nella presa visione della documentazione necessaria al controllo stesso;
nell’ispezione che le indicazioni contenute nel documento/norma di riferimento siano correttamente applicate sul prodotto oggetto di ispezione;
nel colloquio con il cliente per la risoluzione delle anomalie/osservazioni qualora la norma di riferimento lo permetta.
nella verbalizzazione di quanto ispezionato/misurato/provato.
4.1 Richiesta
Per ogni attività di ispezione è specificata la procedura da adottare, la documentazione tecnica necessaria, l’ambito di applicazione, i diritti e i doveri del cliente nonché il riferimento per cui si esegue attività di ispezione.
Al di là degli specifici requisiti e modalità relative alla singola norma viene in ogni caso richiesto che quanto previsto dalla procedura di ispezione sia rispettato.
Per ogni procedura di ispezione sono predisposti specifici formati da utilizzare come “incarico di ispezione” che vengono inviati a M1 debitamente firmati da un legale rappresentante o da chi per esso del richiedente.
L’incarico di ispezione (documentazione contrattuale debitamente firmata) contiene almeno le seguenti informazioni:
denominazione, ragione sociale, indirizzo, stato giuridico;
tipologia di prodotti da sottoporre a ispezione;
le norme di riferimento applicabili al prodotto per l’attività di ispezione.
Inoltre il richiedente si impegna a:
mettere a disposizione all’atto della verifica, i mezzi opportuni e il personale occorrente personale esperto ed abilitato, che eseguirà le manovre e le operazioni necessarie indicate dal nostro ispettore al fine dell’espletamento dell’ispezione. Dovrà inoltre essere disponibile l’accesso agevole e sicuro a tutti i luoghi necessari all’espletamento della verifica nonché all’eventuale limitazione di accesso a personale non coinvolto nelle operazioni di verifica;
mettere a disposizione del personale ispettivo M1 tutta la documentazione richiesta;
notificare immediatamente a M1 eventuali procedimenti legali in corso inerenti il prodotto oggetto dell’ispezione, fatti salvi i limiti imposti dalla legge, e tenere informato M1 sugli sviluppi di tali procedimenti;
mettere a disposizione tutto quanto necessario per lo svolgimento delle attività di ispezione, incluse le attività di esame di documentazione, i necessari accessi alle aree e alla documentazione;
non impiegare fuori dal loro ambito di applicazione i verbali inerenti l’ispezione;
Regolamento per le attività di ispezione Versione 06 Pagina 6 di 13
consentire l’eventuale accesso al personale dell’Ente di Accreditamento ACCREDIA1/ organismo di controllo durante i sopralluoghi di ispezione, in veste di osservatori, e accettare altresì, ispettori M1 in affiancamento/addestramento e ispettori M1 in veste di osservatori (per attività di monitoraggio in campo);
ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro, fornire a M1 le necessarie informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente di lavoro in cui è destinato ad operare il personale M1, nonché sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate e si impegna altresì a coordinarsi e a operare con M1 ai fini del rispetto delle norme di prevenzione e di sicurezza
comunicare tempestivamente a M1 qualsiasi eventuale modifica dei dati forniti e segnalare incidenti, guasti, riparazioni, modifiche, trasferimento e spostamento dell’impianto
accettare gli esiti delle verifiche e provvedere alla risoluzione dei rilievi emersi nel corso delle verifiche stesse
assolvere al pagamento delle quote pattuite nei tempi e secondo le modalità concordate;
In caso di mancato rispetto anche di uno solo degli impegni di cui sopra da parte del cliente, M1 ha facoltà di sospendere l’intervento ed è liberato da qualsiasi obbligo previsto nel presente Regolamento, potendo peraltro avvalersi della facoltà di risolvere il Contratto.
A seguito di un incarico di ispezione possono essere rilasciate informazioni aggiuntive oltre a quelle fornite precedentemente al richiedente sul contenuto della stessa.
4.2 Incarico
Al ricevimento dell’incarico di ispezione di un prodotto, M1 esegue un riesame dell’incarico da parte del Customer Services e del Responsabile Tecnico; se permangono le condizioni riscontrate in sede di offerta, M1 procede con l’apertura della commessa e invio al cliente della conferma d’ordine o accettazione di incarico (qualora dall’analisi dei documenti inviati emergano differenze rispetto ai dati forniti all’atto dell’offerta, è facoltà di M1 richiedere tutte le integrazioni o modifiche necessarie prima della sottoscrizione e del formale avvio dell’iter)
Qualora ritenuto congruo, invia accettazione dell’ordine via fax / e-mail.
Il presente Regolamento, che è parte integrante del contratto, è reso disponibile al cliente sul nostro sito web e gliene viene data comunicazione sia nell’offerta, sia nell’accettazione dell’ordine.
Qualora il cliente richieda l’applicazione di un suo disciplinare, M1 richiede di trasmettere il Suo Regolamento di Ispezione e verifica se può accettare le condizioni trasmesse dal Committente, verificando la congruenza con le proprie procedure interne. Qualora siano accettabili sottoscrive lo stesso, mentre qualora non siano accettabili ne comunica le motivazioni cercando un punto di incontro con le esigenze del cliente.
4.3 Pianificazione delle attività
Le attività vengono pianificate in accordo con quanto previsto dalle procedure specifiche e vengono comunicate al richiedente i tempi e le date di esecuzione delle attività nonché gli ispettori incaricati.
La pianificazione delle attività di verifica avviene telefonicamente e/o tramite e-mail.
Nel caso in cui il richiedente abbia un motivato e documentabile caso di conflitto di interessi o di precedenti comportamenti non etici, in relazione ad uno o più ispettori a Lui comunicati, è Sua facoltà sollevare una riserva scritta entro 7 giorni dalla data di comunicazione. Se le obiezioni vengono ritenute valide, M1 designa un altro ispettore/Gruppo di Verifica Ispettiva.
1 Il fine della presenza del personale ACCREDIA è relativo alla verifica del mantenimento dei requisiti dell’Organismo di Ispezione (possono essere utilizzati anche altri metodi di controllo dell’operatività dell’Organismo di Ispezione, quali verifiche senza preavviso). Il divieto di accesso al personale ACCREDIA comporta la sospensione dell’attività ispettiva
Regolamento per le attività di ispezione Versione 06 Pagina 7 di 13 Per le attività di ispezione di cui al DPR 462/01, al DM 11/4/2011 e al DPR 162/99 la comunicazione avviene telefonicamente.
Si ricorda inoltre che:
il richiedente deve segnalare tempestivamente l’eventuale modifica delle informazioni riportate nella richiesta d’intervento;
l’annullamento o lo spostamento della data di intervento che verrà concordata deve essere segnalato a M1 con almeno 5 giorni lavorativi di preavviso;
l’esecuzione dell’ispezione con Voi preventivamente concordato, prima dei 7 giorni di cui sopra, equivale all’accettazione degli ispettori tecnici comunicati;
Qualora il cliente ritiene di sollevare M1 dall’incarico dato, M1 richiederà formale comunicazione e invierà ricezione della stessa a cliente.
4.4 Svolgimento dell’attività
L’ispezione di un prodotto consiste nella verifica che il prodotto stesso sia conforme ad una specifica norma/regolamento.
Il Cliente trasmette a M1 la documentazione di riferimento o indica la norma di riferimento per l’attività di controllo tecnico.
Il verificatore controlla che il prodotto sia conforme alle norme di riferimento o ai documenti di riferimento ed esegue (o fa eseguire, secondo le regole indicate nelle specifiche procedure) le prove previste e necessarie.
L’ispettore compila il verbale di verifica contestualmente all’esecuzione della verifica Al termine della verifica l’ispettore provvederà a redigere il verbale di verifica.
Se vengono riscontrate delle anomalie, queste sono riportate sul verbale stesso. Sono classificate come di seguito indicato:
anomalie che generano un verbale negativo: sono quelle anomalie da cui dipende la sicurezza dell’impianto e per le quali non è possibile lasciare in funzione lo stesso senza che vengano rimosse.
Le anomalie che generano un verbale negativo devono essere chiuse con una verifica straordinaria.
anomalie che non generano un verbale negativo: sono quelle anomalie da cui non dipende la sicurezza dell’impianto e per le quali è possibile lasciare in funzione lo stesso.
La verifica della risoluzione di tali anomalie verrà effettuata durante la verifica successiva.
Come previsto dalle procedure del Sistema di Qualità di M1, dopo che il verbale viene rilasciato al richiedente nelle modalità sopra indicate, i documenti dell’ispezione vengono verificati dal rispettivo Responsabile Tecnico della specifica attività o persona da lui incaricata.
Qualora dall’esame della documentazione di ispezione (verbale rilasciato dal verificatore, guide al controllo, altro materiale pertinente…) scaturisce che lo stesso non risulta conforme alle procedure adottate da M1, verrà effettuata una comunicazione scritta nella quale saranno indicate le azioni correttive da intraprendere.
Il riesame del Responsabile Tecnico o persona da lui incaricata e l’eventuale comunicazione al cliente (in particolare nel caso in cui è necessario riemettere il verbale2) viene condotto entro 30 giorni lavorativi dalla data di emissione del verbale.
Nel caso di verbale con “esito negativo” lo stesso viene analizzato, approvato e inviato dal Responsabile Tecnico alle autorità competenti entro 48 ore dall’effettuazione della verifica.
Se occorre anche modificare l’esito della verifica e questo diventa negativo, contestualmente il Responsabile Tecnico mandata la comunicazione al cliente e ai soggetti coinvolti.
2Nel caso in cui si debba modificare il verbale della verifica, il Responsabile Tecnico lo comunica all’ispettore che riemette il verbale in revisione 1, che annulla e sostituisce la precedente versione.
Regolamento per le attività di ispezione Versione 06 Pagina 8 di 13 Nel caso in cui, a seguito del riesame di un verbale, il responsabile tecnico valuta la necessità di ripetere la verifica, il Responsabile Tecnico lo comunica all’ispettore e alla funzione pianificazione, nonché lo scrive al cliente, specificando le cause che hanno portato alla necessità di ripianificare l’attività sull’impianto.
In mancanza di comunicazioni entro 30 giorni lavorativi dalla data di emissione del verbale, il verbale si intende confermato. Tale informazione viene anche riportata sul verbale stesso.
Il Verbale deve essere conservato e reso disponibile per le verifiche successive dell’impianto, a cura del Cliente.
Nel caso di “esito positivo” l’impianto sottoposto a verifica può essere mantenuto in servizio (ove siano stati verbalizzati dei rilievi, il cliente dovrà comunque ottemperare a quanto verbalizzato 3).
Nel caso di “esito negativo” l’impianto non può essere mantenuto in servizio e il Cliente dovrà effettuare gli interventi necessari per eliminare i rilievi rilevati e, a lavori ultimati, richiedere a M1 una verifica straordinaria prima della rimessa in servizio dell’impianto. Ove previsto, M1 comunicherà l’esito negativo della verifica alle autorità competenti - ASL, USL, ARPA,….
Nel caso di verifica straordinaria, si procede ad emettere il verbale in cui è specificato a cosa si riferisce la straordinaria; se la verifica non interessa l’intero impianto, la periodicità non viene modificata e decorre dalla data dell’ultima verifica periodica. Le gestione ed effettuazione delle verifiche straordinarie avvengono secondo le stesse modalità sopra descritte.