L’uso della posta elettronica per la trasmissione, l’elaborazione, l’archiviazione di informazioni sia verso utenti interni alla Società sia verso utenti esterni, rappresenta un’esigenza professionale che richiede il rispetto dei seguenti principi:
- tutela dell’immagine della società;
- rispetto dell’etica dell’ambiente di lavoro;
- osservanza della riservatezza da parte dei dipendenti;
- correttezza dei rapporti tra colleghi e con terzi;
- rispetto delle normative vigenti.
Per quanto attiene alla tutela della corrispondenza, tutte le comunicazioni spedite in posta elettronica sono paragonabili alla corrispondenza cartacea.
In generale l’utilizzo della posta elettronica per fornire all’esterno notizie rilevanti relative alla società è consentito solo se l’invio di tali informazioni è autorizzato da persone munite di adeguati poteri; è pertanto necessario che le informazioni che possono impegnare la società o avere potenziali impatti sulla sua immagine (es. programmi, piani, preventivi, offerte, infrastrutture, ecc.) ottengano il preventivo benestare delle posizioni previste dalle strutture organizzative e dalle matrici delle autorizzazioni della società. Le seguenti attività rappresentano comunque una violazione delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti.:
- l’accesso non autorizzato al servizio di posta elettronica;
- l’accesso non autorizzato alle caselle di altri utenti;
- l’uso del sistema di posta elettronica per inviare notizie riservate e/o diffamatorie relative alla società, ai suoi dipendenti ed i suoi clienti e fornitori;
- l’uso della posta elettronica per inviare o ricevere materiale osceno ed illegale in genere.
Per l’utilizzo della posta elettronica si applicano inoltre le seguenti regole di sicurezza di carattere generale:
1. per non appesantire il network della società, sono vietate le attività di spedizione “a tutti” o a gruppi, salvo che non siano preventivamente autorizzate dalla funzione IT per l’invio di messaggi a tutti i dipendenti;
analogamente, sono proibite le attività di invio posta non desiderata;
2. l’utilizzo della posta elettronica per fornire informazioni rilevanti relative alla società, o che possono avere potenziali impatti sull’immagine della stessa (ad esempio : diffusione di notizie, programmi, piani, iniziative, investimenti, pareri e commenti in merito a situazioni, avvenimenti, iniziative strategiche, etc.) è consentito solo se autorizzato dal Proprietario competente dei dati;
3. non si possono spedire e-mail senza autorizzazione che contengano informazioni confidenziali, critiche, riservate o che possano comunque avere per la società implicazioni contrattuali o legali;
4. non si possono comunque spedire e-mail che:
- possano danneggiare la reputazione e l’immagine della società o compromettere le relazioni con clienti, fornitori o terzi in genere;
- siano diffamatorie, oscene, pornografiche, offensive, tali da recare danno o che possano essere considerate da latri fonti di molestie o discriminazione religiosa, sessuale, razziale, politica o sindacale;
- possano infrangere la legislazione vigente, in particolare quella sui diritti d’autore;
- diffondano virus nel network della società;
- costituiscano e-mail “spazzatura” o siano Catene di Sant’Antonio informatiche.
5. è fatto obbligo agli utenti di inserire al termine del messaggio il proprio nome e
cognome, il nome dell’azienda ed il recapito telefonico;
6. è fatto obbligo agli utenti di eseguire personalmente back-up della propria posta elettronica e rubrica.
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2.2.1.INDICAZIONI RELATIVE ALL’USO DELLA POSTA ELETTRONICA
Per garantire il miglior utilizzo del servizio si raccomandano le seguenti
• venire subito al punto - più un messaggio è succinto, più è probabile che sia letto, capito e trattato in modo congruente;
• usare richiami nella riga oggetto – indicare i riferimenti e/o azioni principali legate al messaggio;
• usare gli indirizzi CC (per conoscenza) – sono indispensabili per informare chi non deve agire ma deve assolutamente essere al corrente dei fatti o dell’argomento;
• utilizzare gli indirizzi CCN (per conoscenza nascosti) per i motivi che devono essere tutelati in applicazione del d.lgs. 196/03;
• risparmiate il tempo ai destinatari – scrivere il messaggio direttamente nel campo testo, evitando allegati non necessari;
• essere professionali – evitare l’uso di vignette o motti umoristici nella propria intestazione;
• attivare il correttore ortografico (dove è possibile) – un messaggio zoppicante non indica una buona capacità di comunicare di chi lo scrive;
• non selezionare formati messaggio complessi – formati superiori al Rich Text e/o l’uso di grafica possono dilatare considerevolmente la lunghezza del messaggio spedito o bloccare il server del destinatario;
• usare font standard – Arial o Times New Roman 10 o 12 punti in pochi colori non pesanti, e possibilmente in carattere minuscolo;
• essere prudenti – non sempre è possibile essere sicuri che il messaggio sia visto esclusivamente dai destinatari originali; se un messaggio non deve essere inoltrato ad altri, va marcato come “ confidenziale “.
-SPEDIZIONE DEI MESSAGGI
• verificare il contenuto – la posta elettronica è immediata, una volta inviato il messaggio non è più possibile fermarlo; verificare sempre, prima di spedire,
che gli indirizzi siano quelli voluti, che gli allegati siano inseriti e che siano quelli corretti;
• limitare la diffusione dei messaggi – non usare liste chilometriche per messaggi che interessano in realtà solo poche persone;
• usare criterio nell’impostare la priorità – valutarla in relazione all’interesse del ricevente, non del mittente;
• non dare per scontata la sollecitudine dei destinatari nel leggere la posta – se non si riceve risposta o ricevuta nei termini attesi, contattare direttamente gli interessati;
• limitare l’uso delle ricevute – queste funzioni generano una serie di minimessaggi che possono intasare la rete senza un’effettiva necessità.
- RICEZIONE DEI MESSAGGI
• limitare l’uso della risposta a tutti (dove è sufficiente quella del mittente) – soprattutto quando la lista di distribuzione è lunga, questa funzione genera traffico inutile;
• limitare l’estensione della cronologia – mantenere, quando si inoltrano messaggi, l’informazione originale cancellando i rinvii intermedi non rilevanti;
• rinviare i messaggi al destinatario corretto (o al mittente) nel caso si ricevano messaggi indirizzati male;