Il momento della partenza
Il check out
Operazioni di Check-out:
- Aggiornamento e controllo del conto;
- presentazione del conto;
- emissione del conto fiscale;
- incasso del conto;
- conti sospesi;
- aggiornamento registri: registro dei
corrispettivi, prima nota, registro delle
fatture d'acquisto.
Il conto
IL CONTO è un prospetto di registrazione di somme inerenti
a servizi prestati.
La preparazione del conto, detta anche fase degli addebiti, è
quella concernente l’addebito sul conto del cliente, delle
consumazioni effettuate e dei servizi extra richiesti.
Quando il cliente annuncia la sua partenza e chiede la chiusura del
conto, l’addetto alla cassa chiederà al collega che si occupa
della maincourante di aggiornarlo con eventuali ultimi addebiti
e in particolare quelli riguardanti i consumi del frigo bar.
Prima dell’emissione del documento fiscale l’addetto presenterà al
cliente una distinta provvisoria (cosa oggi molto agevole grazie
all’ausilio del PC) per il controllo degli addebiti caricati.
Una volta ottenuta la conferma da parte del cliente e aver fornito
eventuali spiegazioni in caso di dubbi, il cassiere provvederà alla
stampa della Ricevuta Fiscale o, se richiesta della Fattura
Fiscale per procedere quindi all’incasso. Nei casi che
prevedono un pagamento non immediato, l’importo sarà riportato
fra i sospesi.
Il documento fiscale
Gli addetti al front office sono obbligati a rilasciare ai clienti
una RicevutaFiscale a riprova dell’avvenuta prestazione
dei servizi. L’albergatore, surichiesta specifica del cliente,
è tenuto a emettere – in sostituzione della Ricevuta
Fiscale - la Fattura.
La ricevuta fiscale
La ricevuta fiscale è un documento in cui il corrispettivo
pagato dal cliente per la prestazione ricevuta è comprensivo
di IVA (importo lordo); deve essere compilata secondo la norma
di un’ordinata contabilità, cioè senza abrasioni, senza
cancellazioni e senza correzioni e, in caso di errore, sarà
opportuno annullare il documento e conservarlo in tutte le copie
che lo compongono ai fini di un eventuale controllo ispettivo.
La ricevuta fiscale deve essere rilasciata utilizzando un
apposito bollettario in duplice copia:
· La copia sarà consegnata al cliente a prestazione ultimata;
· L’originale è conservata dall’albergatore
Il cliente ha l’obbligo di conservarla e di esibirla, su richiesta da
parte della Finanza, all’atto dell’uscita o nelle immediate
vicinanze dell’esercizio che ha emesso la ricevuta.
I documenti fiscali devono essere conservati dall’albergo per non
meno di dieci anni.
.
Gli elementi della ricevuta
fiscale
La ricevuta fiscale deve contenere:
•i dati identificativi dell’albergo che la emette compresa
la Partita IVA;
•la data di emissione;
•natura, qualità e quantità di beni e servizi oggetto della
prestazione;
•l’ammontare dei corrispettivi dovuti;
•numerazione progressiva per anno solare;
•qualora il documento fosse saldato in un secondo
tempo, l’ammontare dovuto
•sarà riportato nell’apposito spazio “corrispettivo non
pagato”;
•sulla ricevuta fiscale di solito sono riportati anche il
numero d’iscrizione al Registro delle Imprese e altre
informazioni concernenti la ragione sociale.
La fattura
La fattura fiscale si differenzia dalla ricevuta fiscale
poiché viene indicata l’IVA,
cioè l’imposta sul valore aggiunto:
È un imposta indiretta sui consumi e grava solo su quella
parte di valore che l’operatore economico aggiunge al
costo
dei prodotti e dei servizi durante lo svolgimento delle
proprie attività.
I dati obbligatori della fattura fiscale sono:
· i dati identificativi del cliente, compresa la Partita IVA o codice
fiscale (non obbligatori per la R. F.);
Gli elementi della fattura
La fattura fiscale deve contenere:
•Ditta, denominazione, ragione sociale, indirizzo e partita iva
di colui che richiede la fattura;
•Data di emissione;
•Numero progressivo riferito all’anno solare;
•Aliquota iva applicata e relativo ammontare, con
arrotondamento per difetto o per eccesso all’unità più
prossima.
LE ALIQUOTE IVA
SONO:
Per le prestazioni di tipo alberghiero,qualunque sia la categoria dell’albergo.Per le prestazioni di tipo congressuali offerte a clienti
esterni, cioè affitto sale,attrezzature e intermediazione adv
IL PAGAMENTO DEL CONTO è uno dei momenti cruciali del check-out, poiché sono
gli ultimi momenti che il cliente soggiorna in albergo.
Esso può avvenire in diversi modi: contanti, voucher e carte di credito/bancomat.
Il pagamento in contanti è generalmente il mezzo preferito dall’albergatore
poiché consente l’immediata disponibilità della somma versata dal cliente. Esso è
chiamato anche pagamento “cash” e può avvenire anche in valuta estera; per il saldo del conto l’albergo può accettare anche valuta estera, mentre per il cambio valuta serve una specifica autorizzazione.
Il voucher è un particolare titolo di credito. La particolarità è data che, a differenza dei normali titoli di credito incorpora un valore espresso in servizi e non in termini monetari. Il pagamento degli importi concernenti i voucher di riserva, a forfait, deposito e full credit, avviene generalmente dopo la partenza del cliente il quale avrà utilizzato la sua copia come mezzo di pagamento all’albergo.
Quando l’AdV è debitrice, verso l’albergo, essa invierà l’importo dovuto trattenendosi la quota concernente, la commissione maturata.
Le carte di credito e il bancomat sono mezzi di pagamento e non titoli di credito
e stanno diventano i mezzi di pagamento più usati. Al momento dell’incasso l’addetto
deve controllare che la firma richiesta sullo scontrino, da parte del cliente, corrisponda a quella apposta sul retro della carta; se il cliente non è conosciuto da chi esegue l’incasso, sarà necessario chiedere l’esibizione di un documento per verificare la corrispondenza del nome del possessore. Di grande importanza è il controllo della data di scadenza.
