Una volta inseriti i dati nel foglio di calcolo, Excel fornisce un potente strumento per poterli riassumere, confrontare, raggruppare in categorie e analizzare con funzioni statistiche. Questo strumento è la Tabella pivot.
In parole più semplici, le tabelle pivot sono molto utili per analizzare tabelle di grandi dimensioni. Una tabella pivot è, in pratica, un “riepilogo” con delle formule riassuntive dei dati contenuti in una tabella di dati già esistente. Excel fornisce molte potenzialità per le tabelle pivot, alcune molto specifiche e complesse: in questo capitolo tratteremo solo gli aspetti fondamentali per comprendere la funzionalità delle tabelle pivot.
Ordinare i dati e creare una tabella pivot
Per ordinare dei dati e creare la tabella pivot è necessario avere una tabella iniziale con i dati da riassumere. Facciamo quindi un esempio con la seguente tabella che descrive le temperature rilevate in vari mesi, alla mattina e al pomeriggio, in quattro città.
A B C D
1 Città mese periodo temperatura 2 Pordenone ottobre mattina 10 3 Pordenone ottobre pomeriggio 16 4 Udine ottobre pomeriggio 15 5 Gorizia ottobre mattina 9 6 Udine novembre mattina 7 7 Trieste novembre mattina 10 8 Gorizia novembre pomeriggio 14 9 Pordenone novembre pomeriggio 13 10 Trieste novembre mattina 9 11 Trieste dicembre pomeriggio 7 12 Gorizia dicembre mattina 4 13 Udine dicembre pomeriggio 10 14 Pordenone dicembre mattina 3
Vediamo come ordinare questi dati. Quando si ordina un elenco, le righe vengono ridisposte in base al contenuto di una colonna. Per disporre un elenco in ordine alfanumerico utilizzando i dati contenuti in una colonna, è possibile specificare un
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Ordinare i dati
Se vuoi ordinare le righe in base al contenuto di due o più colonne, assegnando delle etichette di colonna all'elenco che si desidera ordinare utilizza il pulsante Ordina. Si apre la seguente finestra di dialogo.
La finestra Ordina
Nella casella Ordina per scegli la colonna in base alla quale effettuare l‟ordinamento. La casella Ordine permette di scegliere l‟ordinamento crescente o decrescente.
Se la colonna specificata nella casella Ordina per contiene delle voci duplicate, è possibile effettuare un ulteriore ordinamento specificando un'altra colonna.
Fai un clic sul pulsante Aggiungi livello.
Nella casella Quindi per specifica l‟ulteriore colonna. Se anche questa colonna contiene degli elementi duplicati, è possibile specificare una terza colonna di ordinamento e così via.
Fai attenzione che la casella Dati con intestazioni sia selezionata per evitare che la riga delle etichette venga coinvolta nell‟ordinamento.
Vediamo ora la creazione di una tabella pivot.
Selezionare la tabella di partenza e scegli il comando Tabella pivot nel menu del Pulsante Tabella pivot della scheda Inserisci.
Pulsante Tabella pivot
Dopo aver selezionato il comando appare la seguente finestra.
Crea tabella pivot
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Utilizziamo il foglio di lavoro presente. Scegli l‟opzione Foglio di lavoro esistente. La casella sottostante diventa attiva. Fare un clic sulla cella A17: nella casella appare la scritta Foglio1!$A$17. Questa è la prima cella in alto a sinistra dell'intervallo che occuperà la tabella.
Fai clic su OK.
Creare un rapporto pivot
Appare la tabella pivot in formazione. Sulla destra c‟è l'apposita finestra di composizione grafica della Tabella pivot: Elenco campi. Questa finestra si può visualizzare o nascondere con il pulsante evidenziato in figura
In questa finestra è possibile comporre lo schema della tabella pivot. Si devono specificare quali sono i campi che contengono i dati da visualizzare nelle intestazioni di riga o di colonna, detti rispettivamente Etichette di riga e Etichette di colonna. Per visualizzare gruppi di dati raggruppati in base ad una specifico valore, si dovrà utilizzare un Filtro/rapporto. Inoltre si deve indicare quali sono i campi della tabella dove eseguire i calcoli. Tale campo è detto Valori. Di solito, visto che devono essere effettuati dei calcoli, i campi dati sono quelli con valori numerici.
Per specificare questi campi si devono trascinare i nomi delle colonne, che appaiono nella parte destra della finestra, nelle apposite aree bianche, cioè Filtro/rapporto, Etichette di colonna, Etichette di riga, Valori.
Componiamo ora lo schema della nostra tabella pivot.
Come etichette di riga utilizziamo il dato città: porta il puntatore del mouse sopra la voce città nella parte alta della finestra. Trascina la voce all‟interno dell‟area Etichette di riga. Rilascia il pulsante sinistro del mouse; si vedrà il nome città scritto all‟interno dell‟area utilizzata.
Come campo colonna utilizziamo il dato mese: portare il puntatore del mouse sopra la voce mese nella parte alta della finestra. Trascina la voce all‟interno dell‟area Etichette di colonna. Rilascia il pulsante sinistro del mouse; si vedrà il nome mese scritto all‟interno dell‟area utilizzata.
Come campo filtro/rapporto utilizziamo il dato periodo: porta il puntatore del mouse sopra la voce periodo nella parte alta della finestra. Trascina la voce all‟interno dell‟area Filtro/rapporto. Rilacia il pulsante sinistro del mouse, si vedrà il nome periodo scritto all‟interno dell‟area utilizzata.
Alla fine trascina la voce temperatura all‟interno dell‟area Valori. Lo schema che si ottiene dovrebbe essere simile al seguente.
Schema della tabella pivot
Nell‟area Valori appare la frase “Somma di temperatura”. La somma è la formula di riepilogo (cioè il tipo di calcolo utilizzato per combinare i valori in un campo dati) predefinita proposta da Excel per dati di tipo numerico: se si tratta di testo la funzione predefinita sarà il conteggio. È comunque possibile scegliere un altro tipo di calcolo scegliendo dal menu del campo Somma di temperatura la voce Impostazioni campo valore.
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Impostazioni campo valore
Apparirà la finestra di dialogo per impostare la formula di riepilogo.
Formule di riepilogo
In questa finestra, nella casella Riepiloga campo valore per, puoi scegliere il metodo di analisi desiderato tra somma, conteggio, valore minimo, valore massimo, deviazione standard…. Con il pulsante Formato numero imposti il formato da assegnare ai numeri: appare la scheda Numero della finestra Formato celle già descritta nei capitoli precedenti. Nella casella Nome personalizzato puoi digitare un nuovo nome da assegnare.
Per il nostro caso scegliamo come formula di riepilogo la media e come nome Temperatura media. Premi il pulsante OK per tornare alla composizione dello schema della tabella pivot. Nell‟area Valori appare la scritta Temperatura media.
È possibile trascinare più campi in ogni area. Quindi si possono realizzare più formule di riepilogo per lo stesso dato. Basta trascinare nuovamente il dato nella casella Valori. Appare nuovamente la frase Somma di temperatura: si può modificare la formula come descritto in precedenza. Se si vuole rimuovere un dato dallo schema è sufficiente trascinarlo al di fuori di esso.
Utilizzare una tabella pivot
A questo punto la tabella pivot appare nel foglio di lavoro.
La tabella pivot
I mesi sono disposti in colonna, le città in riga. Nella cella incrocio di una città e di un mese c‟è la media della temperatura di quella città in quel mese: ad esempio nella cella C21 c‟è la media delle temperature di Trieste nel mese di novembre. Agli estremi della tabella appaiono le medie complessive (totale complessivo) per le righe e per le colonne. Nella cella B15 è specificato che è visibile tutto il periodo sia mattina che pomeriggio.
Nelle celle B15, A18 e B17 sono visibili i Pulsanti della tabella pivot.
Possono essere rimossi o visualizzati con il pulsante Intestazioni campi nella scheda Opzioni degli Strumenti tabella pivot.
Intestazioni campi
Questi pulsanti permetto di selezionare i dati da visualizzare per il proprio campo: è sufficiente fare clic sulla freccia () accanto al pulsante desiderato. Appare l‟elenco degli elementi disponibili da visualizzare in un campo. Nella finestra seguente è visibile l‟elenco per il campo mese.
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Elenco del campo mese
Se un elemento è visualizzato, appare un segno di spunta a fianco del suo nome. La voce Seleziona tutto specifica se devono essere visibili tutti gli elementi. Una volta scelti gli elementi da visualizzare basta fare clic sul pulsante OK. Il pulsante Annulla permette di chiudere la finestra senza salvare le modifiche apportate.
Prova, ad esempio, a togliere il segno di spunta all‟elemento dicembre e premete OK. La colonna dicembre non appare più nella tabella pivot e i totali complessivi sono ricalcolati senza i dati di dicembre.
La tabella pivot senza dicembre
Inserisci nuovamente il mese di dicembre nella tabella pivot riapponendo il segno di spunta all‟elemento dicembre.
Ricalcolo di una tabella pivot
Quando si modificano i valori nella tabella di partenza, la tabella pivot non cambia, perché generalmente le tabelle pivot rappresentano la situazione di un certo istante di tempo: sono come una “fotografia” di una particolare situazione.
Per il nostro esempio proviamo a cambiare il valore della cella D5, la temperatura a Gorizia in una mattina di ottobre, da 9 a 15. I dati nella tabella pivot non cambiano. Per aggiornarli basta fare un clic con il tasto destro del mouse su una qualunque cella
della tabella pivot e scegliere il comando Aggiorna. In alternativa puoi usare il pulsante Aggiorna della scheda Opzioni.
Aggiornare i dati
Nella tabella pivot la cella B19 assume il valore 15 e cambiano i totali complessivi di ottobre (14) e di Gorizia (11).
Modifica di una tabella pivot
Molte modifiche ad una tabella pivot si possono effettuare direttamente agendo sugli elementi della tabella. Non ci soffermeremo ad illustrare tutte le possibili modifiche, dato che ciò comporterebbe una trattazione troppo estesa e complessa. Vediamo soltanto le possibilità più importanti.
Visualizzare i dettagli dei campi
Con un doppio clic su un nome di riga o di colonna è possibile visualizzare i dati di dettaglio di quel nome: ad esempio facciamo un doppio clic sulla cella A20, che contiene il nome Pordenone. Appare la finestra Mostra dettaglio.
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In questa finestra è possibile selezionare il campo relativo al dettaglio che si vuole visualizzare: per il nostro esempio si vorrebbe vedere nella tabella tutte le temperature di Pordenone. Quindi il campo di dettaglio che ci interessa è periodo. Fai un clic su temperatura e conferma con OK. La tabella pivot si modifica in questo modo.
Tabella pivot con dettaglio
Con un doppio clic sul nome di una delle città si nasconde e si visualizza il dettaglio delle temperature di quella città: oppure puoi fare clic sul pulsante con + e -. Per rimuovere la visualizzazione dei dettagli premi il pulsante Pulsanti +/- nella scheda Opzioni degli Strumenti tabella pivot.
Pulsanti +/-
Modificare l’ordine dei campi dati
È possibile modificare l‟ordine dei campi dati nella tabella pivot. Ad esempio, vogliamo modificare l‟ordine con cui appaiono le città in modo che diventi Pordenone, Udine, Gorizia e Trieste.
Per spostare Pordenone all‟inizio dell‟elenco fare un clic con il tasto destro del mouse sulla voce Pordenone: nel menu che appare scegliere il comando Sposta.
Comando Sposta Ci sono quattro possibilità:
1. Sposta all’inizio: il campo dati selezionato viene spostato in cima all‟elenco. Scegliere questa opzione per il campo Pordenone.
2. Sposta su: sposta in alto di una posizione il campo dati selezionato. 3. Sposta giù: sposta in basso di una posizione il campo dati selezionato.
4. Sposta alla fine: il campo dati selezionato viene spostato alla fine dell‟elenco. Utilizzando questi comandi per le diverse città si può modificare l‟ordine della tabella pivot come in figura.
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Raggruppare i campi dati
I campi dati della tabella pivot possono essere riuniti e visualizzati in gruppi, in modo da creare un solo elemento in base a più elementi. È possibile ad esempio raggruppare le date in trimestri, mesi, settimane, ecc.
Nel nostro caso si vogliono creare due gruppi per le quattro città: il gruppo di Pordenone e Udine e il gruppo Gorizia e Trieste.
1. Seleziona le celle di Pordenone (B19) e Udine (B20). 2. Fai un clic con il tasto destro del mouse sulla selezione. 3. Scegli il comando Raggruppa.
4. Nella cella A19 appare il testo Gruppo1. I campi Pordenone e Udine si spostano di una cella in basso. Nell‟elenco campi appare Città2.
5. Seleziona ora le celle di Gorizia (B22) e Trieste (B23) e ripeti i passaggi descritti in precedenza. Nella cella A22 appare il testo Gruppo2. I campi Gorizia e Trieste si spostano di una cella in basso.
La tabella pivot con i dati raggruppati
Cambiamo ora il nome dei gruppi: fai un clic su Città2, nella casella Etichette di riga, e scegli la voce Impostazioni campo.
Modificare il nome del gruppo Scrivi Aree come Nome personalizzato.
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La tabella pivot con i gruppi
Con un doppio clic sul nome del gruppo, cioè sulla cella PN-UD o GO-TS, si può visualizzare o nascondere il raggruppamento. Si noti che quando si raggruppano i dati, i calcoli vengono fatti per il gruppo non per le singole città.
I dati raggruppati
Creare pagine separate di dati
È possibile visualizzare i singoli dati per una specifica città e un specifico mese su un altro foglio di lavoro.
Ad esempio supponiamo che si voglia vedere in dettaglio le temperature di Pordenone nel mese di ottobre. Si deve selezionare la cella della tabella pivot corrispondente alla media delle temperature di Pordenone in ottobre, per il nostro caso è la cella B20, e fare doppio clic sulla cella. Appare un nuovo foglio di lavoro con le righe della tabella di origine relative a Pordenone e a Ottobre.
La scheda progettazione degli strumenti tabella pivot
Nella scheda Progettazione ci sono i comandi per modificare l‟aspetto della tabella. Ad esempio con il pulsante Layout rapporto si applica alla tabella pivot una combinazione di formati predefiniti.
Layout rapporto
Il gruppo Stili veloci tabella pivot propone delle formattazioni predefinite per la tabella.
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Glossario
Allineamento: impostazione del testo all‟interno della cella. L‟allineamento può essere a sinistra al centro, a destra, giustificato.
Alt: tasto speciale, situato sul lato sinistro della barra spaziatrice, che, in combinazione con il tasto Invio permette di andare a capo all‟interno di una cella. Annulla: Il tasto Annulla permette di annullare l‟operazione effettuata.
Apice: effetto del carattere per elevare il testo selezionato. Ad esempio per scrivere formule tipo x2.
Arial: carattere di scrittura predefinito di Excel.
Assi: elementi di un grafico. Gli assi possono essere: asse delle categorie, asse x, o delle ascisse, che è disposto orizzontalmente lungo il lato inferiore nella maggior parte dei grafici; asse dei valori, y, o delle ordinate, disposto verticalmente lungo il solo lato sinistro o su entrambi e contiene la scala di rappresentazione dei dati; asse z, per i soli grafici tridimensionali.
Automazione d’ufficio: nel contesto del software, si intende l‟insieme di programmi per rendere il lavoro d‟ufficio realizzabile tramite il computer.
Avvio: vedi Start.
Barra degli strumenti: barra che riporta una serie di icone per selezionare le funzioni utilizzate con maggiore frequenza, come Apri, Salva, Stampa….
Barra della formula: barra nella quale viene visualizzata la cella selezionata e il suo contenuto, testo, valore numerico o formula; nel caso di formule nella cella viene invece visualizzato il risultato del calcolo.
Barra del titolo: barra di intestazione di una finestra, che riporta il nome dell‟applicazione e pulsanti per ingrandire/rimpicciolire la finestra, per chiudere l‟applicazione, per sospenderne temporaneamente le operazioni.
Barra delle applicazioni: barra presente sullo schermo sulla quale sono posizionati il pulsante di avvio (Avvio o Start), i pulsanti relativi alle finestre aperte e l‟orologio. Barra di scorrimento: barra verticale o orizzontale che consente di spostarsi all‟interno di un‟area di lavoro, quando la finestra non riesce a visualizzarla per intero.
Barra di stato: barra che visualizza la fase operativa dell‟applicazione. Canc: è il tasto che cancella il contenuto della/e cella/e selezionate.
Cartella: contenitore virtuale in cui inserire i dati, raccoglierli e organizzarli.
Cartella di lavoro: un documento di excel prende il nome di cartella di lavoro, dato che è costituito in origine da tre fogli (Foglio1, Foglio2, Foglio3)
Cella: unità base di una tabella, intersezione di una riga e di una colonna.
Cella attiva: è la cella selezionata nel foglio di lavoro (si riconosce dall‟aspetto “bordato”).
Cliccare: operazione che consiste nel posizionare il puntatore del mouse e premere una volta il tasto sinistro su una zona del monitor,dell'immagine, sul pulsante o la parola, che s'intende attivare o selezionare.
Completamento automatico: modalità di inserimento dati di Excel che permette di ottenere in modo automatico una voce presente nella stessa colonna della cella attiva senza doverla riscrivere.
Copia: comando che permette di memorizzare il testo selezionato nella memoria temporanea del calcolatore per poter essere copiato, tramite il comando Incolla, in un‟altra parte del documento.
Corsivo: metodo di rappresentazione dei caratteri tipografici in modo inclinato
Ctrl: tasto speciale, situato sui lati della barra spaziatrice, utilizzato in combinazione con altri tasti. Ad esempio ctrl+c corrisponde al comando Copia, ctrl+v corrisponde al comando Incolla. Permette anche, in combinazione con il mouse, di selezionare celle non adiacenti.
Directory: vedi cartella. Dischetto: vedi floppy disk.
Disco: unità periferica per la memorizzazione di dati, costituita da uno o più piatti sovrapposti, di forma circolare, tenuti in rotazione per poter registrare dati o leggere i dati registrati in precedenza.
Disco fisso: vedi hard disk.
Elaborazione testi: programma per l‟introduzione, la correzione, l‟impaginazione, l‟archiviazione e la stampa di documenti di tipo testo.
Esc: è il tasto che annulla l‟inserimento di un dato o di una formula in una cella . in generale annulla l‟operazione che si stava eseguendo.
Excel: programma applicativo di foglio elettronico della Microsoft, che permette di raccogliere ed elaborare i dati inseriti da un utente (ad esempio utilizzo di funzioni matematiche, realizzazione di grafici e cartine, ...).
Fare clic: vedi cliccare.
Fare doppio clic: premere e rilasciare due volte, in rapida successione, il tasto di selezione di un dispositivo di puntamento, senza spostare il puntatore dalla scelta. File: può essere genericamente definito come insieme omogeneo di dati registrato in maniera permanente su disco fisso o su dischetto come documento. Un file è dunque un documento di un word processor, un disegno realizzato con un programma di grafica, una tabella realizzata con un foglio elettronico….
Finestra: è l‟interfaccia con cui il sistema operativo Windows visualizza le informazioni (di qualunque tipo esse siano) all'utente. Ci sono, infatti, finestre che contengono applicazioni, comandi o documenti.
Finestra attiva: è la finestra in primo piano, quella che attualmente riceve i comandi dal mouse o dalla tastiera.
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Foglio di lavoro: matrice di righe e colonne visualizzata sullo schermo in una
finestra scorrevole.
Foglio Elettronico: programma per effettuare operazioni di calcolo su insiemi di dati di tipo matrice.
Foglio di lavoro: vedi foglio elettronico.
Font: è il termine inglese che si usa per identificare un tipo di carattere: per esempio Arial, Times new roman, Webdings, Wingdings.
Formattare (documento): rappresenta l'operazione con cui si decide l'impostazione visiva da dare ad un documento attraverso la modifica dei margini, degli stili, dei colori, dello sfondo.
Formula: metodo di esecuzione dei calcoli che utilizza valori, indirizzi di cella e operatori matematici.
Formula assoluta: formula che fa riferimento sempre alla medesima cella, indipendentemente dalla sua posizione.
Formula relativa: formula che aggiorna i riferimenti delle celle quando viene copiata oppure spostata in una nuova posizione. Per default, le formule di Excel sono formule relative.
Funzione: formula predefinita che esegue un‟azione specifica, come il calcolo del totale oppure la media dei valori. (Media, Somma, Min, Max).
Funzione annidata o nidificata: è una funzione che ha come argomento un‟altra funzione.
Grafico: rappresentazione tramite un disegno di un fenomeno o di una funzione.