X di Futuro La creazione di un luogo

Subito dopo il mio arrivo, nell’ufficio del Top management si sentiva parlare già di questo evento che ci sarebbe stato l’estate seguente, da subito definito dalla Communication Manager come un evento “altissimo”, che nel linguaggio tipico di GL, significa che tratta temi non strettamente commerciali e specifici, ma di più ampio respiro ed interesse sociale, da una parte; dall’altra, che prevede la partecipazione di ospiti, partner e potenziali tali, molto importanti a livello internazionale e nazionale.

Quando, poco dopo un mese, arrivò la Dottoranda in Scienze Umane che avrebbe sviluppato un progetto di ricerca proprio su quel progetto, partì ufficialmente la macchina operativa. Nel frattempo però, proprio il giorno del suo primo arrivo in GL, ci furono altri avvenimenti che interessarono proprio il fiume. Ci furono delle piogge torrenziali e si rischiò concretamente un’alluvione. Si spostarono tutti i PC e tutto il materiale del piano terra sugli scaffali più bassi, sopra i tavoli o negli scaffali più alti e venne dato un allarme, partito dai sensori che monitoravano il livello del fiume, per evacuare gli edifici. Quella notte, l’acqua arrivò fino alle porte degli edifici GL, ma si fermò lì, senza fare danni. Mentre a valle e a monte ci furono danni di diversa entità.

Quindi il giorno dopo, in ufficio, dopo aver constato l’assenza di danni, il top management, la CM e l’imprenditore si chiedono se fosse il caso di iniziare la comunicazione all’esterno oppure se non fosse il momento adatto. Vince l’opinione che era un’occasione irripetibile per essere sul pezzo e fare una comunicazione tempestiva: GL aveva avviato un progetto per la messa in sicurezza del fiume e grazie alla lungimiranza e all’investimento del Signor L., si era riuscito ad evitare danni.

La pratica

La comunicazione tempestiva

La Communication Manager mi chiede di mettermi subito al lavoro e scrivere un pezzo da mettere sul sito. Mi inizia a raccontare lei del progetto, dell’alluvione del 90 che aveva procurato ingenti danni a GL e io prendo appunti. Parlo anche con il Manager RD e vado a fare una riunione urgente nel team facility, dove mi aspetta il responsabile della logistica che conosce tutti gli interventi fatti e c’è il geometra che mi può fornire informazioni più tecniche. Mi girano le foto di chi era andato a mettere i sacchi di sabbia la notte prima, per evitare che entrasse l’acqua (e la CM recrimina il fatto che non ci fosse nessuno, che a differenza del 90, manca la cura da parte dei collaboratori, inclusa me che abitavo nella foresteria vicino a GL). Parlo anche con la ragazza RforI che ha sviluppato il sistema di monitoraggio del ponte: mi spiega di cosa si tratta. Non avevo mai sentito parlare prima di scalzamento delle pile. Per cui le vado dietro. A questi due incontri c’era anche la nuova ragazza, quella del Dottorato in scienze umane.

Scrivo il testo, lo faccio leggere alla Communication Manager e il giorno dopo lo trasformo in un comunicato stampa per la Press Manager. Hanno preferito aspettare un giorno perché c’era il rischio di danni ingenti e non era il caso di andare a dire che GL invece no.

Il comunicato diventa congiunto con gli enti del luogo, perché il progetto è un progetto di collaborazione tra pubblico e privato. Quindi scrivo diverse versioni di questo testo, a seconda dell’ente coinvolto. Controlla la CM e poi lo inviano a chi di dovere.

Nel frattempo scrivo il post per il sito internet partendo dagli appunti. Mi sono trasferita in ID- Lab per caricare il post tramite wordpress (mi servono le credenziali e qualcuno che mi insegni a farlo) e mi servono delle immagini. Arrivano dei grafici del monitoraggio della piena e ci mettiamo quelli; quando si tratta di trovare una foto, però, non ce n’era una di buona qualità. Il designer si limita a dire che non si può mettere sul sito, foto di quella qualità e lui non ha tempo di sistemarla con photoshop. La CM gli dice di non essere troppo cavilloso, perché in questo caso è più importante una comunicazione tempestiva, che perfetta. Il designer non è d’accordo, ma fortunatamente mi aiuta una delle ragazze che ha un minimo di competenze grafiche. Ha da fare, ma mi chiede di girarle la foto al volo. La apre con photoshop e sistema la curva di qualche variabile, credo la luminosità, e dice che già la foto ha un aspetto accettabile. Il designer abbozza. La collega mi aiuta anche a caricare il post sul sito (la Brand Manager me lo aveva fatto vedere una volta al mio ingresso, ma non saprei rifarlo e lei non è molto incline a ripetere la spiegazione o ad aiutarmi a farlo). Carichiamo il post, anche la versione in Inglese.

E poi la Communication Manager mi chiede di fare un post sulla intranet per la comunicazione interna, dice “più caldo”, che serva da ringraziamento da parte dei collaboratori GL al Signor L.

Così aggiungo semplicemente dei dettagli di cosa è successo e della reazione dei collaboratori GL, qualche immagine, anche di bassa qualità, in cui fosse documentato il lavoro di alcuni. Intanto iniziano ad arrivare i ringraziamenti dei sindaci o delle persone al Signor L. Mi girano le mail e mi chiedono di aggiungerli ai post. Pubblico anche quelli.

Nel giro di 10 minuti inizio a ricevere telefonate e mail di collaboratori che mi segnalavano inesattezze su ciò che successe nel 90 o sugli interventi fatti. In pratica, non so quante volte correggo entrambi i post sulla piattaforma.

Le reazioni

Intanto parte il comunicato stampa e il giorno dopo iniziano i primi articoli e i primi commenti al post sul sito. Panico: ci sono delle persone che iniziano a commentare sotto l’articolo (sul sito) e sulla pagina FB. A quanto pare, sono persone del luogo che sostengono che l’intervento di GL ha in realtà alterato l’equilibrio del fiume e ha solo aggravato la situazione a monte e a valle, oltre che ad aver danneggiato la fauna (chi si lamenta sono pescatori).

Da non credere, uno scempio senza precedenti e l’innesco per disastri annunciati, lo fanno passare per una buona pratica. L’edifico è stato costruito in zona di esondazione, così come il vecchio, l’eliminazione di tale area e la conseguente velocizzazione dell’acqua segnerà la distruzione più a valle di proprietà che magari sono costruite in sicurezza e legalmente. Purtroppo gli eventi non servono da esperienza e si continua con questa pratica, populista e opportunista a costo di partecipare ai funerali di cittadini ignari, ma prima o poi la magistratura vorrà vederci chiaro.

Alluvione evitata sulla loro azienda, con un fiume canalizzato rettificato, morto dal punto di vista ecologico trasferendo la piena ancora con maggiore velocità ed energia a valle, della serie: io mi tutelo non mi importa di quello che succede a valle. La riqualificazione fluviale è esattamente l’opposto.

Non so cosa fare: i commenti sul sito sono aperti, ossia viene data la possibilità di lasciare un commento, perché nel pubblicare l’articolo, non ho spuntato l’opzione di chiudere i commenti. In realtà ricordo che la ragazza che mi aveva aiutato a caricarlo, mi aveva detto che c’era questa opzione, ma non avendolo mai fatto e non avendo il polso della situazione esterna, non mi sono posta il problema.

Se ne parla in ID-Lab: la Brand Manager dice che dal momento che si è scelto di dare la possibilità di commentare, è giusto che si pubblichino i commenti e che si dia una risposta ufficiale, ma assolutamente non bisogna cancellare i commenti. Questo le hanno insegnato nei vari corsi che ha fatto riguardante la comunicazione social di crisis management e reputation management. D’altronde all’epoca, tutto ciò che riguardava la comunicazione online di GL era di sua competenza, e quindi sotto la sua responsabilità, e dice, rimarcandolo, che non avrebbe accettato una cosa del genere.

Parlo con il responsabile del team Facility e con il Geometra. Sottolineano come era importante fare emergere nella comunicazione che era un progetto comunicato, ma ancora in fieri e dunque quello che le persone all’esterno vedevano non era il risultato finale, che avrebbe impiegato anni ad essere raggiunto, in termini di vegetazione e di estetismo del paesaggio. Io pensavo di aver fatto passare il concetto abbastanza efficacemente, accennandolo in una frase, ma evidentemente non era sufficiente: sarebbe dovuto essere uno dei nodi centrali della comunicazione.

Intanto nell’ufficio di sopra, invece, si riuniscono l’imprenditore, la Communication Manager, il general manager e il Manager RD per parlare della questione. Nonostante tendano a smorzare la tensione, comunque il fatto che ne parlino insieme, significa che c’è comunque un certo allarme. Comunque, il General Manager sembra il più tranquillo tra tutti: dice che ha capito di che persone si tratta; sono persone del luogo che creano solamente problemi per cui non vale la pena parlarci pubblicamente e dargli corda, ma al massimo ci si può parlare direttamente di persona. Quindi la direttiva è di lasciare tutto com’è. Di non fare niente. E quando il GM mi vede che sono molto preoccupata e mi sento anche responsabile per la questione, mi dice di stare tranquilla.

Mi chiedono di fare un documento con i dati social e le interazioni sul sito. Mentre sul sito erano arrivati quei due commenti, sulla pagina facebook di GL si leggevano solo commenti positivi:

Mentre ogni anno ci interroghiamo sul come mai abbiamo decine di inondazioni su e giù per la penisola qualcuno fa qualcosa per evitarle

in altre parti d'Italia cosa succede ....

Ecco un buon esempio della collaborazione tra pubblico e privato: alluvione evitata grazie all'adozione del fiume da parte di GL E' quello in cui crediamo anche noi di

Condivido volentieri questo post che dimostra come il letto del fiume possa essere salvaguardato, tutelando le installazioni civili

Nel frattempo, il geometra manda una mail con delle spiegazioni tecniche e legali su cui poter strutturare una risposta alle critiche. Risponde il Signor L. dicendo ringraziando e spiegando che non avevano intenzione di rispondere.

Di sotto c’è del dissenso, ma la decisione è stata presa. Io nel frattempo, non ero stata nemmeno in grado di dire la mia, prima di tutto perché non mi sarei immaginata una reazione del genere, dall’interno era tutto bello; in secondo luogo non sapevo da che parte schierarmi: capivo che da una parte fare finta che non fosse successo niente non era giusto, dall’altra se davvero erano persone con cui GL aveva avuto a che fare in passato, perché montarne un caso davanti a tutti, anziché risolvere i problemi di persona?

C’è un contatto con un opinionista che scrive in un giornale nazionale. Non so da chi viene il contatto, se dalla press manager o se direttamente dall’imprenditore o dal GM manager, fatto sta che quell’anno, come succede sempre più spesso durante gli autunni italiani, c’è un’emergenza idrogeologica e diventa tema caldo sulla stampa. Il giornalista ne vuole parlare, portando l’esempio di GL come realtà virtuosa da cui prendere esempio. La CM mi dice di preparare un testo che possa contestualizzare il caso GL nel panorama nazionale. Mi ricordo di un servizio che vidi su un TG nazionale, in cui si mostrava una panoramica in termini di numeri e statistici. Lo cerco, ma non lo trovo, ma poco male, trovo altro materiale. Scrivo il pezzo, lo mando alla GM che fa delle correzioni e lo manda al giornalista.

L’articolo uscirà, presentando diversi casi virtuosi. Per quanto riguarda la parte di GL mi stupisco del fatto che il testo utilizzato sia riportato in modo identico, ma parziale. La Communication Manager una volta che l’articolo viene pubblicato sul quotidiano, manda lo scan in allegato con una mail in cui introduce l’articolo che abbiamo scritto e lei. Parte anche qui un giro di complimenti dal top management e dalla proprietà.

La preparazione dell’evento

Entro fine anno, parte la macchina organizzativa dell’evento. La Dottoranda i Scienze Sociali e la ragazza che si occupa dello sviluppo commerciale e della comunicazione della Community di GL basata sui temi della sostenibilità energetica2 _{iniziano ufficialmente ad occuparsi delle}

2 _{La L. Community è il risultato della forte volontà di ridare valore alla dimensione di essere naturali.}

Lo spunto, coerente con la propria storia di oltre 40 anni di attività nelle tecnologie, lo fornisce il GL, che insieme ad un network di imprese di eccellenza, definisce e costruisce la prima comunità integrata completamente ecosostenibile in Italia. Come una foglia, anche la L. Community ricava energia trasformando quella del sole, dell’acqua, dell’aria e della terra, la conserva per utilizzarla al momento del bisogno per poi emetterla nell’atmosfera in modo sano e pulito.

La L. Community è in Italia, nella Regione […] ed è reale ed abitata. Dal sito della L. Community gestito da GL.

But to understand what brought GL to the judges of the 2010 HSBCEuropean Business Awards, you need to look beyond the four walls of its laboratories and to divert to the landscape beyond. The company has built its own sustainable community called L. which reflects GL determination to create a positive relationship between technology and nature.

questioni logistiche. Iniziano dal save the date: vale a dire una specie di segnalibro, con una grafica verde che richiama alla vegetazione e all’acqua, con cui cominciare a dire ai clienti e ai partner più importanti che ci sarà l’evento. Viene scelta anche la data, dopo un paio di cambi: quell’anno l’attenzione era alta perché c’erano i campionati del mondo di calcio ed era importante che nella serata evento non capitassero delle partite importanti. Nell’ultimo evento importante che è stato fatto, in effetti ci racconta la Communication Manager che non avevano tenuto in conto questo dettaglio e quando se ne accorsero era troppo tardi per cambiare data. Così, hanno dovuto rimediare in corso d’opera e assistere ad una semifinale Italia-Germania, quando la maggior parte degli ospiti era proprio tedesca. In quell’occasione, ci ha raccontato svariate volte la Communication Manager, ma anche la Brand Manager e la Press Manager che erano state in prima linea per l’organizzazione, e il GM nelle sue presentazioni ufficiali per raccontare la cultura e lo spirito di GL, rigorosamente supportate da foto dell’evento, erano stati distribuiti cappellini con i tricolori e pinte di birra e finirono tutti per guardare la partita insieme allegramente, senza nemmeno fare troppe tragedie per la sconfitta della Germania, almeno così raccontano.

Quindi, una volta fissata la data, impostano graficamente questo save the date, che si inizia a distribuire. Nelle settimane successive, ci saranno delle tensioni tra le due colleghe: un po’ perché ancora non si conoscevano quindi dovevano prendere le misure, un po’ perché erano due ruoli che rischiavano di collimare, se non di sovrapporsi per alcuni aspetti. Per cui, le due non sapevano come muoversi, quando ad esempio c’era qualche conferenza interessante. Chi doveva fare cosa? La ragazza che si occupava della L. Community si sentiva minacciata dalla nuova presenza, la Dottoranda, dal canto suo, si sentiva limitata nei suoi compiti. Così fu necessario l’intervento della Communication Manager che comunque non fugò via tutti i dubbi. Quando la ragazza che si occupava della Community se ne andò un paio di mesi dopo, prima dell’evento, e a poche settimane dall’evento, infatti, ancora c’era da chiarire un grande punto su cui tutti non avevano la stessa idea: che rapporto c’era tra la L. Community e il nuovo progetto X di Futuro?

La risposta a cui si giunse fu che mentre la L. Community era un network commerciale, quindi focalizzato sul business, X di Futuro era un contenitore di progetti che andavano oltre GL, riguardavano infatti le collaborazioni tra pubblico e privato e riguardavano la creazione del futuro del territorio e non solo di GL. Per cui X di Futuro non sostituiva L. Community, che continuava ad avere il suo spazio e la sua ragione di esistere. Andava semplicemente verso un’altra direzione. Chiarito, almeno in teoria, questo punto, c’era da chiarire anche: qual era lo scopo dell’evento? Perché nonostante il progetto non riguardasse direttamente un progetto commerciale e che l’evento dovesse essere alto, il Signor L. continuava a ribadire che lo scopo di questo evento è quello di fare business e dunque di avere in loco contatti potenziali e profittevoli per occasioni di business. Su questo punto, non credo si sia percorsa una strada, anziché l’altra, ma si è cercato di soddisfare entrambe.

In a L. Community GL employees live in a carbon neutral house, they travel to work using carbon neutral transport and they work in an eco-friendly industrial site that is powered in part by a micro-hydroelectric power plant

At the root of the successful business of good ideas and the ability to bring them to fruition perhaps the fecundity of the employees’ imagination is helped by having such a beautiful environment to look out of every-day of the week. Wsj Business Center

Intanto, mentre questi punti dovevano essere ancora decisi, quello che si era fatto in ID-Lab era, da una parte cominciare con il concept grafico della comunicazione di tutto l’evento. Il designer, con una ragazza in stage, hanno scelto le tavole colori (sfondo verdino e titoli arancioni), la font (ossia il carattere di scrittura), la rappresentazione grafica della comunicazione. Sono partiti dal grafico della misurazione della piena. Hanno preso la curva con i valori dell’altezza del fiume (anche se il dibattito è stato acceso se tenerli o meno, se mettere le unità di misura o meno per far capire di cosa si trattasse) in arancione e l’hanno sovrapposta al corso del fiume, quasi in bianco. In questo modo si volevano evidenziare le due anime di GL (quella tecnologica e quella culturale, di rapporto col territorio) e del progetto (la tecnologia per il monitoraggio e la prevenzione e la valorizzazione ambientale). Hanno disegnato anche il logo che era il nome del progetto che includesse nel testo un segno grafico di rimando al fiume e che fortunatamente il GL ha avuto la brillante idea di registrare come marchio. Fortunatamente perché l’anno dopo, una compagnia telefonica italiana decide di avviare una campagna pubblicitaria per l’istallazione della fibra ottica, campagna con un nome molto simile a quello del progetto GL. Per cui la compagnia ha dovuto chiamare GL, che, oltre alla copertura della fibra, è stato il luogo di partenza per la campagna sul web, con degli spot e un’intervista fatta al Signor L.

Lo studio del progetto grafico è un processo abbastanza lungo e impegnativo, che parte dal concetto e dalla progettazione di un’idea e solo alla fine arriva alla realizzazione grafica. Insomma, in pratica la comunicazione di XdiFuturo parte dall’idea grafica, materializzata in un faldone presentato al Signor L. Nemmeno per un grafico la vita è facile, perché tutti si sentono in grado di suggerirti di cambiare qualcosa, solitamente di ingrandire scritte e figure, quando invece i grafici sono fan assoluti dello spazio vuoto che dà ariosità all’impaginato, ignorando che dietro alla scelta di un colore, di una font (una delle prime cose che ho scoperto in ufficio in presenza di grafici, è che font è femminile e se lo usi al maschile, non sei abbastanza competente), di un segno grafico, c’è davvero una minuzia di ragionamento incredibile. Nel frattempo la Dottoranda e la Communicaation Manager si occupano invece della parte scientifica (quindi degli speaker da invitare, degli argomenti, degli ospiti, patrocini e partnership- che non servivano soltanto per legittimazione e prestigio, ma anche per l’aspetto economico), e la responsabile LOV si occupa della logistica (sistemazioni negli alberghi, pasti,