Comune di Empoli
_________________________________________________________________________________ Provincia di Firenze
Attività e competenze dei servizi del Settore Affari Generali e Istituzionali
Servizio URP e Ufficio Stranieri
Ufficio Relazioni con il Pubblico
L'Ufficio Relazioni con il Pubblico nasce per agevolare il rapporto di ogni cittadino con il proprio Comune e come luogo dove poter chiedere ed ottenere informazioni sulle molteplici attività comunali e su quanto avviene in ambito locale.
L’ufficio ha un ampio orario di apertura al pubblico: dal lunedì al giovedì dalle ore 8.00 alle ore 13.30 e dalle ore 14.30 alle ore 18.30, il venerdì e il sabato dalle ore 8.00 alle ore 13.30
Il servizio svolge le seguenti funzioni:
• Rilascio informazioni sulle procedure e i servizi del Comune
• Rilascio modulistica necessaria per sbrigare le pratiche
• notizie e informazioni sugli eventi e le iniziative del Comune
• Rilascio certificazioni anagrafiche e di Stato Civile
• Autentiche e legalizzazione di firme, di copie, di foto e passaggi di proprietà
• Rilascio o rinnovo carta di Identità
• Rilascio carta giovani
• Scelta del medico di famiglia per soli residenti
• Accesso agli atti
• Segnalazioni e i reclami
• Protocollazione e di documenti e istanze
• Consultazione normativa
• Pagobancomat per alcuni servizi comunali
• Progettazione e aggiornamento della Rete Civica del Comune
• Progettazione e attuazione di iniziative e campagne di informazione e comunicazione sulle attività e i servizi comunali e su temi di rilevante interesse pubblico e sociale
• Attivazione di strumenti di comunicazione informatici al fine di facilitare l’accesso ai servizi e la partecipazione dei cittadini
• Rilascio tesserini per caccia e raccolta tartufi
• Rilascio permessi sosta ZCS ZTL/AP
• Rilascio abbonamenti sosta ZCS
• Rilascio sacchi per la raccolta di multi materiale
• Rilascio certificato destinazione urbanistica
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Ufficio Stranieri
L’Ufficio Stranieri è collocato all’interno del “ Servizio URP” per rispondere alle esigenze legate allo status di cittadino straniero
Attività:
• Accoglienza con personale madrelingua per facilitare l’approccio con la nuova realtà favorendo la comprensione e la comunicazione reciproca tra persone o gruppi appartenenti a culture diverse.
• Informazione sulla normativa vigente in materia di immigrazione, sui servizi erogati dagli enti presenti nel territorio e supporto nella gestione delle pratiche amministrative;
• Collaborarazione con istituzioni, enti e associazioni coinvolti in problematiche relative all’immigrazione
• Assistenza al Consiglio degli Stranieri ed al Consigliere Comunale Aggiunto per le loro attività Istituzionali
• Rilascio certificazione idoneità alloggiativa per stranieri
• Attività inerente la cooperazione internazionale
Segreteria del Sindaco
Il servizio svolge le seguenti funzioni
• Atti del sindaco
• Attività di rappresentanza, iniziative commemorative servizio di gonfaloniere e organizzazione eventi
• Scambi culturali, gemellaggi e patti di amicizia con enti e istituzioni
• Gestione appuntamenti sindaco
• Gestione archivio del sindaco
• Gestione della corrispondenza del sindaco
• Assegnazione ed erogazione di contributi a enti e associazioni.
Servizio Segreteria Generale Il servizio svolge le seguenti funzioni
• Attività di supporto e assistenza alle sedute del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale;
• Numerazione e collazione delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale;
• Predisposizione degli Ordini del giorno della Giunta Comunale, del Consiglio Comunale e delle commissioni consiliari;
• Adempimenti successivi alle decisioni adottate dal Consiglio Comunale sulle proposte di ordini del giorno
• Adempimenti successivi alle decisioni della Giunta Comunale (elaborazione delle decisioni adottate, trasmissione degli atti di indirizzo ai vari settori dell’Ente) ;
• Nomine consiliari;
• Trasmissione elenchi delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale e delle determinazioni ai Capigruppo consiliari
• Assistenza alle sedute delle Commissioni Consiliari (convocazione, raccolta verbali e estratto, certificazione presenze);
• Adempimenti connessi alla funzione di Consigliere comunale quali liquidazione gettoni di presenza alle sedute del Consiglio comunale e delle Commissioni consiliari, interrogazioni e interpellanze, situazione patrimoniale amministratori, certificazioni e dichiarazioni, etc.;
• Numerazione delle determinazione dirigenziali
• Gestione banca dati degli atti deliberativi e dirigenziali;
• Istruttoria delle procedure di affidamento ad avvocati esterni del patrocinio legale del Comune in giudizi avanti alla giurisdizione civile, amministrativa e penale e gestione dei successivi adempimenti;
Collaborazione e raccordo con i legali incaricati del patrocinio legale del Comune; Pareri legali agli organi istituzionali e burocratici dell'Amministrazione;
• Gestione spazi (istruttoria domanda concessione temporanea locali presso Palazzo delle Esposizioni – ex Convento degli Agostiniani – Auditorium piazza Farinata degli Uberti)
• Gestione Albo comunale delle organizzazioni associative (iscrizione delle associazione e aggiornamento dell’albo)
• Supporto al Segretario Generale nei controlli interni
Servizio Archivio e Protocollo Il servizio svolge le seguenti funzioni:
• Classificazione e codificazione della corrispondenza in arrivo e relativa registrazione;
• Recapito ai servizi della corrispondenza in arrivo;
• Preparazione della corrispondenza in partenza e relativa spedizione
• Pubblicazione e archiviazione delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale e degli atti dirigenziali, registrazione e archiviazione di atti del Comune (convenzioni, contratti, interpellanze e interrogazioni, ordinanze, circolari, etc.) e di atti esterni.
• Adempimenti relativi alla esecutività degli atti deliberativi e dirigenziali;
• Rapporti con l'utenza interna e esterna per la consultazione degli atti, documenti, nonché deposito e consegna di cartelle esattoriali
• rilascio copie degli atti deliberativi e dirigenziali;
• trasmissione copie delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale agli uffici ed elenchi atti determinazioni e delibere ai Capi Gruppo consiliari ai sensi di legge
• tenuta raccolta delle registro ordinanze
• Adempimenti dei messi comunali(notifiche atti del Comune e do altri Enti diretti a cittadini
• residenti, rapporti quotidiani con l’Ufficio Postale centrale per la consegna della corrispondenza in arrivo e in partenza).
• Tenuta dell’albo pretorio on line (pubblicazione di bandi di concorso, avvisi alla cittadinanza, ordinanze, decreti, pubblicazioni di matrimonio) delibere e determine
Servizi Demografici
Il servizio svolge le seguenti funzioni:
Anagrafe:
• Cura e aggiornamento di registri anagrafici della popolazione residente (A.P.R.) dei cittadini residenti all'estero (A.I.R.E.);
• Cura di tutti gli iter procedurali per Immigrazioni emigrazioni Cambi di abitazione e scissioni familiari;
• Trasmissione dati alla Motorizzazione Civile;
• Gestione controllo e aggiornamento permessi soggiorno;
• Codifica e gestione della banca dati relativa alla popolazione residente;
• Cura e aggiornamento degli scaffali rotanti per residenti e carte d’identità;
• Estrazioni di dati su richiesta di soggetti pubblici per fini istituzionali e per esclusivo uso di pubblica utilità;
• Gestione dei collegamenti informatici alla banca - dati anagrafica con altri servizi comunali e pubbliche amministrazioni;
• Rilascio di informazioni anagrafiche alle Forze dell'Ordine e risposte a richieste di accertamento dati per autocertificazioni presentate ad Enti vari;;
• Verifica Dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà;
• Gestione delle procedure di leva militare (liste di leva, precettazione visite, dispense, ruoli matricolari);
• Adempimenti anagrafici relativi a pratiche pensionistiche (aggiornamenti dei dati relativi alle pensioni erogate dal Ministero del tesoro e dall'I.N.P.S.);
• Gestione della numerazione civica e della denominazione delle aree di circolazione (TOPONOMASTICA);
• Cura ed aggiornamento del piano topografico, dello stradario e della suddivisione del territorio;
Statistica:
• statistica della popolazione – movimenti anagrafici mensili;
Stato Civile:
• Cura e aggiornamento registri e archivi di stato civile; formazione atti di nascita, di morte e cittadinanza, pubblicazioni matrimoni; preparazione e stesura atti di matrimonio; rilascio permessi di seppellimento, cremazione e trasporto salme; esecuzione, annotazione o trascrizione di: adozioni, separazioni, sentenze di divorzio, cambio nome, morte, matrimonio interdizione, ecc. (tutto quello che riguarda il cittadino);
• corrispondenza e rilascio informazioni, certificazioni, informative varie, rapporti con pubbliche autorità;
• trascrizioni di atti provenienti dall’estero e corrispondenza con Consolati e Ambasciate;
• Tenuta e compilazione dei modelli ISTAT per i vari atti di stato civile;
• Adempimento degli iter procedurali di ogni atto di cui sopra.
Elettorale:
• Cura e aggiornamento liste elettorali e liste elettorali aggiunte, organizzazione e coordinamento consultazioni elettorali e referendum,
• cura e aggiornamento albo scrutatori e Presidenti di seggio,
• gestione elettori iscritti all'AIRE,
• cura e aggiornamento degli atti della Commissione Elettorale,
• rilascio certificazioni iscrizione liste elettorali e godimento diritti politici.
• Adempimento degli iter procedurali di tutte le revisioni dinamiche e semestrali.
• Cura, aggiornamento e gestione degli albi dei giudici popolari.
Risorse umane assegnate al Settore 35
di cui: n. 1 Categoria D3
n. 5 Categoria D di cui n. 2 a tempo determinato
n. 16 Categoria C n. 4 Categoria B3
n. 10 Categoria B di cui n. 1 comandato all’Unione dei Comuni 86%
