Si rimanda al Manuale di conservazione dei Conservatori delegati (Allegato V - Manuali di Conservazione Digitale dei Conservatori).
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32 5.3 Componenti Fisiche
Si rimanda al Manuale di conservazione dei Conservatori delegati (Allegato V - Manuali di Conservazione Digitale dei Conservatori).
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5.4 Procedure di gestione e di monitoraggio
Si rimanda ai Manuali di Conservazione dei conservatori delegati (Allegato V - Manuali di Conservazione Digitale dei Conservatori).
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6 Strategie adottate a garanzia della conservazione
Per quanto riguarda le misure volte a garantire l’intellegibilità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo dei documenti conservati, nonché l'interoperabilità del sistema e la trasferibilità dei documenti stessi ad altri conservatori, si rimanda ai Manuali di conservazione dei Conservatori delegati (Allegato V - Manuali di Conservazione Digitale dei Conservatori).
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7 Trattamento dei dati personali
Il compito di tutela delle informazioni contenute nei documenti da conservare viene svolto sia dal Produttore sia dai Conservatori, nelle forme previste dall’art. 28 del Regolamento UE 679/2016.
In conformità allo stesso art. 28 del Regolamento UE 679/2016, i soggetti esterni a cui è delegata la tenuta del sistema di conservazione sono individuati come Responsabili del trattamento dei dati e devono presentare garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato.
L’Ateneo, in qualità di Titolare del trattamento, ha previsto la nomina dei Responsabili esterni del trattamento dei dati personali ai Conservatori in modo da impartire loro istruzioni e compiti ai quali attenersi.
I dati trattati sono sia i «dati personali contenuti nei documenti oggetto di conservazione» sia i
«dati personali degli Utenti del servizio di conservazione» per consentire l’accesso al Sistema di conservazione.
Le attività di trattamento dei dati personali sono svolte nei limiti strettamente necessari alla realizzazione delle prestazioni richieste, unicamente tramite soggetti debitamente autorizzati, secondo i principi di liceità, proporzionalità e correttezza, garantendo un livello di sicurezza
33 adeguato al rischio, nel rispetto delle misure minime di sicurezza (art. 33, D.Lgs. 196/2003) e del Disciplinare tecnico sulle misure minime di sicurezza (allegato B, D.Lgs. 196/2003).
Per eventuali indicazioni specifiche, si rimanda ai Manuali di conservazione dei Conservatori allegati al presente documento (Allegato V - Manuali di Conservazione Digitale dei Conservatori).
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8 Disposizioni finali
8.1 Modalità di approvazione
Il presente Manuale è adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione, su proposta del Responsabile della Conservazione, previo parere del Senato Accademico.
Torna al sommario 8.2 Revisione
Il presente Manuale è rivisto, ordinariamente, su iniziativa del Responsabile della Conservazione ed è approvato con le modalità previste al punto precedente. La modifica o l’aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati al presente manuale non comporta la revisione del manuale stesso. Gli Allegati potranno essere modificati o integrati con provvedimento separato, a cura del Dirigente competente in materia di gestione archivistica.
Il presente Manuale potrà essere aggiornato a seguito di:
• normativa sopravvenuta;
• introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza;
• inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
• modifiche apportate negli Allegati.
Atteso il rapido evolversi della legislazione in materia di gestione documentale e di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, si evidenzia che le disposizioni normative citate, in vigore al momento dell’approvazione, potrebbero subire variazioni prima dell’aggiornamento del presente manuale.
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8.3 Pubblicazione e divulgazione
In linea con quanto indicato nelle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, il presente Manuale è reso pubblico tramite la sua diffusione sul
34 portale di Ateneo in apposita sezione dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art.
9 del d.lgs. 33/2013.
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Allegato I - Terminologia
Di seguito si riporta la tabella contenente in ordine alfabetico il Glossario dei termini e degli Acronimi ritenuti di particolare importanza.
Glossario dei termini
Accesso Operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici
Affidabilità
Caratteristica che, con riferimento a un sistema di gestione documentale o
conservazione, esprime il livello di fiducia che l'utente ripone nel sistema stesso, mentre con riferimento al documento informatico esprime la credibilità e l’accuratezza della rappresentazione di atti e fatti in esso contenuta.
Aggregazione documentale informatica
Insieme di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente
Archivio
Complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività
Archivio informatico
Archivio costituito da documenti informatici, organizzati in aggregazioni documentali informatiche.
Area organizzativa omogenea
Un insieme di funzioni e di uffici individuati dall'ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il canale ufficiale per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi
Autenticità
Caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico Base di dati Collezione di dati registrati e correlati tra loro
Ciclo di gestione
Arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo
Classificazione Attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati
Codice o CAD Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni
Conservazione
Insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel Manuale di conservazione
Destinatario Identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato.
Documento
analogico La rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Documento analogico originale
Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Documento
informatico La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Esibizione Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia Evidenza
informatica
Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica.
Fascicolo informatico
Raccolta, individuata con identificativo univoco, di atti, documenti e dati informatici, da chiunque formati, del procedimento amministrativo.
Firma digitale
Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Firmatario delegato
Responsabile del servizio di conservazione o Persona formalmente delegata ad apporre la propria firma digitale sui Pacchetto di Archiviazione
Formato Modalità di rappresentazione del documento informatico mediante codifica binaria;
comunemente è identificato attraverso l’estensione del file e/o il tipo MIME.
Funzione di hash
Una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una sequenza di bit (impronta) in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti.
Identificativo univoco
Sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione.
Indice del Pacchetto di Versamento (IPdV)
Indice che contiene le informazioni relative al pacchetto di versamento in formato xml.
Impronta La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash.
Insieme minimo di metadati del documento informatico
Complesso dei metadati da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta.
Integrità Insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato.
Interoperabilità Capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi.
Leggibilità Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti.
Log di sistema
Registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati.
Memorizzazione Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici.
Marca temporale Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale; la marca temporale prova l’esistenza in un certo momento di una
determinata informazione, sotto forma di struttura dati firmata da una Time Stamping Authority.
Metadati
Insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.
Pacchetto di Archiviazione
Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di
versamento secondo le specifiche e le modalità riportate nel Manuale di conservazione.
Pacchetto di Distribuzione
Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta.
Pacchetto di invio documenti
Pacchetto informativo utilizzato per inviare i documenti fisici al sistema di
conservazione a seguito dell’avvenuta accettazione di un pacchetto di versamento.
Pacchetto di versamento
Pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel Manuale di conservazione;
Pacchetto informativo
Contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, documenti amministrativi informatici, documenti informatici rilevanti ai fini tributari, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare.
Piano di conservazione
Strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i.
Presa in carico Accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal Manuale di conservazione;
Processo di
conservazione Insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici;
Produttore del pdv
E’ il soggetto che in proprio o attraverso le persone fisiche da egli stesso incaricate produce il Pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione; nel caso della Pubblica Amministrazione è identificato nella figura del responsabile della gestione documentale.
Rapporto di versamento
Documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
Responsabile della gestione
documentale
Dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Responsabile della sicurezza
Soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza.
Riferimento temporale
Informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento.
Scarto Operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse culturale.
Scheda/e di
conservazione Elenco dei documenti informatici sottoposti a conservazione con il Contratto.
Sistema di classificazione
Strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico
Sistema di conservazione
Insieme di hardware, software, politiche, procedure, linee guida, regolamenti interni, infrastrutture fisiche e organizzative, volto ad assicurare la conservazione elettronica dei documenti per il periodo di tempo specificato nel Contratto. Detto sistema tratta i documenti informatici in conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in pacchetti di versamento, pacchetti di archiviazione e pacchetti di distribuzione;
Sistema di gestione informatica dei documenti
Nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R.
28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i..
Staticità
Caratteristica che indica l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione;
Testo unico Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni.
Utente
Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.
Validazione temporale
Il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi
Versamento agli archivi di stato
Operazione con cui il responsabile della conservazione di un’amministrazione statale effettua l'invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della
documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.
Glossario degli Acronimi
AgID Agenzia per l’Italia Digitale
CAD Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni - “Codice dell'amministrazione digitale”;
CA - Certification Authority
Soggetto autorizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale che garantisce l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale;
C.M. Circolare Ministeriale;
D.LGS. Decreto Legislativo;
D.M. Decreto Ministeriale;
D.P.C.M. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri;
D.P.R. Decreto Presidente della Repubblica;
ETSI European Telecommunications Standards Institute
FTP server programma che permette di accettare connessioni in entrata e di comunicare con un Client attraverso il protocollo FTP
HTTP (Hypertext Transfer Protocol)
Protocollo di trasmissione, che permette lo scambio di file (testi, immagini grafiche, suoni, video e altri documenti multimediali) su World Wide Web;
HTTPS (Secure Hypertext Transfer Protocol)
Protocollo di trasmissione, sviluppato da Netscape Communications Corporation, per la cifratura e decifratura dei dati trasmessi durante la consultazione di siti e pagine Internet. Corrisponde ad un’estensione del protocollo Internet standard HTTP (Hypertext Transfer Protocol), attraverso il protocollo SSL;
ICT - Information and
Communication Technology
Tecnologia dell'Informazione e delle Telecomunicazioni. Il dipartimento che gestisce i sistemi informatici e telematici;
ISO – International Organization for Standardization
Organizzazione internazionale per la standardizzazione, costituita da organismi nazionali provenienti da più di 75 paesi. Ha stabilito numerosi standard nell’area dei sistemi informativi. L’ANSI (American National Standards Institute) è uno dei principali organismi appartenenti all’ISO;
MEF Ministero dell'Economia e delle Finanze;
OAIS ISO 14721:2012; Space Data information transfer system
PdV Pacchetto di Versamento
PdA Pacchetto di Archiviazione PdD Pacchetto di Distribuzione
PU Pubblico Ufficiale
PIN – Personal Identification Number
Codice di sicurezza riservato che permette l’identificazione del soggetto abbinato ad un dispositivo fisico. Permette ad esempio l’attivazione delle funzioni del dispositivo di firma;
SSL – Secure Socket Layer
Protocollo standard per la gestione di transazioni sicure su Internet, basato sull’utilizzo di algoritmi crittografici a chiave pubblica;
TUDA DPR 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni - “Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
URL – Uniform Resource Locator
Sistema standard di nomenclatura specificante un sito, dominio o altro oggetto (file, gruppo di discussione, ecc.) su Internet. La prima parte dell’URL (http , ftp, file, telnet, news) specifica il protocollo di accesso all’oggetto;
XML Extensible Markup language;
Allegato II - Normativa e Standard di riferimento
All. II.1 Normativa di riferimento
Alla data odierna l’elenco dei principali riferimenti normativi italiani in materia, ordinati secondo il criterio della gerarchia delle fonti, è costituito da:
• Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica.
• Legge del 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.
• Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).
• Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101 che ha dettato disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016.
• Decreto Legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. – Codice in materia di protezione dei dati personali.
• Decreto Legislativo del 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio.
• Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i – Codice dell'amministrazione digitale (CAD).
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71.
• Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
• Circolare AgID del 9 aprile 2018, n. 2 – Criteri per la qualificazione dei Cloud Service Provider per la PA
• Circolare AgID del 9 aprile 2018, n. 3 – Criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA
• Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate da AgID il 9 settembre 2020 e relativi allegati
• Circolare AgID n. 2/2021 del 29 marzo 2021, recante integrazioni alla circolare AgID n.
2 del 9 aprile 2018 «Criteri per la qualificazione dei Cloud Service Provider per la PA» e alla circolare AgID n. 3 del 9 aprile 2018 «Criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA»
• Determinazione AgID n. 445/2021 del 25 giugno 2021- Adozione del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici e relativi allegati, ai sensi dell’art. 34, comma 1bis, lett. b).
All. II.2 Standard di riferimento
Di seguito sono riportati i principali standard e specifiche tecniche di riferimento nell’ambito conservazione di documenti informatici e documenti amministrativi informatici.
Dove non sono indicate una versione e/o una data specifica, si intende fare riferimento alla più recente versione disponibile del documento citato:
• UNI 11386 - Standard SInCRO - Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali.
• ISO 14721 - OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione.
• ISO 15836 - Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core
• ISO/TR 18492 - Long-term preservation of electronic document-based information.
• ISO/IEC 27001 - Information technology - Security techniques - Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System);
• ETSI TS 101 533-1 V1.3.1 - Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1:
Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
• ISO 9001 – Quality management systems – Requirements.
Allegato III – Disciplinare Tecnico
III.1 Modello organizzativo del processo di conservazione
Le classi documentali di UNIGE ad oggi soggette a conservazione digitale sono:
• Registro giornaliero di protocollo
• Casella PEC (in Entrata e in Uscita)
• Fatture PA Attive e Notifiche
• Fatture PA Passive, Metadati e Notifiche
• Ordine NSO
• Libri Giornale
• Libri Inventari
• Registri Iva
• Ordinativo di incasso e pagamento.
UNIGE assicura la conservazione digitale a norma delle suddette classi documentali avvalendosi dello strumento di delega della gestione operativa del processo di conservazione, attribuita ad outsourcer accreditati Agid1, in funzione del contratto di servizio con essi sottoscritto e limitatamente al perimetro di attività nello stesso definito e regolato.
Le aziende ad oggi delegate da UNIGE alla conservazione a norma dei documenti digitali sono:
• Telecom Italia Trust Technologies S.r.l.
• InfoCert S.p.a.
• Eos Reply S.r.l.
• Poste Italiane S.p.a. (per il tramite dell’Istituto cassiere Banca Popolare di Sondrio).
Oltre alle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, in questo documento vengono elencati i relativi formati dei file utilizzati e descritte le relative politiche di conservazione.
Si rimanda agli allegati “specificità di contratto”, dei relativi contratti di servizio, per i metadati associati a ciascuna tipologia di documento e per le modalità adottate per garantire la leggibilità
Si rimanda agli allegati “specificità di contratto”, dei relativi contratti di servizio, per i metadati associati a ciascuna tipologia di documento e per le modalità adottate per garantire la leggibilità