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o Permettere ad una terza persona di ripercorrere le fasi salienti del processo.
• Devono essere ricostruibili la formazione degli atti e i relativi livelli autorizzativi, lo sviluppo delle operazioni, materiali e di registrazione, con evidenza della loro motivazione e della loro causale, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; deve essere prevista, laddove possibile, l’adozione di sistemi informatici, che garantiscano la corretta e veritiera imputazione di ogni operazione al soggetto che ne è responsabile e ai soggetti che vi partecipano. Il sistema deve prevedere l’impossibilità di modifica (non tracciata) delle registrazioni;
• Il responsabile dell’attività sensibile deve produrre e mantenere adeguati report di monitoraggio che contengano evidenza dei controlli effettuati e di eventuali anomalie; coloro che effettuano il controllo degli adempimenti connessi all’espletamento delle attività sensibili devono porre particolare attenzione all’attuazione degli adempimenti stessi e riferire immediatamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
• La Società deve essere pertanto dotata di uno o più archivi di riferimento, disponibili in caso di controllo;
• I documenti riguardanti l’attività della Società, ed in particolare i documenti o la documentazione informatica riguardanti attività sensibili sono archiviati e conservati, a cura della struttura organizzativa competente, con modalità tali da non permettere la modificazione successiva, se non con apposita evidenza;
• L’accesso ai documenti già archiviati deve essere sempre motivato e consentito solo alle persone autorizzate in base alle norme interne o a quanto loro delegato, al Sindaco Unico od organo equivalente o ad altri organi di controllo interno, e all’Organismo di Vigilanza;
• Nelle comunicazioni ufficiali verso la Pubblica Amministrazione deve essere assicurata la tracciabilità delle fonti e degli elementi informativi.
2.12 Il Sistema di Gestione Integrato e le procedure attualmente formalizzate.
Matarrese S.r.l. ha predisposto e mantiene attivo un documento di Sistema di Gestione Integrato Qualità – Sicurezza - Ambiente (di seguito SGI) in cui sono identificati e definiti i principi ed i riferimenti procedurali utili, al personale dell'azienda, come guida operativa.
Il documento, inoltre, è destinato sia ai clienti che agli organismi di certificazione, poiché trovano in esso gli elementi necessari per verificare come l'azienda soddisfa i requisiti di gestione per la qualità, dei committenti, delle parti interessate e delle norme applicabili.
All’interno del SGI sono stati individuati diversi processi:
1. Processi primari:
- Gestione clienti;
- Pianificazione della produzione – progettazione;
- Approvvigionamento;
- Produzione.
2. Processi di supporto:
- Gestione risorse umane;
- Infrastrutture;
- Sistema di Gestione Integrato;
- Gestione delle non conformità, azioni correttive e azioni preventive;
- Misurazioni, analisi e miglioramento;
- Acquisizione e riesame dei requisiti dei clienti;
Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001
23 - Gestione dei dispositivi di misurazione e monitoraggio.
3. Processi affidati all’esterno: la Matarrese s.r.l. può se necessario avvalersi di forniture esterne in outsourcing per l’esecuzione anche parziale di processi aziendali.
Inoltre, il Manuale della Qualità, di cui si avvale la Società, è articolato nelle seguenti sezioni:
✓ sezione 1 – Sistema qualità, in cui si individuano gli strumenti per definire, documentare, attuare e tenere aggiornato il SGQ, nel rispetto dei requisiti della norma di riferimento e dei principi dettati dalla Proprietà. Si definiscono, pertanto, le responsabilità, l’autorità e la struttura organizzativa del SGQ;
✓ sezione 2 – Gestione delle Risorse, in cui si descrive come l'Alta Direzione:
o individua, impiega e gestisce le risorse necessarie per attuare e migliorare il SGQ e ottenere la soddisfazione delle parti interessate;
o valorizza le risorse aziendali.
I criteri definiti in questa sezione sono applicabili a figure tecniche professionali e personale specializzato, ad infrastrutture (strumenti informatici e di comunicazione, strumenti di controllo e misura, mezzi d’opera, ecc) e ad ambienti di lavoro (sedi fisse e temporanee mobili);
✓ sezione 3 – Realizzazione del prodotto, in cui si descrivono i principi aziendali da applicarsi nello svolgimento dei processi in conformità al SGQ affinché il prodotto finale sia realizzato in maniera conforme ai requisiti;
✓ sezione 4 – Misurazione, analisi e miglioramento, in cui si definiscono e si descrivono le responsabilità e le modalità per misurare l’efficacia dei processi aziendali del SGQ ed il livello di soddisfazione del cliente e per promuovere e perseguire gli obiettivi di miglioramento continuo.
Di seguito, inoltre, si elencano e descrivono le procedure attualmente formalizzate dall’azienda:
1. procedura di gestione degli approvvigionamenti di commessa, con lo scopo di descrivere il criterio e le modalità di approvvigionamento di materiali e servizi destinati alla realizzazione delle commesse e di definire le responsabilità dei soggetti preposti allo svolgimento dell’attività. La procedura è applicabile alle gare dì appalto a cui la società partecipa direttamente (e non nel caso di partecipazione come raggruppamenti Temporanei di Impresa). Le attività di approvvigionamento si svolgono secondo le fasi di seguito indicate:
a. fase 1: pianificazione degli approvvigionamenti;
b. fase 2: selezione dei fornitori;
c. fase 3: valutazione e qualifica dei fornitori;
d. fase 4: definizione del contratto/ordine;
e. fase 5: modifica dei contratti/ordini;
f. fase 6: verifica della fornitura;
g. fase 7: sorveglianza dei fornitori;
2. procedura di gestione dei processi relativi al committente, con lo scopo di descrivere i criteri e le modalità applicati dalla società nei più significativi “processi relativi al Cliente” (identificabili nelle fasi di: - riesame dell’offerta, - gestione del contratto d’appalto, - comunicazione con il cliente, in particolare con gli organi tecnici dello stesso ) e di definire le responsabilità dei soggetti preposti allo svolgimento dell’attività. La procedura è applicabile alle gare dì appalto a cui la società partecipa direttamente (e non nel caso di partecipazione come raggruppamenti Temporanei di Impresa). Le attività di gestione dei processi relativi al committente si svolgono secondo le fasi di seguito indicate:
a. fase 1: selezione delle gare;
b. fase 2: redazione e presentazione dell’offerta;
c. fase 3: definizione del contratto;
Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001
24 d. fase 4: comunicazione durante i lavori;
e. fase 5: eventuale modifica del contratto in corso d’opera;
3. procedura per il controllo della progettazione e sviluppo, con lo scopo di descrivere le modalità di effettuazione delle attività di sviluppo, controllo, verifica e riesame della progettazione da parte dell’Ufficio Tecnico della società al fine di garantire il rispetto dei requisiti normativi e contrattuali nelle attività di progettazione da essa sviluppati e di definire le responsabilità dei soggetti preposti allo svolgimento dell’attività. La procedura è applicabile alle attività di progettazione e sviluppo - a qualsiasi “livello” della quale società si assume la responsabilità tecnica e contrattuale. Le attività di controllo della progettazione e sviluppo si svolgono secondo le fasi di seguito indicate:
a. gestione degli input e degli output;
b. pianificazione della progettazione;
c. risultati della progettazione: redazione e gestione degli elaborati;
d. verifica della progettazione;
e. riesame della progettazione;
f. approvazione e fasi di validazione del progetto;
g. variazioni sostanziali e modifiche di dettaglio del progetto;
4. procedura di pianificazione della commessa, con lo scopo di descrivere le modalità di pianificazione delle commesse applicate dalla società e di definire le responsabilità dei soggetti preposti allo svolgimento dell’attività La procedura è applicabile alle commesse (o frazioni di esse: quote in ATI, lavori privati, ecc.) di importo superiore a € 10.000.000,00. In occasione di partecipazione alla gara in raggruppamento, la procedura rimane applicabile qualora la società partecipi in qualità di Mandataria. Le attività di pianificazione della commessa si svolgono secondo le fasi di seguito indicate:
a. riesame dei requisiti e delle condizioni;
b. piano qualità;
c. programmazione lavori;
d. programmazione delle attività non esecutive;
e. consuntivazione e monitoraggio.
Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001
25 SEZIONE TERZA
3 Organismo di Vigilanza