Riusabilità del software - Catalogo delle applicazioni: Amministrativo / Contabile
Applicazione: SERVIZIO DI ACCESSO WEB ALLE PROCEDURE DI CONTABILITÀ SPECIALE
Amministrazione: Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento della Protezione Civile
Responsabile dei sistemi informativi Nome e cognome: Gianni Strazzullo Indirizzo: Via Vitorchiano 2 - 00189 Roma Tel: 06 6820 3556
e-mail: gianni.strazzullo@protezionecivile.it
Referente/i di progetto
Nome e cognome: Mario Bolella
Indirizzo: Via Vitorchiano 2 – 00189 Roma Tel: 06 6820 2260
e-mail: mario.bolella@protezionecivile.it
Referente/i amministrativo Nome e cognome: Angelo Borrelli
Indirizzo: Via Vitorchiano 2 - 00189 Roma Tel: 06 6820 2504
e-mail: angelo.borrelli@protezionecivile.it
Descrizione
La procedura di contabilità speciale consente la gestione delle risorse finanziarie inserite nella contabilità speciale dell’Amministrazione e la relativa produzione dei reports che costituiscono la documentazione ufficiale relativa. La procedura di contabilità speciale prevede due elementi fondamentali: BILANCIO E PAGAMENTI.
La sezione relativa al bilancio è dedicata alla attribuzione delle risorse finanziarie alla contabilità speciale nonché alla relativa apertura dei capitoli di assegnazione ai singoli uffici. Tale insieme di funzioni
consente anche il monitoraggio della soglia di budget assegnato e della relativa reportistica per le necessarie autorizzazioni interne. Inoltre, gestite le procedure per l’invio dei mandati verso organi istituzionali esterni come ad esempio Banca d’Italia.
La sezione dedicata ai pagamenti prevede la gestione delle anagrafiche delle tesorerie e dei beneficiari nonché l’iter per l’attribuzione dei pagamenti ed il relativo accantonamento delle somme per ritenute e/o adempimenti fiscali con scadenza differita. Sono gestite anche le procedure per l’emissione dei mandati di pagamento e la modulistica per le autorizzazioni interne.
L’applicazione è strutturata in maniera tale da permettere la gestione di più contabilità speciali in maniera indipendente l’una dall’altra. Si possono creare pertanto varie CS (Contabilità Speciali) le quali hanno un proprio flusso di dati per le spese.
Sono condivise, da tutte le contabilità speciali, le tabelle di servizio e le anagrafiche (Anagrafiche Comuni). Il diagramma sottostante illustra la struttura concettuale dell’applicazione evidenziando chiaramente un ambiente di multicontabilità.
Fig. 1 – Architettura della multi contabilità
Contesto
L'applicazione è stata realizzata per il Dipartimento della Protezione Civile per l’Ufficio VII - Amministrazione e Bilancio, al fine di automatizzare la registrazione delle entrate della CS,
l’impostazione di un piano economico/finanziario per capitoli, la gestione di un flusso di autorizzazioni per competenza e per cassa fino all’emissione di un mandato di pagamento, invio alla Banca d’Italia e registrazione dell’avvenuto pagamento.
Data primo rilascio: 28/02/2008
Data ultima modifica: 01/04/2010
Parametri dimensionali
Numero di Function Point da applicazione preesistente, comprensiva di manutenzioni evolutive: 830 FP.
Realizzatore
ElsagDatamat SpA, in rti con Telecom Italia ed Engineering all’interno del Contratto Esecutivo Lotto 1 SPC Coop. La proprietà dell’applicativo è del Dipartimento della Protezione Civile.
Tipologia applicazione software
L’applicazione è stata sviluppata in ambiente Microsoft .net ed è customizzata totalmente sulle specifiche del cliente.
Documentazione disponibile
Manuale Utente: nome documento - ELS_DPC_MAN_CS13_ver02.pdf Guida Rapida: nome documento: Guida Rapida Gecospe 11-2008.pdf
Documentazione di Progetto – Piano dei Fabbisogni, Progetto di Attivazione e Piano dei Test di Collaudo, consultabili sul portale del Centro Servizi SPC
Area applicativa
Amministrativo - Contabile
Procedure amministrative e/o servizi supportati
Di seguito sono riassunte le principali funzionalità della contabilità speciale:
Bilancio:
· Anagrafiche comuni Terzi
Provvedimenti Causali Valutarie Tesorerie
Enti ritenute
Anagrafica Ritenute Regioni
Comuni Stati Esteri
Uffici Richiedenti
· Assegnazioni a contabilità speciale Entrate
· Capitoli contabilità speciale Capitoli contabilità speciale Assegnazioni fondi a capitoli
· Competenza Bilancio
Autorizzazione competenza
· Cassa Pagamenti
Autorizzazione di cassa Mandato pagamento Mandati ritenute erariali
Mandati Ritenute non accantonate
· Gestione ritenute
Scadenzario ritenute
Pagamenti:
Anagrafica tesorerie
Anagrafica beneficiari mandati Anagrafica ritenute
Emissione mandati pagamento contabilità speciale Registrazione invio titoli alla Banca d’Italia Emissione mandati ritenute non accantonate
Registrazione mandati di ritenute alla Banca d’Italia Registrazione titoli in restituzione dalla Banca d’Italia Compilazione mandato ritenute accantonate
Interrogazioni
Situazioni delle risorse quote impegnate Ricerca del repertorio tramite beneficiario Situazione della contabilità speciale Elenco impegni
Elenco titoli inviati alla Banca d’Italia Dettaglio ritenute versate
Reportistica
Stampa Mandati
Stampa mandato ritenute accantonate Stampa autorizzazioni al pagamento Stampa autorizzazione mandate ritenute Stampa modello 124T ritenute accantonate Stampa elenco di trasmissioni
Stampa avvisi di pagamento Stampa modello 124T
Stampa mandati di pagamento alla Banca d’Italia
Dominio applicativo
Gestione delle risorse finanziarie inserite nella contabilità speciale dell’Amministrazione
Funzione applicativa
Il flusso parte dalla gestione della registrazione delle entrate della CS, l’impostazione di un piano economico/finanziario per capitoli, la gestione di un flusso di autorizzazioni per competenza e per cassa fino all’emissione di un mandato di pagamento, invio alla Banca d’Italia e registrazione dell’avvenuto pagamento (vedi schema)
Architettura software
Three Tier: Web Layer, Application Layer, Persistance Layer (DBMS) Web Layer: ISA server come reverse Proxy
Application Layer: Microsoft IIS Services 6.0 Persistance Layer: Microsoft SQL Server 2005 SP3
Architettura hardware
La soluzione è erogata su piattaforma VMware ESX 3.5 u2 su cui sono operativi due HP BL460c Blade servers.
Architettura TLC
L’infrastruttura di rete cui sono collocati i server è protetta da un apparato Firewall fisico.
Tutte le macchine sono collegate ad una LAN Gigabit Ethernet.
I db server sono connessi al dispositivo di storage area network tramite fibra ottica.
Sistemi operativi
Windows Server 2008 SP2
Middleware Microsoft IIS 6
Linguaggi
L’applicativo è stato realizzato in ambiente Microsoft .net
Librerie esterne
Cristal Report per la generazione dei Report.
Protocolli di comunicazione
L’applicativo eroga il servizio verso l’esterno attraverso il protocollo http o https.
DBMS
Microsoft SQL 2005 SP3
Case
SDE for Visual Studio (LE) - UML CASE tool integrato in Visual Studio .Net
Standard utilizzati
Workflow datagram, Entity-Relationship datagram, component datagram, UML
Tipologia del ciclo di sviluppo Prototipale
Portabilità
L’installazione è limitata a piattaforme Microsoft. La fruizione è possibile sui browser maggiormente diffusi (IE5+, Firefox, Safari, Chrome).
Affidabilità
Azioni correttive durante il primo anno di esercizio hanno portato a zero le segnalazioni bloccanti. In quasi tre anni di esercizio il numero di segnalazioni a media priorità è stato minimo.
Manutenibilità
La manutenzione richiede competenze di dominio.
Funzionalità
Le funzionalità dell’applicativo sono state richieste attraverso l’emissione del Piano dei Fabbisogni e successive revisioni, parte integrante del contratto esecutivo.
Usabilità
Le interfacce di fruizione godono di buona usabilità, sono state condivise con gli utilizzatori e sono state nel tempo adeguate alle esigenze degli stessi.
Livello di documentazione
La documentazione prodotta è conforme alle aspettative.
Livello di modularizzazione
Buona. Dal primo rilascio sono state estese diverse funzionalità attraverso il concetto di plug-in.
Iniziative di riuso in corso
Regione Piemonte, UNSC (Unione Nazionale Servizio Civile)
Iniziative di riuso realizzate -
Il modello funzionale è profondamente ispirato ai flussi operativi interni all’Amministrazione, per questo gli utenti lo utilizzano con soddisfazione.
Elementi di criticità -
Vincoli
L’applicativo dispone di controlli di congruità e validazione dei valore inseriti. Tuttavia per un migliore fruizione, è richiesto che l’utente conosca le procedure amministrative in essere.
Modalità di riuso consigliate
l’applicazione puo’ essere utilizzata attraverso la modalità di cessione semplice. Da valutare soluzioni di erogazione dell’applicativo “as a service”.
Genova, 5 Novembre 2008
DIPARTIMENTO DELLA PROTEZIONE CIVILE
Servizio di accesso web alle procedure di Contabilita’ Speciale
Manuale Utente
Storia delle Revisioni
Versione Data MOTIVO/RIFERIMENTO Autori Approvato da
1.0 9/05/2008 Prima emissione
documento
Analista di Progetto Responsabile di Progetto.
Responsabile della Qualità del Progetto 2.0 05/11/2008 Aggiornamenti generali Analista di Progetto Responsabile di
Progetto.
Lista di distribuzione
AMMINISTRAZIONE Dott. Angelo Borrelli
Bilancio e risorse umane
S
OMMARIO1. PREMESSA --- 1
2. GLOSSARIO --- 1
3. ORGANIZZAZIONE DELL’APPLICAZIONE --- 3
4. GENERALITÀ SULL’UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE --- 5
4.1.ACCESSO ALL’APPLICAZIONE --- 5
4.2.ORDINAMENTO DELLE COLONNE DEGLI ELENCHI --- 6
4.3.RICERCHE FILTRATE --- 6
4.4.INSERIMENTO DATE --- 7
4.5.ESPORTAZIONE DATI IN EXCEL --- 7
5. FUNZIONALITÀ DELL’APPLICAZIONE --- 8
5.1.ANAGRAFICHE COMUNI --- 8
5.1.1. AMMINISTRAZIONE --- 9
5.1.2. TERZI --- 10
5.1.2.1. AGGIUNGI --- 11
5.1.2.2. MODIFICA --- 11
5.1.2.3. CANCELLAZIONE --- 12
5.1.3. PROVVEDIMENTI --- 12
5.1.4. CAUSALI VALUTARIE --- 12
5.1.5. TESORERIE --- 13
5.1.6. ENTI RITENUTE --- 13
5.1.6.1. INSERIMENTO ENTI RITENUTE --- 14
5.1.7. TIPO RITENUTE --- 15
5.1.7.1. INSERISCI TIPO RITENUTE --- 16
5.1.8. REGIONI --- 16
5.1.8.1. MODIFICA REGIONE --- 16
5.1.9. COMUNI --- 17
5.1.9.1. INSERISCI /MODIFICA COMUNI --- 18
5.1.10. STATI ESTERI --- 18
5.1.11. UFFICI RICHIEDENTI --- 19
5.2.ASSEGNAZIONI A CS --- 20
5.2.1. ENTRATE --- 20
5.2.1.1. INSERIMENTO / MODIFICA ENTRATE --- 20
5.2.2. CAPITOLI CS --- 21
5.2.3. GESTIONE CAPITOLI CS --- 21
5.2.4. ASSEGNAZIONE FONDI A CAPITOLI --- 22
5.2.4.1. INSERISCI NUOVI FONDI A CAPITOLI --- 22
5.3.1. AUTORIZZAZIONE DI COMPETENZA --- 23
5.3.1.1. INSERISCI/MODIFICA AUTORIZZAZIONE DI COMPETENZA --- 24
5.4.CASSA PAGAMENTI --- 25
5.4.1. AUTORIZZAZIONE DI CASSA --- 26
5.4.1.1. INSERIMENTO/MODIFICA AUTORIZZAZIONE DI CASSA --- 26
5.4.2. MANDATO DI PAGAMENTO --- 28
5.4.2.1. INSERISCI MANDATO DI PAGAMENTO --- 28
5.4.2.2. MODIFICA MANDATO DI PAGAMENTO --- 29
5.4.2.3. STAMPA MANDATO DI PAGAMENTO --- 30
5.4.3. RITENUTE ERARIALI --- 32
5.4.3.1. INSERISCI RITENUTA ERARIALE --- 32
5.4.3.2. MODIFICA RITENUTA ERARIALE --- 33
5.4.3.3. STAMPA MOD.124 --- 35
5.4.4. MANDATI RITENUTE NON ACCANTONATE --- 36
5.4.4.1. INSERISCI MANDATO DI PAGAMENTO PER RITENUTA ERARIALE NON ACCANTONATA --- 36
5.4.4.2. MODIFICA MANDATO DI PAGAMENTO PER RITENUTA ERARIALE NON ACCANTONATE--- 37
5.4.4.3. STAMPA --- 38
5.5.GESTIONE RITENUTE --- 38
5.5.1. SCADENZARIO RITENUTE --- 39
5.6.BANCA D’ITALIA --- 39
5.6.1. ELENCHI MANDATO --- 40
5.6.1.1. STAMPA, AVVISI --- 40
5.6.1.2. STAMPA, ELENCO --- 41
5.6.2. MODIFICA ELENCHI MANDATI --- 42
5.6.3. INVIO TITOLI A BANCA D’ITALIA--- 42
5.6.4. TITOLI INVIATI --- 43
5.6.4.1. MODIFICA IN LINEA --- 43
5.7.INQUIRING --- 44
5.7.1. SITUAZIONI CAPITOLI --- 44
5.7.1.1. SITUAZIONE DI COMPETENZA --- 45
5.7.1.2. SITUAZIONE DI CASSA --- 45
5.8.STRUMENTI DI AMMINISTRAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA CONTABILITÀ SPECIALE --- 46
5.8.1. GESTIONE POLICY --- 46
5.8.1.1. INSERIMENTO NUOVO LIVELLO DI ACCESSO --- 47
5.8.2. GESTIONE UTENTI --- 47
5.8.3. DEFINIZIONE CS --- 48
5.8.3.1. INSERIMENTO NUOVA CONTABILITÀ SPECIALE --- 49
5.8.4. ABILITAZIONE CS --- 49
5.8.4.1. AGGIUNGI ABILITAZIONE CS --- 50
1. PREMESSA
Il presente manuale descrive le funzionalità dell’applicazione per la gestione della contabilità speciale.
Tutte le immagini incluse nel manuale sono ritagliate da videate dell’applicazione e sono a puro titolo esemplificativo e pertanto non fanno riferimento a dati reali dell’amministrazione.
L’applicazione è indirizzata agli utenti che accedono all’applicazione in modalità web attraverso un web browser installato sulla propria postazione di lavoro.
2. GLOSSARIO
Capitolo
Anche capitolo di spesa, è ciascuna delle parti in cui si suddivide un bilancio. E’ l’unità contabile rilevante ai soli fini della gestione e della rendicontazione.
Cassa
Anche bilancio di cassa. Ha come oggetto la fase terminale dei rapporti obbligatori svolgendo la funzione di estinzione. Identifica, quindi, gli avvenimenti gestionali nel momento della movimentazione effettiva, ovvero: considera le entrate nel momento in cui avviene l’effettiva riscossione (reversale), mentre considera le spese nel momento in cui avviene l’effettivo pagamento (mandato).
Competenza
Anche bilancio di competenza. Ha come oggetto il momento genetico dei rapporti obbligatori svolgendo la funzione di previsione. Identifica, quindi, gli avvenimenti gestionali nel momento giuridico in cui sorgono, ovvero: considera le entrate nel momento in cui sorge il diritto di riscossione (accertamento), mentre considera le spese nel momento in cui sorge l’obbligo giuridico al pagamento (impegno).
Contabilità Speciale
Conto aperto, previa autorizzazione della Direzione Generale del Tesoro, presso una Sezione Provinciale di Tesoreria per ricevere i versamenti fatti da amministrazioni o funzionari statali, nonché da enti ed organismi pubblici, per costituire le disponibilità di cui poter disporre mediante ordini di pagamento.
Ente Ritenuta
Persona giuridica beneficiaria della ritenuta.
Impegno
Obbligo finanziario assunto nei confronti di una persona fisica o giuridica.
L'impegno è, quindi, la fase giuridica che fa sorgere per lo Stato l'obbligo (giuridicamente perfezionato) di pagare una determinata somma. In questa fase si indica, quindi, la ragione dell'impegno e viene costituito il vincolo sulle previsioni di bilancio.
Mandato
Documento contenente disposizioni di carattere amministrativo con le quali si rende operativo un ordine di pagamento verso una persona fisica o giuridica.
E' la forma normale di pagamento per le spese dello Stato. Si tratta di un ordine a pagare a favore di uno o più creditori emesso da una Amministrazione centrale o periferica. I mandati possono essere "individuali"
(a favore di un solo creditore o anche di più creditori ma per somma indivisa), "collettivi", oppure
"estinguibili mediante commutazione in quietanza di entrata o versamento in conto corrente di tesoreria".
Reversale
Ordine dato al Tesoriere di introitare una determinata somma.
Provvedimento
Atto giuridico mediante il quale la pubblica autorità, nell’esercizio delle sue funzioni, esplica il proprio potere legislativo, amministrativo o giurisdizionale.
Tesoreria
Organo amministrativo che provvede alla gestione di cassa, e cioè effettua incassi e pagamenti, dello stato e degli enti che a questo fanno capo.
Tesoreria centrale
Ufficio che svolge tutte le operazioni relative all’amministrazione della Cassa depositi e prestiti e quelle relative al movimento dei fondi dello stato.
Tipo Ritenuta
E’ il tipo di deduzione operata ai fini fiscali o assistenziali. Si distinguono in tal senso tra le altre: le ritenute IRAP, le ritenute IRPEF, le addizionali comunali, le addizionali regionali.
3. ORGANIZZAZIONE DELL’APPLICAZIONE
L’applicazione permette di gestire la contabilità speciale, nello specifico, tale attività può essere svolta attraverso la definizione di diverse contabilità speciali che vengono gestite in maniera indipendente. Per maggiore chiarezza il diagramma sottostante illustra la struttura concettuale dell’applicazione evidenziando chiaramente l’architettura di multicontabilità, da cui si evidenzia come ogni contabilità abbia il proprio flusso gestito in maniera separata.
A livello trasversale e condiviso rimangono i servizi di amministrazione del sistema e la gestione delle anagrafiche che saranno comuni per tutte le CS.
Fig. 1 – Architettura della multi contabilità
L’applicazione agevola l’utente nelle diverse fasi previste dal flusso della contabilità speciale. Di seguito si elenca il percorso tipico del flusso dei dati gestito dall’applicazione.
Per ogni fase del flusso l’applicazione verifica:
A partire dalla registrazione delle entrate, la disponibilità dei fondi per l’assegnazione di importi ai Capitoli e le relative Autorizzazioni di Competenza per ogni Capitolo;
Per ogni mandato di pagamento, che sia stata precedentemente registrata l’autorizzazione di cassa pertinente e che non vengano superati i corrispondenti importi già approvati;
Il seguente diagramma illustra a grandi linee il flusso gestito dall’applicazione indicandone le funzioni principali.
Fig.2 – flusso contabilità speciale
1. Assegnazioni a CS -> Entrate, gestisce la registrazione dei fondi destinati alla CS.
2. Capitoli CS -> Assegnazione fondi a capitoli, gestisce l’assegnazione di fondi ai capitoli definiti (stanziamenti).
3. Competenza Bilancio-> Aut. competenza, gestisce le autorizzazioni di competenza per capitolo / beneficiario.
4. Cassa Pagamenti -> Aut. Cassa, gestisce l’autorizzazione di cassa per capitolo/beneficiario.
5. Cassa Pagamenti -> Mandato di Pagamento, gestisce il mandato di pagamento con i dati dell aut. di cassa.
6. Banca d’Italia->Elenchi Mandato, gestisce la preparazione degli elenchi per i mandati di pagamento da inviare alla Banca d’Italia nonché le lettere con gli avvisi di pagamento per i beneficiari.
7. Gestione Ritenute->Scadenzario Ritenute, presenta lo stato delle ritenute erariali accantonate dal sistema da elaborare con la funzione Mandati Ritenute Erariali.
8. Mandati Ritenute Erariali., gestisce i mandati derivanti dagli accantonamenti.
9. Banca d’Italia -> Titoli inviati, consente di gestire la fase conclusiva dei mandati specificando lo status e la registrazione dei pagamenti.
1. Assegnazioni a CS (registrazione
delle entrate)
2. Capitoli CS (Assegnazione fondi a capitoli)
3. Competenza Bilancio (Autorizzazione di competenza per un
determinato Capitolo
4. Cassa Pagamenti (Autorizzazione di
cassa )
5. Cassa Pagamenti (Mandato di Pagamento )
6. Banca d’Italia (Gestione e invio
dei mandati a B.I. )
7. Gestione Ritenute (Elaborazione
ritenute per tipologia
8. Mandati ritenute Erariali
9. Gestione titoli restituiti
[verifica disponibilità fondi]
[verifica disponibilità ]
[verifica disponibilità fondi]
[mancanza di fondi]
[verifica disponibilità fondi]
fondi
4. GENERALITÀ SULL’UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE
4.1. ACCESSO ALL’APPLICAZIONE
Per accede occorre digitare l’identificativo utente “User ID” e la Password precedentemente assegnate all’utente da parte dell’amministratore del sistema.
Una volta autenticato, l’utente può selezionare una delle Contabilità Speciali presenti attraverso la seguente maschera:
L’applicazione prevede che si possano gestire diverse contabilità speciali, una volta selezionata la Contabilità Speciale su cui operare l’applicazione presenta un menu verticale con tutte le funzionalità disponibili, localizzato a sinistra dello schermo, come illustrato nella seguente schermata:
Il menu è strutturato ad albero per raggruppamenti funzionali su cui l’utente può selezionare l’area funzionale desiderata cliccando direttamente sulla voce di interesse. La funzionalità, una volta
selezionata, rimane evidenziata per facilitare la contestualizzazione dell’operazione durante l’utilizzo del sistema.
4.2. ORDINAMENTO DELLE COLONNE DEGLI ELENCHI
Ogni volta che l’utente seleziona una delle funzionalità del menu, l’applicazione presenterà una videata sul lato destro del menu contenente un elenco delle occorrenze registrate per l’entità selezionata.
L’elenco presenta una formattazione di tipo tabellare, i dati vengono riportati su righe e colonne. Per l’ordinamento crescente o decrescente delle occorrenze visualizzate si deve cliccare sopra il titolo della colonna di interesse in modo tale che dati dell’elenco vengano ripostati secondo l’ordine ascendente o discendente dei dati della colonna di riferimento.
4.3. RICERCHE FILTRATE
Da ogni videata si presenta un elenco di occorrenze è possibile applicare dei filtri, attraverso l’impostazione dei criteri di ricerca desiderati sulla seguente sezione dell’interfaccia utente.
Frase esatta, ricava le occorrenze in cui appare la stringa digitata.
Tutte le parole , ricava le occorrenze in cui appaiono in AND le stringhe digitate.
Ogni parola, ricava le occorrenze in cui appaiono in OR le stringhe digitate.
4.4. INSERIMENTO DATE
L’inserimento delle date avviene sempre attraverso un supporto di tipo calendario sul quale selezionare la data da immettere nel sistema. Ciò consente di agevolare l’inserimento delle date e il mantenimento di un formato uniforme per tutto l’applicativo.
4.5. ESPORTAZIONE DATI IN EXCEL
In alcuni casi è prevista l’esportazione dei dati contenuti negli elenchi tabellari su formato Excel.
L’opzione di esportazione è attiva laddove sia visibile la funzionalità Esporta in Excel da cliccare per attivare l’esportazione. Il sistema presenterà in ogni caso una finestra di dialogo come quella mostrata di seguito da cui procedere normalmente come avviene con tutte le funzionalità standard di Windows, quindi premendo il tasto Apri, Salva o Annulla a seconda delle necessità.
5. FUNZIONALITÀ DELL’APPLICAZIONE
5.1. ANAGRAFICHE COMUNI
Le anagrafiche comuni sono definite e utilizzate da tutte le Contabilità Speciali.
La variazione di una delle anagrafiche a disposizione sarà condivisa a livello di applicazione e quindi utilizzabile da qualsiasi contabilità speciale già definita o da definire.
5.1.1. AMMINISTRAZIONE
Cliccando sulla voce di menu Amministrazione si apre la seguente maschera riportante l’elenco delle amministrazioni presenti nel sistema. In questo caso l’Amministrazione, definita dal amministratore del sistema, può essere visualizzata nel dettaglio oppure modificati alcuni dei suoi campi.
La visualizzazione riporta la scheda di dettaglio con i dati dell’Amministrazione, come di seguito illustrato:
La modifica della scheda avviene attraverso la seguente maschera in cui sarà possibile aggiornare eventuali informazioni sull’Amministrazione:
5.1.2. TERZI
Cliccando sulla voce di menu Terzi viene mostrata una videata con l’elenco delle anagrafiche dei soggetti terzi presenti nell’applicazione, come nella figura sotto riportata. Vengono considerati terzi i soggetti diversi da Comuni, Regioni, Enti Ritenute. L’utente può inserire un nuovo soggetto, cliccando sulla voce Aggiungi , visualizzare la scheda di dettaglio, modificare o cancellare cliccando direttamente sulle rispettive voci che sono evidenziate in modalità ipertesto.
5.1.2.1. AGGIUNGI
Per l’inserimento di un nuovo soggetto occorre specificare il tipo di soggetto, Persona Fisica o Persona Giuridica, selezionandolo dalla list-box.
I campi Ragione Sociale o Cognome e Nome devono essere compilati a seconda del tipo di soggetto, nel primo caso, Persona Fisica si devono scrivere il Cognome ed il Nome, altrimenti nel caso di Persona Giuridica basterà specificare soltanto la Ragione Sociale. Per definire il soggetto come un beneficiario occorre cliccare sul flag beneficiario.
La località deve essere selezionata dall’elenco che viene proposto dal sistema mentre si digitano le lettere della località medesima. Tale modalità di inserimento delle località consente di mantenere l’uniformità delle descrizioni inserite nel database.
Tutti campi saranno validati prima di essere registrati nel sistema, eventuali messaggi di errore indicheranno all’utente le correzioni necessarie caso per caso.
5.1.2.2. MODIFICA
La modifica non consente di variare il Codice Fiscale né la natura giuridica, mentre possono essere modificati tutti gli altri campi. La maschera e le modalità operative sono analoghe a quelle descritte per l’inserimento di un soggetto terzo.
5.1.2.3. CANCELLAZIONE
La cancellazione avviene cliccando sulla funzione cancella posizionata sulla riga del beneficiario che si desidera cancellare.
5.1.3. PROVVEDIMENTI
Cliccando su Provvedimenti si presenta l’elenco dei provvedimenti presenti nel sistema. L’utente può aggiungere un nuovo provvedimento, cliccando sulla voce Aggiungi , visualizzare la scheda di dettaglio, modificare o cancellare un provvedimento cliccando direttamente sulle rispettive funzioni.
5.1.4. CAUSALI VALUTARIE
Le causali valutarie vengono definite da codice e descrizione, in funzione delle indicazioni fornite dalla Banca d’Italia. Cliccando su Causali Valutarie si presenta l’elenco delle causali valutarie registrate.
L’utente può aggiungerne una nuova, cliccando sulla voce Aggiungi , visualizzare la scheda di dettaglio, modificare o cancellare cliccando direttamente sulle rispettive funzioni.
5.1.5. TESORERIE
Cliccando su Tesorerie si apre la rispettiva maschera riportante l’elenco delle Tesorerie presenti nel sistema. L’utente può aggiungere una nuova tesoreria, cliccando su “Aggiungi” , visualizzare la scheda di dettaglio della tesoreria, modificare o cancellare una tesoreria cliccando direttamente sulle rispettive funzioni.
Si procede in modo analogo per la “modifica”, per la “visualizzazione” e per la “cancellazione”.
E’ inoltre possibile eseguire una ricerca filtrata delle tesorerie attraverso il tasto ricerca, mostra tutto elimina i filtri di ricerca.
5.1.6. ENTI RITENUTE
Cliccando su Enti Ritenute si apre la rispettiva maschera riportante l’elenco degli Enti PA (Ministeri ed Enti Previdenziali) presenti nel sistema. L’utente può aggiungere un ente, cliccando sulla voce
Aggiungi, visualizzare la scheda di dettaglio di un ente, modificare o cancellare una tesoreria cliccando direttamente sulle rispettive funzioni.
5.1.6.1. INSERIMENTO ENTI RITENUTE
Per l’inserimento di un nuovo ente occorre compilare almeno la denominazione ed il codice fiscale, gli altri campi possono essere compilati anche in un secondo momento attraverso la funzione di modifica.
5.1.7. TIPO RITENUTE
Cliccando su Tipo Ritenute compare l’elenco delle ritenute presenti nel sistema. L’utente può aggiungere una ritenuta, cliccando su “Aggiungi” , visualizzare la scheda di dettaglio di una ritenuta, modificare o cancellare una ritenuta cliccando direttamente sulle rispettive voci evidenziate da sottolineatura.
…
Il campo “Da visualizzare in sede di emissione mandato” , se selezionato, comporta che la tipologia di ritenuta venga proposta durante l’inserimento di un mandato di pagamento, viceversa, ciò non avverrà nei casi in cui questo campo non risulti selezionato attraverso l’apposita casella.
5.1.7.1. INSERISCI TIPO RITENUTE
L’inserimento di una nuova ritenuta richiede la compilazione obbligatoria dei campi contrassegnati con l’asterisco, il beneficiario è selezionabile da una list-box contenente l’elenco dei possibili enti beneficiari definiti. Il tipo ritenuta, sempre selezionabile da list-box può essere: Erariale, Regionale, Previdenziale o altro. Il campo “Da visualizzare in sede di emissione mandato”, dovrà risultare selezionato se la ritenuta dovrà essere visualizzata in sede di emissione mandato.
5.1.8. REGIONI
Cliccando su Regioni si attiva la maschera riportante l’elenco delle Regionipresenti nel sistema, indicando anche se la regione viene utilizzata come anagrafica beneficiario o debitore. L’utente può visualizzare il dettaglio della Regione, modificare una Regione cliccando direttamente sulle rispettive funzioni.
5.1.8.1. MODIFICA REGIONE
La modifica di una regione consente di aggiornare i dati mostrati nella seguente maschera:
Alla fine delle modifiche occorre cliccare sulla voce “aggiorna” per registrare le modifica apportate, altrimenti le variazioni non saranno registrate.
5.1.9. COMUNI
Cliccando su Comuni riporta l’elenco dei Comuni presenti nel sistema. L’utente può visualizzare il dettaglio di un comune o modificare un comune cliccando direttamente sulle rispettive evidenziate in modalità ipertesto.
5.1.9.1. INSERISCI /MODIFICA COMUNI
Per l’inserimento di un nuovo comune occorre compilare i dati come indicato nell’immagine sottostante.
Se il comune deve essere anche un beneficiario si deve selezionare il flag beneficiario.
In modifica posso essere modificati tutti i campi tranne il codice fiscale ed il codice comune.
5.1.10. STATI ESTERI
Cliccando su Stati Esteri si apre la rispettiva maschera riportante l’elenco degli stati. L’utente può visualizzare il dettaglio dello stato Estero ed eseguire delle modifiche secondo le stesse modalità specificate per le Regioni.
5.1.11. UFFICI RICHIEDENTI
Cliccando su Uffici Richiedenti si apre la maschera riportante l’elenco degli uffici registrati. L’utente può visualizzare le schede dettagliate degli uffici inserire ed eseguire delle modifiche secondo le stesse modalità specificate per le altre entità di riferimento per la CS.
5.2. ASSEGNAZIONI A CS
5.2.1. ENTRATE
Le assegnazioni a CS sono registrazioni dei fondi destinati alla Contabilità Speciale. Cliccando sulla funzione Entrate si apre la maschera riportante l’elenco delle entrate che sono già state registrate nella CS.
A alla fine dell’elenco si presenta il totale generale delle entrate, come illustrato nella figura sottostante.
A partire da questa maschera l’utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle entrate, modificare i dati. Le entrate hanno anche un numero progressivo assegnato dall’applicazione, non si devono cancellare ma se necessario riportare l’importo a zero.
5.2.1.1. INSERIMENTO / MODIFICA ENTRATE
Sia per l’inserimento che per la modifica di un’entrata occorre compilare i campi della maschera delle entrate specificando la data dell’entrata, la causale, l’importo in € e l’anno dell’esercizio associato. Per registrare i dati inseriti occorre cliccare sulla voce “aggiungi” altrimenti i dati non saranno registrati nel database.
5.2.2. CAPITOLI CS
5.2.3. GESTIONE CAPITOLI CS
Cliccando su Capitoli CS si riporta l’elenco dei capitoli definiti per la contabilità speciale, come illustrato a titolo esemplificativo nella figura sottostante. L’utente può visualizzare il dettaglio di ogni capitolo, inserire, modificare i dati o cancellare un capitolo cliccando direttamente sulle funzionalità corrispondenti (Aggiungi, Visualizza, Modifica, Cancella).
5.2.4. ASSEGNAZIONE FONDI A CAPITOLI
Cliccando su Assegnazione Fondi a Capitoli si riporta l’elenco delle assegnazioni che sono state registrate nel sistema, come illustrato nella figura sottostante. L’utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle assegnazioni o modificare i dati di un’assegnazione cliccando direttamente sulle rispettive funzioni.
L’elenco rappresenta un breve piano economico / finanziario per i conti della Cs.
5.2.4.1. INSERISCI NUOVI FONDI A CAPITOLI
Per lo stanziamento di fondi ad un capitolo occorre cliccare sulla voce “aggiungi” della maschera precedente e compilare le informazioni richieste. I campi obbligatori sono contrassegnati da asterisco.
Il capitolo della CS a cui verranno assegnati i fondi è selezionabile dalla list-box del campo e riporta i Capitoli definiti precedentemente.
5.3. COMPETENZA BILANCIO
5.3.1. AUTORIZZAZIONE DI COMPETENZA
Cliccando su Aut.di competenza compare l’elenco delle autorizzazioni di competenza registrate, come illustrato nella figura sottostante. L’utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle autorizzazioni di competenza o modificare i dati di un’autorizzazione cliccando direttamente sulle rispettive funzioni. Non è possibile cancellare un’autorizzazione di competenza tuttavia è possibile annullarla dalla funzionje di modifica.
5.3.1.1. INSERISCI/MODIFICA AUTORIZZAZIONE DI COMPETENZA
La funzione consente di gestire la creazione di un’autorizzazione di competenza destinando dei fondi a favore di un beneficiario e in relazione ad un determinato capitolo di spesa.
o un’autorizzazione di competenza può destinare dei fondi da utilizzare su una o più successive autorizzazioni di cassa.
o l’importo di un’autorizzazione di competenza non può superare la disponibilità di fondi stanziati per il capitolo a cui si associa.
I campi contrassegnati da asterisco, in inserimento, sono obbligatori, gli altri possono essere compilati successivamente con la funzionalità di modifica.
o se necessario, un’autorizzazione di competenza può essere annullata e rendere così di nuovo disponibili i fondi che gli erano stati assegnati; per annullare un’autorizzazione di competenza occorre utilizzare funzione di modifica e attivare l’opzione annulla.
5.4. CASSA PAGAMENTI
5.4.1. AUTORIZZAZIONE DI CASSA
Cliccando su Aut.di Cassa compare l’elenco delle autorizzazioni di cassa già emesse e registrate, come illustrato nella figura sottostante. L’utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle autorizzazioni di cassa, stampare l’autorizzazione di cassa o modificare i dati di un’autorizzazione cliccando direttamente sulle rispettive funzioni disponibili. Non è possibile cancellare un’autorizzazione di cassa.
5.4.1.1. INSERIMENTO/MODIFICA AUTORIZZAZIONE DI CASSA
La funzione, a partire da un’autorizzazione di competenza, consente di gestire una o più autorizzazioni di cassa.
o Una o più autorizzazioni di cassa possono avere importi inferiori all’importo dell’autorizzazione di competenza a cui si riferiscono, non possono invece avere un importo superiore. Ogni autorizzazione di cassa è cumulativa e non si può superare l’importo totale previsto dall’autorizzazione di competenza di riferimento.
o l’autorizzazione di cassa può essere modificata se non è ancora associata ad un mandato di pagamento.
o Se si deve annullare un’autorizzazione di cassa occorre modificarla importando il valore dell’importo a zero e, se richiesto, annullare anche l’autorizzazione di competenza successivamente.
Esempio di List-box, Aut. Competenza
La maschera visualizza la disponibilità di cassa totale al momento dell’inserimento di una nuova autorizzazione di cassa.
5.4.2. MANDATO DI PAGAMENTO
Cliccando su Mandato di Pagamento compare l’elenco dei mandati emessi e registrati, come illustrato nella figura sottostante. Si evidenziano i progressivi del mandato di pagamento, data, importo,
beneficiario, ecc. e nell’ultima fila il totale complessivo degli importi dei mandati visualizzati.
Il N. Oper. rappresenta il numero dell’operazione associata al mandato, il Progr. BI rappresenta il
numero che viene assegnato al mandato di pagamento quando viene associato ad un elenco da inviare alla BI. Il Prog. BI mantiene una numerazione progressiva negli elenchi indipendentemente da N. Oper.
Con la funzione di ricerca si possono ottenere i mandati di pagamento in funzione dello stato OP (ordine di pagamento), si seleziona uno status e si avvia il filtro premendo il tasto ricerca.
L’utente può visualizzare il dettaglio di ognuno dei mandati di pagamento, stampare l’ordine di
pagamento, vedi allegato C, o modificare i dati di un mandato. Non è possibile cancellare un mandato di pagamento registrato, ne necessario si può annullare tramite la funzione di modifica.
5.4.2.1. INSERISCI MANDATO DI PAGAMENTO
La funzione, sulla base di un’autorizzazione di cassa, consente preparare un mandato di pagamento da inviare alla Banca d’Italia.
o il mandato di pagamento viene generato con i dati dell’autorizzazione di cassa.
o In un mandato di pagamento si possono registrare fino a tre ritenute di tipo erariale specificando il tipo di ritenuta e l’importo. La procedura calcola il netto detraendo dall’importo lordo la somma delle ritenute indicate.
o Nel caso in cui vengono emessi mandati con ritenute erariali queste vengono accantonate dal sistema.
o Un mandato può essere firmato dal titolare o dal sostituto, impostando il firmatario.
o Se il mandato è per un beneficiario estero, è possibile specificarne la causale valutaria selezionandola dalla list-box.
Il campo Autorizzazione di cassa è dato da una list-box che riporta tutte le autorizzazioni di cassa sulle quali è possibile effettuare un mandato di pagamento. Viene mostrato il numero progressivo
dell’autorizzazione, la data e l’importo.
5.4.2.2. MODIFICA MANDATO DI PAGAMENTO
Consente di variare alcuni dati quali la piazza di pagamento, i documenti, le ritenute, e la descrizione sulla modalità di pagamento, il firmatario oppure annullare il mandato.
o L’annullamento di un mandato consiste nell’azzeramento dell’importo sia del mandato che dell’autorizzazione di cassa che lo autorizza. Per annullare si procede dalla funzione di modifica selezionando l’opzione annulla, evidenziata nell’immagine sottostante..
Quest’operazione non annulla l’autorizzazione di competenza, che può essere annullata separatamente, se vi è l’esigenza.
5.4.2.3. STAMPA MANDATO DI PAGAMENTO
La stampa genera il report con la stampa del mandato di pagamento, come visualizzato nel esempio. La stampa generata con Crystal Reports può essere stampata su stampante, su file PDF a seconda delle necessità.
5.4.3. RITENUTE ERARIALI
Mandati Ritenute Erariali visualizza l’elenco dei Mandati di pagamento per ritenute erariali. L’utente può
visualizzare il dettaglio di ogni mandato per ritenute erariali, stampare il mandato per la ritenuta erariale, stampare il modello 124 mod.124 , o modificare alcuni campi del mandato. Non è possibile cancellare i mandati di pagamento immessi per le ritenute erariali.
E’ disponibile un filtro da cui si possono ottenere i mandati di pagamento selezionando il tipo di ritenuta e lo stato dell’ordine di pagamento, occorre selezionare le opzioni desiderate ed avviare la ricerca
premendo il tasto ricerca. Come per tutti gli altri casi si possono anche eseguire delle ricerche per parola.
5.4.3.1. INSERISCI RITENUTA ERARIALE
La funzione consente di creare mandati di pagamento per le ritenute erariali accantonate dal sistema per mese.
o l’applicazione accantona (conserva) le ritenute per tipologia di ritenuta erariale, ad esempio IRPEF, RDA, ecc. per mese.
o ricordarsi che le ritenute erariali che si decide di far accantonare dal sistema si devono impostare da Anagrafiche Comuni/Tipo ritenute, specificando tipo di ritenuta “Erariale”, l’ente beneficiario e selezionando il campo Da visualizzare in sede di emissione Mandato.
o solo quando i mandati di pagamento con le ritenute erariali risultano con status “Pagato”
l’applicazione accantona l’importo della ritenuta in modo cumulativo per ogni tipologia di impostae per mese. Il mandato di pagamento viene definito ed emesso a favore dell’ente indicato nell’Anagrafica Ritenute. Per ogni mandato emesso da ritenute accantonate è disponibile anche un “Allegato” che riporta l’elenco dei mandati di pagamento che sono stati coinvolti dall’accantonamento della somma da versare al fisco (si stampa cliccando la voce Allegato, vedi immagine sottostante).
5.4.3.2. MODIFICA RITENUTA ERARIALE
La modifica di un mandato di pagamento per ritenute accantonate dal sistema consente di variare unicamente la piazza di pagamento e la descrizione dei documenti di riferimento. Per registrare le modifiche occorre cliccare sulla voce Aggiorna.
5.4.3.3. STAMPA MOD.124
Cliccando su Mod.124 della si ottiene la stampa del seguente report, come nel fac-simile mostrato di seguito. Si evidenzia che viene anche riportato il numero del mandato sulla voce Titoli di spesa.
5.4.4. MANDATI RITENUTE NON ACCANTONATE
Cliccando sulla voce di menu Mandati Rit. Non Accantonate si visualizza l’elenco dei Mandati di pagamento per ritenute Previdenziali e Regionali (non accantonate), come illustrato nella figura sottostante. Dall’elenco, l’utente può visualizzare il dettaglio di ognuna delle ritenute erariali non
accantonate, stampare l’ordine per il pagamento, stampare il modello 124, o modificare alcuni dati della ritenuta erariale. Non è possibile cancellare i mandati di pagamento per le ritenute.
5.4.4.1. INSERISCI MANDATO DI PAGAMENTO PER RITENUTA ERARIALE NON ACCANTONATA
La funzione consente di creare mandati di pagamento per le ritenute non accantonate dal sistema, ad esempio per le ritenute previdenziali. In questi casi si deve registrare preventivamente l’autorizzazione di cassa su cui appoggiare il mandato di pagamento destinato ad un ente previdenziale.
Occorre specificare il tipo di ritenuta, sempre selezionandolo da una list-box, a cui si associa l’ordine di pagamento. Gli altri campi non sono obbligatori e possono essere compilati anche attraverso la funzione di modifica.
La ritenuta deve essere selezionata dalla list-box associata al campo Ritenuta in scadenza, da cui, selezionare la ritenuta a cui associare il mandato di pagamento per ritenute erariali. Se non ci sono ritenute in scadenza la list-box si presenta vuota e non sarà possibile pertanto aggiungere alcun mandato di pagamento per ritenute erariali.
5.4.4.2. MODIFICA MANDATO DI PAGAMENTO PER RITENUTA ERARIALE NON ACCANTONATE
La modifica di un mandato di pagamento consente di variare i dati unicamente per il tipo di ritenuta, la piazza di pagamento e la descrizione dei documenti che accompagnano l’ordine.
5.4.4.3. STAMPA
5.5. GESTIONE RITENUTE
5.5.1. SCADENZARIO RITENUTE
Visualizza le ritenute in scadenza per tipologia e per mese, anno.
5.6. BANCA D’ITALIA
5.6.1. ELENCHI MANDATO
La funzione elenchi mandato consente di creare un numero di elenco al quale associare i mandati da inviare alla B.I. L’elenco può avere come status (in allestimento/Spedito alla BI).
5.6.1.1. STAMPA, AVVISI
Una volta creato l’elenco per l’invio dei mandati alla B.I. si possono stampare gli AVVISI DI PAGAMENTO, cliccando sulla voce Avvisi riportata nella visualizzazione degli elenchi mandati.
L’applicazione produce una lettera, come quella sotto mostrata in cui si comunica al beneficiario l’avvio del mandato di pagamento. La lettera dovrà essere stampata e successivamente inviata con i mezzi tradizionali.
5.6.1.2. STAMPA, ELENCO
Analogamente, dopo aver creato l’elenco per l’invio dei mandati alla B.I. si può stampare un report ad uso interno in cui verranno elencati i mandati di pagamento che sono stati inseriti negli elenchi da inviare alla B.I. L’applicazione produce un report analogo a quello di seguito mostrato.
5.6.2. MODIFICA ELENCHI MANDATI
5.6.3. INVIO TITOLI A BANCA D’ITALIA
Cliccando sulla voce di menu Invio Titoli a B.I. viene visualizzato l’elenco dei mandati di pagamento da inviare alla Banca d’Italia (B.I.)
L’utente può selezionare dalla list-box Elenco Mandato, l’elenco dove inserire i mandati che devono essere inviati alla B.I.
La modifica degli elenchi mandati riguarda la variazione dello stato di lavorazione dell’elenco.
Dalla list-box Stato Elenco sarà possibile variare lo stato in:
In allestimento Spedito alla BI
5.6.4. TITOLI INVIATI
5.6.4.1. MODIFICA IN LINEA
Cliccando sulla voce Modifica in linea si può variare lo Stato del mandato di pagamento.
Dalla list-box Stato sarà possibile selezionare una delle seguenti opzioni:
Inviato BI Pagato Impagato
Se lo stato sarà impostato come Pagato occorre inserire anche la data di pagamento e il protocollo. Si deve cliccare Aggiorna per registrare i dati.
5.7. INQUIRING
5.7.1. SITUAZIONI CAPITOLI
L’applicazione fornisce due reportistiche riepilogative della situazione per ogni capitolo della contabilità speciale gestita. Situazione Competenza e Situazione Cassa.
I report possono essere filtrati per periodo temporale impostando le date dal / al, in questo modo si possono ottenere reports, mensili, trimestrali, semestrali, per anno finanziario, ecc.
5.7.1.1. SITUAZIONE DI COMPETENZA
5.7.1.2. SITUAZIONE DI CASSA
5.8. STRUMENTI DI AMMINISTRAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA CONTABILITÀ SPECIALE
5.8.1. GESTIONE POLICY
L’amministratore del sistema può definire dei ruoli con differenti profili funzionali. Cliccando sulla voce Privilegio Dettagli si gestiscono le funzionalità abilitate e non.
5.8.1.1. INSERIMENTO NUOVO LIVELLO DI ACCESSO
Per livello di accesso si intende un ruolo, tramite questa funzionalità è possibile definire l’identificativo del ruolo.
5.8.2. GESTIONE UTENTI
Una volta definiti i ruoli, l’amministratore può creare nuovi utenti assegnando ad ognuno la user id e la password. Gli utenti creati possono essere successivamente modificati e/o cancellati.
5.8.3. DEFINIZIONE CS
L’amministratore del sistema può creare o modificare le contabilità speciali da gestire.
Una volta definita una contabilità speciale questa non potrà più essere cancellata.
5.8.3.1. INSERIMENTO NUOVA CONTABILITÀ SPECIALE
La creazione di una nuova contabilità speciale richiede che vengano definiti e registrati i dati indicati nella seguente scheda. Il titolare comparirà automaticamente nelle stampe che l’applicazione produce.
5.8.4. ABILITAZIONE CS
La funzione di abilitazione consente di dare ad un utente accesso ad una o più contabilità speciali definite nel sistema.
5.8.4.1. AGGIUNGI ABILITAZIONE CS
L’associazione per la prima volta di un utente ad un CS avviene attraverso la seguente maschera.
Si seleziona l’utente da una list-box che presenta gli utenti già presenti nel sistema e una list-box per le CS presenti. Cliccando su aggiungi l’abilitazione rimane registrata ed attiva.
