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PRINCIPATO CITERIORE,
s t e r n o SSijjjogniftd bcfr 1 8 4 4 .SISTEM A B IB L IO T E C A R IO DI ATENEO SALERNO
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-eduto il Sovrano Rescritto del 21 Aprile 1837 , col quale il Re S. N. ordinò che in ogni Comune il Cancel
liere di conserva al Sindaco, e ad un Decurione proceduto avesse alla formazione dell" inventario di tutte le carte esi stenti nell’ archivio municipale ; il quale inventario, da com pilarsi in triplice originale , dovesse poi essere esaminato dal Decurionato per la sua veridicità ed esattezza.
Veduto l’ altro Sovrano Rescritto del 3o Aprile 1 8 4 2, pel quale la Maestà del Re si compiacque statuire che in
ogni Comune' si fosse compilato esatto inventario di tutt’ i lib ri, e questi si fossero ligati , ed ordinatamente disposti in arm adi, la cui spesa si facesse gravitare sulle impreve dute degli stati finanzieri di ciascuna comunità. Per tal guisa le produzioni letterarie e scientifiche sono ben conservate, e possono essere studiate da chiunque ne abbia il desiderio.
Veduto l’altro Sovrano Rescritto del i5 Novembre i8 4 3 , con che si determina fra le altre cose che siano gelosamen te conservate negli archivi comunali le antiche mappe, ed i titoli atti a dimostrare le proprietà demaniali, e patrimo niali.
'Considerando clic i Cancellieri archrvarì percependo nn soldo dal Comune hanno l’obbligo di ben servire tutt’ i cit tadini che lo compongono, e prestarsi alle loro richieste, senza dar luogo a lagnanze di sorta.
Considerando che l’erronea tenuta degli archivi vietan do di corrispondere allo impulso de’provvedimenti superiori con esattezza e celerilà , comprime l' azione e la energia dell1 amministrazione civile sulle vie del progresso.
Considerando che u n regolato ordinamento delle Cancel lerie offre a diligenti amministratori municipali tutto 1’ an damento , e la genesi degli incartamenti., scevera da elementi estranei; e però si dà l’agio di ben conoscerne il comples so, ed evitare le sorprese, e le aberrazioni.
Considerando che rendendosi con ciò più certa la ri sponsabilità de’ Cancellieri com unali, dev’essa eccitarli ad una più religiosa conservazione degli atti pubblici, e degli altri che nello interesse de’ privati si depositano, o si com pilano, senza tema di alcuna dispersione.
Considerando che serbandosi ordinati i huJlettini delle leggi, i giornali d’Intendenza., e gli altri lavori dell’umano intelletto , se ne agevola la lettura a quei cittadini d ie la istruzione preferiscono alla infingarda ignoranza.
Considerando che nella visita amministrativa per noi fatta in alquanti paesi della Provincia si è per lo più verificata erronea ìa tenuta delle carte, erronei © mancanti i registri, e spesso una confusione inestricabile, al che con energiche provvidenze si è dato .riparo , e già vanno cessando gli sconci eli’ esistevano.
Considerando perciò che una norma generale ed unifor me per questa Provincia si rende oltremodo necessaria per lo abbondono , e disordine in che si trovano la maggior parte degli archivi comunali.
Or d i n a q u as t o s e g u e:
Art. i. La casa comunale, la cui chiave si deve con
servare dal Cancelliere, o da chi legalmente ne fa le veci, dev’ essere ogni dì aperta al pubblico per ore cinque, ed anclie di più quando il bisogno lo richieda. Sono eccettua
- -
-te le domeniche, e gli altri giorni di doppio precetto, ne’ quali si farà sosta dall’ ordinario lavoro ; e la municipalità starà solo aperta per gli affari urgenti che non ammettono indugio. Gli atti dello stato civile , verbigrazia , la convo cazione del decurionato ed. altre somiglianti cose possonsi adempiere ne’ dì festivi.
Il Sindaco determinerà- con ordinanza affissa in cancel leria l’ora, nella quale il Cancelliere debbe trovarsi pronto nel suo uffizio.
Sarà cura di costui di fare spazzare in ogni m attina, e prima dell’ orario la detta casa, non che di mantenerla con la possibile decenza.
A r t . 2. I l sistema quasi generalmente serbato in fino ad ora di tenere le carte per fa sc ic o li, e per a n n i, com e pu re 1’ altro di copiar le lettere ch e partono n el registro di corrispondenza , restano irrevocabilm ente aboliti.
Le carte debbono essere divise per oggetti. Ogni oggetto darà luogo a separato incartamento, ben cucito per ordine cronologico , foliato, ed avente elegante covertura, siccome sarà più chiaramente in seguito determinato.
Art. 3. Ogni archivio sarà diviso in due sezioni, con uno o più scaffali in proporzione del numero degl’ incarta menti. Gli scaffali avranno più suddivisioni o caselle, non molto grandi, e simmetricamente formate.
La prima sezione, che sarà la parte superiore dello scaf fale, se questo sarà un solo, ovvero il primo scaffale, se saranno due o più, conterrà il vecchio archivio : la secon
da sezione il nuovo, secondo il. modello N.° i ." (*). (*) 11 m odello n u m ,° i .° offre la s tr u ttu r a interna dell’ arm adio ad
uso d ell’a rc h iv io . Volendosi ten er chiuse le carte , p o trà form ar , cisi la p o rta o tu tta di leg n o , o con rete di fe r ro , o con lastre. N el vano di ciascuna casella sono notati g li oggetti degl’ in carta menti da c o n te n e rv isi, le quali indicazioni dovranno scriversi sulle rispettive cartellin e che si veggono chiaram ente disegnate su l fron te delle d ette caselle.
Le caselle notale co’ num eri n3 e 24 rim angono senza intestazio n e , e potranno servire p e r le appendici di cui è p aro la nell’ a r t,
6 .° del Regolamento. - - -
A r t . 4. Apparterranno alla prima sezio n e, ossia al vec chio archivio le carte in se rv ib ili, o ch e raramente possono essere consultate.
Esse saranno classificate e riposte n elle ca selle, com e qui appresso.
Casella h ... P erson ale A m m in istra tivo , G iu d izia rio , e
F in a n zie ro .
Casella 2 ... C o n ti a n tic h i, e d a n tic h i sta ti d iscu ssi. Casella 3 ... O pere pu b blich e C o m u n a li, P r o v in c ia li, e
loro dipen den ze. '
Casella 4 ... L e v e , G u a rd ie U rb a n e , C a s e r m a g g i, P r i g io n i , A l l o g g i , G iu s tiz ie C irc o n d a ria li. Casella 5 . .. .. P o lizia O r d in a r ia , G iu d izia ria , e d A m m i
n is tr a tiv a . Casella G ... A ffari, d iv e r s i.
In queste sei caselle saranno collocate tutte le carte, il cui uso è molto raro , e che bisogna conservare per sem plice memoria.
Ar t. 5. La seconda sezione, ossia il nuovo archivio, con
terrà le carte antiche che possono sempre servire all1 Am ministrazione , come i libri parlamentari, gli onciarì, gli antichi titoli di proprietà, ed i nuovi incartamenti. Questa seconda sezione sarà suddivisa in caselle di maggior nume ro , contenente ognuna di esse una separata materia, secon do l1 ordine che segue :
C a s e l l a 4 ... T ito li d i p ro p rie tà , 0 d i possesso de' beni
com unali (1). ’
Casella 2 ... C atasto n u o v o , S ta to d i S e zio n e , L ib r o d el le delib era zio n i decu rion ali.
Casella 3 ... R e g is tr i d e l S in d a c o , e d el P rim o E l e t t o , R e g is tr i d i C an celleria .
Casella 4 . .. .. D e b iti d e l Comune.
(1 ) In qu esta casella vanno annoverati i lib ri p a rla m e n ta ri, gli atti della divisione de’ d e m a n i, gli o n c ia li, le p la te e , e tu li’ i docu m enti clie servono a dim ostrare la p ro p rie tà od il p o ssesso , sia no essi a n tic h i, siano moderni.
«•
Casella 5 ... Crediti del Comune.
Ca s e l l a 6 ... Liti.'
Ca s e l l a 7 . . . Contabilità ( 2).
Ca s e l l a 8 ... Polizia Amministrativa.
Ca s e l l a 9 . . . Usurpazioni di strade , e di beni comunali.
Ca s e l l a Boschi, e terreni in pendio' (3).
Ca s e l l a 4 4 ... A ffitti d e 'cespiti comunali.
Ca s e l l a 42... Personale Amministrativo (4). .•
Ca s e l l a 43... Personale Finanziera, e Giudiziario.
Ca s e l l a 44... Salute pubblica.
Ca s e l l a 45... Leve , Guardia Urbana , Casermaggio ,
A llo g g i, Forniture. Ca s e l l a 46.:... Opere pubbliche. Ca s e l l a 47... Statistica. Ca s e l l a 4$...-^ Pulizia ordinaria (5). Ca s e l l a 4 9 . , . . . P r o f c tt i . Ca s e l l a Q O ..... R a t i z z i p r o v i n c i a l i, e c i r c o n d a r i a l i . Ca s e l l a S i... A f f i v i d i v e r s i .
(2 ) .Q ui dehh’ essere riposta la co ntabilità m o r a le , e la m a te ria le , gli stali d is c u s s i, quelli di variazione , ed i volum i de’ documeiiT l i , Iindiò sono in uso , p o te n d o si, dopo cinque anni o più , p as sare nel vecchio archivio , allo rch é si sono queste "carte re n d u te inservibili.
In un Com une ove la contabilità desse lnogo a m olta corrispon denza p o tre b b e questa settim a Casella suddividersi in d u e , deno minando la prim a contabilità m orale , e la seconda contabilità
m a teriale.
( 3) C onterrà questa casella gli atli della vendila del legnam e , le d i sposizioni p e r 'l a custodia de’ b o s c h i, de’ loro pro d o tli T e quanto allro risg u ard a 1’ A m m inistrazione forestale!
( 4) Q uesta casella po trà ricevere due)suddivisionu I n u n a , da in ti tolarsi A m m in is tr a to r i, si com prenderanno gl’ incartam enti tu lli risguardanti le persone p u b b lic h e indicale nell’ articolo 53 d ella Legge de’ 12 D icem bre 1 8 1 6 , le loro n o m in e , sospensioni , de stituzioni , e le liste degli eligibili ; e nella seconda , da inlito larsi S tip e n d ia ti C o m u n a li, si collocheranno gli a ltri bassi e ■su bordinati agenti dell’ am m inistrazione com unale.
( 5) Questa casella potrebbe ricevere anche delle suddivisioni in caso d i bisogno. -' -
«
Ca s e l l a SS... A tti dello Stalo Civile (6).
A r t . 6. Olire le mentovate caselle, clie possono essere ampliate, o ristrette a seconda delle comunali esigenze, ve ne saranno altre che formeranno alquante appendici da mo dellarsi sulle prime ( potranno anche nelle grandi università essere oggetto di separati scaffali ) , e conterranno gl’ incarta menti della Beneficenza , del Conciliatore , de’ Monti Fru mentari , e pecuniarì, ove sono, nonché del Supplente Giu diziario , ne’ Comuni ne’ quali non è residenza del Giudice Circondariale.
A r t . 7. Quattro registri avrà ogni archivio com unale, che saranno denominati
Registro di entrala o protocollo. Registro di uscita o spedizione.
Pandetta o inventario del vecchio archivio. Pandetta o inventario .del nuovo archivio.
I due primi saranno lo liati, e cifrati dal Sindaco , ed avranno la durata di un anno, cioè da Gennaio a Dicem b re, e quando avranno cessato di essere in uso, si adope reranno i nuovi, che anticipatamente si acquisteranno.
(jli altri due registri, cioè le pandette, che unitamente a primi avranno la loro sede nella casella terza , saranno foliati, e cifrati dal Sindaco ; nè annuale sarà la loro du rata , ma finche saranno completamente riem piuti, nel qual caso succederà un secondo volum e, con f ordine progres sivo del primo , e così. di seguito.
Ar t. 8 . Nel registro di entrata o protocollo, secondo il
modello N.° 2.° si scriveranno in distinto ordine di nume ri , ed a misura della pervenienza in Cancelleria tutti gli uffizi, o carte de’ privati di qualunque natura, segnandosi
(6 ) T u lle le carte re la tiv e allo stato d elle p ersone , gli alti di cam biam ento di dom icilio , e di cognome saranno com presi in q u e sta casella.
Essa , come ognun vede , dev1 essere m o lto grande ed occupare
1’ ultim o posto dello scaffale ne’ p iccioli C o m u n i, com e ne1 grandi
c m iglior consiglio far costruire un arm adio esclusivo p er lo S ta to Civile.
l ’autorità che scrive, o particolare che domanda, la data della carta, la data dell’arrivo, l’oggetto, la determinazio ne del Sindaco, tenendo presente la classificazione latta nell’ art. 5.
Al margine , e verso la parte superiore della carta che arriva, sarà segnata la data della pervenienza, e il numero di ordine del protocollo.
A bt. 9. INel registro di uscita o di spedizione, senza trascrivere le lettere, sarà notata con numeri progressivi la corrispondenza che parte, l ’autorità o particolari cui si scri ve , l’oggetto, che dev’ essere espresso con tutta chiarezza, la data della lettera, ed in fine quella della spedizione, siccome col modello N.° 3.° vien dichiarato.
.A rt. i o. La pandetta sia della prim a, sia della secon da sezione dell’ archivio comunale, il cui modello segna il N.° 4.°, avrà un numero di carte tagliate in tanti scaglio n i, quante sono le lettere dell’alfabeto. Su di ogni scaglione sarà scritta una delle suddette lettere cominciando dall’ A , seguirà un numero di lògli interi ; indi si segnerà su altro scaglione altra lettera dell’abicì, e così si continuerà fino a Z.
Terminate le lettere, si apporrà un supplimento con lo stesso metodo suindicato, e servirà quando qualche lettera con i successivi fogli interi fossero del tutto compiuti.
Nella prima pandetta del vecchio archivio i Cancellieri saranno solleciti ad iscrivere per ordine progressivo sul fo glio tagliato a scaglione, e sugli altri che seguono le carte indicale nell’ art.° 4 dopo che saranno classificate con la noni* di quello, e divise e partite in modo che ogni affare abbia* il suo distinto incartamento con decente covertimi, sulla quale saranno notati il numero di ordine progressivo dell’ incartamento , quello della casella , 1’ anno , l’ oggetto, ed il numero delle carte scritte, secondo il modello N.° 5.°
Il perchè formato un incartamento si passerà a pandetta su quel foglio a scaglione che corrisponde alla lettera ini ziale della persona, o della cosa che ad esso ha dato luo go, se ne dirà brevemente nella rispettiva colonna l ’oggetto,
to
ed indi si preciserà il numero della casella dove il eletto in cartamento si conserva , ed il suo numero progressivo. Pei tal guisa sotto una lettera della pandetta si ritroverà il no me della persona, o della cosa , e questo per mezzo de numero della casella, e del numero progressivo del volume menerà senza alcuna difficoltà al rinvenimento di ciò che si desidera.
Art. i i. Colle stesse norme sarà compilata la pandetta del nuovo archivio, classandosi gli oggetti secondo che è detto nell' art.0 5 , e così aggiungendo in cancelleria un uf- zio, o carta qualunque per oggetto nuovo che non ha an tecedenti , si munirà di covertura, ed avrà subito il suo posto nella pandetta ; nè così potrà rivocarsene in dubbio la esi stenza.
A r t . 1 2. Avvenendo che qualche incartamento antico, situato nella prima sezione dovesse dar luogo a nuova cor rispondenza , o alla sua volta qualcheduno nuovo, espleta to interamente l’affare, dovesse passare al vecchio archivio, per sgomberare le zeppe caselle della seconda sezione, questi vicendevoli passaggi saranno segnati nelle osservazioni delle rispettive pandette , acciò sia sempre noto il destino di un incartamento. In questo caso è prudente cosa di lasciare nella casella, donde esso si toglie, una copia della sua covertura, notandovisi il luogo ove si è riposto.
Art. i 3. D i ogni uffizio , docum ento , o carta eh ’ esce dalla cancelleria dovrà necessariamente restarsi la copia nel rispettivo incartamento da collocarsi dove Fordine d i d a ta , ch e scrupulosam ente vu ol essere serbato , richiede. (M ando breve sia la b o zza , e non oltrepassi il mezzo foglio c|i car ta , potrà essere scritta in m a rgin e, o in dorso alla lettera
cu i si risponde. A lla stessa bozza si apporrà la d a ta , ed il num ero d el registro di spedizione , praticandosi altrettanto su ll’originale che parte. N el riceversi le risp oste, le si u ni ranno alla corrispondenza precedente co l sistema cronologi c o , cucendole su b ito , e senza mai tralasciale la foliazion e,
che dev’ essere portata al corrente con tutta esattezza (7). Art. 1 4. Per la regolata spedizione delle lettere a chi vanno indiritte, si ricorda lo adempimento alla circolare del 4 Agosto i843 inserita nel giornale d’ intendenza.
A r t . 15. Oltre gli scaffali accennati nell’ art.03, ve ne sarà un altro in ogni cancelleria per contenere esclusivamen te i bullettini delle leggi, il giornale d’ Intendenza, ed ogni altro libro di proprietà del Comune.
I cittadini hanno il dritto di leggex e siffatte opere, chie dendone la permissione al Sindaco, od al Cancelliere ma senza poterle portar via dall’archivio.
Un inventario sarà fatto all1 uopo , e verrà preceduto dalla corrispondenza per lo acquisto de’libri che sarà situa ta nella prima sezione, ammeno che la non sia tuttavia in corso.
Tutte le altre opere che in seguito si acquisteranno ver ranno aggiunte all’ inventario ; e così il Comune saprà sem pre quello che possiede.
A r t. 1 6. I quattro registri sopra enunciati saranno spe diti dall’ Intendenza a1 Comuni. La spesa delle pandette si preleverà dal fondo delle impreviste : e quella degli altri due registri annuali graviterà su1 Cancellieri, che negli stati d i scussi hanno un fondo per i gasti.
La spesa per le ampliazioni e riduzioni degli archivi sa ranno a carico de1 Comuni. I Sindaci rimetteranno subito la perizia discussa dal Decurionato, con la proposta de1 fon di per affrontare l’esito; e baderanno che gli armadi siano ben condizionati, e costruiti per modo da impedire ogni in volamento di carte, del che sono sempre i Cancellieri ri sponsabili.
(7) In siffatta guisa si o tte rrà il com plesso di tutte le disposizioni di determ inato affare , si saprà come lo sia nato , e p ro g re d ito , q u ali lettere siano p artite d alla m unicipale am m inistrazione , e quali r i sposte si siano ricevute da’ S u p erio ri. E questo il bel metodo che presentando la genesi della cosa p u b b lic a , e dando p e rò luogo a tu tta l’ energia d e ll’ azione am m in istra tiv a , si raccom anda somma mente a’ C ancellieri,
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A r t. 1 7. Coloro tra gli Archivisti , che non eseguiran no il presente regolamento fra sei mesi dalla sua pubblica zione , o che si allontanassero in processo di tempo dalle norme date, saranno' prima sospesi di soldo; ed indi per severando nella vituperevole iufiugarderia, si procederà, ne’ modi legali alla loro destituzione.
A r t. 1 8. Priachè verranno spediti i registri mentovati nell1 art. 7 , e non appena il presente regolamento arriverà ne’ Com uni, i Cancellieri daranno opera a ben classificare tutte le carte, cucirle per ordine di d a ta , foliarle, ed ap porvi decente covertura. In questa guisa sarà loro facile d ’in ventariarle nella pandetta, che sarà tra non guari inviata.
Art. i g . I Signori Sottintendenti de1 Distretti, ad esem pio di'quanto sarà da noi rigorosamente praticato in questo primo , invigileranno la scrupulosa esecuzione del presente regolamento. Eglino verificheranno personalmente, o per mez
zo di funzionari di loro fiducia, lo adempimento di quanto si è statuito, e faranno conoscere i nomi de’ Cancellieri a pati e disobbedienti per le analoghe punizioni, come pure i nomi degli altri che bene sapranno meritare delle superio ri considerazioni per la obbedienza ed esattezza nel satisfare a’ doveri della carica.
Salerno 3 0 Novembre 1844. MARCHESE DI SPACCAFORNO. -
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N . B . L a cifra che d in o terà il num ero d elle ca rte sc ritte , non
«ara piazzata nel sito indicato , se non quando l inca rta m en to è c o m p iu to , eh’ è quan to dire non p ria che l ' affare di che t r a t ta v a sia e s p le ta to , dovendosi d u ran te la pendenza di esso , no tare con num ero progressivo la foliazione della sola p a rte scritta uel volum e.
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