Stralcio allegato Delibera n.694 del 31.03.2020 “Manuale delle procedure amministrativo - contabili per il SSR – ASL Brindisi: Versione 1.0”.
2.3.5 Gestione di beni sanitari in conto deposito
Scopo e Applicabilità
Lo scopo della presente procedura è di:
descrivere le responsabilità e le modalità operative di gestione dei beni in conto deposito (farmaci, protesi e dispositivi medici), definendo nel dettaglio: attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi, ossia di quei prodotti come i dispositivi medici impiantabili (protesi) o i dispositivi medici impiantabili attivi (es. pace-makers) che non sono di proprietà dell’ASL BR.
ottimizzare i comportamenti delle strutture coinvolte, secondo i principi di correttezza amministrativa, di efficacia ed efficienza, diffondendo nell’organizzazione gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni in conto deposito;
consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio.
Le unità organizzative dell’Ente che sono coinvolte nella presente procedura sono:
Magazzino Farmacia;
Unità Operative detentrici di conto deposito.
Modalità operative
L’attivazione del conto deposito è subordinato ad un Provvedimento Amministrativo di autorizzazione che ne disciplina il funzionamento (relativamente alla gestione dei beni, i rapporti con i fornitori, ecc.)
Il conto deposito può essere collocato presso il Magazzino Farmacia o presso una qualsiasi Unità Operativa.
Al momento dell’apertura di un conto deposito presso una qualunque Unità Operativa, il Magazzino Farmacia redige un apposito disciplinare in accordo con l’Unità Operativa richiedente con cui si stabilisce, per ogni tipo di bene in conto deposito, la giacenza minima sulla base dell’utilizzo storico dello stesso bene.
La ditta fornitrice sulla base di un contratto si impegna a mettere a disposizione i beni in conto deposito nella quantità e qualità convenuta contrattualmente; pertanto, la ditta fornitrice proprietaria dei beni consegna al Magazzino Farmacia i beni oggetto del contratto accompagnandoli da regolari documenti di trasporto. Il Magazzino Farmacia procede al controllo dei beni in ricezione e accettazione con le medesime modalità della procedura
“Gestione Beni di consumo sanitario”, alla quale si rimanda.
Il carico e lo scarico di detti beni avviene in una contabilità di magazzino separata dalla contabilità del magazzino dei beni propri. Lo stoccaggio avviene in spazi del magazzino destinati ai beni terzi, dove possono accedere solo il personale aziendale delegato e il delegato della ditta fornitrice accompagnato dal primo.
I beni in conto deposito sono consegnati dal Magazzino Farmacia alle Unità Operative richiedenti/Unità Operative detentrici del conto deposito. I beni sono accompagnati dal modulo di presa in carico, controfirmato per accettazione.
Ogni Unità Operativa è responsabile della gestione del conto deposito e provvede a monitorare il registro di carico e scarico dei beni; tale registro è aggiornato dal personale a ciò delegato dal Responsabile dell’Unità Operativa.
Al momento del prelievo (o impianto o utilizzo) dei beni in conto deposito, il Magazzino Farmacia o la U.O. detentrice del conto deposito, compila un modulo di prelievo firmato dal medico utilizzatore e/o altro personale, che riporta una numerazione progressiva, la data dell’intervento, le iniziali del paziente, le etichette di tracciabilità dei dispositivi medici impiantati. Sulla base del modulo di prelievo il personale delegato procede alla registrazione dello scarico del bene sul registro di carico e scarico. Tali moduli devono essere archiviati presso il Magazzino Farmacia.
Il Magazzino Farmacia, a seguito della ricezione del documento di prelievo di cui sopra, provvede a ripristinare la giacenza del bene, inviando al fornitore una richiesta di reintegro del conto deposito; tale richiesta deve essere firmata dal responsabile dell’Unità Operativa che gestisce il conto deposito unitamente al responsabile del Magazzino Farmacia.
Per i beni in conto deposito aperti e non utilizzati, o non congrui rispetto alla richiesta quali- quantitativa di reintegro, il Magazzino Farmacia ne provvede alla restituzione all’azienda titolare compilando un documento di reso; il documento di reso viene sottoscritto dal responsabile del Magazzino Farmacia unitamente al responsabile dell’Unità Operativa che gestisce il conto deposito.
Anche i beni in conto deposito sono oggetto di inventariazione a fine anno, secondo le modalità descritte nel successivo paragrafo “Inventariazione dei beni in conto deposito”.
Procedure minime di controllo
Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire:
2.3.6 Inventariazione dei beni in conto deposito
I Responsabili dell’Area Gestione Servizio Farmaceutico, i Responsabili dei magazzini sanitari ed economali e i Responsabili dell’Area Gestione Patrimonio effettuano la rilevazione fisica delle giacenze dei beni di terzi, di loro competenza, almeno al termine dell’esercizio.
L’attività, che si deve concludere entro il 15.01 dell’anno successivo, è fondamentale per la corretta quantificazione del valore delle rimanenze dei beni in conto deposito alla data del 31 dicembre, che viene inserito nel relativo Bilancio di esercizio (voce “Conti d’ordine”) a cura dell’AGREF.
Controllo Responsabile
Evidenza del controllo 1) Controllo da parte del
Magazzino Farmacia o Unità Operativa dell'esistenza di un provvedimento amministrativo
di autorizzazione
all’approvvigionamento di beni in conto deposito
Responsabile del Magazzino Farmaceutico/Responsabile dell’Unità Operativa
Delibera del Direttore Generale
2) Invio e accettazione beni in c/deposito
Si rimanda alle procedure relative alla gestione dei beni sanitari /economali
3) Controllo dell'esistenza di un'apposita contabilità di magazzino per i beni in c/deposito
Responsabile del Magazzino Farmaceutico/Responsabile del reparto
Evidenza della contabilità separata 4) Controllo dell'esistenza, per
tutti i beni in c/deposito e utilizzati, di un modulo di prelievo firmato dal medico utilizzatore.
Responsabile del Magazzino Farmaceutico/Responsabile del reparto
Esistenza modulo di prelievo sottoscritto dal medico utilizzatore 5)
Controllo che i beni utilizzati siano scaricati dalla contabilità di magazzino e che la quantità scaricata coincida con quanto previsto dal modulo di prelievo
Responsabile del Magazzino Farmaceutico/Responsabile del reparto
Verifica della quantità riportata nel modulo prelievo / quantità scaricata da gestionale 6) Emissione dell’ordine di
reintegro
Responsabile del Magazzino Farmaceutico
Stampa dell’ordine 7) Presenza di un documento di
reso nel caso di beni aperti ma non utilizzabili perché non conformi
Responsabile del Magazzino Farmaceutico/Responsabile del reparto
Esistenza documento di reso
Modalità operative
Il Responsabile dell’Unità Operativa ha il compito di individuare un addetto/responsabile delle attività di conta ed uno o più incaricati (a seconda delle quantità in giacenza e delle esigenze operative di reparto) che lo coadiuveranno nelle attività di conta.
Lo stesso Responsabile supervisiona la corretta applicazione della corretta esecuzione delle attività, assicurando che le stesse siano effettuate nei tempi previsti e con la necessaria diligenza professionale.
Il responsabile delle attività di conta applica le presenti istruzioni direttamente o con l’ausilio di altro personale della struttura, ed assiste gli eventuali incaricati della società di revisione deputati al controllo della corretta applicazione delle istruzioni di conta (gli incaricati della società di revisione verranno eventualmente individuati dalla Direzione Generale);
Il Direttore Sanitario di ciascuna Macrostruttura (Ospedale, Distretto, Dipartimento, ecc.) vigila sullo svolgimento delle attività inventariali.
Attività Pre - Inventariali
Il responsabile delle attività di conta effettua le seguenti attività preliminari:
- Riordina le rimanenze, riducendo al minimo la dispersione delle merci nella struttura, per agevolare le attività di conta;
- Concorda con i depositari la data in cui effettuare il riscontro delle giacenze, in una data il più vicino possibile al 31.12.
- Richiede formalmente a tutte le ditte fornitrici dei beni in conto deposito (per il tramite dei lori rappresentanti) la consistenza delle giacenze in conto deposito a loro risultanti alla data del 31.12.. Le ditte fornitrici inviano al Responsabile delle attività di conta un file riportante le seguenti informazioni:
Ditta fornitrice (depositario)
Stabilimento Ospedaliero
Reparto
articolo
lotto
quantità rilevata dalla ditta fornitrice al 31.12
prezzo unitario
iva
Valore totale (compreso IVA)
- Il responsabile delle attività di conta provvede a stampare l’elenco di cui sopra che verrà utilizzato per effettuare le rilevazioni inventariali
- Provvede a separare le merci “merci in conto deposito” pervenute dopo il 31.12 da quelle presenti alla data del 31.12 fino alla conclusione delle attività inventariali
Attività Inventariali: conta fisica
Il responsabile della attività di conta alla presenza del rappresentante della ditta fornitrice (depositario) dovrà:
- effettuare la conta del materiale presente in reparto, procedendo in maniera ordinata (eventualmente iniziando da sinistra verso destra e dall’alto verso il basso) annotando la
quantità rilevata prestare particolare attenzione alla corretta identificazione del materiale sulla stampa ed all’unità di misura.
- ove possibile, e per i reparti con significative giacenze, appone alle merci contate dei post-it che segnalano le quantità contate ed il codice articolo;
- Alla fine delle operazioni il responsabile delle attività di conta riporta le quantità rilevate sul file precedentemente ricevuto dal fornitore in un apposita colonna da denominare
“QUANTITA' rilevata al momento del riscontro”
- Invia il suddetto file a mezzo e-mail all’AGREF che provvede ad effettuare le registrazioni in contabilità nelle relative voci dei conti d’ordine.
Procedure minime di controllo
1) Presenza di una comunicazione della Direzione Generale relativa all'obbligo, per le UU.OO, di effettuare la conta inventariale del materiale in conto deposito
Direzione Generale
Nota con cui si invitano i responsabili dei magazzini di stoccaggio ad effettuare conta inventariale.
2) Documentazione attestante l’avvenuta conta fisica alla presenza del rappresentante del depositario
Reparto / magazzini farmacie
Documentazione (anche elettronica) attestante l’avvenuto svolgimento dell’attività
3) Invio documentazione AGREF relativa alle giacenze al 31.12 (o conferma dell’avvenuto completamento delle operazioni nel sistema informatico)
Reparti / magazzini farmacie
Esistenza documentazione elettronica riferita alle giacenza
