6.11.1. Sistema di controllo interno e gestione dei rischi.
La Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo si impegna a promuovere e mantenere un adeguato sistema di controllo interno e gestione dei rischi, adottando e mettendo in esecuzione tutti gli strumenti utili ad indirizzare, gestire e verificare le attività di
impresa con l’obiettivo di assicurare il rispetto di leggi e procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire in modo ottimale ed efficiente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi, garantendo altresì un corretto processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali.
La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno e gestione dei rischi efficace è comune ad ogni livello della struttura organizzativa della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo; di conseguenza, tutti coloro che operano, nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte, sono impegnati nel definire e nel partecipare attivamente al corretto funzionamento del sistema di controllo interno e gestione dei rischi.
La Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo promuove la diffusione a tutti i livelli di una cultura e di procedure caratterizzate dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli e dalla assunzione di una mentalità orientata all’esercizio consapevole e volontario dei controlli;
di conseguenza, il management in primo luogo e tutti colo che operano nella Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo in ogni caso sono tenuti a contribuire e rendersi partecipi del sistema di controllo interno e gestione dei rischi della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo e, con attitudine positiva, a farne partecipi i propri collaboratori.
Ognuno è custode responsabile dei beni aziendali assegnati (materiali e immateriali) che sono strumentali all’attività svolta; nessun dipendente può fare, o consentire ad altri, uso improprio dei beni assegnati e delle risorse della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo.
Sono proibite senza eccezione pratiche e attitudini riconducibili al compimento o alla partecipazione al compimento di frodi.
Gli organismi di controllo e di vigilanza, la funzione Internal Audit della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo e le società di revisione incaricate hanno libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni utili per lo svolgimento dell’attività di competenza.
6.11.2. Conflitti di interesse.
La Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo riconosce e rispetta il diritto delle proprie persone a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quella svolta nell’interesse della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti nei confronti della società. La Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo adotta
strumenti normativi interni che assicurano la trasparenza e la correttezza, sostanziale e procedurale, delle operazioni con interessi degli amministratori e sindaci ed operazioni con parti correlate.
Il management e i dipendenti della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo sono tenuti a evitare e a segnalare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura od organo di appartenenza. In particolare, ciascuno è tenuto a segnalare le specifiche situazioni e attività in cui egli o, per quanto di sua conoscenza, propri parenti o affini entro il 2° grado o conviventi di fatto, sono titolari di interessi economici e finanziari (proprietario o socio) nell’ambito di fornitori, di clienti, di concorrenti, di terzi contraenti, o delle relative società controllanti o controllate, o vi ricoprono ruoli societari di amministrazione o di controllo, ovvero manageriali.
Determinano, inoltre, conflitti di interesse le situazioni seguenti:
1. utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni o opportunità di affari acquisite nell’esercizio del proprio incarico, a vantaggio indebito proprio o di terzi;
2. svolgimento di attività lavorative da parte del dipendente e/o suoi familiari presso fornitori, subfornitori, concorrenti.
In ogni caso, il management e i dipendenti della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo sono tenuti a evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si può manifestare un conflitto con gli interessi dell’azienda o che possono interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto dei principi e dei contenuti del Codice o, in senso generale, di adempiere esattamente alle funzioni e responsabilità ricoperte. Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata al superiore in posizione manageriale, o all’organo del quale si è parte, e al Garante. Parimenti, il soggetto coinvolto si astiene tempestivamente dall’intervenire nel processo operativo/decisionale e il superiore in posizione manageriale o l’organo:
a) individua le soluzioni operative atte a salvaguardare, nel caso specifico, la trasparenza e la correttezza dei comportamenti nello svolgimento delle attività;
b) trasmette agli interessati - e per conoscenza al proprio superiore gerarchico, nonché al Garante - le necessarie istruzioni scritte;
c) archivia la documentazione ricevuta e trasmessa.
6.11.3. Trasparenza delle registrazioni contabili e fiscali.
La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun componente degli organi sociali, del management o dipendente è tenuto a collaborare, nell’ambito delle proprie competenze, affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nelle scritture contabili.
È fatto divieto di porre in essere comportamenti che possono arrecare pregiudizio alla trasparenza e tracciabilità dell’informativa di bilancio.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:
1. l’agevole e puntuale registrazione contabile;
2. l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e di ripartizione e segregazione dei compiti;
3. la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori anche materiali o interpretativi.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. È compito di tutti coloro che operano per la Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.
Coloro che vengono a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore, o all’organo del quale sono parte, e al Garante.
6.11.4. Tutela della salute, sicurezza e ambiente e dell’incolumità pubblica.
Le attività della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo devono essere condotte in conformità agli accordi e agli standard internazionali e alle leggi, ai regolamenti, alle pratiche amministrative e alle politiche nazionali dei Paesi in cui opera relative alla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, dell’ambiente e della incolumità pubblica.
La Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo contribuisce attivamente nelle sedi appropriate alla promozione dello sviluppo scientifico e tecnologico volto alla salvaguardia delle risorse e dell’ambiente. La gestione operativa deve fare riferimento a criteri avanzati di salvaguardia ambientale e di efficienza energetica perseguendo il miglioramento continuo delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro e di protezione ambientale.
Coloro che operano nella Società, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipano attivamente al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e dell’incolumità pubblica e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.
E’ compito della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo eliminare i rischi e, ove ciò sia possibile, ridurli al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnologico, impartire adeguate istruzioni ai propri lavoratori
6.11.5. Ricerca, innovazione e tutela del patrimonio intellettuale.
La Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo promuove le attività di ricerca e innovazione da parte del management e dei dipendenti, nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte. Gli asset intellettuali generati da tale attività innovativa costituiscono un patrimonio centrale e imprescindibile della Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo
La ricerca e l’innovazione sono dedicate in particolare alla promozione di prodotti, strumenti, processi e comportamenti sempre più favorevoli per l’efficienza energetica, la riduzione dell’impatto per l’ambiente, l’attenzione alla salute e sicurezza dei dipendenti, dei clienti e delle comunità locali in cui la Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo opera e in generale per la sostenibilità delle attività di impresa.
Colo che operano nella Società nazionale di mutuo soccorso Cesare Pozzo sono tenuti a contribuire attivamente, nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte, al governo del patrimonio intellettuale per consentirne lo sviluppo, la protezione e la valorizzazione.