Una buona organizzazione contribuisce a prevenire i rischi di corruzione e la presenza di un si-stema informatico ed informativo più che adeguato supporta l’ente nel raggiungimento di più alti livelli di trasparenza poiché in grado di garantire la pronta trasmissione di flussi, notizie e dati che implementano lo scambio di informazioni sia all'interno dell'Ente tra settori sia verso l'esterno nei confronti dei cittadini.
Un programma di digitalizzazione adeguato, in attuazione del Codice dell’amministrazione digi-tale consente di rispondere a tali esigenze con una serie di azioni che permettono non solo di ridurre i rischi di prevenzione della corruzione ma garantiscono anche funzionalità organizzativa all’ente e un migliore rapporto con l’utenza nell’erogazione dei servizi.
Gli applicativi presenti nell'ente rispondono in parte a questa esigenza e richiedono costante aggiornamento ed implementazione affinché le misure previste nel piano possono essere to-talmente sostenibili e quindi realizzabili.
In particolare, con riferimento alle misure di prevenzione della corruzione, le tecnologie e i si-stemi informativi uniti alla digitalizzazione dei processi consentono:
• maggiore razionalizzazione e semplificazione del sistema dei controlli interni ed esterni mediante l’accesso alle banche-dati e l’effettiva applicazione del Principio del “once only” evitando cioè di chiedere dati e informazioni ai cittadini di cui si è già in possesso;
• Facilitazione, con la messa a regime dei processi digitali, nella pubblicazione dei tempi effettivi di conclusione delle procedure e lo stato di avanzamento delle stesse, in modo che la verifica diretta da parte dei cittadini contribuisca a generare una riduzione dei tempi stessi;
• automatica alimentazione dei dati e delle informazioni oggetto di pubblicazione obbli-gatoria sui siti web che riduce i rischi di omessa o parziale pubblicazione degli stessi, del mancato aggiornamento dei dati ovvero del rischio di pubblicazione di dati personali non necessari o non più necessari nel rispetto della normativa sulla privacy;
• creazione e implementazione del fascicolo informatico che, oltre a rispondere a criteri di efficienza e tracciabilità, consente una più agevole organizzazione nelle risposte alle istanze con riferimento alle varie tipologie di accesso (agli atti e civico) (i sistemi di pro-tocollo informatico e gestione documentale più evoluti permettono infatti di gestire il procedimento di accesso in tutte le sue fasi, dall’acquisizione della richiesta alla
decisio-81 ne finale. Tali sistemi, peraltro, opportunamente configurati, consentono di realizzare il registro degli accessi, nel quale si dovrebbero indicare gli estremi delle richieste ricevute e il relativo esito, omettendo la pubblicazione di dati personali eventualmente presenti;
• la definizione di moduli form online standardizzati e semplificati per l’accesso telematico alle procedure, facilitando i cittadini nell’accesso ai servizi e riducendo i contatti con l’utenza;
• semplificazione e reingegnerizzazione dei processi in funzione della relativa gestione te-lematica anche con finalità di riduzione di rischi legati a eccessiva discrezionalità, all’eliminazione di sacche di inefficienza e/o rallentamenti per passaggi procedurali non dovuti con il superamento degli ostacoli burocratici;
• il potenziamento di sistemi di repository per la gestione e condivisione di documenti di grandi dimensioni, definendo standard condivisi per favorire il dialogo tra sistemi digita-lizzati di back office;
• Agevolazione di pagamenti on line con il duplice fine di dare un miglior servizio all’utenza, assicurando la tracciabilità delle operazioni finanziarie nonché per ridurre il rischio derivante dal maneggio di denaro.
Quanto sopra può essere attuato adottando progressivamente gli interventi di evoluzione e configurazione dei sistemi già in uso, con l’implementazione delle piattaforme già esistenti non-ché con la pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, in modo da garantire la compatibilità con detti obiettivi.
A tal proposito, nell’ottica della progressiva attuazione di quanto sopra indicato, di seguito al-cune azioni tratte dal documento di pianificazione CAD del Comune.
Autenticazione ai servizi Online tramite SPID e CIE
Le attività richieste per l’implementazione dell’autenticazione SPID e l’analisi, sviluppo e confi-gurazione dei componenti che consentiranno l’accesso tramite CIE stanno seguendo la seguen-te pianificazione:
• entro il 31 dicembre 2020 sono stati effettuati l’adeguamento a SPID e l’analisi per l’accesso con CIE;
• l’adeguamento dei servizi online all’accesso con CIE sarà completato entro il 28 febbraio 2021.
82 Riscossione dei pagamenti attraverso la piattaforma PagoPA
Per gli applicativi che attualmente dispongono già di un componente per il pagamento dei do-vuti, il personale del Settore Informatica e Statistica si sta interfacciando con i Settori coinvolti e con i singoli fornitori per le attività di integrazione e attivazione di PagoPa.
Per quanto concerne, invece, i pagamenti dei cittadini che si recheranno agli sportelli comunali (es. rette corsi tempo libero degli uffici di zona, diritti di segreteria per pratiche presso l’anagrafe) è in fase di sviluppo un’applicazione che permetterà l’avvio dell’iter con PagoPa con conseguente stampa dell’avviso di pagamento.
Il personale del Settore Informatica e Statistica sta monitorando tutti gli aspetti del progetto, con ruolo di intermediario tra i Settori e i fornitori, assicurandosi che le tempistiche dettate dal CAD vengano rispettate; ed inoltre si occuperà dell’iter burocratico per l’integrazione con MyPay di Regione Lombardia.
Alcuni servizi del Settore Diritto allo Studio, rapporti con università, Sport e politiche giovanili hanno già emesso gli avvisi di pagamento con PagoPA.
App. IO
Le procedure di adesione al progetto App. IO sono già state attivate dal personale del Settore Informatica e Statistica. Sono attualmente in corso le attività burocratiche per il completamen-to delle procedure.
Contemporaneamente è in corso la raccolta degli interessi dei Settori per l’utilizzo della mes-saggistica e dei pagamenti dall’App.IO (es. Servizio Anagrafe) e a tal proposito sono stati contat-tati i fornitori per la valutazione dei loro componenti di integrazione e delle relative offerte economiche.
Adeguamento alle linee guida AGID per layout e accessibilità dei siti e delle applicazioni web In seguito all’aggiornamento della normativa in tema di accessibilità (Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2020-2022) che ora obbliga ciascun Ente a rilascia-re una dichiarazione di conformità dei propri portali e dei servizi web è necessaria una rilascia-revisione sostanziale del layout grafico al fine di rispettare le linee guida AGID.
L’attività di adeguamento in questo caso dovrà prevedere lo studio di una nuova interfaccia dei servizi a step, in ottica di coerenza e usabilità, e una reingegnerizzazione di tutti i componenti di
83 input al fine di garantire un equo accesso anche tramite le tecnologie assistive (es. lettori di schermo).
L’analisi e la progettazione sono già state parzialmente affrontate, l’intenzione è di procedere poi nel corso del 2021 con la migrazione dei 40 servizi sviluppati internamente.
Fonte: Settore informatica e statistica del Comune
L’informazione sullo stato di informatizzazione e digitalizzazione dei singoli processi contribui-sce all’analisi e individuazione dei rischi correlati ai processi stessi in sede di aggiornamento an-nuale del piano.