Capitolo 4
Aspetti gestionali
4.1 Gestione degli ordini
4.1.1 Il processo d’acquisto
Le tappe del processo d’acquisto si possono suddividere in tre parti:
1) Generazione della richiesta d’acquisto.
2) Attribuzione di un fornitore alla richiesta d’acquisto.
3) Trasformazione della richiesta d’acquisto in ordine.
Generazione della richiesta d’acquisto
La richiesta d’acquisto (purchase requisition) è un documento che specifica l’approvvigionamento dei materiali o dei servizi esterni e rappresenta la prima tappa del processo d’acquisto. Precede sempre l’invio di un ordine, nel senso che il SAP non eseguirà direttamente l’ordine per un dato materiale o servizio.
La richiesta d’acquisto può essere generata:
•
Automaticamente dal MRP.
E’ un tipo di richiesta d’acquisto valido per tutti gli acquisti di materiale. In alcuni
stabilimenti, è il responsabile del magazzino che esegue la richiesta d’acquisto, che dovrà
verificare i dati emessi dal MRP (quantità, data di consegna, ecc…). Se tutti i dati sono
corretti, si sblocca la richiesta di acquisto; in altri casi, bisognerà fare altre verifiche, ad
esempio controllando il prezzo degli articoli.
•
Manualmente, a seguito di un ordine pianificato.
E’ un tipo di richiesta d’acquisto valido solo per tutti gli acquisti di materiale. Il compito è affidato da un addetto agli acquisti che deciderà se il materiale dovrà essere acquistato esternamente o riparato/prodotto internamente. Per gli acquisti esterni, chi acquista, stabilisce una richiesta d’acquisto a seguito di un ordine pianificato.
•
Manualmente dal responsabile della manutenzione.
E’ un tipo di richiesta d’acquisto valido per gli acquisti dei materiali o dei servizi esterni. Il personale della manutenzione o della produzione può creare le richieste d’acquisto per i materiali di manutenzione o dei servizi esterni. Per tutti i materiali o i servizi/interventi direttamente utilizzati da un centro di costo o da un ordine di manutenzione, si richiede di specificare:
- Il cost center (centro di costo).
- L’ordine di manutenzione.
- Il cost account (conteggio contabile).
I servizi finanza e controllo devono verificare queste informazioni.
Attribuzione di un fornitore alla richiesta d’acquisto
Una volta che la richiesta d’acquisto è stata creata (automaticamente o manualmente), l’ufficio acquisti può attribuire una sorgente di informazioni (info record, contratto, source list).
Se una lista di fornitori (source list) esiste per i materiali che compaiono sull’ordine,
l’attribuzione automatica della sorgente verrà eseguita dal sistema.
•
Una richiesta d’acquisto emessa da SAP.
•
Una richiesta fatta in modo manuale.
L’ordine deve essere stabilito per un qualsiasi scenario d’acquisto e deve essere autorizzato, secondo la propria strategia aziendale.
Al momento dell’autorizzazione, l’ordine può essere stampato e inviato al fornitore.
4.1.2 Allocazione dei costi
Per i principi contabili, la SCA fa riferimento alle direttive della linea guida europea IAS (International Accounting Standard) la quale prevede che tutti i materiali a magazzino devono necessariamente essere mostrati nel bilancio.
Valore =1000 Euro Valore stock = +1000 Euro Costi esercizio =
+1000 Euro
Costi d’esercizio=0 Euro Valore stock = -1000 Euro
Fig. 4.1. – Schema passaggio del costo di un materiale dal magazzino alla macchina.
Il materiale acquistato è messo in magazzino, e anche il suo valore va ad incrementare il valore totale del magazzino, infatti, osservando lo schema sopra, si può notare che acquistando un materiale di valore 1000 Euro, si va immediatamente ad incrementare il valore dello stock della stessa cifra. Nel momento in cui il materiale è utilizzato dalla macchina anche il suo costo si sposta, quindi in conclusione risulterà che i costi di esercizio incrementeranno di 1000 Euro, mentre il valore del magazzino decrescerà della stessa cifra.
In Italia è in vigore l’articolo 2426, n. 12 del Codice Civile, il quale prevede che per tutti i materiali di basso costo e d’uso frequente esiste la possibilità di allocare il suo valore al centro di costo, omettendo il passaggio al magazzino dello schema precedente.
ACQUISTO MATERIALE
MAGAZZINO MACCHINA
In pratica questi pezzi di basso costo unitario, sono rilevati come costi d’esercizio al momento dell’acquisto, poiché originano un carico pressoché costante al conto economico, e il loro valore a fine esercizio non è significativo. Per loro, infatti, il costo del controllo amministrativo analitico sarebbe antieconomico rispetto al valore complessivo del materiale stesso.
Valore = 10 Euro Costi esercizio = +10 Euro
Fig. 4.2. – Schema semplificato del passaggio del costo di un materiale economico e di uso frequente.
Prima dell’implementazione del Sap, la metodologia d’allocazione dei costi era differente rispetto a quell’attuale, era eseguita dal responsabile dell’ufficio acquisti (purchaser) e riguardava esclusivamente il magazzino e il centro di costo, in cui erano inclusi anche i cespiti. In questo momento, col sistema già avviato, ci sono stati dei cambiamenti rispetto al passato. Anzitutto, già al momento dell’ordine, nella schermata della transazione che consente la creazione degli ordini, è richiesto il tipo d’ordine attraverso una determinata lettera, quindi il sistema possiede le informazioni necessarie per l’allocazione precisa del costo. Poi, la tipologia d’ordine è aumentata, da due a quattro:
•
Magazzino.
•
Centro di costo.
•
Ordini di manutenzione.
•
Asset.
Al momento dell’ordine, se non è data nessun’indicazione al sistema, automaticamente il materiale è destinato al magazzino.
Come si può notare dalla tabella illustrata in basso, ogni centro di costo è identificato da un codice, necessario per sapere in quale macchina c’è stato un movimento di materiale.
MATERIALE A BASSO COSTO E USO
FREQUENTE
MACCHINA
Tabella 4.1 – Tabella excel che identifica i centri di costo.
Gli ordini di manutenzione, sono suddivisi secondo le manutenzioni previste dallo
stabilimento. Ad esempio, nello stabilimento Sca Lucca1, per ogni centro di costo, sono
previste cinque tipologie di manutenzione (meccanica, elettrica, varia, di modifica
dell’impianto, e di sicurezza ambientale), ognuna riconosciuta tramite un codice. Ciò permette
di avere un quadro generale delle spese di manutenzione più chiaro, ovvero è possibile
individuare immediatamente il centro di costo e il tipo di manutenzione che necessitano di un
budget economico più alto. Ciò consente al personale competente, di rilevare più facilmente le
cause, e attuare dei piani d’intervento per riuscire in tempi brevi a ridurre i costi.
Tabella 4.2. – Tabella excel che identifica gli ordini di manutenzione.
Invece, la tipologia di ordini asset, riguarda l’acquisto di quei materiali / servizi che
incrementano il valore patrimoniale dell’azienda (macchine o modifiche).
4.2 Gestione dei materiali
Introduzione
In questo paragrafo saranno trattati gli argomenti principali che caratterizzano la gestione dei materiali nel modulo MM di Sap R/3. Nel primo argomento è analizzata la scheda anagrafica dell’articolo che il sistema offre ai suoi utenti, mentre di seguito è descritta la modulistica attraverso la quale, sono effettuate le operazioni di “carico” e “scarico” dei materiali dal database del sistema (che permette di tener sempre aggiornate le quantità precise dei materiali presenti in magazzino).
4.2.1 Scheda articolo
I dati e le informazioni contenute nel master data, al momento della migrazione nel sistema vengono inserite in una scheda articolo, che è possibile consultare da parte dei end users tramite una particolare transazione di Sap R/3, già citata nei capitoli precedenti e in particolare, è stata descritta nella documentazione allegata alla tesi. Analizziamo più in dettaglio la scheda, con l’aiuto della tabella (Tab. 4.1) riportato sotto.
Material number CODICE MATERIALE
Industry sector SETTORE (Mechanical engineering)
Material type TIPOLOGIA ARTICOLO
ORG.LEVEL
Plant STABILIMENTO
Storage location MAGAZZINO GENERALE
MRP Profile PROFILO MRP
BASIC DATA 1
Short description DESCRIZIONE ARTICOLO
Base unit of measure UNITA’ DI MISURA (PCS, KG, M, ECC.)
Material group GRUPPO DI ARTICOLI
Gross and net weight / unit PESO
Size/dimensions DIMENSIONI CLASS
Material class Macchine di utilizzo del materiale PURCHASING
Purchasing Group CODICE UFF. ACQUISTI (ILA, ITA, etc.) Purchasing value key Giorni di Sollecito e Tolleranza Quantità GR processing time Giorni di Aggiornamento del Magazzino FOREIGN TRADE IMPORT
Commodity Code CODICI INTRASTAT
PURCHASE ORDER TEXT
Purchase order text Eventuali Note sull’Articolo per il Fornitore MRP1
MRP type VB (ATTIVO) – ND (DISATTIVATO)
Reorder point PUNTO DI RIORDINO
Lot size PK
Minimum lot size LOTTO MINIMO DI ACQUISTO
Rounding Value LOTTO CONFEZIONE
MRP2
Procurement type F (SOLO ACQUISTABILE)
X (ANCHE RIPARABILE)
Storage bin LUOGO DI STOCCAGGIO ARTICOLO ACCOUNTING 1
Valuation Class Classe Contabile di Appartenenza Moving Aver.Price PREZZO MEDIO
Tabella 4.3 – Scheda articolo.
Per poter consultare la scheda articolo è necessario inserire le seguenti informazioni:
- Material number: codice del materiale creato dall’azienda.
- Settore: Ingegneria Meccanica (Mechanical engineering).
- Material type: Indica la tipologia dell’articolo, che può essere:
ZMAI (per materiale di ricambio), ZSUP (materiale di consumo), ZNST (materiale non a stock), ZSER (intervento o servizio esterno).
- Organizational Levels: bisogna dare informazioni riguardo al Plant (stabilimento), Storage location (magazzino generale), MRP profile ( profilo MRP).
La scheda articolo è formata da 15 visualizzazioni, ognuna delle quali contiene delle informazioni proprie, dell’articolo, del magazzino, e del stabilimento:
- Basic Data 1,2: descrizione, unità di misura, material group, dimensioni, ecc..
- Classification: informazione circa l’ubicazione del materiale impiegato fisicamente (ad esempio, motore trifase su macchina continua).
- Purchasing: informazioni sugli acquisti.
- Foreign Trade Import: informazioni sul commercio import - export nell’UE.
- Purchase Order Text: descrizione dell’ordine d’acquisto.
- MRP 1/2/3/4: gestione del MRP (piano di approvvigionamento merce): quantità minima, massima, punto di riordino, ecc..
- Storage: informazioni sull’immagazzinamento.
- Accounting 1/2: informazioni contabili.
- Plant Stock: magazzino stabilimento.
- Storage Location Stock: magazzino per stabilimenti.
Queste informazioni possono essere modificate in qualsiasi momento tramite una particolare transazione (anch’essa contenuta nella documentazione allegata alla tesi). Questa transazione è particolarmente utilizzata dal personale addetto all’immagazzinamento, e le voci che più di frequente subiscono modifiche, sono:
- La “descrizione articolo” (“description”), è modificata qualora si voglia rendere più riconoscibile un determinato articolo (aggiungendo o eliminando informazioni che in precedenza erano state omesse o inserite impropriamente), oppure nel caso in cui la casa produttrice cambi denominazione del materiale.
- Lo “storage bin” (ubicazione del materiale in magazzino), quando l’articolo cambia posizione nel magazzino (ovvero quando viene spostato da uno scaffale all’altro).
- Il “MRP type”, che determina il tipo d’approvvigionamento:
“VB“ (pianificazione con MRP attivo), “ND” (non pianificato con MRP disattivato). E’
modificato qualora un articolo, sia considerato nel piano d’approvvigionamento o meno.
- Il “reorder poimt” (punto di riordino, ovvero la quantità minima in magazzino) e il
“minimum lot size” ( lotto minimo d’acquisto), nel caso cambiassero i loro valori nel corso del tempo. Ovviamente a queste voci, sono interessati solo i materiali soggetti a pianificazione con MRP attivo (VB).
4.2.2 Modulo per l’inserimento dei materiali
Per l’inserimento dei materiali nuovi nel sistema dopo il Go Live, è stato ed è tuttora
utilizzato il modulo cartaceo già incontrato in precedenza per eseguire gli inventari riguardanti
la preparazione dei master data. In pratica, per ognuno de sei stabilimenti Sca, un dipendente
si occupa della ricerca delle informazioni utili per poter in seguito compilare in maniera
appropriata il modulo. Questa operazione non è frequente, di solito accade nel caso in cui ci
sia un cambiamento di macchine con conseguenti parti di ricambio nuove o più
semplicemente qualora sia deciso di acquistare nuovi materiali non ancora presenti nel
Fig. 4.3. – Modulo cartaceo di “carico” dei materiali nel database del sistema.
4.2.3 Modulo per i prelievi dal magazzino
Un altro modulo “cartaceo” (Fig. 4.2.4) d’estrema importanza, è quello usato in tutti gli stabilimenti della Sca in Italia per i prelievi dei materiali dai magazzini parti di ricambio, che verrà di seguito analizzato più in dettaglio, descrivendo i vari campi compilare:
Fig. 4.4. – Modulo cartaceo di “scarico” dei materiali.
Come si può osservare dalla figura, nella prima colonna del modulo deve essere inserito il codice del materiale (material number) presente nel sistema, di seguito s’inserisce la
“descrizione dell’articolo prelevato”, la ” tipologia di materiale” ( s’inserisce la lettera “V” per i materiali nuovi, mentre la lettera “R” per i materiali riparati), poi si procede con la segnalazione della “quantità del materiale presa” e della “quantità rimasta” in magazzino (valore molto utile per verificare che nel sistema sia presente il medesimo valore, in caso d’errore è possibile procedere alla correzione), si continua con l’indicazione della macchina o della “linea d’impiego” in cui è stato necessario sostituire il pezzo, per concludere con la
“firma dell’operatore” che ha eseguito l’operazione.
Quotidianamente, il seguente modulo è consegnato al responsabile delle registrazioni dei prelievi nel Sap, che provvede ad aggiornare il sistema con quantità in magazzino in tempo reale, permettendo al sistema di funzionare correttamente.
4.3 Correlazione gestione ordini e materiali
L’elemento chiave della reciproca relazione fra la gestione dei materiali e la gestione degli ordini è il MRP (Material Requirement Planning), termine con il quale s’intende “la pianificazione degli approvvigionamenti”. In questo caso, il suo compito è quello di mantenere sempre un livello minimo di scorta di materiali (parti di ricambio) per garantire in ogni circostanza la continuità di produzione. Il MRP è fatto “girare” ogni notte (quando i dati del sistema non subiscono variazioni poiché il personale non lavora) per controllare tutti gli articoli con piano d’approvvigionamento attivo (ricordiamo che non tutti i materiali sono coinvolti nel piano d’approvvigionamento) e tutto ciò richiede un certo tempo d’elaborazione.
La correlazione fra la gestione ordini e materiali, può essere chiarita con l’analisi dello
schema di Fig. 4.56. rappresentante il flusso dei materiali, descrivendo i vari passaggi a
FLUSSO DEL PROCESSO DI OTTENIMENTO DEI MATERIALI
Fig. 4.5. – Schema del flusso d’ottenimento dei materiali.
