8. L'USO DEL PROGRAMMA DI POSTA ELETTRONICA INSIEME ALLA GESTIONE PROFESSIONALE DI DOCUMENTI IN FORMATO

8. L'USO DEL PROGRAMMA DI POSTA ELETTRONICA INSIEME ALLA GESTIONE PROFESSIONALE DI DOCUMENTI IN FORMATO E-MAIL

L'e-mail è un strumento di comunicazione popolare su Internet. Usando l'e-mail si può comunicare con le persone che sono in un'altra città o in un altro paese. Si può scrivere, rispondere, inoltrare i messaggi, inviare i messaggi a destinatari multipli e allegare file ( documenti, programmi, immagini e altro) da inviare per posta elettronica con il messaggio.

Per inviare un messaggio e-mail a un'altra persona è necessario saper il suo indirizzo e-mail.

Il messaggio sarà inviato al destinatario in alcuni secondi.

L'e-mail può essere usata anche come uno strumento promozionale perché permette di comunicare con un partner, un cliente, un fornitore ecc…

Scrivendo un messaggio e-mail, si deve scrivere l'indirizzo e-mail (A). Un componente molto importante è il soggetto del messaggio. Generalmente, fa riferimento all’argomento del messaggio. Nel momento in cui scrive un messaggio ci si deve attenere ad una certa etica.

Se si deve replicare un messaggio, è necessario citarne il mittente. Se non si ha bisogno di una risposta dalla persona a cui si scrive, lo si deve aggiungere alla fine del messaggio.

Si può rispondere ai messaggi non appena è possibile. Se si ha bisogno di raccogliere più informazioni nella risposta, si può inviare un messaggio al mittente per avvertirlo che abbiamo ricevuto la sua e-mail.

Solitamente è importante aggiungere anche le informazioni seguenti:

™ il nome del mittente,

™ il Nome della società e la sua posizione in essa,

™ l'indirizzo E-MAIL,

™ l’indirizzo WEB della società.

SI può mettere anche il telefono, il fax e altre informazioni di contatto. È preferibile che ogni membro della società (il personale) usi sempre le stesse firme nei messaggi e-mail.

8.1 UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA CON OUTLOOK EXPRESS

Outlook Express può essere avviato secondo la seguente procedura:

™ Scegli Programmi Æ Outlook Express dal menù Start;

™ Clicca due volte sull’icona del programma Outlook Express.

8.2 outlook express di windows

La finestra di Outlook Express é costituita dai seguenti elementi:

™ Barra del titolo,

™ Barra dei menù,

™ Barra degli strumenti,

™ Elenco delle cartelle,

™ Pagina iniziale,

™ Barra di Stato.

Figura 8.2.1. Finestra di Outlook Express

8.2.1 Barra degli strumenti

La barra degli strumenti contiene i tasti che permettono l'accesso rapido alle funzioni comunemente usate con il software, come crea posta, rispondi e cancella.

Si può personalizzare la barra degli strumenti cancellando i tasti attuali ed aggiungendo nuovi tasti (clicca sopra la barra degli strumenti con il tasto destro del mouse, nel menu di scelta rapida, scegliere Personalizza..., e in Personalizza Barra degli strumenti si possono fare gli opportuni cambiamenti).

Crea messaggio – cliccando su questo tasto, otterrete un nuovo messaggio vuoto. Se si clicca sulla freccia, che si trova sul lato destro del tasto della nuova posta, otterrete una menù dal quale potrete scegliere la mascherina o la pagina Web della posta che desiderate trasmettere.

Rispondi – cliccando su questo tasto potete rispondere alla persona, che ha scritto l’E-mail (dovete selezionare questa E-mail prima di cliccare sul tasto).

L'indirizzo del ricevente sarà aggiunto al nuovo messaggio.

Rispondi a tutti – cliccando su questo tasto potete rispondere al mittente ed a tutti gli altri destinatari di questo messaggio.

Inoltra – cliccando su questo tasto potete spedire un E-mail ad un'altra persona (l’E-mail sarà trasmessa insieme all’allegato, se ce n’é uno).

Stampa – cliccando su questo tasto, potete stampare i messaggi selezionati.

Invia/Ricevi – cliccando su questo tasto, potete inviare o ricevere i messaggi.

Elimina – cliccando su questo tasto, si possono eliminare i messaggi.

Rubrica – cliccando su questo tasto si può gestire la propria rubrica (trovare, cancellare, modificare e creare nuovi contatti).

Trova – cliccando su questo tasto messaggi o contatti.

8.2.2 Cartelle

Per una buona gestione della posta elettronica, i messaggi sono organizzati in cartelle. I messaggi ricevuti sono raccolti nella cartella Posta in arrivo (Inbox). La cartella Posta in uscita (Outbox) contiene i messaggi uscenti che sono pronti per essere trasmessi al destinatario. Dopo che il messaggio è stato trasmesso, è cancellato dalla cartella Posta in uscita e una copia del messaggio è salvata nella cartella Posta Inviata. Tutti i messaggi cancellati si trovano nella cartella Cestino. Qui potete leggere i messaggi cancellati e ripristinarne la posizione originale. Nella cartella Bozze, potete conservare i messaggi di posta non completi.

Il numero vicino alla cartella indica il numero di file presente in tale cartella. Nella seguente immagine, la cartella Posta in arrivo (Inbox) ha un messaggio non letto.

Figura 8.2.2. Messaggio non letto

Potete anche creare la vostra cartella personale (per esempio, in questa cartella potete salvare i messaggi che arrivano dal vostro migliore amico). Per generare una nuova cartella si può selezionare FileÆNuovaÆCartella... sulla barra dei menu. Nella finestra di dialogo si può creare la cartella, scrivendone il nome e selezionando la cartella in cui si desidera crearla. Potete spostare, cambiare titolo e cancellare le cartelle attuali.

Se avete molti messaggi nella vostra cassetta di posta e desiderate trovare i messaggi di una persona particolare o un oggetto particolare, cliccate Modifica/Trova,quindi scrivi nella finestra di dialogo l’indirizzo del mittente o del destinatario oppure l’oggetto del messaggio e clicca sul bottone Trova Ora.

In Outlook Express, potete ordinare i messaggi secondo la priorità, il collegamento, il contrassegno, il mittente, l’oggetto e la data di ricezione. Ciò può essere compiuta scegliendo il menù Visualizza/Ordina per dalla barra dei menu o cliccando sui tasti di ordinamento che sono nella videata del messaggio.

8.2.3 Lista dei contatti

La Lista Contatti mostra tutti gli indirizzi salvati nella Rubrica. Si possono aggiungere nuovi contatti cliccando sulla barra dei menù File Æ

Æ

8.2.4 Menù di scelta rapida (menù contestuale)

I menù di scelta rapida permettono di accedere a tutte le funzioni di Outlook Express

più velocemente che usando le opzioni della Barra dei menù. Il menù di scelta rapida

appare quando un qualsiasi oggetto del programma è cliccato con il tasto destro del

mouse. Le opzioni in questo menù varieranno secondo gli elementi selezionati. Il

menù di scelta rapida riprodotto qui sotto è stato prodotto cliccando su un

messaggio.

Figura 8.2.3. Menù di scelta rapida.

8.3 OPERAZIONI DI BASE

8.3.1 Lettura dei messaggi

I messaggi ricevuti si trovano nella cartella (Inbox). Se avete ricevuto nuovi messaggi, il nome della cartella Posta in arrivo ed il numero di nuovi messaggi verranno evidenziati in GRASSETTO.

Per leggere i nuovi messaggi, selezionare la cartella Messaggi in arrivo. La lista dei messaggi sarà visualizzata nella parte destra della finestra mentre il contenuto di ogni singolo messaggio nella parte in basso a destra della finestra stessa. Nella parte di finestra dove c’è la lista dei messaggi, ci sono quelli letti e quelli non letti. I messaggi letti sono contrassegnati dall'icona mentre i messaggi non letti sono visualizzati in GRASSETTO e sono contrassegnati dall'icona . Se il messaggio è contrassegnato dall'icona , significa che il messaggio ricevuto contiene un allegato (documento di Word, immagine, presentazione ecc…). Gli allegati possono essere aperti o salvati su disco. Per salvare l’allegato, seleziona FileÆSalva Allegato… sulla barra dei menu e specificha nella finestra di dialogo Salva Allegato il luogo dove eventualmente salvarlo.

Bisogna stare attenti se il messaggio E-mail con l’allegato proviene da un mittente sconosciuto. Non si deve aprire o salvare tale allegato se non si dispone di un software antivirus. Molti virus possono provenire dagli allegati; alcuni di loro possono essere molto pericolosi.

La finestra della lista del messaggio inoltre mostra gli autori e gli oggetti del messaggio.

Ci sono parecchi modi per leggere i vostri messaggi. Con un solo clic si può visualizzare solo il messaggio. Con doppio clic si può visualizzarne anche il contenuto.

8.3.2 Creare un nuovo messaggio

Per creare un nuovo messaggio, selezionare FileÆNuovoÆMessaggio tramite la barra dei menù o cliccando su Crea messaggio sulla barra degli strumenti.

8.3.1 Figura. Finestra del nuovo messaggio

Nel nuovo modello del messaggio, si deve riempire A:, il campo dell'indirizzo E-mail del destinatario. Gli indirizzi si possono ottenere direttamente dalla rubrica (se ce ne sono in essa). Per aprire la Rubrica, cliccare sul bottone e nella finestra di dialogo Seleziona Destinatario scegli l’indirizzo e-mail e clicca sul bottone A (To):Æ.

8.3.2 figura. Finestra di dialogo Inserisci Destinatario

Se desiderate scrivere lo stesso messaggio a più di una persona, bisogna inserire un punto e virgola (;) fra gli indirizzi E-mail. Potete anche selezionare indirizzi multipli dalla rubrica (premi Crtl mentre selezioni) cliccando sul bottone A (To):Æ o su Cc:Æ. In questo caso, ogni

destinatario vedrà gli indirizzi di tutti i altri destinatari. Se non desiderate che il destinatario veda gli indirizzi degli altri destinatari, il suo indirizzo va messo nel campo Ccn:Æ (oppure seleziona nella Finestra Destinatario il bottone Ccn:Æ).

Bisogna scrivere l'oggetto del messaggio nel campo oggetto. L’oggetto deve essere per quanto possibile breve. L'oggetto informa il destinatario circa l’argomento del messaggio.

A questo punto bisogna scrivere il messaggio e cliccare sul tasto Invia della barra degli strumenti. Se state lavorando non in linea, il messaggio sarà conservato nella cartella Messaggi in uscita (Outbox). Il messaggio sarà trasmesso automaticamente, quando vi collegherete alla rete.

8.3.3 File allegati

I messaggi possono contenere degli allegati (immagini, documenti di testo, foglio elettronico ed ecc.). Nel modello del messaggio, cliccare sul tasto dell’Allegato della barra degli strumenti e nella finestra di dialogo Inserisci Allegato, infine scegliere il file da allegare.

8.3.4 Inserire una firma

Si possono inserire informazioni essenziali nel messaggio come la firma personale, e si possono anche creare firme multiple per usi differenti.

Per creare una firma, bisogna cliccare su StrumentiÆOpzioni dalla barra degli strumenti, scegliere l’etichetta Firma nella finestra Opzioni, cliccare Nuova ed entrare nella finestra di Modifica Firma. Quindi selezionare Aggiungi Firma a tutti i messaggi in uscita e controllare che effettivamente ogni firma sia aggiunta a ogni messaggio in uscita. Se si desidera che la firma appaia su un solo messaggio, bisogna assicurarsi che sia cancellata la dicitura Aggiungi a tutti i messaggi in uscita. Quindi se si vuole aggiungere la firma al messaggio, bisogna posizionarsi nell’area del messaggio e cliccare su InserisciÆFirma.

8.3.4 figura Inserisci Firma

8.3.5 Usare i “flag”

Si possono contrassegnare i messaggi con dei “flag”, per ricordarsi ciò che deve essere fatto con essi. Nella finestra principale, selezionare il messaggio che si vuole contrassegnare e dal menu Messaggi cliccare Contrassegna Messaggio oppure cliccare nella colonna dei

“flag” prima di contrassegnare il messaggio.

8.3.5 figura. Aggiungere un contrassegno ad un messaggio

8.3.6 Rispondere ad un messaggio

Per rispondere ad un messaggio, cliccare sul pulsante Rispondi della barra degli strumenti.

L’indirizzo del destinatario e l’oggetto appaiono automaticamente nei campi A e Oggetto del messaggio. Si può cambiare l’oggetto se necessario. Nell’area del messaggio, scrivere il testo e inviare il messaggio cliccando sul pulsante Invia della barra degli strumenti.

8.3.6 figura. Rispondere ad un messaggio

8.3.7 Inoltrare un messaggio

Si può inoltrare un messaggio ad un altro destinatario. Cliccare sul pulsante Inoltra della barra degli strumenti e scrivere l’indirizzo e-mail del destinatario nel campo A del messaggio aperto. Il testo del messaggio può essere modificato, il soggetto e la priorità cambiati. Se il messaggio originale aveva un allegato, il messaggio inoltrato lo manterrà.

8.3.8 Usare il Controllo Ortografico

Quando si scrive un messaggio si può effettuare il controllo ortografico. La lingua può essere cambiata nella finestra di dialogo Opzioni. Scegliere StrumentiÆOpzioni dalla barra dei menu, aprire l’etichetta Controllo ortografia e selezionare la lingua. In questa etichetta possono essere cambiate altre opzioni (per esempio, si può scegliere che i messaggi siano sempre controllati ortograficamente prima di essere inviati).

Si può controllare l’ortografia dei messaggi, scegliendo StrumentiÆControllo ortografico o cliccando sul pulsante Controllo Ortografico della barra degli strumenti.

8.3.9 Gestire le e-mail con le regole

Potete controllare i messaggi ricevuti usando le regole. Outlook Express fascicola automaticamente i messaggi ricevuti in cartelle differenti. Per generare la vostra cartella personale, cliccare su StrumentiÆRegole e poi posta elettronica…della barra dei menu, quindi nella finestra di dialogo Nuova Regola per le e-mail selezionare le condizioni per la vostra regola selezionandole nelle finestre Condizioni. Per esempio, desiderate che la posta ricevuta da talune persone sia mandata automaticamente in una cartella particolare. In questo caso, selezionate Strumenti->Regole messaggi->posta elettronica, nella finestra di dialogo relativa cliccate le scelte opportune per concludere l’impostazione della regola.

8.3.7 figura. Finestra di dialogo per le regole

La figura seguente mostra le e-mail entranti nella specifica cartella dopo la creazione della regola.

8.3.8 figura. Mail selezionate nella cartella create

8.3.10 Visualizzazioni personalizzate

Controllando tantissimi messaggi, si possono usare le visualizzazioni personalizzate.

Cliccare su Visualizza Æ Visualizzazione Corrente della barra dei menu e scegliere le opzioni di visualizzazione desiderate. Potete usare le seguenti opzioni di visualizzazione:

• Mostra tutti i messaggi,

• Nascondi i messaggi già letti,

• Nascondi i messaggi letti o ignorati,

• Raggruppa i messaggi per conversazione,

•

•

8.3.11 Rubrica

Outlook Express aggiunge automaticamente gli indirizzi delle persone alle quali state rispondendo. Ci sono parecchi altri modi per aggiungere l'indirizzo della persona alla rubrica:

™ nella finestra della lista della posta, cliccare sul messaggio e nel menu di scelta scegliere Aggiungi Mittente alla Rubrica. L'indirizzo del mittente comparirà nella rubrica e nella lista dei contatti.

™ Cliccare su FileÆNuovoÆContatto della barra dei menu e nella finestra di dialogo Proprietà inserire indirizzo e-mail, nome, cognome e altri dati personali.

Potete importare le rubriche da altri programmi popolari di E-mail quali Microsoft Exchange, Eudora Light ed Eudora Pro, Netscape Communicator e altri.

Se avete molte annotazioni nella vostra rubrica e desiderate trovare rapidamente un'annotazione particolare, potete usare la ricerca. Cliccare su ModificaÆTrovaÆContatto sulla barra dei menu, riempire i campi desiderati nella finestra di dialogo e cliccare su Trova Ora.

8.4 GESTIRE LA POSTA ELETTRONICA CON NETSCAPE MAIL

Il programma di posta fornito con Netscape7 permette di gestire le vostre e-mail (ricevere, inviare, cancellare) e offre molte funzionalità avanzate.

I messaggi in arrivo si trovano nella cartella In arrivo. Se si ricevono nuovi messaggi, la cartella in arrivo verrà evidenziata in grassetto e il numero dei nuovi messaggi verrà mostrato a fianco.

8.4.1.figura. Messaggio non letto

Per leggere i nuovi messaggi, cliccare sulla cartella In arrivo. Il contenuto verrà mostrato nella parte destra della finestra – Pannello Elenco dei Messaggi -. Il contenuto del messaggio sarà visualizzato nella parte inferiore destra dello schermo – Pannello Contenuto del messaggio -.

Nel pannello Elenco Messaggi, c’è l’elenco dei messaggi letti e non letti. I messaggi non letti sono evidenziati, gli altri no.

Se ci sono messaggi con allegati, questi vengono visualizzati insieme (nel corpo del messaggio). E’ possibile aprire o salvare i file allegati. Per salvare l’allegato cliccare su FileÆAllegatiÆNome File Allegato e Salva come… e specificare dove salvare utilizzando la finestra di dialogo Salva Allegati.

Fare attenzione alle e-mail con allegati provenienti da mittenti sconosciuti. Non aprire né salvare alcun allegato se non si dispone di un software antivirus. Molti virus si diffondono con gli allegati. Alcuni possono essere molto dannosi.

8.4.1 Gestire la posta con Netscape mail

E’ possibile avviare Netscape Mail in vari modi:

• E’ possibile avviare prima Netscape e quindi cliccare FinestraÆPosta & Newsgroups o cliccare sul pulsante Posta & Newsgroups sulla barra degli strumenti.

• Cliccare su Avvio, quindi ProgrammiÆNetscapeÆMail & Newsgroups.

• Cliccare sull’icona Mail & Newsgroups.

8.4.2 figura. Icona di Mail & Newsgroups

La finestra di Netscape Mail è divisa in tre pannelli: il pannello di sinistra è il pannello delle cartelle, il pannello più in alto a destra è il pannello Elenco Messaggi e il pannello in basso a destra - è quello Contenuto Messaggi.

L’illustrazione seguente mostra la finestra di Netscape Mail.

8.4.3 figura. Finestra di Netscape Mail

Tutti i messaggi in arrivo sono immagazzinati nella cartella Ricevuti e le copie dei tuoi messaggi inviati sono memorizzati nella cartella Inviati. Ogni messaggio che cancellerai sarà temporaneamente memorizzato nel Cestino.

8.4.2 Creare un filtro per i messaggi

Puoi organizzare i tuoi messaggi nelle cartelle. Netscape Mail può spostare i messaggi nelle cartelle in base al tipo di messaggio. Puoi creare una tua cartella (File -> Nuovo ->

Cartella…) e utilizzare il filtro per salvare i messaggi in arrivo. Per creare un filtro cliccare Strumenti -> Filtri dei Messaggi… sulla barra dei menu e si aprirà la finestra di dialogo Filtri dei Messaggi. Se hai diversi account di posta, scegli quello a cui vuoi applicare il filtro.

Quindi clicca sul pulsante Nuovo e si aprirà la nuova finestra di dialogo Regole dei Filtri.

Seleziona le opzioni che desideri. Usa il menu a discesa per scegliere i criteri di ricerca e digita il testo o la frase che deve corrispondere. Per esempio, desiderate che la posta ricevuta da due mittenti diversi sia trasmessa automaticamente nella nuova cartella che avete appena creato. Dalle liste drop-down, scegliere il mittente, quindi cliccare la lista drop- down per scegliere l'azione che desiderate, per esempio, "è" e l'indirizzo di E-mail nel tipo della casella di testo del mittente. Scegliere una cartella in cui immagazzinare i messaggi, o generarne una nuova.

8.4.4. figura. Creare un filtro

8.4.3 Marcatura dei messaggi

Potete selezionare i vostri messaggi come non letti. I messaggi letti sono evidenziati dal simbolo nella colonna dei messaggi Letti e i messaggi non letti sono evidenziati con il simbolo di . Se desiderate selezionare i messaggi come non letti, nella colonna Letti cliccare nel simbolo di puntino prima del messaggio scelto. Il simbolo di puntino sarà cambiato con il rettangolino.

Potete contrassegnare i vostri messaggi con .Cliccare nella colonna dei “flag” e scegliere il messaggio da contrassegnare.

Potete applicare un'etichetta-colore al vostro messaggio.Cliccare col tasto destro del mouse su messaggio scelto, nel menu rapido cliccare su Etichetta, e quindi scegliere l’etichetta desiderata: importante, lavoro, personale, da fare, più tardi. L'intestazione del messaggio cambierà colore secondo l'etichetta scelta.

Potete fascicolare i messaggi in base al mittente, alla data, al formato, al “flag”, alla priorità, cliccando sul rispettivo tasto nella parte alta della colonna.

BIBLIOGRAFIA

1. Brian Underdahl, Keith Underdahl. Internet Bible (with CD-ROM). John Wiley & Sons, 2000.- 798 p.