• rispettare le politiche per la protezione delle informazioni e i requisiti per la protezione dei dati;
• utilizzare e proteggere le password di accesso a computer e reti;
• memorizzare le informazioni sensibili, di proprietà o altamente riservate in file protetti sui server sicuri forniti dal Gruppo;
• proteggere sempre tutti i dispositivi elettronici;
• rispettare i controlli di sicurezza sulle informazioni;
• proteggere le apparecchiature e i sistemi informatici da pornografia, gioco d’azzardo e altri utilizzi illegali, offensivi o non appropriati.
16. Rispetto dell’ambiente
Il Gruppo DENTSU si impegna, nel compimento delle sue attività, al rispetto dell’ambiente e della salute pubblica motivando e sensibilizzando tutti i dipendenti, promuovendo un atteggiamento positivo e accrescendo il loro senso di responsabilità nei confronti dell’ambiente.
La gestione dei rifiuti prodotti nello svolgimento delle attività dell’Ente è operata conformemente alla normativa ambientale, avvalendosi di imprese dotate delle autorizzazioni ed in possesso dei requisiti previsti dalla legislazione in materia.
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SEZIONE SECONDA – CODICE DI CONDOTTA
Il Gruppo DENTSU vuole essere una forza per il benessere degli individui. Le aziende del Gruppo rappresentano il bene se ognuno di noi fa la cosa giusta. È questo che ci permette di essere una forza per il bene, iniziando da ognuno di noi. Ecco perché vogliamo che chiunque lavori in Dentsu o per conto di Dentsu, comprenda e rispetti il nostro Codice di Condotta.
Il Codice di Condotta è applicabile a tutti coloro che lavorano per il Gruppo. Il Codice definisce il modo in cui dobbiamo comportarci quali membri della comunità Dentsu ed i principi fondamentali che tutti siamo tenuti a rispettare.
Esso definisce come dobbiamo comporci nei confronti dei colleghi, nei confronti dei nostri stakeholder, compresi i clienti e gli altri partner commerciali, i nostri azionisti e le nostre comunità.
Lavorare insieme
• Dentsu è un’organizzazione che non tollera alcuna forma di razzismo o favoritismo. Attraverso il nostro impegno per la Diversità, l’Eguaglianza e l’Inclusione ci impegniamo a ricercare prospettive diverse, a celebrare le differenze e costruire una cultura inclusiva dove ciascuno si senta libero di essere sé stesso sul posto di lavoro. Ci impegniamo per cambiamenti di lungo termine nella società ed all’interno del nostro business per assicurare una cultura fondata su principi di correttezza, equità ed eguaglianza per tutti. Ciò significa che:
▪ riteniamo che tutti abbiano il diritto di essere trattati con imparzialità e rispetto. Non giustificheremo alcuna forma di razzismo, discriminazione od odio;
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▪ trattiamo tutti con rispetto e non tolleriamo molestie di alcun tipo, compresi atti di bullismo o di abuso e comportamenti offensivi; e
▪ non verranno mai fatte discriminazioni di natura razziale, religiosa, nazionale, etnica o sociale né di genere o sull’identità di genere, l’orientamento sessuale, l’età, lo stato di gravidanza, la diversità neurologica, abilità fisiche diverse o qualsiasi altra categoria protetta dalla normativa vigente.
▪ Conduciamo le attività dell’azienda e ci comportiamo in linea con le aspettative indicate nel modello Leadership@dentsu.
▪ Ci prendiamo cura l’uno dell’altro. Offriamo un ambiente di lavoro sano e sicuro a tutti i nostri dipendenti a tutela del loro benessere fisico e psicologico. Eventuali incidenti, infortuni o situazioni potenzialmente pericolose sul lavoro devono essere segnalati prontamente così da consentirci di prendere i provvedimenti necessari.
Lavorare in modo responsabile
• Teniamo un comportamento professionale e responsabile quando rappresentiamo Dentsu o uno dei nostri partners commerciali, sia in azienda che ad eventi che si svolgono fuori dalla sede di lavoro.
• L'assunzione di alcol durante le attività di lavoro o negli incontri con i colleghi è misurata e responsabile, ed è vietato l’uso, il possesso o la distribuzione di sostanze illecite o che possono impattare in modo inaccettabile sullo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.
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• Proteggiamo i beni di Dentsu, siano essi beni fisici o elettronici, intellettuali e/o finanziari ed usiamoli solo nel modo in cui siamo autorizzati a farlo e in linea con l'obiettivo di promuovere gli interessi commerciali di Dentsu.
• Assicuriamo la dotazione di sistemi capaci di proteggere e trattare i dati in modo appropriato nonché di trattare in modo sicuro e riservato le informazioni sensibili, sia nostre che dei nostri clienti e fornitori.
• Acquisiamo e utilizziamo informazioni personali o riservate, comprese quelle che riguardano i nostri dipendenti, solo ed esclusivamente per finalità legittime e in conformità alle leggi, i regolamenti, gli standard settoriali ed i requisiti interni.
• Ci assicuriamo che la nostra proprietà intellettuale sia debitamente protetta e rispettiamo la proprietà intellettuale altrui.
Lavorare con integrità
▪ Operiamo come titolari responsabili. Ci atteniamo a comprovati principi di buona governance con l’obiettivo di proteggere gli interessi di tutti i nostri stakeholder, compresi i clienti e gli altri partner commerciali, gli azionisti, la società in generale e l’ambiente.
▪ Ci facciamo promotori di un progresso significativo. Nel prendere decisioni difficili, diamo priorità all'impatto positivo per la società, alla nostra integrità e ad una strategia di lungo termine piuttosto che ad un successo nel breve periodo.
▪ Non effettuiamo mai operazioni sulle azioni sulla base di informazioni privilegiate, siano esse relative a Dentsu o a uno dei nostri partner
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commerciali, né forniamo a tal fine queste informazioni ad altri né adottiamo condotte di abuso di mercato.
▪ Ovunque operiamo, rispettiamo e ci atteniamo alle leggi, ai regolamenti ed ai codici di settore locali e internazionali, comprese le norme che disciplinano il commercio internazionale e quelle che riguardano soggetti e paesi interessati da sanzioni.
▪ Ci atteniamo alle policy interne, espletiamo le attività obbligatorie per legge, comprese quelle di formazione, e ci atteniamo sempre ai più elevati standard etici.
▪ Esercitiamo la dovuta diligenza e attenzione quando si stipulano contratti con terze parti e assolviamo alle nostre obbligazioni contrattuali.
▪ Abbiamo un approccio di tolleranza zero alla corruzione e non ci impegneremo in alcuna attività illecita o di corruzione in ogni forma, anche nelle relazioni con terze parti e con i nostri business partner.
▪ Non offriamo né accettiamo regali, opportunità di intrattenimento od ospitalità inappropriati o che possano condurre qualsiasi persona ad eseguire le proprie mansioni in modo improprio. Quando necessario, consultiamo le nostre policy interne e quelle dei nostri partner commerciali per controllare l’appropriatezza o meno di determinati regali, opportunità di intrattenimento ed ospitalità.
▪ Non commettiamo frodi od operazioni di riciclaggio di denaro, né tolleriamo tali attività da parte dei nostri dipendenti.
▪ Siamo onesti e precisi nella nostra rendicontazione contabile, finanziaria e non finanziaria, e le nostre dichiarazioni, finanziarie e non
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finanziarie, vengono presentate puntualmente e redatte in modo trasparente.
▪ Cerchiamo costantemente di individuare e comprendere i rischi a cui possono andare incontro i nostri dipendenti o che possono colpire la nostra attività ed implementiamo sistemi di gestione del rischio atti a ridurne la frequenza e l'impatto.
▪ Evitiamo ogni attività che possa porre i nostri interessi in conflitto con quelli di Dentsu. Se veniamo a conoscenza di un tale conflitto, provvediamo ad ottenere, in via preventiva, le debite approvazioni nonché a segnalare, gestire e monitorare in modo appropriato tali interessi.
Lavorare in Partnership con altri e la Comunità
▪ Onoriamo i principi universalmente riconosciuti a tutela dei diritti dell'uomo. Non verrà tollerata alcuna violazione di questi diritti né all’interno del nostro gruppo né da parte dei nostri partner commerciali.
▪ Abbiamo un approccio di tolleranza zero verso qualsiasi forma di schiavitù e confermiamo la volontà di ottemperare a tutte le leggi in materia di lavoro e di diritti dell’uomo, comprese quelle sul lavoro minorile e chiediamo ai nostri partner lo stesso impegno.
▪ Vogliamo costruire relazioni durature con i nostri clienti e proteggere i loro interessi offrendo loro professionalità, diligenza e responsabilità.
▪ Ci comportiamo correttamente con i nostri fornitori, impieghiamo pratiche di approvvigionamento corrette e trasparenti e ci
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assicuriamo che solo aziende che osservano i nostri standard possano essere parte della nostra catena di fornitura.
▪ Operiamo in conformità ai principi di leale e corretta concorrenza.
▪ Partecipiamo ad attività e supportiamo iniziative che contribuiscono allo sviluppo delle nostre comunità locali e promuoviamo una sempre maggiore responsabilità sociale e ambientale tra i nostri dipendenti e partner commerciali. Valutiamo l'impatto delle nostre attività sull’ambiente e facciamo il possibile per ridurre il danno ambientale riconducibile alle stesse.
▪ Miriamo ai più elevati standard di sostenibilità d’impresa e di tutela ambientale, agendo in conformità agli standard di legge ed internazionali.
Difendiamo i nostri Standard
▪ Ci attendiamo che i nostri dipendenti segnalino eventuali loro dubbi o sospetti di comportamenti illeciti, compresa ogni potenziale violazione del presente Codice e/o delle nostre policy interne. Vi sono diversi modi per segnalare tali situazioni, anche mediante i propri manager di linea, gli addetti alle risorse umane, i team Legali, quelli di etica e compliance oppure utilizzando la funzione whistleblowing.
▪ Non tolleriamo alcuna forma di ritorsione contro coloro che in buona fede hanno segnalato. Abbiamo una procedura uniforme e eguale per tutti per lo svolgimento delle indagini relative a incidenti o a
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situazioni dubbie che assicura che tutte le informazioni rilevanti vengano debitamente vagliate.
L’eventuale violazione degli standard oggetto del presente Codice può dar luogo a provvedimenti disciplinari, compresa la cessazione del rapporto di lavoro.
Risorse
Per chiarire eventuali quesiti sull’interpretazione del presente Codice di Condotta o per segnalare un dubbio, si invita a consultare le seguenti risorse.
▪ Contattare in tutta riservatezza il Responsabile della Protezione dei Dati di Dentsu international per le questioni che riguardano la protezione dei dati: [email protected]
▪ Per le questioni di carattere generale e per esternare i propri dubbi:
▪ Per segnalare un dubbio utilizzando la Hotline SafeCall:
1. email [email protected]
2. visitare www.safecall.co.uk/reports per comunicare informazioni online; o
3. visitare https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers per conoscere qual è il numero telefonico gratuito per il paese di residenza tramite il quale comunicare informazioni