Manuale per il NCTI standard / CRM per Windows
A. Informazioni Generali
1. Introduzione
Benvenuti!
Siamo lieti di presentarLe il nostro NCTI standard / CRM client.
Durante l’elaborazione del CTI client, abbiamo pensato di rendere il suo utilizzo il più semplice possibile senza rinunciare ad una vasta gamma di funzionalità e di integrazione dei sistemi CRM.
Il presente manuale serve a fornire una panoramica dettagliata sull’installazione e l’uso dell’NCTI standard/CRM client per fare in modo che le Sue telefonate siano il più piacevoli e semplici
possibile.
Buon divertimento!
Ci riserviamo il diritto di apportare modifiche Versione 2 / 07.2019 (DE)
2. Icone usate
Tipo Icona Descrizione
Avviso Informazioni e note importanti a cui
si deve assolutamente prestare attenzione.
Consiglio Consigli utili che Le forniscono
ulteriori informazioni.
Fase dell'operazione - Viene evidenziato con un trattino Risultato di
un'operazione ⇒ Viene evidenziato con una freccia Elenco/lista • Viene evidenziato con un punto
After a call "NFON" is shown on the display. Dialing of call numbers can be done, yet
"NFON" is displayed after each further call.
By pressing the Cancel key, your diplay will be reset.
Due to security guidelines this is the only way we can troubleshoot this error at the moment.
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NCTI standard con Yealink
Per ragioni di sicurezza l'uso della NCTI Standard / CRM deve essere confermato al telefono inizialmente.
B. Introduzione
Mediante il CTI Client (integrazione telefonia PC), il computer funge da comando a distanza per il telefono fisso. È possibile usare il client CTI per i telefoni fissi Mitel, Panasonic (KX-UT serie), snom e Yealink. Ulteriori informazioni sono disponibili qui. Nel client è possibile integrare anche sistemi CRM e ERP. Si può ricevere un Plugin per Microsoft Skype for Business come impostazione
predefinita.
Con il NCTI standard /CRM Client è possibile integrare al Customer Relationship Management (CRM) moltissimi tools direttamente nel telefono. Il processo di lavoro che risulta così più breve e la gestione chiamata facilitata aumentano la produttività e l'efficienza sul posto di lavoro.
The NCTI standard / CRM client is terminal-server compatible (except TAPI).
NCTI standard con Yealink
Per ragioni di sicurezza l'uso della NCTI Standard / CRM deve essere confermato al telefono inizialmente.
C. Compatibilità e versione
Compatibilità
Il NCTI standard / CRM Client è adatto esclusivamente per i seguenti sistemi operativi (sia 32 che 64 bit):
Windows 7 Windows 8 Windows 10
Il NCTI standard / CRM client funziona con i seguenti nfon dei gestori dei sistemi di telefonia certificati:
Panasonic (except DECT phones) snom
Mitel (before AASTRA) Yealink
È possibile trovare qui informazioni dettagliate sui compatibilit.
Versione
La versione più nuova del client verrà visualizzata selezionando sull'interfaccia dell'amministrazione.
La compatibilità con i sistemi operativi a 32 o 64 bit si applica solo per l'applicazione di Microsoft Office.
NCTI standard / CRM 32 bit: Per impostazione predefinita, il client funziona con il pacchetto Microsoft Office 32 bit e sul sistema operativo 32 bit. Per installare il client sul sistema operativo 64 bit con il pacchetto Microsoft Office 32 bit, è necessario un
installatore 32 bit.
NCTI standard / CRM 64bit: Per impostazione predefinita, il client funziona con il pacchetto Microsoft Office 64 bit e sul sistema operativo 64 bit. Il client non è compatibile con il sistema operativo 32 bit e il pacchetto Microsoft Office 64 bit. Un installatore 64 bit non può essere installato su un sistema operativo 32 bit.
D. Attivazione
1. Condizioni
1.1 Installazione
Per poter gestire il NCTI standard/ CRM client sul proprio computer, sono necessarie le seguenti condizioni:
un computer con il sistema operativo Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server 2012, Windows 7, Windows 8 o Windows 10
un telefono IP del gestore Mitel (prima ASTRAA), Panasonic, snom o Yealink
l'indirizzo IP del proprio telefono, il numero di telefono supplementare e la password della VoiceMail
È possibile installare il NCTI standard / CRM su un terminal server. Però l'interfaccia TAPI non è compatibile con il terminal server.
Le indicazioni per trovare gli indirizzi IP si trovano nel manuale di utilizzo di ogni telefono di sistema. Qui si può avere il quadro generale dei manuali del telefono di sistema.
1.2. Installazione del software
Il NCTI standard Client è disponibile in due versioni. Normalmente non contiene nessuna
integrazione CRM. A seconda della versione che si sta usando, è possibile scaricare sotto software il relativo file dIinstallazione per il NCTI standard o per NCTI standard CRM Client dalla pagina di download e avviare il set up. Attenersi alle istruzioni del percorso di installazione.
Di seguito verrà mostrata l'installazione del software.
Si prega di notare le informazioni nella scelta dei client a 32 e 64 bit:
La compatibilità con i sistemi operativi a 32 o 64 bit si applica solo per l'applicazione di Microsoft Office.
NCTI standard / CRM 32 bit: Per impostazione predefinita, il client funziona con il pacchetto Microsoft Office 32 bit e sul sistema operativo 32 bit. Per installare il client sul sistema operativo 64 bit con il pacchetto Microsoft Office 32 bit, è necessario un
installatore 32 bit.
NCTI standard / CRM 64bit: Per impostazione predefinita, il client funziona con il
pacchetto Microsoft Office 64 bit e sul sistema operativo 64 bit. Il client non è compatibile con il sistema operativo 32 bit e il pacchetto Microsoft Office 64 bit. Un installatore 64 bit non può essere installato su un sistema operativo 32 bit.
Please start the setup and follow the instructions.
Please find an illustration of the installation below.
- Cliccare su Avanti.
- Cliccare su Avanti.
L'installazione del client potrebbe richiedere alcuni minuti.
- Cliccare ora su Chiudi.
Dopo aver completato l'installazione in basso nella barra del menu si troverà il simbolo NCTI standard .
Questo vuol dire che il client non è collegato con il telefono fisso.
Infine resta da collegare il telefono con il client
Infine resta da collegare il telefono con il client. Al punto C.3. Configurazione del terminale è possibile trovare informazioni a riguardo.
Il client NCTI premium è configurato in modo tale che ad ogni avvio del computer questo si attivi automaticamente. L’attivazione del client viene segnalata dal simbolo blu NCTI standard nella barra dei menu.
⇒ L'installazione è stata portata ora a termine con successo!
1.3. Configurazione del terminale
1.3.1. Generale
Al NCTI standard Client possono essere collegati telefoni di sistema dei gestori Mitel (prima AASTRA), Panasonic (eccetto telefoni DECT), snom e Yealink. Possono essere collegati tutti i terminali certificati dei gestori sopra citati.
Find an overview of all certified devices by the above mentioned device manfuacturer.
Per creare il collegamento fra il NCTI standard / CRM client e il proprio telefono serve l'indirizzo IP del proprio telefono, il numero personale delle altre postazioni e il PIN VoiceMail.
- Dopo aver inserito correttamente tutti i dati il client riconosce da solo di quale telefono si tratta.
⇒ Si può iniziare a parlare.
1.3.2. Configurazione dell'estensione
Here you will find the configuration for your extension.
Define a valid license
A valid license for the client has to be defined in the administration portal. Follow these steps:
Visit Administration/Profile and change the CTI mode within Options to "On ". Contact your system administrator for further instructions and steps.
-Log into the administration portal with K-number and nvoice password (e. g. K1234 and test123) as soon as the CTI mode has been activated.
-Visit TARGETS and enter your extension number into the search box. Open the administration settings by double-clicking on the according entry. Check your CTI settings within "Configuration".
If there's none or a incorrect CTI client defined, choose your client with or without CRM plugin.
-Save your settings by clicking Save.
⇒Your settings will be applied and you are ready to use the NCTI standard / CRM client.
Configuration of the # trunk length
The length of the the # trunk can be defined in the administration portal under administration / trunks. If the trunk number is a single digit, calls will be displayed as #10123456789 instead of 00123456789.
1.3.3. Configurazione del terminale
Configurare il proprio telefono fisso con il NCTI standard / CRM client
-Per farlo cliccare due volte sul simbolo che si trova nella barra del menu .
-Nell'interfaccia dell'amministratore, cliccare su “Telefonia”, che si trova nella finestra che si aprirà.
-Cliccare infine su “IPPhone” nella nuova finestra comparsa.
Inserire qui l'indirizzo IP del proprio telefono. Si possono trovare informazioni dettagliate su 1.
come trovare l'indirizzo IP del proprio telefono in ogni manuale del telefono.
Inserire qui il numero del telefono supplementare.
2.
Usare come password quella di VoiceMail che si trova nel portale di assistenza.
3.
Il client si collega ora con il telefono.
4.
-Dopo aver inserito tutti i dati cliccare su Salvare.
⇒Il client è ora pronto per essere messo in funzione.
-Per chiudere la finestra di configurazione cliccare su Chiudere.
Configuration of Phone and Modem settings
For configuring the Phone and Modem settings and the related prefix for external calls, please find the steps below:
-Open the administration panel by double-clicking the symbol in the menu bar . -Click on Telephony in the adminstration panel.
-Click on "IPPhone" in the opening window.
-Please click Open for configuring the Phone and Modem settings.
-Please choose your location (e. g. My Location) within the Phone and Modem configurations panel and click Edit
2. Termina
- Per terminare NCTI standard Client cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo . Questo simbolo si trova nella barra del menu.
Dopo aver terminato il client, il simbolo del NCTI standard client sparisce dalla barra del menu.
Finché il simbolo è sulla barra del menu il client rimane in secondo piano.
E. Call Management 1. Opzioni di scelta
1.1. Clipboard dial
La funzione Clipboard Dial rappresenta una possibilità di selezionare un numero di telefono sul NCTI standard / CRM client. Con questa un numero desiderato viene selezionato intanto dal browser Internet.
-Selezionato il numero, premere con il tasto destro del mouse su “Copia”.
-Selezionare poi con un clic sul tasto destro del mouse il simbolo e cliccare su “Chiama”.
⇒Il telefono stabilisce ora il collegamento con il contatto desiderato.
1.2. Hotkey Dial
L funzione Hotkey Dial permette di scegliere, grazie ad una combinazione di tasti sulla tastiera, il numero selezionato sul desktop o di terminare una conversazione attiva.
-Per farlo cliccare due volte sul simbolo , che si trova sull’interfaccia di amministrazione del client.
Questo simbolo si trova nella barra del menu del desktop.
-Cliccare quindi su “Extra” e selezionare “Hotkey Dial”.
Selezione
On default dialing a number uses the hotkey CTRL + F10.
-You can choose between the keys F1 and F12 using the dropdown menu. Further it is possible to select either the shift key, CTRL or ALT key as second hotkey.
Example:
Select the telephone number e.g. in your browser. By pressing the hotkey which has been configured in advance, your telephone dials the selected phone number.
-In order to save the settings, click on save.
Riagganciare
Come impostazione predefinita per terminare la chiamata è impostata la combinazione di tasti nella tastiera tasto CTRL + F9.
Esempio:
in una conversazione attiva se si desidera riagganciare con la funzione Hotkey, premere durante la telefonata le combinazioni di tasti indicate sopra. Il telefono fisso termina così la chiamata in corso.
- Cliccare infine su “Applica” per salvare le impostazioni.
Hanging up via hotkeys is not yet possible for Mitel (formerly AASTRA) system telephones.
1.3. Drag & Drop Dial
Per effettuare una chiamata utilizzando l’opzione Drag & Drop dial procedere come segue:
-Selezionare con il mouse il numero di telefono desiderato . -Cliccare con il mouse sul numero selezionato e tenerlo premuto.
-Trascinare il numero con il mouse sul simbolo collocato sulla barra del menu.
⇒Il telefono stabilisce direttamente una connessione con il numero di telefono desiderato.
2. Screen pop-up
Le chiamate in entrata vengono notificate dal NCTI standard / CRM Client sotto forma di uno screen pup-up. Con la finestra di screen pop-up chi riceve la chiamata può così identificare velocemente l'identità di chi effettua la telefonata.
Poiché il NCTI standard CRM client ha l'accesso a tool come Outlook, chi effettua la chiamata, se i suoi dati sono già inseriti nella banca dati di Outlook, viene visualizzato con tutte le informazioni salvate. Questo permette sempre di sapere chi sta chiamando. Cliccando sul campo “Apri contatto”
si apre direttamente il contatto da Outlook e o vengono rese disponibili subito tutte le informazioni più importanti.
La grafica della finestra può essere realizzata individualmente.
- Cliccare due volte sul simbolo che si trova nella barra del menu del desktop.
- Selezionare “Screen pop-up” e poi di nuovo “Screen pop-up”.
qui è possibile stabilire se il popup deve essere visualizzato o meno; è inoltre possibile stabilire 1.
quanti secondi il popup deve essere visualizzato sullo schermo; Inserire il numero di secondi;
qui è possibile stabilire la posizione e la grandezza del popup sullo schermo;
2.
mettendo la spunta su “utilizza immagini” vengono visualizzate le foto di chi chiama se al 3.
contatto è stata assegnata una foto.
3. Skype for Business Plugin
Il modello standard del NCTI standard client è fornito di un Plugin per Skype for Business. Questo permette all'utente di unire le funzionalità dell'NFON.
Il Plugin è stato creato in modo tale da consentire al client di collegarsi a Skype for Business dopo aver portato a termine l'installazione automatica. È possibile perciò combinare le funzioni come i messaggi rapidi e la gestione presenza con la telefonia dell'nfon.
The Basic version of Lync (Lync Basic 2010 and Lync Basic 2013) are not fully supported.
E.g. the function "NFON Call" is not available for Lync basic versions.
Telefonate con Skype for Business
-Per effettuare una telefonata sull'NFON con Skype for Business cliccare con il tasto destro del mouse sul contatto e selezionare "Chiamata NFON".
⇒Il telefono crea una connessione con il contatto desiderato
Lo stato si adegua durante la telefonata. Questo viene visualizzato con una barra rossa accanto alla foto del profilo. Il verde significa che la linea è disponibile
Durante una conversazione farsi guidare dal computer sulla barra del menu telefonate NFON. La barra del menu si trova nella parte bassa della finestra di Skype for Business. Le funzioni vengono infine elencate nel dettaglio.
Quadro generale
Symbol Description
Tasto di linea
Con il tasto di linea si apre una nuova linea.
Tasto termina
Con il tasto termina si interrompe una chiamata in corso.
Tasto di attesa
Con il tasto di attesa si mette la chiamata in attesa.
Tasto di inoltro della chiamata
Cliccando il tasto di inoltro chiamata e inserendo poi un numero sul telefono la chiamata verrà inoltrata.
Tasti volume
Con i tasti volume è possibile impostare il volume del telefono durante la conversazione. Se non si sta effettuando una telefonata utilizzarli per impostare il volume della suoneria.
NCTI standard combinato con Mitel (prima AASTRA) e Panasonic non supporta al momento tutte le funzionalità del controllo a distanza della chiamata dal desktop. La barra degli strumenti mostra solo quelle funzioni che vengono effettivamente supportate.
4. Eventi
Actions can be filed under the Events tab making your call management more efficient and organized.
Individual Events
Nella funzione Eventi è possibile inserire le azioni che rendono più efficienti ed organizzate la gestione delle chiamate.
Eventi personalizzati
-Se si desidera inserire un evento personalizzato per determinate circostanze, cliccare con il tasto destro del mouse sull’icona azzurra NCTI standard collocata sulla barra delle applicazioni e selezionare Impostazioni.
Selezionare dal menu delle impostazioni il punto Screenpopup ed, infine, il sottomenu Execute cliccando sul simbolo "+”.
- Selezionare l’evento corrispondente e cliccare sul pulsante Modifica.
Si apre ora la finestra Programmi e parametri.
-Inserire qui il Percorso e il nome del programma dell’applicazione che dev’essere richiamata durante l’evento selezionato (ad es. chiamata in entrata).
-Nella sezione Parametri inserire l’URL del sito web (HTTP:// incluso) o il parametro che dev’essere trasferito al file eseguibile. Ad es.: -Caller=%Call\CallerContact\Tel%
-Confermare quanto inserito cliccando su OK.
Esempio: si intende utilizzare Google come strumento CRM.
Programma
-Selezionare innanzitutto il browser dall’elenco dei programmi. Nel nostro esempio si tratta di un’applicazione per “Internet Explorer”.
Parametero
- Per visualizzare i risultati della ricerca per “Number” su Google, l’URL è:
http://www.google.com/search?q={Number}
-Dopo aver inserito con successo il file e il parametro cliccare su Applica.
⇒Adesso si può utilizzare Google come strumento di CRM.
F. Integrazione CRM
1. Generale
Con il NCTI premium CRM Client è possibile integrare moltissimi tool Customer Relationship Management (CRM).
Sono:
ACT!
Goldmine Interact Io Internet
Lotus Connections Maximizer
Microsoft Dynamics Notes
ODBC Outlook Sage Salesforce Sugar TigerPaw VCard
Attraverso questi tool è possibile integrare tutti i contatti, già inseriti nella propria banca dati interna dell'azienda, facilmente nell'apparecchio telefonico. Nelle pagine seguenti verrà illustrata a titolo esemplificativo l'integrazione CRM con i tool Outlook e Internet.
2. Outlook
Con il NCTI premium CRM Client è possibile integrare i contatti contenuti in Outlook semplicemente nell'apparecchio telefonico. È possibile così sapere sempre chi ci sta telefonando e rispondere già preparati. Questa funzione ottimizza l'organizzazione del lavoro e aumenta la produttività sul posto di lavoro.
Di seguito viene descritta l’integrazione di Outlook
-Cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo barra dei menu sul desktop per arrivare all'interfaccia di amministrazione del client.
-Per attivare Outlook selezionare “Microsoft Outlook” dalla lista e mettere una spunta nel riquadro.
Per far si che il NCTI standard CRM Client si sincronizzi con Outlook riavviare il sistema!
Chiamata in arrivo
Se il contatto di chi chiama è già registrato su Outlook, questo verrà visualizzato nello screen pop-up insieme a nome, azienda, numero telefonico etc.
È possibile poi cliccare su “Apri contatto”. Si apre quindi il contatto con tutti i dettagli estratti direttamente da Outlook ed è possibile eventualmente leggere appunti inseriti, prima di ricevere la telefonata.
Notare che le chiamate dalla finestra dei contatti della rubrica non sono possibili.
3. Internet
Un altro tool utile che si può integrare nel NCTI standard CRM client è Internet. Sono disponibili per questo diverse rubriche telefoniche online.
-Cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo nella barra dei menu sul desktop per arrivare all'interfaccia di amministrazione del NCTI standard CRM client.
-Cliccare ora sulla pagina destra su “Identificazione” e scegliere “Internet”. È possibile mettere una spunta su “Locale”.
⇒Ogni numero di telefono salvato in questa rubrica online viene subito visualizzato con i dati del contatto per una telefonata in entrata.
Per far si che il NCTI standard CRM Client si sincronizzi con il tool Internet, riavviare il sistema!
4. Salesforce
Con il NCTI standard CRM client è possibile integrare Salesforce. I contatti contenuti in Saleforce vengono in questo modo visualizzati per le chiamate in entrata.
Il plugin Salesforce Plugin di NCTI standard funziona solo con le seguenti edizioni di Salesforce:
Enterprise Unlimited Developer
- Cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo della barra del menu sul desktop per arrivare all’interfaccia di amministrazione del NCTI standard CRM client.
Di seguito viene descritto il collegamento del NCTI standard CRM client con Salesforce:
-Cliccare su Identificazione.
-Selezionare Salesforce.
-In questo campo inserire il nome login Salesforce.
-Inserire qui la password Salesforce e il token di sicurezza senza spazi vuoti direttamente uno dietro l'altro.
-Qui è possibile scegliere se i numeri di telefono registrati da Salesforce non devono venire formattati, devono essere nel formato standard o essere formattati senza prefissi.
Per ricevere il token di sicurezza contattare l'amministratore di sistema. Un'azione non corretta, ad es. un reset del token di sicurezza, può impedire il funzionamento di tutte le interfaccia esterne applicative di programmazione!
Per far si che il NCTI standard CRM Client si sincronizzi con il tool Salesforce, riavviare il sistema!
G. TAPI
What is TAPI?
The Telephony Application Programming Interface (TAPI) is a Microsoft Windows API, which
How to install TAPI ?
The TSP driver (TSP = TAPI Service Provider) is co-installed on your system during the installation of the client. Subsequently can TAPI compliant software (e.g. Microsoft Outlook) configure and use the TSP driver as telephone line. The actual configuration process differs between manufacturers.
Please refer to the manual of your software (e.g. a Customer Relationship Management software) for details about TAPI configuration.
Current TAPI version: TAPI 2.2
The name of our TAPI telephon line is: NCTI standard
Calls that are routed through the client are signalled by our TSP (Telephony Service Provider) automatically to all other TAPI compliant applications (other third party CRM software). Third party applications can use information that is offered by the phone to open contact windows or notice forms.
TAPI is available for the NCTI standard client with CRM integration only.
Please note that the TAPI NCTI standard driver is not terminal server enabled, whereas the NCTI standard client itself is.
1. Outlook
Dial from Outlook
-Ensure that the NCTI standard CRM client is active and start Outlook as usual.
-Open the address book with a right-klick on the contacts symbol.
-Right-click on the name, e.g. Jane Doe, and click on "Call".
-Click on the number assigned to the contact.
⇒A new window pops-up with a name and telephone number.
At first use, you have to enable calls via NCTI standard CRM client.
- Click on Dial options.
-A click on the arrow shows a list with all available TAPI lines.
-Click on the arrow down button until NCTI standard is available.
-Click on OK to validate and save your choice.
-Click on the arrow and on the contact's number.
-Click on Start Call and lift the handset.
⇒After a moment the contact's phone rings.
- After finishing the conversation, hang up or press the X-key on your telephone.
Number resolution for incoming calls is available via the NCTI standard CRM Outlook plugin. There is no need to add a TAPI line.
