La Città di Sanremo, con Decreto Ministero dell’Economia e Finanze n. 92164 del 15 novembre 2013, a seguito di specifica richiesta, è stata individuata quale amministrazione che nel 2014 partecipa alla sperimentazione del nuovo sistema contabile armonizzato delle pubbliche amministrazioni territoriali previsto dall’articolo 36 del Decreto Legislativo 23 giugno 2011, n.118 e successive modifiche ed integrazioni.
L’attività di programmazione economico finanziaria dell’Ente nell’esercizio 2019 trova le sue basi nel Documento Unico di Programmazione 2019-2021 e nel Bilancio di Previsione 2019-2019-2021.
Il DUP è stato approvato con Deliberazione di C.C. n. 34 del 26/04/2019 contestualmente all’approvazione del il Bilancio di Previsione.
Comune di Sanremo Relazione CdG 2019 Ufficio Programmazione, Controllo strategico e Controllo di Gestione Come noto il DUP è lo strumento che permette l’attività di guida strategica ed operativa dell’Ente: costituisce, nel rispetto del principio del coordinamento e coerenza dei documenti che costituiscono il Sistema di Bilancio, il presupposto necessario di tutti gli altri documenti di programmazione. Si compone di due sezioni: la Sezione Strategica (SeS) e la Sezione Operativa (SeO).
Per la prima volta nel 2015 il DUP è stato elaborato a partire delle linee di mandato dell’Amministrazione. Le stesse sono state tradotte nella Sezione Strategica la quale appunto sviluppa e concretizza le linee programmatiche di mandato e individua in coerenza con il quadro normativo di riferimento, gli indirizzi strategici dell’Ente con un orizzonte temporale di riferimento pari a quello del mandato amministrativo. Il quadro strategico di riferimento è definito anche in coerenza con le linee di indirizzo regionale e tenendo conto del concorso al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica definiti in ambito nazionale in coerenza con le procedure e i criteri stabiliti dall’Unione Europea.
Nel primo periodo del mandato amministrativo, individuati gli indirizzi strategici, sono stati definiti, per ogni Missione di bilancio, gli obiettivi strategici da perseguire entro la fine del mandato.
La Sezione Strategica ha costituito la base e il presupposto per la redazione della Sezione Operativa. Quest'ultima ha carattere generale, contenuto programmatico e costituisce lo strumento a supporto del processo di previsione definito sulla base degli indirizzi generali e degli obiettivi strategici fissati nella SeS del DUP. In particolare, la SeO contiene la programmazione operativa dell'Ente avendo a riferimento un arco temporale sia annuale che pluriennale.
Nella SeO si è provveduto ad individuare, per ogni singola Missione, i programmi che l'ente intende realizzare per conseguire gli obiettivi strategici. Per ogni programma e per tutto il periodo di riferimento del DUP sono individuati gli obiettivi operativi annuali da raggiungere.
Nell’ambito della Sezione Operativa le linee programmatiche di mandato e gli obiettivi strategici sono stati tradotti in obiettivi operativi, raggruppati in base alle Missioni e programmi previsti dall’art. 12 del Decreto Legislativo n. 118 del 2011.
Compito della Sezione Operativa è stato quello di individuare, per ogni singola Missione, i programmi che l'ente intende realizzare per conseguire gli obiettivi strategici definiti nella Sezione Strategica. Per ogni programma sono stati individuati gli aspetti finanziari sia in termini di competenza con riferimento all'intero periodo considerato, che di cassa con riferimento al primo esercizio, della manovra di bilancio
Per ciascuna Missione di bilancio sono stati individuati:
Obiettivi operativi legati all'attuazione degli obiettivi strategici individuati nella Sezione Strategica esplicitati per ciascuna Missione di Bilancio.
Obiettivi operativi aventi valenza ordinaria:
mantenimento/miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza nel garantire lo svolgimento dei compiti ordinariamente e istituzionalmente svolti;
attenzione al versante entrata: costante ricerca di cespiti stabili di redditività per l'Ente;
attenzione al versante spesa : misure di contenimento della spesa e di riorganizzazione/razionalizzazione dei servizi;
Nel DUP Operativo veniva precisato che il mantenimento e/o l’implementazione dei livelli quali-quantitativi dei servizi attualmente offerti nonché l'attuazione degli obiettivi strategici ed operativi definiti nel suddetto documento avrebbero dovuto essere modulati con le risorse finanziarie, umane e strumentali disponibili.
Comune di Sanremo Relazione CdG 2019 Ufficio Programmazione, Controllo strategico e Controllo di Gestione Durante l’anno 2019 è stato approvato ed aggiornato il PEG con i seguenti atti:
Delibera di Giunta Comunale n° 59 del 20/03/2019
Delibera di Giunta Comunale n° 173 del 07/08/2019
Delibera di Giunta Comunale n° 216 del 30/09/2019
Delibera di Giunta Comunale n° 238 del 17/10/2019
Delibera di Giunta Comunale n° 301 del 11/12/2019
Il Programma Triennale per la Trasparenza 2019-2021 è stato approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 17 del 13.01.2019
PEG
E RAPPORTI CONTABILI ESISTENTI TRA RESPONSABILE DI SERVIZIO E RESPONSABILE DI SPESAIl piano esecutivo di gestione (PEG) è il documento che permette di declinare in maggior dettaglio la programmazione operativa contenuta nell’apposita Sezione del Documento Unico di Programmazione (DUP).
I contenuti del PEG, fermi restando i vincoli posti con l’approvazione del bilancio di previsione, sono la risultante di un processo interattivo e partecipato che coinvolge la Giunta e la dirigenza dell’ente.
Il PEG rappresenta lo strumento attraverso il quale si guida la relazione tra organo esecutivo e responsabili dei servizi. Tale relazione è finalizzata alla definizione degli obiettivi di gestione, alla assegnazione delle risorse necessarie al loro raggiungimento e alla successiva valutazione.
Il piano esecutivo di gestione:
è redatto per competenza e per cassa con riferimento al primo esercizio considerato nel bilancio di previsione;
è redatto per competenza con riferimento a tutti gli esercizi considerati nel bilancio di previsione successivi al primo;
ha natura previsionale e finanziaria;
ha contenuto programmatico e contabile;
può contenere dati di natura extracontabile;
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ha carattere autorizzatorio, poiché definisce le linee guida espresse dagli amministratori rispetto all’attività di gestione dei responsabili dei servizi e poiché le previsioni finanziarie in esso contenute costituiscono limite agli impegni di spesa assunti dai responsabili dei servizi;
ha un’estensione temporale pari a quella del bilancio di previsione;
ha rilevanza organizzativa, in quanto distingue le responsabilità di indirizzo, gestione e controllo ad esso connesse.
Il piano dettagliato degli obiettivi di cui all'articolo 108, comma 1, del TUEL e il piano della performance di cui all'articolo 10 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150, sono unificati organicamente nel piano esecutivo di gestione.
Il PEG facilita la valutazione della fattibilità tecnica degli obiettivi definiti a livello politico orientando e guidando la gestione, grazie alla definizione degli indirizzi da parte dell’organo esecutivo, e responsabilizza sull’utilizzo delle risorse e sul raggiungimento dei risultati.
Inoltre costituisce un presupposto del controllo di gestione e un elemento portante dei sistemi di valutazione.
Il PEG chiarisce e integra le responsabilità tra servizi di supporto (personale, servizi finanziari, manutenzioni ordinarie e straordinarie, provveditorato-economato, sistemi informativi, ecc.) e servizi la cui azione è rivolta agli utenti finali. Favorendo l’assegnazione degli obiettivi e delle relative dotazioni all’interno di un dato centro di responsabilità favorisce, di conseguenza, il controllo e la valutazione dei risultati del personale dipendente.
Struttura e contenuto
Il PEG assicura un collegamento con:
la struttura organizzativa dell’ente, tramite l’individuazione dei responsabili della realizzazione degli obiettivi di gestione;
gli obiettivi di gestione, attraverso la definizione degli stessi e degli indicatori per il monitoraggio del loro raggiungimento;
le entrate e le uscite del bilancio attraverso l’articolazione delle stesse al quarto livello del piano finanziario;
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le dotazioni di risorse umane e strumentali, mediante l’assegnazione del personale e delle risorse strumentali.
Nel PEG devono essere specificatamente individuati gli obiettivi esecutivi dei quali occorre dare rappresentazione in termini di processo e in termini di risultati attesi al fine di permettere:
a) la puntuale programmazione operativa;
b) l’efficace governo delle attività gestionali e dei relativi tempi di esecuzione;
c) la chiara responsabilizzazione per i risultati effettivamente conseguiti.
Le risorse finanziarie assegnate per ogni programma definito nel SeO del DUP sono destinate, insieme a quelle umane e materiali, ai singoli dirigenti per la realizzazione degli specifici obiettivi di ciascun programma.
Nel PEG le risorse finanziarie devono essere destinate agli specifici obiettivi facendo riferimento al quarto livello di classificazione del piano dei conti finanziario.
Gli “obiettivi di gestione” costituiscono il risultato atteso verso il quale indirizzare le attività e coordinare le risorse nella gestione dei processi di erogazione di un determinato servizio.
Le attività devono necessariamente essere poste in termini di obiettivo e contenere una precisa ed esplicita indicazione circa il risultato da raggiungere.
La struttura del PEG deve essere predisposta in modo tale da rappresentare la struttura organizzativa dell’ente per centri di responsabilità individuando per ogni obiettivo o insieme di obiettivi appartenenti allo stesso programma un unico dirigente responsabile.
In ogni caso la definizione degli obiettivi comporta un collegamento con il periodo triennale considerato dal bilancio finanziario. In tale ambito, il PEG riflette anche la gestione dei residui attivi e passivi.
Gli obiettivi gestionali, per essere definiti, necessitano di un idoneo strumento di misurazione individuabile negli indicatori. Essi consistono in parametri gestionali considerati e definiti a preventivo, ma che poi dovranno trovare confronto con i dati desunti, a consuntivo, dall’attività svolta.
Il PEG contribuisce alla veridicità e attendibilità della parte previsionale del sistema di bilancio, poiché ne chiarisce e dettaglia i contenuti programmatici e contabili.
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ELABORATO FINANAZIARIO
Per la stesura dell’elaborato finanziario del PEG si è provveduto a produrre il quadro finanziario delle risorse di entrata e di spesa assegnate a ciascun Dirigente.
Nell’elaborato finanziario ciascuna voce di bilancio è stata disaggregata come di seguito indicato.
ENTRATA : Le entrate che nel bilancio di previsione sono aggregate per titoloe tipologie nel PEG vengono declinate in categorie e capitoli.
Ciascun capitolo ha una sola assegnazione al Responsabile di Servizio.
Viene individuato quale Responsabile del Servizio il Dirigente la cui attività genera il sorgere del diritto all’entrata prevista a bilancio dell’Ente e da cui dipende la riscossione delle somme, gli eventuali solleciti e messe in mora nonché gli eventuali atti esecutivi necessari.
A tale fine si rammenta quanto stabilito dall’art. 179, 3 comma del TUEL il quale stabilisce che il responsabile del procedimento con il quale viene accertata l’entrata trasmette al responsabile del servizio finanziario l’idonea documentazione di cui al comma 2, ai fini dell’annotazione nelle scritture contabili secondo i tempi e i modi previsti dal regolamento di contabilità dell’ente.
E’ quanto mai necessario che vi sia l’adeguato flusso informativo interno che consenta al responsabile dei servizi finanziari di avere tutte le informazioni necessarie per l’annotazione delle poste di entrata nel bilancio dell’ente.
SPESA : Le spese che nel bilancio di previsione sono aggregate per Missioni, Programmi e Titoli a livello di Piano esecutivo di Gestione vengono ulteriormente disaggregati in macroaggregati e capitoli. Ciascun capitolo ha una duplice assegnazione:
1. Responsabile di Servizio 2. Responsabile di Spesa
Comune di Sanremo Relazione CdG 2019 Ufficio Programmazione, Controllo strategico e Controllo di Gestione Il Responsabile di Servizio è il soggetto al quale vengono assegnate le risorse umane, finanziarie e strumentali necessarie per il raggiungimento degli obiettivi assegnati nel DUP, nel Piano dettagliato degli obiettivi e nel Piano delle Performance. E’ colui che concorda con gli amministratori gli obiettivi da raggiungere e risponde dei risultati conseguiti.
I Responsabili di Spesa sono invece quei soggetti che svolgono funzioni di supporto e di staff di cui i responsabili di servizio si avvalgono per il raggiungimento degli obiettivi assegnati.
In tale casistica rientrano tipicamente i responsabili dei Settori:
- Economato;
- Appalti;
- Contratti;
- Personale - Paghe
- LLPP per le manutenzioni ordinarie - Sistemi informativi
- Servizi finanziari
RAPPORTI CONTABILI ESISTENTI TRA RESPONSABILE DI SERVIZIO E RESPONSABILE DI SPESA O DI STAFF.
Al fine di chiarire dal punto di vista contabile i rapporti esistenti tra le due figure si specifica quanto segue.
Il Responsabile del Servizio è il Dirigente da cui dipende l’intera attività del servizio volta al conseguimento degli obiettivi assegnati. Di norma al suddetto soggetto vengono assegnati tutti i capitoli afferenti il funzionamento del struttura organizzativa assegnata.
Il Responsabile di Spesa è invece il soggetto che si occupa della gestione delle risorse finanziarie che gli vengono assegnate in relazione al funzionamento di una determinata struttura organizzativa, risorse da utilizzarsi su impulso del Responsabile di servizio.
Comune di Sanremo Relazione CdG 2019 Ufficio Programmazione, Controllo strategico e Controllo di Gestione In alcuni casi i due responsabili corrispondono quando è il medesimo Settore ad occuparsi di tutto l’iter procedurale che porta all’impegno della somma come accade ad esempio per la manutenzione stradale laddove il Responsabile del servizio è il Dirigente del Settore LLPP e corrisponde anche al Responsabile della Spesa perché dal medesimo Settore dipende anche la gestione vera e propria delle risorse assegnate: impegno della spesa, ordinazione, liquidazione, ecc…
In altri casi invece vi è uno sdoppiamento della responsabilità tra il Dirigente dal cui Settore promana l’esigenza di effettuare una determinata spesa per raggiungere gli obiettivi assegnati e il Dirigente da cui invece dipende l’espletamento delle procedure interne necessarie per l’utilizzo delle risorse e l’impegno della spesa relativa.
In questa casistica e considerata l’organizzazione interna del Comune di Sanremo è necessario distinguere diverse ipotesi:
1) il Responsabile di servizio si avvale del Responsabile della spesa per l’esecuzione di alcune tipologie di spesa in cui una gestione unitaria è necessaria e auspicabile (spese per carburanti, pedaggi, stipendi, acquisto e manutenzione software e hardware; ecc…) E’ il caso, ad esempio, delle spese gestite dall’Economato. Si consideri la spesa per gli automezzi assegnati ai diversi Settori laddove il Responsabile del Servizio è il Dirigente al cui Settore i mezzi sono assegnati e che risponde dell’utilizzo degli stessi mentre il Responsabile della Spesa è il Dirigente che gestisce l’Economato il quale si fa carico di tutte le procedure di spesa necessarie per l’acquisizione del servizio di manutenzione, carburanti, pedaggi, ecc…. dall’impegno di spesa alla liquidazione, previa verifica da parte del Dirigente responsabile di servizio.
Si citano alcuni altri esempi:
- Settore Servizi Finanziari per i capitoli inerenti gli stipendi, gli oneri di ammortamento mutui, alcune spese di funzionamento gestite tramite Economato;
- Settore LLPP per i capitoli inerenti le manutenzione ordinarie degli stabili
2) il Responsabile del spesa si avvale del Responsabile di altro Settore che svolge una funzione di staff nell’ambito dei procedimenti interni, vedi ad es. l’Ufficio Appalti. In questi casi l’attività svolta dal Settore di staff è necessaria al fine di consentire l’utilizzo delle risorse assegnata al Responsabile di servizio ma si tratta di un’attività intermedia che non implica gestione di risorse finanziarie. In questo caso è bene chiarire come la gestione delle risorse resta invece in capo al responsabile di spesa il quale è l’unico titolato ad adottare la determinazione a contrarre con la quale si procede ad una prenotazione di impegno, così come provvedere alla determinazione dirigenziale
Comune di Sanremo Relazione CdG 2019 Ufficio Programmazione, Controllo strategico e Controllo di Gestione di impegno definitivo della spesa una volta ricevuti dal Settore Appalti gli esiti dell’aggiudicazione definitiva, provvedendo altresì alla riduzione della prenotazione assunta. (Vedi procedura definita dall’art. 183 TUEL). Il Servizio Appalti svolge la procedura di aggiudicazione e provvede a trasmettere l’esito finale dell’aggiudicazione al Settore competente per gli atti conseguenti.
3) Impegni di spesa pluriennali per i quali è costituito impegno automatico con l’approvazione del bilancio di cui all’art. 183, c. 2, TUEL (stipendi, oneri mutui, contratti di somministrazione riguardanti prestazioni continuative quali ad es. utenze)
Si ritiene di chiarire in questa sede che per quanto concerne i suddetti impegni il Settore Finanze procede ad assumere in automatico gli impegni di spesa a valere sui capitoli inerenti il funzionamento degli uffici su cui tradizionalmente la spesa è stata da sempre imputata, senza la necessità di ulteriori adempimenti da parte dei Dirigenti Responsabili del Servizio cui i capitoli sono assegnati.