzati anche tramite la scheda Intestaz./Piè di pag. nella finestra attivabile tramite
il gruppo Imposta pagina o Opzioni del foglio nella scheda Layout di pagina della Barra multifunzione. La stessa finestra può essere aperta anche tramite il pulsante Imposta pagina nella finestra dell’anteprima di stampa.
Layout di stampa
La pagina completa di intestazione e piè di pagina si può vedere solo quando è attiva la visualizzazione Layout di stampa o in Anteprima di stampa.
Verifica e stampa
E’ sempre opportuno controllare che non vi siano errori ortografici o nelle formule per evitare di stampare informazioni errate. Eventualmente si può procedere con la correzione degli errori rilevati.
Correzione ortografica
La correzione ortografica viene attivata tramite l’icona Controllo ortografia nel gruppo Strumenti di correzione della scheda Revisione della Barra multifunzione (Figura 4.7.8).
Al clic sull’icona Controllo ortografia viene attivata la correzione; se non vengono riscontrati errori viene visualizzata la finestra di dialogo di avvenuto controllo. Altrimenti, se cioè sono stati rilevati errori, viene attivata la finestra (Figura 4.7.9) contenente i pulsanti dedicati alla gestione dell’errore riscontrato. Si procede così fino a che non sono stati valutati tutti gli errori nel foglio. Per il significato dei pulsanti presenti nella finestra si rimanda al Capitolo 3.6.
Figura 4.7.8 – Strumenti di correzione
Figura 4.7.9 – Finestra per il controllo dell’ortografia
Errori nelle formule
Ogni volta che viene riscontrato un errore in una formula viene attivato un piccolo triangolo verde nell’angolo superiore sinistro della cella contenente la formula errata. Al clic su tale triangolo viene attivato un menu (Figura 4.7.10) contenente le voci per correggere o per ignorare l’errore, oltre che per capirne la causa. Il controllo degli errori nelle formule può essere attivato tramite la voce Controllo errori nel menu a discesa associato al pulsante omonimo nel gruppo Verifica formule nella scheda Formule della Barra multifunzione.
Figura 4.7.10 – Gestione errore formula
Griglia e intestazioni
Tramite le opzioni raccolte nella sezione Mostra/Nascondi della scheda Visualizza della Barra multifunzione possono essere visualizzate o meno la griglia tra le celle dell’intervallo da stampare e le intestazioni di riga e colonna.
Figura 4.7.11 – Visualizzazione griglia intestazioni
Titoli di stampa
Se verranno prodotte più pagine può essere utile visualizzare in ognuna di esse i dati contenuti in determinate righe (o colonne) come titoli di stampa. Le intestazioni analizzate nella precedente sezione sono relative alle indicazioni delle righe e delle colonne (A, B, C, ecc. per le colonne e 1, 2, 3, ecc. per le righe). Con titoli di stampa si intende il dato contenuto nelle celle; per esempio, in un intervallo contenente dati anagrafici, possono essere le celle “Nome”, “Cognome”, ecc.
Figura 4.7.12 – Impostazione dei titoli
Vanno dunque indicate le celle che siano esplicative del contenuto della colonna o della riga; è sufficiente fare clic sull’icona Stampa titoli nel gruppo Imposta pagina della scheda Layout di pagina. Le celle di riferimento vanno indicate
nella casella Righe da ripetere in alto o Colonne da ripetere a sinistra della finestra associata allo strumento. In Figura 4.7.12 è stata impostata la ripetizione della prima riga in tutte le pagine di stampa.
Anteprima di stampa
Prima di procedere con la stampa è utili visualizzarne l’anteprima tramite la voce Stampa | Anteprima di stampa dal pulsante di Office.
Figura 4.7.13 – Barra multifunzione dell’Anteprima di stampa
All’interno della finestra viene visualizzata l’area di stampa con le impostazioni personalizzate. La Barra multifunzione (Figura 4.7.13) presenta un’unica scheda contenente tutti i pulsanti per gestire la visualizzazione dell’anteprima e per procedere con la stampa.
Con il pulsante Zoom si ridimensiona la visualizzazione del contenuto della finestra dell’anteprima. Con i pulsanti Pagina successiva e Pagina precedente si scorrono le pagine. Imposta pagina apre la finestra omonima per determinare l’intervallo da stampare. Per tornare alla visualizzazione normale del foglio di lavoro si usa il pulsante Chiudi anteprima di stampa.
Stampa
Per attivare la stampa si può fare clic sull’icona Stampa della Barra multifunzione della finestra dell’anteprima o, in alternativa, si richiama la voce Stampa | Stampa dal pulsante di Office. Viene aperta la finestra per la gestione della stampa (Figura 4.7.14).
Figura 4.7.14 – Impostazione della stampa
Se sul computer sono installate più stampanti, deve essere scelta quella da utilizzare dal menu a discesa associato alla casella Nome nella sezione Stampante.
Può essere scelto l’intervallo da stampare, se tutto, solo alcune pagine (digitandone il numero nelle caselle Da: e A:) nella sezione Intervallo. Nella sezione Stampa si può scegliere di stampare solo la selezione (se è stato selezionato un intervallo di celle prima di attivare la stampa), tutti i fogli di lavoro nella cartella, oppure solo il foglio di lavoro corrente. Se è stata definita l’area di stampa vengono stampate solo le celle che la compongono. Nella sezione Copie viene definito il numero di copie da stampare. Se necessario, può essere attivata l’opzione Fascicola, che consente di ordinare le pagine nel caso in cui sono state effettuate più copie dello stesso documento.