Pronti, attenti, via!

Dunque, avete l'interesse, la squadra e il tempo. Pensate ai vari argomenti di discussione. Ora è il momento di trovare il posto, il giorno e l'ora giusti. Tutto il resto seguirà facilmente...

Luogo

Trovare il luogo adatto per gli incontri del Caffè-Scienza è il primo e il più importante passo da fare. L'ideale è un caffè con saletta separata, dove potete riunirvi senza disturbare altri avventori non interessati alle vostre discussioni scientifiche. Sarebbe preferibile che il locale fosse nel centro città. Fate contento il proprietario, portate nuovi clienti, riempitegli il locale, fategli avere buoni affari. Ricordate che durante la discussione ai visitatori e agli esperti del Caffè-Scienza serviranno dei rinfreschi. Con le loro ordinazioni, il caffè non è "morto"!

Nel locale c'è un proiettore? C'è uno schermo o una semplice parete bianca? Se c'è, chiedetelo in prestito al proprietario o prendetelo all'università o tramite una ditta e arricchite la discussione con la proiezione di foto o immagini!

I Caffè-Scienza devono avere l'atmosfera giusta. Cercate di trovare un posto dove questa atmosfera si può creare facilmente!

CONSIGLIO: non riuscite a trovare il caffè adatto? Cercate un ristorante, un club, una biblioteca... Più il posto è informale, meglio è.

Giorno e Ora

L'ideale è tenere gli incontri a cadenza regolare. A Firenze ad esempio, i Caffè-Scienza hanno il giovedì alternando Caffè-Scienza e cafferenze. Scegliete il giorno che va bene secondo le abitudini cittadine - il lunedì in genere alle persone non va di uscire (primo giorno lavorativo), il venerdì e il sabato escono ... dove, ad esempio, c'è un cineclub il mercoledì, spostate il Caffè-Scienza a un altro giorno.

Lo stesso principio si applica all'ora d’inizio del Caffè-Scienza - pensate a quando i vostri concittadini rientrano dal lavoro, agli orari di apertura del vostro caffè, all'orario dei trasporti pubblici... noi iniziamo alle 21.00.

La periodicità degli incontri del Caffè-Scienza dipende soltanto da voi. Il nostro consiglio è di farli almeno una volta al mese in modo da creare un appuntamento mensile fissato e riconoscibile.

Chi invitare, di che cosa parlare

Che cosa scegliere prima: l'argomento o gli esperti? Strettamente collegati, per entrambi dipende dalla situazione; una cosa può adattarsi all'altra. V’interessa un certo argomento? Trovate gli esperti! Conoscete nella

vostra città o università degli scienziati interessanti? Contattateli e chiedete loro di presentare il loro lavoro al pubblico! Qualunque strada seguiate, non sottovalutate mai la scelta degli esperti e degli argomenti! I temi del Caffè-Scienza possono toccare non soltanto le scienze naturali e sociali. Quando organizzate l'incontro, scegliete sempre un solo tema principale e fate in modo che gli esperti e i visitatori sappiano cosa aspettarsi. Restringete il tema con i vostri ospiti secondo la loro specializzazione.

Quando selezionate gli esperti, accertatevi che siano dei veri conoscitori nel loro campo d’interesse. Generalmente i Caffè-Scienza evitano di invitare esperti per cui la scienza è un hobby.

Contattate i vostri esperti con largo anticipo - l'ideale è diversi mesi prima dell'incontro. Quando li invitate, ricordatevi di presentare l'idea che sta alla base dei Caffè-Scienza. Se vedete che il pubblico è composto di profani, chiedete agli esperti di presentare le loro attività in modo meno formale. L'obiettivo del Caffè-Scienza è di presentare la scienza come un'avventura. Poiché non tutti gli scienziati conoscono questo obiettivo, ricordate loro che non devono fare una conferenza all'università a studenti bene informati, ma che devono affrontare una discussione informale con dei non-esperti interessati alla scienza.

Vi consigliamo di invitare due esperti: non solo potranno integrarsi alla perfezione, ma potranno perfino salvarvi la serata (specialmente se uno dei due non si presenta all'ultimo momento). Informate sempre sin dalla presentazione gli esperti l'uno della presenza dell'altro. Il primo che contattate può suggerirvi chi altri invitare.

Discutete con i vostri esperti l'argomento che ciascuno dei due dovrà trattare in modo che le due presentazioni non si sovrappongano, ma piuttosto si integrino l'una con l'altra. Se i vostri esperti sono colleghi di lavoro, possono discutere di questi aspetti per conto loro (con voi che giocate un ruolo minore nella loro discussione). Chiedete ai vostri esperti se hanno bisogno di un proiettore - e procuratevelo nel modo già descritto. Chiedete ai vostri esperti una breve nota scritta sulla loro presentazione -

e usatela sugli inviti al Caffè-Scienza, sulla vostra pagina Facebook, su Twitter etc.

Pubblicizzare il Caffè-Scienza

Luogo, data, ora, argomento, esperti... Chi manca? Il pubblico del Caffè- Scienza! Riunendo persone di ogni età, le discussioni del Caffè-Scienza sono spesso frequentate da entusiasti, qualunque sia il tema discusso: essi semplicemente amano gli incontri del Caffè-Scienza; imparano sempre qualcosa di nuovo. Per attrarre i vostri visitatori potete usare i canali e le tecnologie descritti nel prossimo capitolo.

Pronti? Via!

Tre giorni prima dell'incontro, contattate il caffè (o altro locale di vostra scelta) e accertatevi che l'incontro si possa tenere.

Fate la stessa cosa con gli esperti, scrivete un’e-mail o chiamateli tre giorni prima. Scambiatevi i numeri di cellulare (e chiedete loro di chiamarvi, se è necessario).

Pensate al moderatore. L'ideale è nominare un membro della squadra, oppure chiedetelo a qualcuno dell'università o della biblioteca più vicina. Non sono richieste capacità particolari - il moderatore accoglie il pubblico, spiega il principio del Caffè-Scienza, introduce l'argomento e gli esperti e modera la discussione alla fine. Di solito gli interessati fanno spontaneamente le domande a cui gli esperti rispondono. E' meglio tuttavia che il moderatore abbia a portata di mano le domande, nel caso all'inizio la discussione sia un po' lenta. Inoltre il moderatore dovrebbe assicurarsi che la discussione non vada fuori tema. Alla fine, ringraziate i vostri esperti di essere venuti e invitate i partecipanti al prossimo incontro. Se volete, ringraziate anche la vostra squadra. Ricordate di parlare ad alta voce e in modo chiaro, in modo che tutti possano farsi sentire in

qualunque punto della stanza si trovino. Non si deve aver paura di moderare una discussione, è un'occasione unica ed è molto divertente! Arrivate al caffè con largo anticipo per preparare tutto. Chiedete al gestore il permesso di apporre il logo del Caffè-Scienza sulla porta del locale (potrebbero servirvi forbici, cartoncino e fogli di carta!). Se serve, sistemate tavoli e sedie; nel fare questo seguite la disposizione del locale e girate le sedie il tanto che basta ai visitatori per vedere bene gli scienziati.

Se possibile fate una registrazione audio/video dell'incontro chiedendo prima il permesso ai presenti. Diffondete le informazioni a chi è interessato a un dato argomento.

Preparate dei moduli per il feedback. Chiedete ai partecipanti la loro opinione sulla discussione, sul luogo dell'incontro, chiedete loro suggerimenti su argomenti ed esperti futuri. Dopo l'incontro, raccogliete i moduli di persona o fateli riconsegnare in una scatola. Ricordate di chiedere anche il parere degli esperti.