LA GESTIONE DEI DOCUMENTI
INFORMATICI
Il modello organizzativo, il responsabile della trasformazione digitale, il protocollo informatico, il fascicolo elettronico, i processi e i procedimenti amministrativi, il Manuale di gestione.
Dimitri Brunetti
dimitri.brunetti@gmail.com
CORSI INPS VALORE P.A. 2019 L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
(primo livello)
RIPRESA DELLA PRIMA PARTE
Agenda digitale italiana per l’Europa 2020
L’Agenda Digitale rappresenta una delle sette iniziative principali individuate nella più ampia Strategia EU2020, finalizzata a una crescita inclusiva, intelligente e sostenibile dell’Unione.
L’Agenda Digitale è stata presentata dalla Commissione Europea nel maggio 2010, quindi sottoscritta da tutti gli Stati
membri che si sono impegnati al suo recepimento. Lo scopo dell’Agenda Digitale è di sfruttare al meglio il potenziale delle tecnologie dell’informazione e della
comunicazione per favorire l’innovazione, la crescita economica e la competitività, ottenendo vantaggi socio-economici sostenibili grazie a un mercato digitale unico basato su Internet veloce e superveloce e su applicazioni interoperabili.
L'Agenda Digitale Italiana (ADI) è stata istituita il primo marzo 2012 con decreto del Ministro dello sviluppo economico.
Nel Decreto Legge del 18 ottobre 2012, n. 179 "Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese" (c.d. provvedimento Crescita 2.0) sono state previste le misure per
l'applicazione concreta dell'ADI.
www.agid.gov.it/agenda-digitale Maria Anna Madia Ministro Semplificazione e Pubblica Amministrazione
L’agenda digitale italiana
DAL PRIMO INCONTRO
1. Carta della cittadinanza digitale 2. Conferenza di servizi
3. Silenzio assenso tra amministrazioni pubbliche e tra amministrazioni pubbliche e gestori di beni o servizi pubblici
4. Norme per la semplificazione e l'accelerazione dei procedimenti amministrativi 5. Segnalazione certificata di inizio attività, silenzio assenso, autorizzazione espressa e
comunicazione preventiva 6 Autotutela amministrativa
7. Revisione e semplificazione delle disposizioni in materia di prevenzione della corruzione, pubblicità e trasparenza
8. Riorganizzazione dell'amministrazione dello Stato ecc...
Legge 7 agosto 2015, n. 124
La Legge Madia (L. 124 del 7 agosto 2015) sposta l’attenzione dal processo di digitalizzazione della PA all’attribuzione a cittadini e imprese di nuovi diritti e alla cittadinanza digitale.
–Diritto ad avere un’identità digitale –Diritto ad avere un domicilio digitale
–Diritto all’uso delle tecnologie per comunicare e richiedere servizi dall’ente: diritto a presentare istanza on-line, ad effettuare pagamenti elettronici e a monitorare l’iter dei procedimenti
–Diritto ad accedere alla rete internet presso gli uffici pubblici
1. Sanità digitale: Servizi, tecnologie, modelli per la salute e il benessere del cittadino 2. Giustizia digitale: Tecnologie e modelli per una Giustizia più rapida ed efficiente 3. Scuola digitale: Piattaforme, modelli didattici e tecnologie per una nuova Scuola 4. Documenti digitali: Gestione informatica dei documenti, per una PA più efficiente 5. Cittadinanza digitale: Strumenti, servizi e modelli per un nuovo rapporto tra cittadini e
amministrazioni
6. Sicurezza digitale: Tecnologie, modelli e infrastrutture per la sicurezza dei sistemi informatici pubblici
7. Infrastruttura digitale: Connettività, piattaforme e modelli di cooperazione per un'Italia digitale
8. Data management: Big Data, Open Data, il valore pubblico dell'informazione 9. Pagamenti digitali: Il digitale che entra nei sistemi di incasso della PA 10. Procurement dell'innovazione: Come il settore pubblico acquista beni e servizi
tecnologici
L’agenda digitale italiana – I laboratori
Nel settembre 2015 il Ministro per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione Mari Anna Madia ha annunciato la nascita dei Cantieri per la PA digitale.
Si tratta di dieci laboratori in cui operatori pubblici e privati disegnano i percorsi di attuazione della PA digitale in
altrettante aree verticali e trasversali dell’informatica pubblica.
L’amministrazione digitale
primavera / estate 2018
L’amministrazione digitale
maggio 2018
giugno 2018
L’amministrazione digitale
agosto 2018
Il nuovo Commissario straordinario per l’agenda digitale
ottobre 2018
ottobre 2018
L’amministrazione digitale
gennaio 2019
L’amministrazione digitale
gennaio 2019
L’amministrazione digitale
marzo 2019
gennaio 2019
L’amministrazione digitale
gennaio 2019
marzo 2019 L’amministrazione digitale
Il Codice dell’amministrazione digitale
D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
In vigore dal 1° gennaio 2006.Aggiornato con D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217 In vigore dal 27 gennaio 2018
Il decreto legislativo accorpa e riordina in un unico codice la normativa in materia di attività digitale delle pubbliche amministrazioni, affrontando per la prima volta in modo organico e completo il tema dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni, nonché la disciplina dei principi giuridici fondamentali relativi al documento informatico e alla firma digitale.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
Il CAD approvato nel 2005 ha subito nel corso degli anni molte modifiche, la principale con il D.Lgs. 235/2010: in quell’occasione si è parlato di “Nuovo CAD”.
La L. 124 del 2015 ha delegato il Governo ad adottare “uno o più decreti legislativi volti a modificare e integrare” il CAD sulla base di alcuni principi e criteri direttivi definiti nell’art. 1 della stessa legge intitolato “Carta della cittadinanza digitale”.
L’aggiornamento del Codice si rendeva necessario anche per allinearlo al Regolamento europeo EIDAS 910/2014/UE che si applica a tutti gli effetti dal 1° luglio 2016 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno ("Regolamento eIDAS").
Il 20 gennaio 2016 il Consiglio dei ministri ha approvato il D.Lgs. di modifiche e integrazione al CAD. Il 26 agosto 2016 è stato approvato il D.Lgs. 179 (pubblicato in GU il 13 settembre) ed è entrato in vigore il 14 settembre 2016. (CAD 3.0) L’8 settembre 2017 il Consiglio dei ministri ha approvato il D.Lgs. di integrazione e correzione al CAD. Il 13 dicembre 2017 è stato approvato il D.Lgs. 217 (pubblicato in GU il 12 gennaio 2018) ed è entrato in vigore il 27 gennaio 2018. (CAD 4.0)
Il Codice dell’amministrazione digitale 2018
2005 2010 2015
2017 2016
2018
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
L’intento è quello di procedere a integrare e modificare alcune disposizioni del CAD, in conformità a quanto previsto dalla legge delega anche al fine di accelerare
l'attuazione, a livello nazionale, dell'agenda digitale europea.
L’obiettivo principale è quello di contribuire alla definizione di un quadro normativo idoneo ad abilitare e supportare le azioni di attuazione dell'agenda digitaledotando i cittadini, imprese e amministrazioni di strumenti e servizi idonei a rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale che rappresentano il fulcro della legge delega e del già richiamato decreto legislativo 179 del 2016.
L’intervento normativo si inserisce nel più ampio contesto degli interventi di
“semplificazione amministrativa” previsti dalla legge delega n. 124 del 2015.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
Le linee portanti di tale nuovo intervento legislativo sono:
a) proseguire nell'opera di razionalizzazione delle disposizioni contenute nel CAD e di deregolamentazionegià avviata con il precedente intervento sia semplificando, anche nel linguaggio, il Codice, sia sostituendo le regole tecniche con delle linee guida la cui adozione viene affidata direttamente all'Agenzia per l'Italia digitale in modo da rendere l'attuazione tecnico-operativa delle disposizioni di legge capace di stare al passo con la continua evoluzione tecnologica.
b) sottolineare con maggior forza la natura di carta di cittadinanza digitale della prima parte del Codice concentrandovi disposizioni volte ad attribuire a cittadini e imprese il diritto a una identità e a un domicilio digitale, quello alla fruizione di servizi pubblici online in maniera semplice e mobile-oriented, quello a partecipare effettivamente al procedimento amministrativo per via elettronica e quello a effettuare pagamenti online.
c) promuovere integrazione e interoperabilità tra i servizi pubblici erogati dalle diverse amministrazioni in modo da garantire a cittadini e imprese il diritto a fruirne in maniera
semplice e moderna anche grazie all'opportunità di gestire i diversi strumenti informatico-giuridici di dialogo con le amministrazioni attraverso un'unica interfaccia, una dashboard di cittadinanza digitale.
d) garantire maggiore certezza giuridica in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti digitali prevedendo che non solo quelli firmati digitalmente - o con altra firma elettronica qualificata - ma anche quelli firmati con firme elettroniche diverse, al ricorrere di specifiche condizioni identificate dall'AgiD, possano produrre gli stessi effetti giuridici e disporre della stessa efficacia probatoria senza che debba essere un giudice, caso per caso, a valutare al riguardo.
e) rafforzare l'applicabilità dei diritti di cittadinanza digitale e accrescere il livello di qualità dei servizi pubblici e fiduciari in digitale sia istituendo presso l'AgiD un ufficio del difensore civico sia aumentando la misura delle sanzioni che la stessa AgiD potrà erogare qualora i fornitori di servizi fiduciari violino le regole vigenti esponendo a rischio i diritti di cittadini. e imprese.
f) promuovere un processo di autentica valorizzazione del patrimonio informativo pubblico riconducendo tale obiettivo tra le finalità istituzionali di ogni amministrazione e disegnando un contesto normativo che, nel rispetto della disciplina in materia di privacy e tutela dei dati personali, garantisca un utilizzo più efficace dei dati pubblici attraverso moderne soluzioni di data analysis.
Tale obiettivo, per il momento, rimane solo una mera petizione di principio in quanto non esistono disposizioni concrete in tal senso. Viene solo previsto all’art. 40-ter del CAD un nuovo sistema pubblico di ricerca documentale volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del DPR 445/2000, e di cui all'articolo 40-bis e dei fascicoli dei procedimenti di cui all'articolo 41, nonché a consentirne l'accesso on-line ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente.
Carta della cittadinanza digitale
La cittadinanza digitale è quell’insieme di diritti e doveri che, grazie al supporto di una serie di strumenti (l’identità, il domicilio, le firme digitali) e servizi, mira a semplificare il rapporto tra cittadini, imprese e pubblica amministrazione tramite le tecnologie digitali.
La Carta della cittadinanza digitale (L. 124/2015, art. 1) sancisce il diritto di cittadini e imprese, “anche attraverso l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione
… di accedere a tutti i dati, i documenti e servizi di loro interesse in modalità digitale … al fine di garantire la semplificazione nell’accesso ai servizi alla persona” e riducendo la necessità dell’accesso fisico agli uffici pubblici”.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
2017
Carta della cittadinanza digitale
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
2017
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
Diritti dei cittadini e delle imprese
- il diritto all’uso delle tecnologie informatiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e domicilio digitale del cittadino (art. 3)
- il diritto all’identità e al domicilio digitale (artt. 3 bis, 6) - il diritto di effettuare qualsiasi pagamento con modalità
informatiche (art. 5)
- il diritto di utilizzare la posta elettronica certificata e di avere a disposizione l’indice degli indirizzi delle pa e dei gestori di pubblici servizi (artt. 6, 6 bis, 6 ter)
- il diritto a servizi on line semplici e integrati, alla qualità dei servizi resi e alla misura della soddisfazione (art. 7)
- il diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8) - il diritto di connettersi alla rete internet negli uffici
e nei luoghi pubblici (art. 8 bis)
- il diritto alla partecipazione democratica elettronica dei cittadini, anche residenti all’estero (art. 9)
I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità di
strumenti innovativi
a cui il codice attribuisce piena validità giuridica.Si tratta:
- della posta elettronica certificata (artt. 6 e 48) - delle firme elettroniche (artt. 24-37)
- dei documenti informatici (artt. 20-23 e 40-44) - conservazione è fruibilità dei dati (artt. 50, 58-62)
- dei siti internet delle pubbliche amministrazioni (artt. 53-54)
- della carta di identità elettronica e della carta nazionale dei servizi (art. 66) - riuso delle soluzioni e standard aperti (art. 69)
Principi e le finalità
con cui le amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata - federalismo efficiente (art. 14)
- cooperazione con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (art. 12)
- riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 15) - gestione informatica dei procedimenti (art. 41) - trasmissione informatica dei documenti (artt. 47-49) - disponibilità dei dati delle PA (art. 50)
- basi di dati di interesse nazionale (art. 60)
Il Codice dell’Amministrazione Digitale
Il Commissario straordinario per l’agenda digitale
inizio 2018
Il Piano triennale ICT è stato realizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale e dal Team per la Trasformazione Digitale.
Ha visto la collaborazione di Sogei, CONSIP, il commissario alla spending review, le amministrazioni centrali, le agenzie fiscali, gli enti previdenziali, le Regioni, le Città Metropolitane, le Province, gli enti strumentali e l’ANCI .
Piano triennale 2017-2019 ICT nella PA
- migliori la sicurezza grazie ad un’architettura a più livelli che assicuri la separazione tra back end e front end e permetta
l’accesso ai back end solo in modo controllato e tramite API standard;
- promuova la realizzazione di nuovi servizi secondo il principio di sussidiarietà, riducendo tempi di realizzazione e impegni economici per le amministrazioni sia in fase di sviluppo sia in fase di aggiornamento;
- agevoli il controllo delle spese relative alle tecnologie digitali della Pubblica
amministrazione;
- abiliti politiche data-driven per la pianificazione delle attività future, basate sull’ottimizzazione delle spese e degli investimenti.
MODELLO STRATEGICO
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Il Piano ha l’obiettivo di accompagnare le pubbliche amministrazioni nel loro percorso di trasformazione, realizzando la visione
tecnologica del sistema operativo del Paese
... ma riguarda anche gli operatori economici e il cittadino
Il Piano Triennale è un documento di indirizzo strategico ed economico attraverso il quale viene declinato il Modello strategico di evoluzione del sistema informativo della Pubblica amministrazione.
Il Piano, infatti, nasce dalla Strategia per la crescita digitale 2016 e dal Modello strategico per
l’informatizzazione della PA deliberato dal Comitato di indirizzo dell’AgiD che indica il quadro di riferimento dei progetti e delle attività che devono essere realizzati sulla base della Strategia e
dall’Agenda digitale italiana, e quindi dall’Agenda digitale europea.
Il Piano 2019-2021 sostituisce e sviluppa il precedente Piano 2017-2017-2019.
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
La lettura del Piano Triennale è destinata sia al livello decisionale delle amministrazioni - per adeguare la pianificazione delle attività alla strategia nazionale - che al livello operativo, per la progettazione di dettaglio delle soluzioni da realizzare.
Il Piano è rivolto anche al Responsabile per la transizione digitale, previsto dall’art. 17 del CAD.
Il Piano è un documento che contiene azioni, tempi e obiettivi del percorso di attuazione della strategia, fornendo indicazioni ad ogni Pubblica amministrazione.
Per questo ha durata limitata.
La versione 2017 definiva le attività del 2018.
La versione 2019 riprende le linee d’azione già indicate, ne aggiunge altre e si svilupperà
nei prossimi mesi per poi essere nuovamente aggiornato.
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Il Piano 2019-2021è formato da 13 capitoli più appendici e diviso in tre parti:
nella prima viene dato il quadro di riferimento generale in cui inserire le iniziative del Piano stesso, nella seconda parte si ripercorre la struttura del modello con gli aggiornamenti rispetto al Piano precedente, nella terza parte vengono proposte considerazioni finali e note di indirizzo.
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
PARTE PRIMA
QUADRO DI RIFERIMENTO
PARTE SECONDA
COMPONENTI TECNOLOGICI E DI GOVERNO DELLA TRASFORMAZIONE DIGITALE PARTE TERZA
CONSIDERAZIONI FINALI E NOTE DI INDIRIZZO
MODELLO DI INTEROPERABILITÀ DATI DELLA PA
PIATTAFORME ECOSISTEMI
SICUREZZA INFORMATICA STRUMENTI PER I SERVIZI DIGITALI RIUSO E OPEN SOURCE
DOCUMENTI PUBBLICI DIGITALI WEB ANALITICS ITALIA
IO: APP PER L’ACCESSO AI SERVIZI MODELLI E STRUMENTI
GOVERNARE LA TRASFORMAZIONE RESPONSABILE ALLA TRANSIZIONE MONITORAGGIO
COMPETENZE
INIZIATIVE VERSO CITTADINI E IMPRESE
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
,
,
Public e-procurement pagoPA
Siope+
NoiPA SPID
Carta di identità elettronica Sistema di gestione dei
procedimenti amm.vi nazionali – SGPA Poli di conservazione ANPR
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
,
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Affermazione del paradigma della centralizzazione, ma con maggiore risalto alle amministrazioni territoriali.
Forte risalto al contesto europeo e dichiarazione di appartenenza dell’Italia ad un ampio ecosistema di stati.
Attenzione alle infrastrutture, in particolare: PagoPA, ANPRe SPID per l’identità digitale.
Centralizzazione dei Data Center.
Rafforzamento del paradigma Clouddella PA.
Modello di interoperabilitàbasato su Architetture a servizi Apie Basi dati condivise e Open data.
Richiamo alla sicurezza.
Figura del Responsabile della transizione digitale(che non sia lasciato solo, ma sostenuto da un gruppo di persone esperte).
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021
https://io.italia.it/
Le Regole tecniche
Codice
dell’Amministrazione Digitale
Regole tecniche protocollo informatico
3 dic. 2013
Regole tecniche documento informatico
13 nov. 2014
Regole tecniche sistemi di conservazione
3 dic. 2013
in vigore dal’11 ottobre 2015
La riforma della PA si fonda su tre temi: il protocollo, il documento informatico (e la gestione documentale) e la conservazione sostitutiva in vigore dal 12 agosto 2016 ? in vigore dall’11 aprile 2017 ?
Allegati: Glossario, Formati, Standard, Pacchetto di archiviazione, Metadati Piano triennale per
l’informatica
D.P.C.M. 3 dicembre 2013
Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005
(G.U. 12 marzo 2014)
Il decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di
registrazione e segnatura di protocollo (artt. 53, 55 e 66 445/2000) e le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo (artt. 40- bis, 41 e 47 del CAD).
DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo
In vigore dal’11 ottobre 2015
Il DPCM 3 dicembre 2013 contenente le
Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli
articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
costituisce un riferimento importante, emanato ai sensi dell’art. 71 del CAD e a lungo atteso.
Nella prima parte il documento ripropone il vecchio DPCM 31 ottobre 2000 (che viene abrogato) e gli articoli del DPR 445/2000 sul protocollo informatico.
Nella seconda parte si sofferma sulle modalità di trasmissione dei documenti informatici tra Pubbliche amministrazioni. Il documento impone :
l’adeguamento organizzativo e funzionale e l’istituzione delle AOO la nomina del Responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO l’eventuale nomina del Coordinatore della gestione documentale
la redazione del Manuale di gestione
la revisione del funzionamento dei protocolli informatici la conservazione giornaliera del registro di protocollo
DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo
DPCM del 13 novembre 2014 Pubblicato il 12 gennaio 2015
in vigore dal 12 agosto 2016 ?
Il DPCM 13 novembre 2014 contenente le
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni costituisce uno strumento importante e complesso,
emanato ai sensi dell’art. 71 del CAD e a lungo atteso.
Il documento impone una generale maggiore attenzione alla formazione e alla gestione dei documenti e dei fascicoli informatici, l’adozione di requisiti tecnici specifici e l’assolvimento di alcuni impegni fra cui l’approvazione (e il rispetto!) del Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti
che deve tenere conto anche delle norme contenute nel Codice in materia di protezione dei dati personali.
DPCM 13 novembre 2014 sui documenti informatici
inoltre...
Le regole tecniche fissa(va)no il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti all’agosto 2016.
Dall’estate 2016 tutti i documenti della PA devono (dovevano) essere digitali.
–Tutti i documenti devono essere protocollati, collocati temporalmente e firmati digitalmente.
– Tutti i documenti devono essere raccolti nel fascicolo informatico relativo al singolo procedimento.
– Tutti i documenti devono essere trasmessi in modalità informatica alle altre PA, ai professionisti, alle imprese e ai privati cittadini che hanno dichiarato un domicilio digitale.
Possono essere trasmessi in modalità cartacea solo ai privati cittadini che non hanno dichiarato un domicilio digitale e come copia analogica di documento informatico.
1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all' articolo 71.
(D.LGS. 82/2005 – CAD, art. 40 Formazione di documenti informatici)
DPCM 13 novembre 2014 sui documenti informatici
Capo 1. DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE Art. 1. Definizioni
Art. 2. Oggetto e ambito di applicazione Capo II. DOCUMENTO INFORMATICO Art. 3. Formazione del documento informatico
Art. 4. Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici Art. 5. Duplicati informatici di documenti informatici
Art. 6. Copie e estratti informatici di documenti informatici Art. 7. Trasferimento nel sistema di conservazione Art. 8. Misure di sicurezza
Capo III. DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO Art. 9. Formazione del documento amministrativo informatico
Art. 10. Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici Art. 11. Trasferimento nel sistema di conservazione
Art. 12. Misure di sicurezza
Capo IV. FASCICOLI INFORMATICI, REGISTRI E REPERTORI INFORMATICI DELLA P.A.
Art. 13. Formazione dei fascicoli informatici Art. 14. Formazione dei registri e repertori informatici Art. 15. Trasferimento in conservazione
Art. 16. Misure di sicurezza Capo V. DISPOSIZIONI FINALI
Art. 17. Disposizioni finali
PRIVATO (?)
PUBBLICO
DOCUMENTO
FASCICOLO
DPCM 13 novembre 2014 sui documenti informatici
D.P.C.M. 3 dicembre 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
(G.U. 12 marzo 2014)
Il decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni per la definizione dei sistema e modelli organizzativi della conservazione, per il responsabile della conservazione, nonché per la stesura del Manuale di conservazione e la definizione delle misure di sicurezza
in vigore dall’11 aprile 2017
?
Il DPCM 3 dicembre 2013 contenente le
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, cc. 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
costituisce uno riferimento importante, emanato ai sensi dell’art. 71 del CAD e a lungo atteso.
Il documento impone :
l’adeguamento del sistema di conservazione il riversamento dei documenti dal vecchio
al nuovo sistema
la nomina del Responsabile della conservazione la redazione del Manuale di conservazione la redazione del Piano di sicurezza del sistema
di conservazione
DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione
Art. 1. Definizioni
Art. 2. Ambito di applicazione Art. 3. Sistema di conservazione Art. 4. Oggetti della conservazione
Art. 5. Modelli organizzativi della conservazione Art. 6. Ruoli e responsabilità
Art. 7. Responsabile della conservazione Art. 8. Manuale di conservazione Art. 9. Processo di conservazione Art. 10. Modalità di esibizione
Art. 11. Formati degli oggetti destinati alla conservazione Art. 12. Sicurezza del sistema di conservazione
Art. 13. Accreditamento Art. 14. Disposizioni finali
DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione
DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione
Ai DPCM 3 dicembre 2013, così come a quello del 13 novembre 2014 sono allegati cinque documenti che permettono di comprendere e di dare
applicazione alle regole tecniche.
Allegato 1 – Glossario/Definizioni
Il primo allegato è costituito dalla raccolta di 75 definizioni, che chiariscono in modo sintetico ed efficace i concetti (es.: autenticità), le operazioni (es.:
versamento agli archivi di stato), i documenti (es.: rapporto di versamento), i ruoli (es.: responsabile della sicurezza), i servizi (es.: certificatore
accreditato), gli elementi di un processo (es.: impronta), ecc.
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Gli allegati dei DPCM 3.12.2013 (sul protocollo e
sulla conservazione) e 13.11.2014
Allegato 2 – Formati
Il documento fornisce indicazioni iniziali sui formati dei documenti informatici che per le loro caratteristiche sono, al momento attuale, da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico.
I formati descritti sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Il documento definisce al punto 3 i criteri di scelta dei formati:
1. apertura 2. sicurezza 3. portabilità 4. funzionalità
5. supporto allo sviluppo 6. diffusione
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Al punto 5 vengono indicati i formati per la conservazione:
1. PDF – PDF/A 2. TIFF
3. JPG
4. Office Open XML (OOXML)
È un formato di file, sviluppato da Microsoft, basato sul linguaggio XML per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, grafici e database.
5. Open Document Format
È uno standard aperto, basato sul linguaggio XML, sviluppato dal consorzio OASIS per la memorizzazione di documenti corrispondenti a testo, fogli elettronici, grafici e presentazioni.
6. XLM 7. TXT
8. Formati Messaggi di posta elettronica
Ai fini della conservazione, per preservare l’autenticità dei messaggi di posta elettronica, lo standard a cui fare riferimento è RFC 2822/MIME.
Allegato 3 – Standard e specifiche tecniche
Il terzo documento fornisce indicazioni sugli standard e le specifiche
tecniche da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico e del sistema di conservazione.
Si tratta dei riferimenti UNI, ISO e ETSI per la formazione, gestione e conservazione di documenti informatici.
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Allegato 4 – Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
Il documento illustra la struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione, che fa riferimento allo standard SInCRO (Supporto all'Interoperabilità nella
Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali - UNI 11386:2010) ovvero lo standard nazionale riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione, e una specifica articolazione per mezzo del linguaggio formale XML.
L’IPdA (Indice del Pacchetto di Archiviazione) è l’evidenza informatica associata ad ogni PdA, contenente un insieme di informazioni così di seguito articolate. Deve essere corredato da un riferimento temporale e dalla firma digitale o firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di produzione del pacchetto di archiviazione.
- informazioni generali relative all’indice del pacchetto di archiviazione:
- informazioni inerenti il Pacchetto di Archiviazione,
- indicazione di uno o più raggruppamenti di uno o più file che sono contenuti nel PdA - informazioni relative al processo di produzione del PdA
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
IPdA - indice del Pacchetto di Archiviazione IdC - Indice di Conservazione
PdA - Pacchetto di Archiviazione VdC - Volume di Conservazione
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Nella seconda parte di questo documento viene inserito il vocabolario relativo alla struttura dell’indice del pacchetto di archiviazione e sono riportati per ognuno dei 35 termini citati il nome, la descrizione, l’elemento da cui discende e l’elenco degli eventuali elementi di cui può essere l’origine.
Segue una seconda tabella di 17 elementi in cui vengono riportati per ogni attributo il nome, la descrizione, gli elementi a cui può essere associato e le caratteristiche.
Allegato 5 – Metadati
L’ultimo documento allegato illustra la struttura dei metadati minimi relativi al documento informatico, al documento amministrativo informatico e al fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica.
Documento informatico - identificativo
- data di chiusura (il documento è reso immodificabile) - oggetto
- soggetto produttore - destinatario
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Documento amministrativo informatico
L’insieme minimo dei metadati del documento amministrativo informatico è quello indicato agli articoli 9 e 19 delle regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e descritti nella Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28.
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
Fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica - identificativo
- amministrazione titolare - amministrazioni partecipanti - responsabile del procedimento - oggetto
- documento
Gli allegati alle Regole tecniche 2013 e 2014
La riforma in atto ha profondamente modificato le abitudini di lavoro negli uffici pubblici (e privati) e oggi per scrivere, firmare, datare, registrare e protocollare, collegare, fascicolare, archiviare, trasmettere, condividere, inviare, pagare, selezionare e conservare nel mondo digitale è necessario elaborare e attuare un complesso sistema di regole, strumenti, professionalità e prassi.
Gli strumenti di lavoro, i ruoli e i documenti
Le responsabilità, gli strumenti e i documenti
DAL PRIMO INCONTRO
Realizzare tutto quanto è previsto dalle norme richiede un lavoro enorme, ma se tutto viene fatto bene si hanno buone speranze che si riesca a lavorare in modo efficace ed efficiente, a
garantire i diritti di tutti, ad assolvere ai doveri di ciascuno, ad avere una ragionevole prospettiva di operatività e a trattare correttamente sia i
documenti analogici, sia quelli digitali.
Le responsabilità, gli strumenti e i documenti
Le responsabilità espressamente individuate
Dirigente della transizione al digitale
(D.Lgs. 82/2005 CAD, art 17, c. 1)
Responsabile della gestione documentale
e un suo vicario (per casi di vacanza, assenza o impedimento) eventualmente il Coordinatore della gestione documentale e suo vicario (per casi di vacanza, assenza o impedimento)
(DPCM 3 dic. 2013/PROT, art. 3, c. 1 – DPR 445/2000, art. 61, c. 2)
Responsabile della conservazione digitale Responsabile (esterno) del trattamento dei dati
(DPCM 3 dic. 2013/CONS, art. 6, c. 8)
Responsabile della sicurezza informatica – Responsabile dei sistemi informativi automatizzati Difensore civico per il digitale (di competenza AgID)
(D.Lgs. 82/2005 CAD, art 17, c. 1 quater)
Responsabile della protezione dei dati - Data Protection Officer Responsabile del trattamento dei dati personali
(Regolamento europeo 679/2016, art. 37)
Le responsabilità, gli strumenti e i documenti
Gli strumenti
Documento elettronico
Firme elettroniche semplice, avanzata e qualificata e firma digitale – Collocazione / Marca temporale Posta elettronica e Posta elettronica certificata Sistema pubblico di identità digitale –SPID Carta d’identità elettronica. Carta nazionale dei servizi Protocollo informatico
Sistema di gestione informatica dei documenti (per inserimento e ricerca) che definisce e regola i flussi di documenti, le abilitazioni di accesso, la classificazione, la fascicolazione e la durata dei documenti e dei fascicoli nelle varie età dell’archivio Sistema di sicurezza e di conservazione dei documenti informatici
Sistema di pagamenti, acquisto e fatturazione
Piattaforme materiali e immateriali – Sistemi di gestione dati e big data
I documenti
Manuale di gestione Manuale di conservazione
Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti
Piano della sicurezza del sistema di conservazione Piano di gestione dei dati personali
Piano di classificazione
Piano di fascicolazione, conservazione e scarto
Definizione delle abilitazioni e dei livelli di accesso ai sistemi Programma triennale per la trasparenza e l'integrità(art. 10 D.Lgs. 33/2013)
( Definizione dei procedimenti e dei modelli )
In questo secondo modulo ci occuperemo di alcune delle componenti del processo di riforma della Pubblica Amministrazione:
Le responsabilità
Responsabile della gestione documentale (e del suo vicario)
Responsabile per la transizione al digitale Gli strumenti
Protocollo informatico
Sistema di gestione informatica dei documenti La classificazione, la fascicolazione e l’archivio
I documenti Manuale di gestione Piano di classificazione Piano di fascicolazione Piano di conservazione e scarto
