Aggiunte all’Allegato 3 (Lista dei terzi per il trasferimento semplificato di cui alla Sezione 8.3.2)
© DESCA - Horizon 2020 Model Consortium Agreement (www.DESCA-2020.eu), Vicende del consorzio
Ingresso di una nuova Parte nel consorzio e approvazione delle condizioni di adesione di tale nuova Parte
Uscita volontaria di una Parte dal consorzio e approvazione delle condizioni di tale uscita
Identificazione di una violazioni degli obblighi posti in capo a una Parte ai sensi del presente Accordo di Consorzio o della Convenzione di Sovvenzione
Dichiarazione di una Parte quale Parte Inadempiente
Rimedi che la Parte Inadempiente deve porre in essere
Cessazione della partecipazione dal consorzio di una Parte Inadempiente e misure relative
Proposta all’Ente Finanziatore di sostituzione del Coordinatore
Proposta all’Ente Finanziatore di sospensione totale o parziale del Progetto
Proposta all’Ente Finanziatore di cessazione del Progetto e dell’Accordo di Consorzio
Nomine
Sulla base della Convenzione di Sovvenzione, se necessario, la nomina di:
- Membri del Comitato Esecutivo
6.3.2 Comitato Esecutivo
In aggiunta alle norme descritte nella Sezione 6.2, si applicano le regole seguenti:
6.3.2.1 Membri
Il Comitato Esecutivo è formato dal Coordinatore e dalle Parti nominate dall’Assemblea Generale.
Il Coordinatore presiede tutte le riunioni del Comitato Esecutivo, salvo se diversamente stabilito da una maggioranza dei due terzi.
6.3.2.2 Verbali delle riunioni
I verbali delle riunione del Comitato Esecutivo, una volta approvati, sono inviati dal Coordinatore ai Membri dell’Assemblea Generale, per informazione.
6.3.2.3 Compiti 6.3.2.3.1
Il Comitato Esecutivo prepara le riunioni, propone decisioni e prepara l’ordine del giorno dell’Assemblea Generale ai sensi della Sezione 6.3.1.2
© DESCA - Horizon 2020 Model Consortium Agreement (www.DESCA-2020.eu), Il Comitato Esecutivo ricerca il consenso tra le Parti.
6.3.2.3.3
Il Comitato Esecutivo è responsabile per la corretta esecuzione e attuazione delle decisioni dell’Assemblea Generale.
6.3.2.3.4
Il Comitato Esecutivo monitora l’efficace e efficiente realizzazione del Progetto.
6.3.2.3.5
Il Comitato Esecutivo, inoltre, raccoglie informazioni almeno ogni 6 mesi sui progressi del Progetto, esamina tali informazioni per valutare la conformità del Progetto al Piano di Progetto del Consorzio e, se necessario, propone modifiche al Piano di Progetto del Consorzio all’Assemblea Generale.
6.3.2.3.6
Il Comitato Esecutivo:
approva i Membri del Gruppo di supporto al management su proposta del Coordinatore
supporta il Coordinatore nella preparazione delle riunioni con l’Ente Finanziatore e dei relativi dati e rilasci intermedi;
prepara i contenuti e la tempistica dei comunicati stampa e delle pubblicazioni congiunte del consorzio o proposti dall’Ente Finanziatore relativamente alle procedure dell’articolo 29 della Convenzione di Sovvenzione.
6.3.2.3.7
Nel caso in cui vengano soppressi dei compiti come risultato di una decisione dell’Assemblea Generale, il Comitato Esecutivo fornisce suggerimenti all’Assemblea Generale su come riorganizzare i compiti e il budget delle Parti interessate. Tale riorganizzazione deve tener conto degli impegni legittimi presi precedentemente alla decisione, che non possono essere cancellati.
6.4 Coordinatore 6.4.1
Il Coordinatore è l’intermediario tra le Parti e l’Ente Finanziatore e svolge tutti i compiti ad esso assegnati, come descritti nella Convenzione di Sovvenzione e nel presente Accordo di Consorzio
6.4.2
In particolare, il Coordinatore è responsabile di:
monitorare il rispetto degli obblighi in capo alle Parti
aggiornare e rendere disponibile la lista degli indirizzi dei Membri e di altre persone di contatto.
raccogliere, controllare la coerenza e sottoporre all’Ente Finanziatore rapporti, altri rilasci intermedi (inclusi rendiconti finanziari e relative attestazioni) e specifici documenti richiesti
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amministrare i contributi finanziari dell’Ente Finanziatore e svolgere i compiti contabili descritti nella Sezione 7.3
fornire alle Parti, su richiesta, copie ufficiali o originali di documenti di cui il
Coordinatore ha il possesso esclusivo, quando tali copie o originali sono necessari alle Parti per esercitare i propri diritti.
Qualora una o più Parti ritardino la trasmissione di qualunque rilascio intermedio del
progetto, il Coordinatore può nondimeno trasmettere all’Ente Finanziatore, nei tempi previsti, i rilasci intermedi delle altre Parti e tutti gli altri documenti richiesti dalla Convenzione di Sovvenzione.
6.4.3
Qualora il Coordinatore venga meno alle sue funzioni di coordinamento, l’Assemblea Generale può proporre all’Ente Finanziatore la sostituzione del Coordinatore.
6.4.4
Il Coordinatore non ha titolo per agire o fare dichiarazioni legalmente vincolanti per conto di qualsiasi altra Parte o del consorzio, salvo se diversamente e esplicitamente stabilito nella Convenzione di Sovvenzione o nel presente Accordo di Consorzio.
6.4.5
Il Coordinatore non può estendere il proprio ruolo oltre i compiti specificati nel presente Accordo di Consorzio e nella Convenzione di Sovvenzione.
6.5 [Opzione: 6.5 Gruppo di supporto al management
(Opzionale, laddove previsto nella Convenzione di Sovvenzione o altrimenti deciso dal consorzio)
Il Gruppo di supporto al management è proposto dal Coordinatore e nominato dal Comitato Esecutivo. Il Gruppo assiste e facilita il lavoro del Comitato Esecutivo e del Coordinatore nell’esecuzione delle decisioni dell’Assemblea Generale e nella gestione quotidiana del Progetto
6.6 [Opzione: 6.6 Comitato Consultivo di Esperti Esterni
(Opzionale, laddove previsto nella Convenzione di Sovvenzione o altrimenti deciso dal consorzio)
Un Comitato Consultivo di Esperti Esterni (EEAB - External Expert Advisory Board) è
nominato e guidato dal Comitato Esecutivo. L’EEAB assiste e facilita il processo decisionale dell’Assemblea Generale. Il Coordinatore garantisce che sia stipulato un patto di riservatezza tra tutte le Parti e ciascun membro EEAB. I termini di tale patto non devono essere meno stringenti di quelli stabiliti nel presente Accordo di Consorzio, e devono essere definiti non più tardi di 30 giorni di calendario successivi alla nomina dei membri EEAB oppure prima dello scambio di qualunque informazione riservata, qualora quest’ultima data sia anteriore. Il Coordinatore redige i verbali delle riunioni dell’EEAB e prepara la realizzazione dei
suggerimenti da esso forniti. I membri dell’EEAB sono ammessi su invito a partecipare, senza diritto di voto, alle riunioni dell’Assemblea Generale.
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7 Sezione: Disposizioni finanziarie
7.1 Principi generali
7.1.1 Distribuzione del contributo finanziario
Il contributo finanziario dell’Ente Finanziatore al Progetto è distribuito dal Coordinatore secondo:
il Piano di Progetto del Consorzio
l’approvazione delle relazioni da parte dell’Ente Finanziatore, e
le disposizione relative ai pagamenti di cui alla Sezione 7.3
Una Parte riceve il finanziamento solo per i compiti da essa svolti in conformità al Piano di Progetto del Consorzio.
7.1.2 Presentazione dei giustificativi di spesa
In conformità ai rispettivi consueti principi e prassi di gestione e contabilità, ciascuna Parte è responsabile in via esclusiva nei confronti dell’Ente Finanziatore per la presentazione dei propri giustificativi di spesa relativi al Progetto. Né il Coordinatore né alcun altra Parte è in alcun modo responsabile o può essere chiamato a rispondere nei confronti dell’Ente Finanziatore per tale presentazione dei giustificativi di spesa.
7.1.3 Principi di finanziamento
Ove una Parte spenda meno della quota di budget ad essa spettante secondo il Piano di Progetto del Consorzio o – in caso di rimborso di costi unitari – produca meno unità rispetto a quelle previste nel Piano di Progetto del Consorzio, sarà finanziata solo per le effettive spese ammissibili debitamente giustificate.
Ove una parte spenda più della quota di budget ad essa spettante secondo il Piano di
Progetto del Consorzio sarà finanziata solo per le spese ammissibili debitamente giustificate, per una somma massima non eccedente tale quota.
7.1.4 Restituzione di pagamenti eccedenti; anticipo 7.1.4.1
Qualora una parte abbia ricevuto pagamenti eccedenti è tenuta a restituire al Coordinatore la somma corrispondente, senza indebito ritardo.
7.1.4.2
Nel caso in cui una Parte ottenga un anticipo che deve essere detratto dal finanziamento totale stabilito nel Piano di Progetto del Consorzio, la detrazione riguarda solo la Parte che ottiene tale entrata. La quota di finanziamento del budget spettante alle altre Parti non è pregiudicata da tale anticipo. Nel caso in cui l’anticipo in questione ecceda la quota spettante alla Parte in base al Piano di Progetto del Consorzio, tale Parte rimborsa la riduzione del finanziamento subita dalle altre Parti.
7.1.5 Conseguenze finanziarie relative alla cessazione della partecipazione di una Parte
Una Parte che esce dal consorzio rimborsa tutti i pagamenti ricevuti, ad eccezione
dell’ammontare del contributo già approvato dall’Ente Finanziatore o da altro contributore.
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Accordo di Consorzio, sopporta ogni ragionevole e giustificabile costo aggiuntivo che derivi alle altre Parti per l’esecuzione dei propri compiti e di quelli della Parte Inadempiente stessa.
7.2 Formazione del budget
Il budget stabilito nel Piano di Progetto del Consorzio è valorizzato in conformità con i consueti principi e prassi di gestione e contabilità delle rispettive Parti.
7.3 Pagamenti
7.3.1 I pagamenti alle Parti sono di competenza esclusiva del Coordinatore In particolare, il Coordinatore:
comunica tempestivamente alla Parte interessata la data e il dettaglio degli importi versati sul conto bancario della stessa, fornendo i relativi riferimenti;
esegue con diligenza i propri compiti legati alla corretta gestione dei fondi e al mantenimento dei conti finanziari;
si impegna a mantenere distinto il contributo finanziario dell’Ente Finanziatore al Progetto dalla propria normale contabilità aziendale, i propri asset e le proprietà, tranne nel caso in cui il Coordinatore sia un Ente Pubblico o non gli sia consentito per legge.
in riferimento agli Articoli 21.2 e 21.3.2 della Convenzione di Sovvenzione, nessuna Parte riceve, prima della fine del Progetto, un importo eccedente la quota ad essa spettante dell’ammontare massimo del finanziamento, diminuito delle somme trattenute dall’Ente Finanziatore per il Fondo di Garanzia e per il pagamento finale.
7.3.2
Il piano di pagamento, contenente il trasferimento del pre-finanziamento e dei pagamenti intermedi alle Parti, è gestito come segue:
[Opzione 1:]
Il finanziamento dei costi inclusi nel Piano di Progetto del Consorzio sarà pagato alle Parti in rate separate dopo aver ricevuto le somme dall’Ente Finanziatore come di seguito indicato:
Xx % al ricevimento del Pagamento Anticipato
.. …
Il finanziamento dei costi approvati dall’Ente Finanziatore sarà pagato alla Parte interessata.
[fine dell’opzione 1]
[Opzione 2:]
Il finanziamento dei costi inclusi nel Piano di Progetto del Consorzio sarà pagato alle Parti dopo aver ricevuto le somme dall’Ente Finanziatore, senza indebito ritardo e in conformità alle disposizioni della Convenzione di Sovvenzione. I costi approvati dall’Ente Finanziatore saranno pagati alla Parte interessata.