Verifiche successive “NON annunciate” richieste dall’Organizzazione

L’Organizzazione, al fine di dimostrare fiducia nella conformità dei propri sistemi di sicurezza e qualità, può richiedere, in sostituzione delle verifiche periodiche programmate, attività di verifica “non annunciate” (o verifica non pianificata), ossia audit eseguiti da Kiwa Cermet in una data non concordata in anticipo con l’Organizzazione.

L’attività di verifica non annunciata consente di ottenere un giudizio che valorizza il riconoscimento dell’Organizzazione sul mercato. L’esito positivo dell’attività di verifica porta infatti all’emissione di un certificato in cui, a fianco del livello assegnato compare il simbolo “+” che indica appunto che l’Organizzazione è sottoposta alla tipologia di audit NON annunciati.

7.5.2 Opzione di Audit Non Annunciato BRCGS FOOD Versione 8 e BRCGS PACKAGING MATERIALS Versione 6 Per BRCGS Food Versione 8 è disponibile una sola opzione per i programmi di audit NON annunciati, ove tutti i requisiti dello Standard BRCGS sono verificati durante un unico audit completo non annunciato.

Questa opzione richiede che la data di audit non venga notificata in anticipo al Sito oggetto di audit. L’audit NON annunciato sostituirà il normale audit annunciato.

Anche se la verifica potrà verificarsi in un qualsiasi momento a partire da 9 mesi prima della data di scadenza ultima di audit (due date), tipicamente, accadrà generalmente entro gli ultimi 4 mesi del ciclo di certificazione.

Nel caso in cui il Sito sia certificato, e desideri essere sottoposto a verifica “non annunciata”, l’Organizzazione deve comunicarlo a Kiwa Cermet entro 3 mesi dalla data dell’ultimo audit.

Per i siti non ancora certificati l’Organizzazione può richiedere di sottoporli a verifica “non annunciata” purché resti inteso che la verifica potrebbe avvenire non prima dei 12 mesi dalla data della richiesta.

La data/e di audit non verrà dunque comunicata all’Organizzazione.

Oltre alle informazioni da fornire per la preparazione alla verifica, di cui in 7.3.1, Kiwa Cermet può richiedere ulteriori informazioni, come ad es.

- Hotel locali raccomandati,

- indicazioni per raggiungere la sede, requisiti per l’accesso alla sede, parcheggio auto - elenco di recapiti da contattare al primo arrivo

- regole specifiche sull’uso di indumenti protettivi

- eventuali misure di sicurezza specifiche per accedere alla sede

- eventuali informazioni in materia di salute e sicurezza, o di natura aziendale, che debbano essere esaminate dall’ispettore all’arrivo (es. un video informativo in materia di salute e sicurezza) per evitare inutili ritardi prima di accedere all’area produzione.

Elenco dei giorni in cui non è possibile svolgere la verifica

Il programma di verifiche non annunciate consente all’Organizzazione / Sito di specificare un periodo di 15 giorni in cui la sede non si rende disponibile per la verifica.

I giorni e le opportune motivazioni (per esempio la visita pianificata di un cliente) devono essere comunicati entro 3 mesi dall’adesione al programma. Kiwa Cermet può, a propria discrezione, accettare altre possibili date di non disponibilità se comunicate almeno 4 settimane prima della data successiva di non disponibilità. Kiwa Cermet potrà contestare le motivazioni ritenute insoddisfacenti e accettare tali date a propria discrezione.

I giorni in cui lo stabilimento produttivo non è operativo (per esempio fine settimana, festività, chiusure programmate per ferie collettive o manutenzione) non sono conteggiati nei suddetti 15 giorni. I giorni di non produzione dovranno essere notificati a Kiwa Cermet al momento della scelta del programma non pianificato.

Affinché l’azienda possa prendere parte al programma non annunciato, l’Ispettore deve poter accedere alla sede da verificare al proprio arrivo.

La durata dell’audit è la stessa di un audit annunciato

Le sedi che scelgono il programma di verifiche non annunciate, dovranno fornire supporto all’ispettore e consentire l’immediato inizio della verifica all’arrivo dell’ispettore in sede.

La procedura di verifica seguirà le stesse procedure illustrate per le verifiche annunciate.

Dovrà essere organizzato un breve meeting prima dell’ispezione dell’impianto di produzione, il cui inizio è previsto entro 30 minuti dall’arrivo dell’ispettore.

In caso di accesso negato, alla sede saranno addebitate le spese sostenute dall’ispettore e sarà ripristinato il programma di verifiche pianificate/annunciate. Kiwa Cermet si riserva tuttavia, in tali casi, di stabilire l’immediata sospensione o revoca della certificazione.

Le non conformità e le azioni correttive sono analoghe a quelle del programma di verifiche pianificate

La conferma del completamento della verifica sarà disponibile sulla Directory di BRCGS Global Standards entro 10 giorni di calendario, come previsto per le verifiche pianificate

ASSEGNAZIONE DEL GRADO DELLA VERIFICA: Il processo di assegnazione dei gradi è analogo a quello del programma di verifiche annunciate. Il grado assegnato in seguito alla certificazione si baserà sul numero e sulla gravità delle non conformità, come specificato nella Tabella 1b e 1c. Si noti che il grado sarà seguito da un segno + (per esempio AA+, A+, B+, C+ o D+) a indicare che la verifica non è stata annunciata.

I requisiti del rapporto di verifica sono analoghi a quelli del programma di verifiche pianificate. Il rapporto e il Certificato riporteranno la dicitura “Opzione verifica non annunciata”.

Tale certificazione sostituirà quella esistente. La certificazione sarà emessa entro 42 giorni di calendario dalla verifica e avrà una data di scadenza basata su quella della certificazione precedente più 6 o 12 mesi, a seconda del grado e a condizione che il sito continui ad aderire al programma di verifiche non annunciate. Se l’organizzazione decide di tornare al programma di verifiche annunciate, la data di scadenza della certificazione cadrà 6 o 12 mesi dopo la data della verifica non pianificata.

La sede potrà scegliere tra le seguenti alternative:

• continuare ad aderire al programma di verifiche non annunciate

• tornare al programma di verifica annunciata.

Se la sede desidera continuare ad aderire al programma di verifiche non annunciata, la verifica successiva sarà di tipo non annunciata. La verifica può avere luogo in qualsiasi momento a partire dai 3 mesi successivi alla data dell’ultima verifica e fino a 42 giorni prima della data di scadenza della certificazione; ad ogni modo, la verifica avrà generalmente luogo entro gli ultimi 4 mesi del ciclo di certificazione. Ciò offre tempo sufficiente per l’attuazione delle azioni correttive in caso di individuazione di non conformità, senza mettere a repentaglio la continuità della certificazione.

Se il sito desidera ritirarsi dal programma di verifiche non annunciate, la verifica successiva sarà pianificata entro 28 giorni prima dell’anniversario della data dell’ultima verifica (compresa tale data), così da assicurare che l’intervallo massimo tra le verifiche non sia più di un anno.

Audit Non Annunciato in caso di Stabilimenti con Produzione stagionale

Il programma di verifiche non annunciate può essere applicato agli stabilimenti di produzione stagionale. Tuttavia, saranno applicate le seguenti regole:

• le date di produzione stagionale previste saranno notificate a Kiwa Cermet al momento della scelta del programma di verifiche non annunciate

• nessuna data potrà essere esclusa durante la stagione di produzione.

Le date della verifica presso i siti che producono prodotti stagionali potrebbero cadere in prossimità dell’inizio della stagione di produzione e ciò potrebbe limitare le date disponibili per svolgere verifiche non pianificate prima del termine utile per la ripetizione della verifica. Di conseguenza, nel primo anno in cui la sede rientra nel programma di verifiche non pianificate, il termine utile per l’esecuzione della verifica sarà esteso per consentire lo svolgimento della verifica non pianificata fino a 6 settimane dopo la data di verifica limite. Non saranno applicate penalità per verifiche ritardate.

L’Organizzazione e Kiwa Cermet concorderanno la data della verifica successiva e la data di scadenza della certificazione (42 giorni dopo), tenendo conto della data convenzionale di chiusura della stagione concordata con l’organismo di certificazione. In pratica, questo significa che in alcuni casi potranno essere emesse certificazioni di durata superiore a un anno.

Nel secondo anno, le verifiche non pianificate potranno essere effettuate in qualsiasi data durante il periodo stagionale e dovranno rispettare le normali regole di certificazione

7.5.3 BRCGS PACKAGING MATERIALS Versione 5 e BRCGS S&D Versione 3

Sono disponibili due opzioni per i programmi di audit NON annunciati a scelta dell’Organizzazione e sulla base delle proprie esigenze:

− Opzione 1 di audit NON annunciati: tutti i requisiti dello Standard BRCGS sono verificati durante un unico audit completo non annunciato

− Opzione 2 di audit NON annunciati: l’audit è suddiviso in due parti. Il primo audit sarà non annunciato e riguarda principalmente la valutazione delle norme di buona prassi di produzione dello stabilimento (GMP Good Manufacturing Practice) e delle attività operative in esecuzione. Il secondo audit, che è invece annunciato, si basa prevalentemente sull’esame del sistema documentale, delle registrazioni e comprende la verifica al sito produttivo.

L’Organizzazione che desidera essere sottoposta a verifica “non annunciata Opzione 1 o 2” deve comunicarlo a Kiwa Cermet entro 3 mesi dalla data dell’ultimo audit annunciato.

Il certificato emesso a seguito di tali audit indicherà il tipo di audit scelto “Opzione 1 audit non annunciato” oppure

“Opzione 2 audit non annunciato” e sarà emesso entro 42 giorni dalla data di esecuzione dell’ultima verifica eseguita. Il periodo di validità del Certificato è calcolato sulla base della data di scadenza del precedente certificato più 12 mesi (sarà di 12 mesi dalla data del precedente audit) a condizione che l’azienda continui ad aderire al programma di audit non annunciati; se l’Azienda decide di tornare al programma di verifiche annunciate la data di validità del Certificato sarà di 6 o 12 mesi dalla data di esecuzione dell’ultima verifica non annunciata per BRCGS Food e BRCGS PACKAGING MATERIALS , mentre per BRCGS S&D sarà di 6, 12 o 18 mesi in base allo scopo di audit.

L’audit “non annunciato” Opzione 1 e 2 è eseguito con modalità operative analoghe a quelle delle verifiche annuali programmate (stessa gestione Non Conformità, Azioni Correttive ed assegnazione livelli di certificazione come da Tabelle 1x del presente regolamento ecc.) e secondo i requisiti generali previsti per gli audit BRCGS di cui al precedente par. 7.3

Affinché l’azienda possa prendere parte agli di audit non annunciati, l’auditor Kiwa Cermet all’arrivo in azienda senza preavviso, deve poter accedere al sito da verificare entro 30 minuti dall’arrivo in azienda. In caso di accesso negato, saranno addebitate all’Organizzazione le spese sostenute dal valutatore e sarà ripristinata, per l’azienda, la tipologia di audit annunciati. Kiwa Cermet si riserva tuttavia, in tali casi, di stabilire l’immediata sospensione o revoca della certificazione.

7.5.3.1 OPZIONE 1 degli audit NON annunciati

L’audit NON annunciato sostituirà il normale audit annunciato e potrà aver luogo in un lasso di tempo variabile tra il momento in cui l’organizzazione richiede a Kiwa Cermet l’attività di verifica NON annunciata (cioè entro 3 mesi dall’ultimo audit) e il termine ultimo di 12 mesi dall’esecuzione dell’ultimo audit annunciato ma, tipicamente, entro gli ultimi 4 mesi del ciclo di certificazione. La data/e di audit non verrà dunque comunicata all’organizzazione.

All’Organizzazione è consentito segnalare un periodo di 15 giorni in cui non si rende disponibile a ricevere l’audit non annunciato da parte di Kiwa Cermet. Tali giornate dovranno essere comunicate al Kiwa Cermet almeno 4 settimane prima rispetto alla loro decorrenza unitamente a opportune motivazioni (ad visite pianificate dei clienti); Kiwa Cermet potrà chiedere chiarimenti in merito alle motivazioni fornite dall’azienda e ritenute insoddisfacenti.

I giorni invece in cui il sito produttivo non è operativo (per esempio fine settimana, festività, chiusure programmate per ferie collettive o manutenzioni) non sono conteggiati nei suddetti 15 giorni e dovranno essere comunicati a Kiwa Cermet al momento della scelta del programma di audit non annunciato.

A conclusione dell’audit l’Organizzazione potrà scegliere:

- se restare nell’opzione 1 degli audit non annunciati - se passare all’opzione 2 degli audit non annunciati - se tornare alla tipologia di audit annunciati.

Se l’Organizzazione desidera continuare a essere sottoposta ad attività di verifica “non annunciata opzione 1”, l’audit successivo sarà non annunciato e condotto nella una finestra temporale di entro 3 mesi dall’ultimo audit ed entro 42 giorni prima che scada il certificato, comunque sarà tipicamente entro gli ultimi 4 mesi del ciclo di certificazione.

Se l’Organizzazione desidera passare alla tipologia di audit “non annunciati Opzione 2” saranno applicate le regole di tale opzione e l’audit documentale annunciato si svolgerà entro 28 giorni in base alla data di audit iniziale.

Se l’Organizzazione decide di rinunciare alla modalità di verifiche “non annunciate”, la verifica successiva sarà annunciata e sarà pianificata entro 28 giorni prima della data dell’ultimo audit non annunciato (compresa tale data).

7.5.3.2 OPZIONE 2 degli audit NON nunciati

All’Organizzazione è consentito segnalare un periodo di 10 giorni in cui non si rende disponibile a ricevere gli audit da parte di Kiwa Cermet. Tali giornate dovranno essere comunicate al Kiwa Cermet con almeno 4 settimane di anticipo unitamente a opportune motivazioni (ad visite pianificate dei clienti); Kiwa Cermet potrà chiedere chiarimenti in merito alle motivazioni fornite dall’azienda e ritenute insoddisfacenti.

I giorni invece in cui il sito produttivo non è operativo (per esempio fine settimana, festività, chiusure programmate per ferie collettive o manutenzioni) non sono conteggiati nei suddetti 10 giorni e dovranno essere comunicati a Kiwa Cermet al momento della scelta del programma di audit non annunciato Opzione 2

Il primo audit NON annunciato (di seguito audit 1) sarà svolto in un intervallo di 6-10 mesi compreso nel ciclo di audit (ossia dai 2 ai 6 mesi prima della data di verifica). La data di questo audit non è concordata in anticipo con Kiwa Cermet.

Nel caso in cui:

- una determinata tipologia di prodotto o processo non fosse disponibile durante lo svolgimento dell’audit 1, l’Organizzazione dovrà garantire che i prodotti/processi in oggetto siano attivi presso il sito al momento in cui sarà svolto l’audit 2

- se un processo di produzione significativo fosse svolto in un periodo dell’anno non coincidente con il periodo di una delle due verifiche (audit 1 o audit 2) bisognerà effettuare un’ulteriore verifica per valutare il metodo di produzione in oggetto.

Le non conformità emerse nell’audit 1 dovranno essere gestite secondo la tempistica dei 28 giorni dalla data di audit, saranno riesaminate presso il sito durante l’audit 2 e contribuiranno ai fini della classificazione del livello finale ottenuto, anche quando siano pienamente corrette prima dell’audit 2.

Se una non conformità critica e/o il numero e il livello di non conformità identificate durante l’audit 1 comportano il

mancato raggiungimento del livello necessario per l’emissione del certificato, il certificato esistente relativo al sito deve essere immediatamente revocato.

Il secondo audit annunciato (di seguito audit 2) sarà pianificato 28 giorni prima della data dell’ultimo audit (compresa tale data). La data di questo audit è concordata in anticipo con Kiwa Cermet.

Le non conformità emerse nell’audit 2 (gestite secondo le stesse modalità di cui al par. 6) saranno sommate a quelle individuate nell’audit 1 (anche se queste sono state gestite conformemente secondo la tempistica dei 28 giorni dalla data di audit) e determineranno il livello attribuito nel certificato (secondo quanto indicato in Tab 1 e 3).

Se durante l’audit 2 è individuata una non conformità critica il certificato relativo al sito deve essere immediatamente revocato.

A conclusione dell’audit l’Organizzazione potrà scegliere:

- se restare nell’opzione 2 degli audit non annunciati - se passare all’opzione 1 degli audit non annunciati - se tornare alla tipologia di audit annunciati.

Se l’Organizzazione desidera continuare a essere sottoposta ad attività di verifica “non annunciate opzione 2”, l’audit successivo sarà svolto secondo le medesime regole di pianificazione di cui sopra.

Se l’Organizzazione desidera passare al tipo di audit “non annunciati opzione 1” saranno applicate le regole di tale opzione e la verifica non pianificata opzione 1 si svolgerà tra i 3 e i 12 mesi successivi alla data della verifica di certificazione

Se l’Organizzazione decide di rinunciare alla modalità di verifiche “non annunciate”, la verifica successiva sarà annunciata e sarà pianificata entro 28 dalla data dell’ultimo audit.

7.5.4 BRCGS A&B Versione 2, Opzione di audit NON annunciati

L’Organizzazione già certificata che desidera essere sottoposta a verifica “non annunciata” deve comunicarlo a Kiwa Cermet entro 3 mesi dalla data dell’ultimo audit annunciato.

L’audit NON annunciato sostituirà il normale audit annunciato e potrà aver luogo in un lasso di tempo variabile tra il momento in cui l’organizzazione richiede a Kiwa Cermet l’attività di verifica NON annunciata (cioè entro 3 mesi dall’ultimo audit) e il termine ultimo di 12 mesi dall’esecuzione dell’ultimo audit annunciato ma, tipicamente, entro gli ultimi 4 mesi del ciclo di certificazione. La data/e di audit non verrà dunque comunicata all’organizzazione.

In caso di audit iniziale/di prima certificazione, l’Organizzazione deve comunicare l’intenzione ad essere sottoposta a verifica “non annunciata” a Kiwa Cermet al momento della richiesta di applicazione iniziale, l’audit dovrà essere condotto non oltre la scadenza di1 anno dalla data di applicazione.

All’Organizzazione è consentito segnalare un periodo di 15 giorni in cui non si rende disponibile a ricevere l’audit non annunciato da parte di Kiwa Cermet. Tali giornate dovranno essere comunicate al Kiwa Cermet almeno 4 settimane prima rispetto alla loro decorrenza unitamente a opportune motivazioni (ad visite pianificate dei clienti); Kiwa Cermet potrà chiedere chiarimenti in merito alle motivazioni fornite dall’azienda e ritenute insoddisfacenti.

I giorni invece in cui il sito produttivo non è operativo (per esempio fine settimana, festività, chiusure programmate per ferie collettive o manutenzioni) non sono conteggiati nei suddetti 15 giorni e dovranno essere comunicati a Kiwa Cermet al momento della scelta del programma di audit non annunciato.

L’audit “non annunciato” è eseguito con modalità operative analoghe a quelle delle verifiche annuali programmate (stessa gestione Non Conformità, Azioni Correttive ed assegnazione livelli di certificazione come da Tabella 1x del presente regolamento ecc.) e secondo i requisiti generali previsti per gli audit BRCGS di cui al precedente par.

7.3

Affinché l’azienda possa prendere parte agli di audit non annunciati, l’auditor Kiwa Cermet all’arrivo in azienda senza preavviso, deve poter accedere al sito da verificare entro 30 minuti dall’arrivo in azienda. In caso di accesso negato, saranno addebitate all’Organizzazione le spese sostenute dal valutatore e sarà ripristinata, per l’azienda, la tipologia di audit annunciati. Kiwa Cermet si riserva tuttavia, in tali casi, di stabilire l’immediata sospensione o revoca della certificazione.

Il certificato sarà emesso entro 42 giorni dalla data di esecuzione dell’ultima verifica eseguita (o entro 104 giorni

dalla esecuzione della verifica in caso di audit iniziale). Il periodo di validità del Certificato sarà di 6 o 12 mesi dalla data di scadenza del precedente certificato a condizione che l’azienda continui ad aderire al programma di audit non annunciati; se l’Azienda decide di tornare al programma di verifiche annunciate la data di validità del Certificato sarà di 6 o 12 mesi dalla data di esecuzione dell’ultima verifica non annunciata.

A conclusione dell’audit l’Organizzazione potrà scegliere se:

- restare nell’opzione degli audit non annunciati - tornare alla tipologia di audit annunciati.

Se l’Organizzazione desidera continuare a essere sottoposta ad attività di verifica “non annunciata”, l’audit successivo sarà non annunciato e condotto nella una finestra temporale di entro 3 mesi dall’ultimo audit ed entro 42 giorni prima che scada il certificato, comunque sarà tipicamente entro gli ultimi 4 mesi del ciclo di certificazione.

Se l’Organizzazione decide di rinunciare alla modalità di verifiche “non annunciate”, la verifica successiva sarà annunciata e sarà pianificata entro 28 giorni prima della data dell’ultimo audit non annunciato (compresa tale data).

7.5.5 Opzione di Audit Non Annunciato BRCGS Packaging Materials Versione 6

La Versione 6 si applica per tutti gli audit condotti a partire dal 1 febbraio 2020; gli audit condotti prima di questa data saranno condotti a fronte della Versione 5.

Per BRCGS Packaging Materials, Versione 6, le modalità di gestione e le regole per la conduzione degli Audit Non Annunciati sono le medesime descritte in 7.5.2 per gli audit non annunciati BRCGS Food 8.