VALORI ETICI - Codice Etico di La Meridiana Società Cooperativa Sociale

4.1. C

OLLABORAZIONE CON LA

P

UBBLICA

A

MMINISTRAZIONE E LE

A

UTORITÀ DI

V

IGILANZA

Rapporti con enti locali, istituzioni pubbliche e Autorità di Vigilanza

La Meridiana persegue l’obiettivo della massima integrità e correttezza nei rapporti, anche contrattuali, con enti / istituzioni pubbliche e, in generale, con la Pubblica Amministrazione e le Autorità di Vigilanza, ivi incluso per ciò che attiene la richiesta e/o la gestione di erogazioni pubbliche, al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti istituzionali, in armonia con l’esigenza di autonomia organizzativa e gestionale propria di qualsiasi operatore economico.

Nel caso in cui la Società selezioni un consulente o un soggetto “terzo’’ per essere rappresentata nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Autorità di Vigilanza, i medesimi sono tenuti a rispettare le direttive valide per il Personale; la Società, inoltre, non si lascia rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Autorità di Vigilanza, da un consulente o da un soggetto “terzo’’, qualora esistano conflitti d’interesse, anche solo potenziali.

I rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti, devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi fissati nel presente Documento in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.

Il Consiglio di Amministrazione della Cooperativa individua formalmente i soggetti autorizzati a rapportarsi con gli enti rappresentativi degli interessi generali e con le Aziende Pubbliche. Ogni rapporto con la Pubblica Amministrazione deve essere esclusivamente riconducibile a forme di comunicazione ed interazione volte ad attuare l’oggetto sociale della Cooperativa, a rispondere a richieste e ad atti di sindacato ispettivo, o comunque a rendere nota la posizione e situazione della Cooperativa.

Gestione dei contratti pubblici

La Meridiana nella negoziazione con la Pubblica Amministrazione adotta condotte improntate ai principi di buona fede, correttezza professionale, lealtà e legalità verso l’ente pubblico e gli altri soggetti concorrenti.

Nella gestione di contratti o convenzioni con la Pubblica Amministrazione, opera nel pieno rispetto della normativa vigente, in particolare adeguandosi a quanto previsto dal Codice dei Contratti Pubblici, dai regolamenti attuativi, dalle Circolari Ministeriali, dalle leggi regionali, dagli atti emanati dagli enti pubblici locali, e in genere da ogni altra disposizione o normativa e amministrativa.

Collaborazione con le Autorità giudiziarie in caso di indagini

La Meridiana riconosce il valore della funzione giudiziaria e amministrativa e persegue l’obiettivo della massima integrità e correttezza nei rapporti con le Autorità giudiziarie competenti.

A tal fine, vieta qualsiasi comportamento volto o idoneo ad interferire con le indagini o gli accertamenti svolti dalle Autorità competenti e, in particolare, ogni condotta diretta ad

10 ostacolare la ricerca della verità, anche attraverso l’induzione di persone chiamate dall’Autorità giudiziaria a non rendere dichiarazioni o a renderle mendaci.

La Società si impegna ad adottare tutte le misure necessarie a prestare la collaborazione richiesta dalle Autorità, nei limiti e nel rispetto della normativa vigente.

4.2. R

APPORTI CON GLI

U

TENTI

Centralità della persona

La Meridiana Società Cooperativa Sociale pone al centro del suo agire e di ogni sua scelta la persona umana, a partire dall’utente, cioè la persona di cui per missione si prende cura, fino a tutte le persone con cui entra in relazione a qualunque titolo, garantendone sempre il pieno rispetto della dignità ed integrità.

Stile di comportamento

Lo stile di comportamento nei confronti dell’utenza e dei clienti è improntato alla disponibilità, al rispetto e cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. Coerentemente con i principi di imparzialità e pari opportunità, la Cooperativa si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri utenti, a fornire servizi adeguati che soddisfino le ragionevoli aspettative dell’utente e ne tutelino la sicurezza e l’incolumità.

Ciascuna delle figure professionali presenti in Cooperativa è inoltre tenuta all’osservanza del Codice deontologico della categoria di riferimento.

Trasparenza e chiarezza delle informazioni fornite agli utenti

La Meridiana Società Cooperativa Sociale si impegna a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale da consentire ai portatori di interesse di prendere decisioni autonome nella consapevolezza delle alternative possibili e delle conseguenze rilevanti. Non devono in alcuna circostanza essere adoperati strumenti di persuasione di qualsiasi natura i cui contenuti siano falsi o ingannevoli.

La Meridiana Società Cooperativa Sociale provvede alla pubblicazione ed alla divulgazione di Carte dei Servizi, quali strumenti di informazione rivolta all’utenza circa i servizi aziendali e le loro modalità di erogazione; inoltre, la conoscibilità di notizie, comunicati stampa, dati e informazioni di interesse collettivo viene garantita attraverso l’uso di adeguati sistemi di comunicazione, nel rispetto dei codici deontologici esistenti in materia di informazione rivolta al pubblico.

Rapporti con gli organi di informazione

Tutti i dipendenti e collaboratori, anche esterni, del gruppo devono assicurare che l’immagine della Cooperativa appaia consona all’importanza del ruolo che essa è chiamata a svolgere nell’interesse della collettività.

Le comunicazioni verso l’esterno seguono i principi guida della verità, correttezza, trasparenza, prudenza e sono volte a favorire la conoscenza delle politiche aziendali e dei programmi e dei progetti del gruppo. I rapporti con i mass media sono improntati sulla base di questi principi e sono riservati esclusivamente alla Presidenza o alla Direzione Aziendale e ai soggetti espressamente delegati.

Divieto di favorire o svantaggiare ingiustamente gli utenti

È fatto assoluto divieto di offrire o promettere favori agli utenti od ostacolarne l’accesso ai servizi erogati, in modo tale da costituire ingiustificate disparità di trattamento volte a creare posizioni di privilegio o di svantaggio.

Non possono essere offerti o promessi, da parte degli utenti, regali o favori che eccedano le comuni pratiche di cortesia o che siano comunque finalizzati al conseguimento di trattamenti di favore.

4.3. R

APPORTI CON LE

T

ERZE

P

ARTI

La Meridiana considera un valore fondamentale ed imprescindibile che i rapporti con le Terze Parti (fornitori, clienti, consulenti, partner commerciali, ecc.), così come i rapporti con Pubblica Amministrazione e le Autorità di Vigilanza, siano improntati alla massima lealtà, integrità, correttezza e buona fede.

In particolare, nei rapporti con i suddetti soggetti, è vietato compiere atti, direttamente o tramite terzi, che determinino, da una parte, un vantaggio indebito e, dall’altra, lo svolgimento (o l’omissione) di un atto in violazione degli obblighi inerenti al proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà in generale.

Con specifico riferimento ai competitors, è importante prestare la massima attenzione nelle interazioni con loro.

Anche la mera parvenza di una collaborazione anomala con i competitors può danneggiare la reputazione e la posizione legale della Società; pertanto, non è consentito di collaborare con i competitors al solo fine di concordare e fissare prezzi, effettuare turbative d’asta, spartire mercati, boicottare determinate società o segmenti industriali ovvero realizzare altri accordi fraudolenti e lesivi della libera concorrenza del mercato.

4.4. C

ONCORRENZA LEALE

La Società, nell’ambito della propria attività di impresa, si ispira ai principi di legalità, lealtà e correttezza. La Società intende tutelare il valore della concorrenza leale, astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante e si impegna a denunciare agli Organi competenti tutte le pratiche volte a ridurre la libera concorrenza nel mercato.

4.5. D

ILIGENZA E CORRETTEZZA NELLA GESTIONE ED ESECUZIONE DEI CONTRATTI

Correttezza ed equità nella gestione ed eventuale rinegoziazione dei contratti

La Società intende evitare che chiunque, nella gestione / esecuzione del contratto, operi in nome e per conto della Società, cerchi di profittare di lacune contrattuali o di eventi imprevisti e imprevedibili, per avvantaggiare la Società o per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali l’interlocutore si trovi o si sia venuto a trovare.

Diligenza e accuratezza nell’esecuzione dei compiti e dei contratti

La Società assicura che il proprio personale adempia le proprie mansioni con la diligenza e accuratezza necessarie, nel rispetto delle direttive condivise e, in generale, degli standard qualitativi aziendali.

I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti.

4.6. C

ORRETTEZZA IN CASO DI POTENZIALI CONFLITTI DI INTERESSE

Nella conduzione degli affari aziendali devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano in conflitto di interesse. Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalle direttive impartite dalla Società o si avvantaggi “personalmente” sfruttando opportunità d’affari riguardanti la Società.

In nessun caso l’interesse o il vantaggio della Società possono indurre e/o giustificare un comportamento contra legem.

Il management ed il Personale di La Meridiana sono tenuti ad evitare e a segnalare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che svolgono all’interno della Direzione o Funzione di appartenenza.

In particolare, ciascuno è tenuto a segnalare le specifiche situazioni e attività in cui egli o, per quanto di sua conoscenza, propri parenti o affini entro il secondo grado o conviventi di fatto, sono titolari di interessi economici e finanziari nell’ambito di fornitori, Pubblica Amministrazione, di clienti, di concorrenti, di terzi contraenti.

Determinano, inoltre, conflitti di interesse, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le seguenti situazioni:

• utilizzo della propria posizione in Società o delle informazioni o opportunità di affari acquisite nell’esercizio del proprio incarico, a vantaggio indebito proprio o di terzi;

• svolgimento di attività lavorative da parte del dipendente e/o suoi familiari presso fornitori, sub-fornitori, concorrenti.

In ogni caso, il management ed il Personale di La Meridiana sono tenuti a evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi della Società o che possano interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della stessa e nel pieno rispetto dei princìpi e dei contenuti del Codice o, in senso generale, di adempiere esattamente alle funzioni e responsabilità ricoperte.

Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interessi deve essere tempestivamente comunicata al diretto superiore in posizione manageriale o all’OdV, nei casi previsti dal Modello 231. Parimenti, il soggetto coinvolto deve astenersi tempestivamente dall’intervenire nel processo operativo / decisionale.

Il superiore in posizione apicale ovvero anche il Consiglio di Amministrazione:

1. individua le soluzioni operative atte a salvaguardare, nel caso specifico, la trasparenza e la correttezza dei comportamenti nello svolgimento delle attività;

2. trasmette agli interessati – e per conoscenza al relativo superiore gerarchico – le necessarie istruzioni scritte;

3.

archivia la documentazione ricevuta e trasmessa.

4.7. I

MPARZIALITÀ

Nelle decisioni e nelle relazioni con tutte le controparti, inclusi, senza limitazione alcuna, i rapporti con i Soci, la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro, la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni, la Società evita ogni discriminazione basata sull’età, l’origine razziale ed etnica, la nazionalità, le opinioni politiche, le credenze religiose, il sesso, l’orientamento sessuale o lo stato di salute dei suoi interlocutori e garantisce condizioni di imparzialità nelle modalità di selezione.

4.8. O

NESTÀ

Nell’ambito della loro attività, tutti i Destinatari del Codice sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice Etico stesso ed i regolamenti interni applicabili.

In nessun caso il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare una condotta contra legem.

4.9. Q

UALITÀ DEI SERVIZI

La Società orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti, dando ascolto alle richieste che possano favorire un miglioramento della qualità dei servizi erogati.

La sicurezza e la qualità dei servizi resi sono di importanza assoluta. È fondamentale, in tale contesto, che siano sempre osservate tutte le politiche e le procedure in materia di qualità e sicurezza dei servizi.

A tal fine, con cadenza periodica, la Cooperativa provvede alla somministrazione di questionari di gradimento, e/o all’organizzazione di focus group, al fine di raccogliere segnalazioni e reclami.

4.10. R

ISERVATEZZA E TUTELA DELLA PRIVACY

La Società assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si impegna a tutelare la privacy di tutti i suoi stakeholder, nel rispetto delle normative vigenti.

L’acquisizione ed il trattamento, nonché la conservazione delle informazioni e dei dati personali del Personale e degli altri soggetti di cui la Società disponga i dati, avviene nel rispetto di specifiche procedure interne, conformi alle normative vigenti.

Ogni informazione e altro materiale di cui i Destinatari vengono a conoscenza od in possesso, in relazione al proprio rapporto di lavoro professionale, sono strettamente riservati. Particolare rilevanza assumono, tra le informazioni riservate, quelle relative agli utenti/pazienti.

La Società si impegna a rispettare le indicazioni date dal Garante per la protezione dei dati personali, con riferimento specifico ad eventuali autorizzazioni necessarie per il trattamento dei dati ovvero ad eventuali provvedimenti di divieto del trattamento dei dati stessi o ancora ad eventuali richieste di accesso o di verifica a seguito di procedimenti incardinati presso la suddetta Autorità.

4.11. T

UTELA DEI DIRITTI DI PROPRIETÀ INDUSTRIALE E INTELLETTUALE

La Meridiana rispetta la normativa in materia di tutela dei marchi, brevetti e altri segni distintivi ed in materia di diritto d’autore.

In particolare, la Società non consente l’utilizzo di opere dell’ingegno prive del contrassegno S.I.A.E. o dotate di contrassegno alterato o contraffatto, vieta la riproduzione dei contenuti di banche dati, nonché l’appropriazione e la diffusione, sotto qualsiasi forma, di opere dell’ingegno protette, anche mediante la rivelazione del relativo contenuto prima che sia reso pubblico.

La Meridiana non consente l’utilizzo, a qualsiasi titolo e per qualunque scopo, di prodotti con marchi o segni contraffatti nonché la fabbricazione o la commercializzazione o, comunque, qualsivoglia attività concernente prodotti già brevettati da terzi e sui quali essa non vanta diritti.

4.12. V

ALORIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE

La Meridiana Società Cooperativa Sociale riconosce la centralità delle risorse umane nell’organizzazione e nello svolgimento delle proprie attività, ne ottimizza l’impiego valorizzandone la professionalità secondo criteri comparativi fondati sul merito, nel rispetto della Contrattazione Collettiva.

Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro e non è assolutamente tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.

Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate e chiare informazioni relative alle caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere, agli elementi normativi e retributivi, così come regolati dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, alle norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute connessi all'attività lavorativa. La dedizione e la professionalità del Personale sono valori e condizioni determinanti per il conseguimento degli obiettivi della Società.

La Società offre a tutto il Personale le medesime opportunità di crescita professionale, facendo in modo che tutti possano godere di un trattamento equo basato su criteri di merito, senza discriminazione alcuna, al fine di:

• adottare criteri di merito, di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa ad un dipendente;

• provvedere a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti senza discriminazione alcuna;

• creare un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche personali non possano dare luogo a discriminazioni.

Ciascun dipendente deve collaborare attivamente per mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità e della reputazione di ciascuno.

I destinatari del presente Codice, inoltre, sono tenuti a riservare ai dati personali, di cui vengano a conoscenza durante il proprio lavoro, il trattamento più adeguato al fine di tutelare la riservatezza, l’immagine e la dignità delle persone, nel rispetto della normativa vigente in materia.

È, inoltre, interesse strategico de La Meridiana migliorare le competenze professionali dei propri dipendenti attraverso corsi di formazione che garantiscano l’aggiornamento delle

15 conoscenze e l’approfondimento delle problematiche educative, gestionali e operative di maggiore rilievo. A tale scopo viene predisposto il “Piano annuale delle Formazione”.

4.13. I

NTEGRITÀ FISICA E MORALE DELLA PERSONA

La Società riconosce il valore delle risorse umane e si impegna a tutelare l’integrità fisica e morale del proprio Personale.

La gestione e valorizzazione delle risorse umane è fondata sul rispetto della personalità e professionalità di ciascuna di esse nel contesto generale della Società. Quest’ultima si impegna ad offrire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri; non sono pertanto in alcun modo tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.

Ciascun soggetto deve svolgere la propria attività lavorativa ed eseguire le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti e il tempo messo a sua disposizione, al contempo assumendo le responsabilità connesse agli adempimenti richiesti.

La Cooperativa assicura, in ogni ambito della propria attività, la tutela dei diritti inviolabili della persona umana, ne promuove il rispetto dell’integrità fisica e morale, previene e rimuove qualsiasi forma di violenza, abuso o coercizione. Nella convinzione che le risorse umane siano di fondamentale importanza per il proprio sviluppo, La Meridiana Società Cooperativa Sociale:

 attua politiche del personale, orientate al pieno rispetto della personalità e alla promozione del valore del personale al fine di incrementare e migliorare il patrimonio di competenze di ogni collaboratore o dipendente;

 attua politiche di conciliazione tempi di vita/lavoro (flessibilità oraria, copertura dei turni, servizi a supporto della gestione familiare ecc.);

 programma annualmente percorsi formativi specifici per le diverse professionalità, predisponendo un piano formativo che integra quanto previsto dalla legge in tema di sicurezza dei luoghi di lavoro (DVR).

4.14. T

UTELA AMBIENTALE

L’ambiente è un bene primario che La Meridiana si impegna a salvaguardare, rispettando le leggi ed i regolamenti vigenti in materia ambientale.

In questo senso, la Società considera di fondamentale importanza l’assunzione di un comportamento responsabile e scrupoloso in materia di tutela ambientale.

A tal fine, la Cooperativa programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra lo sviluppo sostenibile e le imprescindibili esigenze ambientali, in considerazione dei diritti delle generazioni future.

La Meridiana si impegna, compatibilmente al principio di ragionevolezza delle scelte economiche, nell’adozione di strategie volte al miglioramento continuo dei risultati nel campo dell’ambiente, concentrando gli sforzi sulla prevenzione dell’inquinamento e la minimizzazione dei rischi e degli impatti ambientali e operando in linea con i seguenti principi:

• gestire in modo sostenibile le risorse naturali e l’energia prestando particolare attenzione alla riduzione degli sprechi e all’uso razionale delle risorse;

• progettare e implementare le attività aziendali con criteri atti a prevenire l’inquinamento, ridurre gli impatti ambientali, salvaguardare la salute e la sicurezza dei dipendenti e della popolazione;

• promuovere attività di sensibilizzazione e formazione al proprio interno, perseguendo la crescita e la diffusione della consapevolezza ecologica e del senso di responsabilità.

4.15. A

MMINISTRAZIONE E

G

OVERNO

S

OCIETARIO

Correttezza nella gestione societaria e rispetto dei principi cooperativistici

La Meridiana persegue il proprio oggetto sociale nel rispetto della legge, dello Statuto e dei regolamenti sociali:

 assicurando il corretto funzionamento degli organi sociali e la tutela dei diritti patrimoniali e partecipativi dei propri soci;

 assicurando la propria funzione mutualistica;

 salvaguardando l’integrità del capitale sociale e del patrimonio;

 rispettando i criteri di efficienza, efficacia ed economicità dei servizi.

Efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa

L’organizzazione e le attività di La Meridiana Società Cooperativa Sociale, sono improntate a criteri di efficacia, efficienza ed economicità. La cooperativa ha adottato un sistema di governo conforme alla migliore pratica gestionale ed orientato alla massimizzazione del patrimonio aziendale, alla qualità del servizio offerto agli utenti, al controllo dei rischi d'impresa, alla trasparenza nella gestione economica e finanziaria, al contemperamento degli interessi di tutte le componenti coinvolte nelle attività della Cooperativa.

Diritto di accesso

Al fine di assicurare la massima trasparenza di ogni procedimento aziendale, deve essere garantito l’accesso ai documenti amministrativi a chiunque ne abbia diritto secondo le modalità previste ai sensi della vigente normativa in materia.

Rintracciabilità del percorso degli atti aziendali

Ogni processo amministrativo deve essere correttamente registrato, autorizzato e ne viene conservata traccia in modo tale da garantirne l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione. Oltre ad una precisa e formalizzata definizione delle responsabilità, la Cooperativa provvede pertanto all’adozione di un adeguato e rigoroso sistema di archiviazione dei documenti che rispetti i requisiti di veridicità, accessibilità e completezza.

Criteri di condotta nei confronti di clienti e fornitori

Il rapporto con clienti e fornitori deve essere condotto con correttezza, trasparenza e imparzialità da parte di personale qualificato. I meccanismi di scelta dei contraenti e dei fornitori devono garantire pari opportunità ad ogni fornitore di beni e di servizi, attraverso l’impiego di criteri di valutazione oggettivi e trasparenti, quali:

1. il rispetto dei diritti dei lavoratori,

2. il rispetto dell’ambiente e l’accettazione delle norme previste dal presente Codice Etico.

È fatto espresso divieto di richiedere o pretendere, a titolo personale, dai fornitori, partner, pazienti e loro parenti, favori, doni o altre utilità, ovvero di dare o promettere loro analoghe forme di riconoscimento, ancorché finalizzate ad una ottimizzazione del rapporto di fornitura/prestazione.

Rapporti con i soci

La Meridiana crea le condizioni affinché la partecipazione dei soci alle decisioni di loro competenza sia diffusa e consapevole, promuove la parità e la completezza di informazione e tutela il loro interesse nel rispetto della mutualità che le è propria.

Nel documento Codice Etico di La Meridiana Società Cooperativa Sociale (pagine 10-21)