Attestati di partecipazione ai corsi di formazione
Documento aggiornato al 16 Novembre 2020 Applicativi coinvolti: RISORSE UMANE PROJECT
PREMESSA ... 2
ATTESTATO IN STAMPA UNIONE ... 3
› ESTRATTORE DATI ... 3
› ATTIVITA' A CATALOGO... 3
› GESTIONE DELLA FORMAZIONE/EDIZIONI ... 5
ATTESTATO TRAMITE MODULISTICA PARAMETRICA ... 6
› MODULISTICA PARAMETRICA ... 6
› ATTIVITA' A CATALOGO ... 9
› GESTIONE DELLA FORMAZIONE/EDIZIONI ... 11
GENERAZIONE MANUALE DEGLI ATTESTATI ... 12
CONFIGURAZIONE MAIL ... 13
GENERAZIONE AUTOMATICA DEGLI ATTESTATI ... 14
SALVATAGGIO DEGLI ATTESTATI ... 15
VISUALIZZAZIONE DEGLI ATTESTATI ... 15
PUBLICAZIONE NEL GADGET ... 16
CONTROLLO ESITO PUBBLICAZIONE ATTESTATI ... 17
CONVERSIONE ATTESTATI DI FORMAZIONE ... 18
PREMESSA
Il presente documento ha l’obbiettivo di spiegare la configurazione e la gestione della generazione degli attestati di partecipazione ai corsi di formazione che possono essere forniti ai partecipanti ed eventualmente ai docenti, interni o esterni.
Si evidenzia che per usufruire di questa funzionalità è necessario avere a disposizione nel sistema il modulo base di Gestione Risorse Umane e almeno uno dei moduli aggiuntivi: Estrattore dati e/o Modulistica parametrica.
In alternativa è possibile gestire gli attestati della formazione in modalità di servizio a pagamento, ovvero il cliente evidenzia il modello da predisporre e Zucchetti si preoccupa di analizzarlo e quantificare le attività utili a poterlo prevedere a sistema, dopo di che il cliente si limita ad eseguire la funzione di creazione dell'attestato.
Nel caso in cui sia stato acquistato il modulo “Estrattore dati”, allora l’attestato potrà essere generato in formato “.rtf” attraverso la funzione di stampa unione o in formato “.pdf/a”; mentre nel caso in cui sia stato acquistato il modulo “Modulistica parametrica”, il formato dell’attestato generato può essere “.pdf”.
In entrambi i casi, partendo da un modello di attestato standard, è possibile generare lo stesso per tutti i partecipanti ad una certa attività formativa ed eventualmente inviare il documento via mail a ciascun soggetto interessato. L’attestato rilasciato viene anche visualizzato in vari punti dell'applicativo. La generazione e l’invio possono essere gestiti manualmente oppure attraverso un processo schedulato, effettuato automaticamente dal sistema.
ATTESTATO IN STAMPA UNIONE
› ESTRATTORE DATI
Le funzioni relative all’estrattore dati possono essere gestite solo se il cliente ha provveduto all’acquisto del modulo aggiuntivo “UTIHR” di HRPortal.
Come passo iniziale occorre definire un’estrazione partendo dalla tabella “hvfo_calendaract18” ovvero
“HRM - Edizione – Attestati”.
In questa estrazione devono essere riportati tutti i campi che si intendono utilizzare nei modelli di attestato.
Nell’estrazione occorre precisare che il formato da utilizzare è “Stampa unione in formato RTF” oppure
“PDF/A”.
A questo punto occorre agire sul modello sostituendo tutte le parti variabili dello stesso con il relativo campo estratto nell’estrazione stessa. Il procedimento è il medesimo che si utilizza in una qualunque estrazione in stampa unione e/o PDF/A.
Si precisa che nel primo caso il modello deve essere salvato in formato RTF; nel secondo caso formato DOCX.
Alla stessa estrazione possono essere collegati n modelli di attestato, in questo modo gli stessi sono disponibili in un unico punto di menu.
› ATTIVITA' A CATALOGO
E’ possibile inizializzare i valori relativi agli attestati direttamente nei cataloghi di formazione. Gli stessi dati non vengono riportati in automatico nelle edizioni relative ma attraverso un collegamento è possibile valorizzare le stesse informazioni presenti nell'edizione in base a quanto stabilito nel catalogo stesso.
La maschera da compilare all’interno del catalogo è denominata “Attestati”.
Campi disponibili:
Modello: questa tabella viene popolata in funzione dei dati indicati nei campi disponibili successivamente.
L’utente ha solo possibilità di selezionare, per ogni modello associato se generare l’attestato manualmente oppure automaticamente. Valorizzando il campo “Generazione automatica”, infatti si indica che la generazione degli attestati viene eseguita attraverso apposito processo schedulato (Sistema – Schedulatore), viceversa si intendono gestire gli attestati manualmente (Gestione della formazione – Utilità – Attestati).
Selezionare “Estrattore dati (RTF)” o “Estrattore dati (PDF/A)”
Estrazione: indicare l’estrazione precedentemente creata in cui sono associati i modelli di attestato da utilizzare.
Modello: indicare il modello che si intende utilizzare selezionandolo tra quelli associati all’estrazione scelta nel campo precedente.
Natura di partecipazione: questo campo consente di stabilire la natura della partecipazione dei diversi soggetti all’attività formativa, in questo modo si possono collegare n modelli di attestato alla stessa attività e stabilire per natura di partecipazione quale deve essere generato. Nel caso in cui gli attestati debbano essere generati solo per i partecipanti, allora valorizzare il campo in oggetto con “Partecipanti”.
% di partecipazione: questo campo permette di indicare quale deve essere la % di partecipazione al corso di formazione da raggiungere al fine del rilascio attestati (in precedenza era possibile rilasciare l’attestato ai soli soggetti aventi una percentuale di partecipazione pari al 100% delle ore previste dal corso stesso).
Si evidenzia la percentuale di occupazione è visibile solo se:
• Il menu a tendina del campo “Crediti formativi” è impostato con “Crediti non gestiti” (Si precisa che il campo in oggetto non viene visualizzato nel caso in cui non è stata attivata la gestione dei crediti formativi).
• Il campo “Nat. Partecipazione” è impostato a “Partecipante”.
Per default il nuovo campo viene inizializzato come di seguito descritto:
• 100% per tutti quegli attestati già associati all’attività prima dell’introduzione del nuovo campo “%
Partecipazione”.
• 90% per tutti i nuovi attestati che si aggiungono dopo l’introduzione del nuovo campo “%
partecipazione”.
Il valore proposto di default è modificabile.
Impostando, ad esempio, una percentuale di partecipazione del 90%, in fase di rilascio dell’attestato, quest’ultimo potrà essere generato solo per quei soggetti la cui presenza è stata superiore o uguale alla percentuale indicata.
Tipo di avviso: sono state predisposte due mail automatiche: una prevede la possibilità di informare i soggetti che è stato pubblicato nel menu “Storico attività formative” l’attestato di partecipazione al corso di formazione; l’altra informa il soggetto che l’attestato è disponibile e lo invia in allegato al messaggio stesso.
Attraverso questo campo occorre selezionare la modalità di invio mail che si intende gestire.
› GESTIONE DELLA FORMAZIONE/EDIZIONI
Nella maschera “Attestati” di questo menu, è possibile associare all’edizione in gestione i modelli di attestato che si intendono prevedere.
Nel caso si tratti di un'edizione che nasce da un catalogo della formazione è possibile usufruire del collegamento “Carica modelli” per inizializzare i valori indicati in precedenza nel catalogo stesso. In questo modo non è necessario compilare due volte la stessa informazione in due menu differenti. I valori inizializzati possono essere forzati rispetto a quanto previsto nel catalogo stesso. I campi disponibili sono gli stessi spiegati nel paragrafo precedente.
Nel caso si tratti di un'attività spot, ovvero un'attività extra catalogo le informazioni relative agli attestati devono essere valorizzate direttamente in questo menu.
L’ unica informazione in più, rispetto al catalogo è data dal flag:
Generazione attestati effettuata: questo campo consente di stabilire se sono stati generati gli attestati per questa attività. Nel caso in cui il campo è valorizzato, si possono ottenere nuovamente gli attestati solo se si è scelto di gestire gli stessi in maniera manuale. Nel caso in cui la gestione sia automatica, per ottenere di nuovo gli attestati per l’attività occorre togliere la spunta da questo campo.
ATTESTATO TRAMITE MODULISTICA PARAMETRICA
› MODULISTICA PARAMETRICA
Le funzioni relative alla modulistica parametrica possono essere gestite se il cliente ha provveduto all’acquisto del modulo aggiuntivo “MODPARHR” oppure come servizio di creazione del modello a pagamento. Il servizio di creazione dei modelli presuppone che l'attività di creazione venga eseguita da Zucchetti a fronte di una quantificazione utile a realizzare il modello di attestato in uso presso il cliente all'interno del sistema.
Lo scopo di tale generazione, è la creazione di un attestato di partecipazione in formato “.pdf”, che se configurato, può apparire all’utente finale non modificabile ed eventualmente anche non stampabile.
Le impostazioni necessarie per la generazione dell’attestato con queste caratteristiche, vengono settate attraverso il punto di menu “Altri moduli – Modulistica parametrica”.
I punti di menu interessati sono:
• “Definizione struttura” (Altri moduli – Modulistica parametrica – Tabelle)
• “Gruppi e campi struttura” (Altri moduli – Modulistica parametrica – Tabelle)
• “Tabelle – Definizione modelli” (Altri moduli – Modulistica parametrica)
• “Modello grafico” (Altri moduli – Modulistica parametrica – Gestione)
Definizione struttura
All’interno del punto di menu in esame viene presentata una struttura standard già inizializzata di default dal sistema.
La struttura appare unica per tutti i modelli , per questo motivo, non deve essere oggetto di configurazione.
Gruppi e campi struttura
In questo punto di menu sono elencati i campi che il sistema mette a disposizione al fine di configurare ogni modello di attestato di partecipazione.
Questa sezione non deve essere oggetto di configurazione da parte dell'utente in quanto, le informazioni disponibili sono le uniche utilizzabili.
Zucchetti si rende disponibile a valutare eventuali richieste di inserimento nuovi campi. In questo caso occorre contattare l'assistenza di prodotto, evidenziando l'esigenza.
Definizione modelli
Al fine della generazione del modello, si ha la possibilità di:
• Creare un nuovo documento in formato pdf costituito da informazioni generiche non riconducibili all'attività formativa, ad esempio: Logo, Ragione Sociale dell'Azienda, ecc.. All'interno del documento predisporre gli appositi spazi in modo che gli stessi vengano valorizzati con le variabili relative all'attività per cui si sta generando l'attestato
• Nel caso in cui fosse già utilizzata la generazione degli attestati tramite RTF Template, è possibile mantenere come modello di partenza il documento adoperato per la stampa unione, cancellando dal documento i campi relativi all'estrazione e generando lo stesso in formato pdf.
In entrambi i casi il file pdf deve essere salvato all'interno di una cartella della webapps Gestione Risorse Umane.
Si consiglia di predisporre all'interno della cartella “Documenti” una sotto cartella denominata “Attestati”.
I campi della tabella utili alla generazione dell'attestato di partecipazione sono:
Cod.Modello: Indicare il codice del modello in fase di inserimento. Il sistema non calcola in automatico il codice progressivo, quindi la scelta dello stesso è in carico all’utente. Tipo modello: Selezionare dall’apposito menu a tendina il valore predefinito “Attestati di formazione”.
Cod.struttura: Selezionare dal menu a tendina la struttura di default, ossia “ATT – Attestati di formazione”.
Modello: Indicare all’interno del campo in esame, il percorso in webapps nel quale il modello pdf di partenza è disponibile, e il relativo nome. (Es: Documenti/AttestatoInglese.pdf)
Effettuato il salvataggio delle informazioni il sistema registra il modello di partenza per renderlo successivamente disponibile alla configurazione della sezione variabile dello stesso.
Modello grafico
In questo punto di menu viene definita la parte variabile del modello.
La struttura fissa di partenza, deve essere infatti implementata con i campi messi a disposizione dal sistema, e variabili per ogni attestato.
Come prima cosa, occorre selezionare il codice modello di partenza.
Una volta effettuato tale procedimento, il sistema riconosce il modello e presenta (per verifica) nella sezione sottostante il percorso in cui lo stesso è disponibile.
Selezionando il pulsante “Conferma”, si procede con la configurazione.
Nella spalla sinistra della maschera vengono presentate le informazioni globali del documento, e i campi che il sistema mette a disposizione per la configurazione della parte variabile del modello, mentre nella sezione di destra, viene presentato il documento vero e proprio.
Il pdf deve presentare gli spazi utili all’inserimento delle informazioni.
Come anticipato, per integrare il documento con le sezioni parametriche vengono resi disponibili i campi della struttura in “Fields Explorer”.
L’utente selezionando le cartelline, sceglie infatti, quali informazioni inserire. Una volta selezionato il dato interessato, è necessario posizionarsi sul documento e cliccare con il mouse. Dopo tale passaggio la posizione può essere sistemata attraverso le frecce direzionali o il mouse.
Nel momento in cui si seleziona un campo, il sistema offre, inoltre, la possibilità di effettuare delle personalizzazioni, definendo i vari parametri di visualizzazione.
Queste operazioni vengono effettuate grazie al form di dettaglio che appare una volta selezionato il campo desiderato:
General
Tale sezione riporta esattamente il nome e la posizione esatta del campo all’interno del documento.
Apparence
Tale sezione permette di definire il tipo di allineamento del testo ed eventualmente, un font differente da quello globale.
Format picture
Tale sezione riporta il formato del testo, lasciando il campo editabile (text, date, time o number) ed, eventualmente, permette di impostare la relativa forma di emissione (pictures) diversa da quelle globali.
Print option
Tale sezione risulta utile per definire l'occorrenza di stampa in caso di più pagine ( tutte le pagine, solo la prima, solo l'ultima ecc...).
Detail field
Tale sezione risulta utile nel caso in cui l’utente inserisca all’interno del modello un campo, ma desideri farlo ripetere nel caso in cui l’attività in esame lo richieda (es: date certe).
Nei campi resi disponibili dal sistema (“Field Explorer”) sono presenti anche i “Dati generici”.
Questi, fanno riferimento a dei campi di testo liberi che si possono popolare in modo differente per ogni attività (Vedi attività a catalogo/gestione della formazione – pag.7/8/9).
Una volta terminate le configurazioni necessarie, selezionare l’icona di salvataggio presente nella barra in alto.
Copia modello/struttura
Selezionando il punto di menu in esame, si ha la possibilità di copiare il modello.
Per compiere correttamente tale funzione, selezionare dall’apposito menu a tendina il valore “Modello”.
Una volta indicato il codice di origine e quello di destinazione, la copia viene correttamente eseguita.
› ATTIVITA' A CATALOGO
E’ possibile inizializzare i valori relativi agli attestati direttamente nei cataloghi di formazione. Gli stessi dati non vengono riportati in automatico nelle edizioni relative ma attraverso un collegamento è possibile valorizzare le stesse informazioni presenti nell'edizione in base a quanto stabilito nel catalogo stesso.
La maschera da compilare all’interno del catalogo è denominata “Attestati”.
Campi disponibili:
Modello: questa tabella viene popolata in funzione dei dati indicati nei campi disponibili successivamente.
L’utente ha solo possibilità di decidere, per ogni modello associato se generare l’attestato manualmente oppure automaticamente. Valorizzando il campo “Generazione automatica”, infatti si indica che la
generazione degli attestati viene eseguita attraverso apposito processo schedulato (Sistema – Schedulatore), viceversa si intendono gestire gli attestati manualmente (Gestione della formazione – Utilità – Attestati).
Selezionare “Modulistica parametrica (PDF)”
Codice modello grafico: selezionare tramite zoom il modello grafico configurato precedentemente.
Informazioni aggiuntive: tale pulsante, se selezionato, offre la possibilità di indicare la tipologia di generazione pdf ed eventualmente specificare dei campi aggiuntivi con un testo fisso da inserire negli attestati generati.
Specifiche:
• Generazione in formato PDF/A: tale campo se selezionato genera l’attestato in formato PDF/A, ciò vuol dire che i font presenti all’interno del documento, anche se non presenti sulla macchina dell’utente che apre l’attestato, vengono comunque mantenuti. Al contrario, non valorizzando il campo, l’attestato viene generato in PDF, quindi se tale documento contiene dei font non installati sulla macchina, gli stessi, al momento dei apertura dell’attestato, vengono formattati.
• Permetti copia del testo: tale campo se valorizzato permette la copia del testo presente nell’attestato generato, al contrario non si potrà effettuare tale operazione.
• Permetti stampa attestato: tale campo se valorizzato permette di effettuare la stampa dell’attestato generato, al contrario non si potrà effettuare tale operazione.
Natura di partecipazione: questo campo consente di stabilire la natura della partecipazione dei diversi soggetti all’attività formativa, in questo modo si possono collegare n modelli di attestato alla stessa attività e stabilire per natura di partecipazione quale deve essere generato. Nel caso in cui gli attestati debbano essere generati solo per i partecipanti, allora valorizzare il campo in oggetto con “Partecipanti”.
% di partecipazione: questo campo permette di indicare quale deve essere la % di partecipazione al corso di formazione da raggiungere al fine del rilascio attestati (in precedenza
era possibile rilasciare l’attestato ai soli soggetti aventi una percentuale di partecipazione pari al 100% delle ore previste dal corso stesso).
Si evidenzia la percentuale di occupazione è visibile solo se:
• Il menu a tendina del campo “Crediti formativi” è impostato con “Crediti non gestiti” (Si precisa che il campo in oggetto non viene visualizzato nel caso in cui non è stata attivata la gestione dei crediti formativi).
• Il campo “Nat. Partecipazione” è impostato a “Partecipante”.
Per default il nuovo campo viene inizializzato come di seguito descritto:
• 100% per tutti quegli attestati già associati all’attività prima dell’introduzione del nuovo campo “%
Partecipazione”.
• 90% per tutti i nuovi attestati che si aggiungono dopo l’introduzione del nuovo campo “%
partecipazione”.
Il valore proposto di default è modificabile.
Impostando, ad esempio, una percentuale di partecipazione del 90%, in fase di rilascio dell’attestato, quest’ultimo potrà essere generato solo per quei soggetti la cui presenza è stata superiore o uguale alla percentuale indicata.
Tipo di avviso: sono state predisposte due mail automatiche: una prevede la possibilità di informare i soggetti che è stato pubblicato nel menu “Storico attività formative” l’attestato di partecipazione al corso di formazione; l’altra informa il soggetto che l’attestato è disponibile e lo invia in allegato al messaggio stesso.
Attraverso questo campo occorre selezionare la modalità di invio mail che si intende gestire.
› GESTIONE DELLA FORMAZIONE/EDIZIONI
Nella maschera “Attestati” di questo menu, è possibile associare all’edizione in gestione i modelli di attestato che si intendono prevedere.
Nel caso si tratti di un' edizione che nasce da un catalogo della formazione è possibile usufruire del collegamento “Carica modelli” per inizializzate i valori indicati in precedenza nel catalogo stesso. In questo modo non è necessario compilare due volte la stessa informazione in due menu differenti. I valori inizializzati possono essere forzati rispetto a quanto previsto nel catalogo stesso. I campi disponibili sono gli stessi spiegati nel paragrafo precedente.
Nel caso si tratti di un' attività spot, ovvero un' attività extra catalogo le informazioni relative agli attestati devono essere valorizzate direttamente in questo menu, tranne nel caso in cui all’interno del setup di formazione siano stati inizializzati i modelli relativi alla generazione attestati in caso di crediti formativi o di crediti formativi non gestiti.
GENERAZIONE MANUALE DEGLI ATTESTATI
La generazione degli attestati in modo manuale viene eseguita direttamente dal menu “Gestione della formazione”.
In questa maschera vengono visualizzati i dati relativi all’edizione selezionata: il codice edizione e le date di svolgimento.
Esistono poi una serie di informazioni:
Data stampa attestato: inizializzata con la data di fine dell’attività formativa. Questo valore può ovviamente essere modificato. Indica la data in cui viene rilasciato l’attestato di partecipazione al corso.
Tipo generazione: serve per stabilire la tipologia di operazione che si intende eseguire.
Nella fase di prima generazione occorre necessariamente scegliere il valore “Inserimento attestati – genera attestati”, le altre due opzioni in fase di prima generazione non eseguono alcuna operazione.
A seguito della prima generazione possono essere utilizzate, a seconda delle esigenze, anche le
opzioni: “Aggiorna data attestato – genera attestati” e “Genera attestati”. La prima delle due riportate consente di modificare la data attestato indicata in fase di prima generazione associando ai modelli una data diversa, infatti gli attestati vengono rigenerati con la nuova data. La seconda consente di rigenerare i documenti degli attestati.
Invio e-mail di pubblicazione attestati: il campo viene inizializzato. Nel caso in cui si intende di inviare una comunicazione ai soggetti interessati attraverso gli appositi messaggi e-mail precedentemente configurati, allora occorre lasciare il campo valorizzato, viceversa occorre togliere la spunta.
Si precisa che:
1. se nella configurazione degli attestati non è stato previsto l’invio di alcuna e-mail e in fase di generazione il flag in oggetto risulta comunque valorizzato, la mail non viene comunque inviata.
2. se in fase di configurazione è stata prevista la possibilità di inviare un messaggio mail, ma in fase di generazione degli attestati il campo in oggetto non viene valorizzato, allora la mail non viene comunque inviata.
3. se nella configurazione è stato previsto l’invio di un messaggio e-mail e in fase di generazione attestati il campo risulta valorizzato, allora la mail viene correttamente inviata.
Nella parte successiva della maschera viene riportato l’elenco dei partecipanti per cui verrà generato l’attestato e per ognuno di questi, il modello di attestato associato, la tipologia di partecipazione e la % di presenza.
Per eseguire la generazione è necessario premere il pulsante “Genera”.
A seguito della prima generazione viene valorizzato il campo “Generazione attestati effettuata”. Anche con il campo valorizzato è possibile ottenere ulteriori generazioni successive.
Viene inoltre presentato il pulsante “Pubblica” che permette la pubblicazione degli attestati di formazione.
Il pulsante “Scarica” invece, permette di scaricare i file generati.
Nel caso venissero gestiti i crediti formativi nell'edizione, tramite la relativa colonna in questa maschera, è possibile modificare il n° dei crediti conseguiti da ogni partecipante.
Cliccando sul pulsante “Applica modifiche” quindi, si procede con la generazione degli attestati formativi aggiornati con i crediti modificati.
CONFIGURAZIONE MAIL
Come indicato in precedenza è possibile scegliere di accompagnare la generazione degli attestati con un messaggio e-mail che informa i soggetti interessati di questo evento. Sono state predisposte due tipologie di messaggi diversi a seconda che si intenda allegare l’attestato generato o semplicemente informare i soggetti dell’avvenuta generazione dello stesso. In entrambi i casi occorre predisporre l’oggetto e il messaggio e-mail che si intendono visualizzare.
L’indirizzo e-mail per i partecipanti e per i docenti interni viene letto dall’anagrafico soggetto, sezione Altri indirizzi, tipologia indirizzo RA. Per i docenti esterni viene letto l’indirizzo presente nella maschera “Contatti”
della tabella “Docente esterno”, se non è presente viene letto l’indirizzo e-mail presente nella maschera Indirizzi dell’anagrafico soggetto.
Accedere al punto di menu “Messaggio mail” (Sistema – E-mail).
Esistono due tipologie di messaggio predisposte a questa gestione:
• Sistema: informa il partecipante che è stato pubblicato l’attestato di partecipazione.
Questa mail si limita ad informare i partecipanti che è stato generato l’attestato di partecipazione ad un certo corso, eventualmente nel testo di può indicare che lo stesso è disponibile all’interno del menu
“Storico formazione”.
• Sistema: Invio attestato al partecipante
Questa mail prevede le stesse variabili disponibili nel messaggio precedente, la differenza sostanziale tra i due è data dal fatto che con questo invio, in allegato viene predisposto il modello RTF dell’attestato di partecipazione.
GENERAZIONE AUTOMATICA DEGLI ATTESTATI
Per attivare la gestione automatica occorre innanzitutto valorizzare nell’edizione il campo “Generazione automatica” su ciascuna riga interessata. A seguito di ciò, occorre predisporre il processo schedulato:
“hvfo_bcalgenatt - Generazione automatica attestati di formazione” (Sistema – Schedulatore – Attivazione).
Infine, è eventualmente possibile indicare nel setup formazione il numero di giorni al termine del quale generare l’attestato e, se previsto, inviare la mail di comunicazione ai soggetti.
Per procedere in tal senso valorizzare il campo “Generazione automatica attestati al termine dell'attività formativa” all'interno del setup.
Lasciando il campo vuoto, ovvero con il valore zero, l’attestato viene generato e inviato senza eseguire alcun controllo sulle date, pertanto alla prima schedulazione stabilita, parte la generazione ed eventualmente l’invio e-mail.
Nel caso di generazione automatica, la data dell’attestato viene impostata con la data in cui viene eseguita la generazione dello stesso.
A seguito della prima schedulazione, il campo “Generazione automatica attestati ” viene automaticamente valorizzato, di conseguenza alla prossima schedulazione non verranno più generati gli attestati per tale attività.
SALVATAGGIO DEGLI ATTESTATI
Gli attestati, dopo essere stati generati, vengono salvati a DMS in una specifica cartella all'interno dell'archivio (Workspace– Archivio documentale – Gestione documenti), denominata in modo differente in funzione della gestione utilizzata (Impianto studio o Azienda privata):
• cartella “Aziende gestite”, che contiene tutti gli attestati relativi ai soggetti su azienda specifica (Impianto studio).
Questi attestati vengono salvati nella cartella seguendo il percorso:
Aziende gestite – Nome dell'azienda – 001 Area del personale – Attestati – Nome e cognome del soggetto – Anno di conseguimento
• cartella “Aziende gestite – Area comune” che contiene tutti gli attestati relativi ai soggetti su azienda 000000 (Azienda privata).
Questi attestati vengono salvati nella cartella seguendo il percorso:
Aziende gestite\Area comune – Others – Formazione – Attestati – Nome e cognome del soggetto – Anno di conseguimento
VISUALIZZAZIONE DEGLI ATTESTATI
Terminato il salvataggio, gli attestati vengono resi disponibili sia nell'archivio DMS che all'interno dei punti di menu in Risorse Umane:
• “Attestati ” nella maschera di gestione della formazione (Formazione)
• “Attestati” dell'edizione (Formazione - Gestione della formazione – Attestati)
• “Storico formazione” del soggetto (HR Anagrafici – Soggetto – Risorse Umane – Dati professionali) Nel caso fossero presenti nell'ambiente i due applicativi: Gestione Risorse Umane e Safety Solution, è possibile vedere nello storico di formazione di Risorse Umane anche gli attestati di formazione relativi ad un corso di Safety Solution al quale un soggetto ha partecipato.
ACCORGIMENTO TECNICO
Si avvisa che all'interno dello schedulatore, è presente il nuovo processo automaticamente attivato:
“hvfo_falignhrmdms - Allineamento attestati risorse”.
Lo stesso risulta essenziale a livello tecnico per mantenere una corretta visualizzazione degli attestati generati.
Viene impostato di default alle ore 23:59.
Nel caso in cui il cliente abbia altri processi schedulati all'ora in esame, si consiglia la variazione dell'orario.
PUBLICAZIONE NEL GADGET
La visualizzazione degli attestati viene resa disponibile non solo nei punti precedentemente citati, ma anche all'interno del Gadget “Documenti personali”/ ”Folder organizzativo”.
Occorre precisare che la pubblicazione risulta differente, in funzione che l'attestato sia relativo ad un soggetto appartenente ad azienda generica (gestione azienda privata) o relativo ad un soggetto appartenente ad azienda specifica (impianto studio):
• Nel primo caso, l'attestato viene direttamente pubblicato e reso disponibile al partecipante dell'edizione nel gadget “Documenti personali”.
• Nel secondo caso, invece, l'attestato viene reso disponibile solo nel gadget “Folder organizzativo”
dell'Ufficio del personale.
Sarà cura della dru pubblicare successivamente l'attestato nel gadget “Documenti personali” del dipendente.
Le impostazioni per procedere in tal senso devono essere configurate all'interno del setup di installazione, precisamente nella sezione “Configurazione DMS”.
I campi utili sono quelli relativi alla classe documentale “HRMFORATT – Soggetti-Attestati di formazione”, e risultano essere:
• "Pubblica"
valorizzare l'informazione se si desidera pubblicare i documenti presenti nella relativa classe documentale
• "Presa vis."
valorizzare l'informazione se si intende avere una conferma della presa visione dell'attestato, e quindi segnalare all'utente che il documento è già stato visionato.
Per far sì che l'archiviazione e la pubblicazione vadano a buon fine, occorre configurare il percorso con cui si accede al portale HR all'interno del campo “HR Portal” (Pannello di controllo - Configurazione - Sezione Applicazioni federate - Percorsi assoluti).
Es: localhost:8080/HRPortal
Dove le variabili “localhost:8080” corrispondono rispettivamente al nome del server e alla porta utilizzata, e "HRPortal" corrisponde al nome attribuito alla webapp del portale installata.
CONTROLLO ESITO PUBBLICAZIONE ATTESTATI
Dalla versione 06.00.00 di Risorse Umane, è stata introdotta una nuova maschera al fine di controllare l'esito della pubblicazione degli attestati di formazione.
La nuova maschera “Attestati pubblicati” (Formazione – Utilità) viene abilitata di default solamente al gruppo
“1 Amministratore”.
La pagina è composta da due sezioni:
• la prima, in cui si fa riferimento all'attività formativa, con il dettaglio del codice azienda, codice dell'edizione, descrizione dell'attività, n° di edizione, piano formativo e date di svolgimento.
In corrispondenza di ogni attività, viene presentato un quadratino colorato che raffigura l'esito della pubblicazione:
▪ In caso di quadratino blu, il sistema non ha ancora elaborato il file (il sistema ha un processo che ogni 30 secondi controlla se ci sono nuovi file e li elabora);
▪ In caso di quadratino verde, il sistema è riuscito correttamente ad effettuare la pubblicazione;
▪ In caso di pallino rosso, c’è stato qualche errore in fase di elaborazione. Le informazioni più specifiche riguardanti l’errore vengono riportate nel dettaglio di riga.
(I messaggi di errore sono quelli che vengono restituiti dalla funzione di archiviazione,
• la seconda, in cui si evidenziano i partecipanti dell'attività formativa selezionata, con il dettaglio del codice dms, la data di pubblicazione, le ore e la % di partecipazione al corso.
E' possibile inoltre, cliccando sull'icona dell'attestato, prendere visione dello stesso.
La mini-sintesti del soggetto è raggiungibile cliccando sulla foto a fianco di ogni partecipante.
Tutte le attività formative visualizzate, possono essere filtrate per data tramite il quadrotto del periodo.
In questa maschera vengono visualizzati anche tutti gli attestati pubblicati nelle versioni precedenti alla 06.00.00.
All’amministrazione infatti parte un automatismo che popola la nuova tabella con i riferimenti di tutti gli attestati già presenti a sistema.
E' consigliabile controllare che i vecchi file siano presenti in questo punto di menu con il pallino verde (elaborati correttamente), prima di generarne di nuovi.
CONVERSIONE ATTESTATI DI FORMAZIONE
Al fine di visualizzare all'interno del gadget e nell'arichivio DMS, anche attestati generati prima della versione 05.07.00, si richiede una conversione dei dati.
Attraverso il punto di menu “Conversione DMS attestati” (Utilità – Utilità su anagrafici), l'utente ha la possibilità di determinare quali attestati di formazione convertire.
I campi disponibili sono:
• Data inizio/data fine: Stabilire l'arco temporale che comprende tutti gli attestati di formazione che si desidera convertire.
• Pubblica ai dipendenti/Folder organizzativo: Valorizzando il flag si desidera pubblicare gli attestati di formazione convertiti nel gadget "Documenti personali" del dipendente (se appartenente ad azienda generica) o nel "Folder organizzativo" della DRU (nel caso i partecipanti fossero appartenenti ad azienda specifica).
Nel secondo caso, spetta all'ufficio del personale la pubblicazione degli attestati di formazione ai dipendenti (gadget "Documenti personali").
• Presa visione: Valorizzando il flag si desidera avere una conferma della presa visione dell'attestato, e quindi segnalare all'utente che il documento è già stato visiona
