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MANUALE PER LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Sommario
Sommario ...1
PREMESSA ...3
GLOSSARIO ...4
1. IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE ...5
1.1. Modalità di approvazione e aggiornamento ...5
1.2. Forme di pubblicità e divulgazione ...5
2. IL MODELLO ORGANIZZATIVO ...6
2.1. Area OrganizzaOva Omogenea ...6
2.2. Ruoli e responsabilità ...6
2.3. Modello organizzaOvo adoPato ...9
2.4. Caselle di posta elePronica ...9
3. Il ciclo di vita del documento ...10
3.1. Processo di produzione e gesOone ...10
3.2. Processo di conservazione ...18
4. IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ...22
4.1. Documento ricevuto ...23
4.2. Documento inviato ...23
4.3. Documento di rilevanza esterna ...23
4.4. Documento di rilevanza interna ...24
4.5. Documento analogico ...24
4.6. Documento informaOco ...24
4.7. Le firme eleProniche ...25
4.8. ContenuO minimi dei documenO ...27 _______________________________________________________________________________________
4.9. Protocollabilità di un documento ...28
5. IL PROTOCOLLO INFORMATICO ...30
5.1. Protocollazione ...30
5.2. ScriPura di daO di protocollo ...31
5.3. Segnatura di protocollo ...33
5.4. Differimento della registrazione di protocollo ...33
5.5. Ricevuta di avvenuta protocollazione ...33
5.6. Registro giornaliero di protocollo ...34
5.7. Registro di emergenza ...34
5.8. Registri parOcolari ...35
5.9. Annullamento delle registrazioni di protocollo ...35
5.10.MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DI SCANSIONE ...36
6. ACCESSO, TRASPARENZA E PRIVACY ...37
6.1. Tutela dei daO personali e misure di sicurezza ...37
6.2. DiriPo di accesso agli aa ...38
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PREMESSA
Le “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conservazione dei documenO informaOci”, emanate dall’AgID, prevedono l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di redigere con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito isOtuzionale il Manuale di gesOone documentale.
Il presente Manuale di gesOone documentale, adoPato dall’IsOtuto al fine di adeguarsi alle disposizioni di cui sopra, descrive il sistema di gesOone dei documenO e fornisce le istruzioni per il correPo funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informaOco, della gesOone dei flussi documentali e degli archivi.
Nel dePaglio, il Manuale descrive il modello organizzaOvo adoPato dalla scuola per la gesOone documentale e il processo di gesOone del ciclo di vita del documento, oltre a fornire specifiche istruzioni in merito al do- cumento amministraOvo ed al documento informaOco, al protocollo informaOco e alle temaOche di accesso, trasparenza e privacy.
Il Manuale è desOnato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correPamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e ar- chiviazione dei documenO. Pertanto, il presente documento si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tua i dipendenO e ai soggea esterni che si relazionano con gli organi dell’IsOtuto.
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GLOSSARIO
AgID Agenzia per l’Italia Digitale
AOO Area OrganizzaOva Omogenea
CAD Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e ss.mm.ii.) D.L. Decreto-legge
D.Lgs. Decreto LegislaOvo
DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri D.P .R. Decreto del Presidente della Repubblica
DSGA DirePore dei Servizi Generali e AmministraOvi
GDPR
Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relaOvo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trat- tamento dei daO personali, nonché alla libera circolazione di tali daO e che abroga la direava 95/46/CE
iPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni PEC Posta ElePronica CerOficata
PEO Posta ElePronica Ordinaria
RPD Responsabile della protezione dei daO
RPCT Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza RUP Responsabile unico del procedimento
UOR Unità OrganizzaOva Responsabile
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1. IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il presente manuale descrive il sistema di produzione e gesOone dei documenO, anche ai fini della loro con- servazione.
In coerenza con il quadro normaOvo di riferimento, il manuale è volto a disciplinare le aavità di creazione, acquisizione, registrazione, classificazione, assegnazione, fascicolazione e archiviazione dei documenO in- formaOci, oltre che la gesOone dei flussi documentali e archivisOci dell’IsOtuzione scolasOca, nonché, seppur in via residuale, la gesOone dei documenO non informaOci. Tali aavità sono finalizzate alla correPa idenOfi- cazione e reperibilità dei documenO acquisiO e creaO dalla scuola nell’ambito dell’esercizio delle proprie funzioni amministraOve.
Il manuale, dunque, cosOtuisce una guida dal punto di vista operaOvo per tua coloro che gesOscono docu- menO all’interno dell’IsOtuzione scolasOca, in modo tale da facilitare un correPo svolgimento delle opera- zioni di gesOone documentale.
1.1. Modalità di approvazione e aggiornamento
Il Responsabile della gesOone documentale, per come definito nella apposita sezione del presente docu- mento, si occupa della predisposizione del manuale, che è adoPato con provvedimento dal Dirigente Scola- sOco.
Il manuale deve essere aggiornato periodicamente effePuando il censimento delle aavità/prassi in essere, la razionalizzazione delle stesse, l’individuazione e la definizione degli aspea organizzaOvi e gesOonali in termini di fasi, tempi e risorse umane impegnate nell’automazione dei flussi documentali nel rispePo della normaOva.
Ogni evento susceabile di incidere sull’operaOvità ed efficacia del manuale medesimo deve essere tempe- sOvamente segnalato al Responsabile della gesOone documentale, al fine di prendere gli opportuni provve- dimenO in ordine all’eventuale modifica e/o integrazione della procedura stessa.
1.2. Forme di pubblicità e divulgazione
In coerenza con quanto previsto nelle “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conservazione dei docu- menO informaOci” (a seguire, anche “Linee Guida”), adoPate dall’AgID con Determinazione n. 407/2020 ed in seguito aggiornate con Determinazione n. 371/2021 (da aPuare entro il 1° gennaio 2022), ovvero che il manuale sia reso pubblico mediante la pubblicazione sul sito isOtuzionale in una parte chiaramente idenOfi- cabile dell’area “Amministrazione trasparente”, prevista dall’art. 9 del D.Lgs. 33/2013,3 il presente manuale è reso disponibile alla consultazione del pubblico mediante la diffusione sul sito isOtuzionale dell’IsOtuzione scolasOca.
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2. IL MODELLO ORGANIZZATIVO
2.1. Area OrganizzaXva Omogenea
L’art. 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislaOve e regola- mentari in materia di regolamentazione amministraOva” stabilisce che “Ciascuna Amministrazione indivi- dua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gesOone unica o coordinata dei documenO per grandi aree organizzaOve omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e ar- chiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse”.
L’IsOtuzione scolasOca individua al proprio interno un'unica Area OrganizzaOva Omogenea (AOO), alla quale corrisponde un Registro unico di protocollo, denominato REGISTRO DI PROTOCOLLO.
L’AOO può essere soPo-arOcolata in Unità OrganizzaOve Responsabili (UOR), ovvero l’insieme di uffici che, per Opologia di mandato isOtuzionale e di competenza, di funzione amministraOva perseguita, di obieavi e di aavità svolta, presentano esigenze di gesOone della documentazione in modo unitario e coordinato.
L’arOcolazione delle UOR è la seguente:
• Ufficio didaaca;
• Ufficio del personale;
• Ufficio del protocollo e affari generali;
• Ufficio contabilità
• Ufficio di direzione.
L’elenco di cui sopra è susceabile di modifiche. L’inserimento/cancellazione/aggiornamento delle UOR deve essere formalizzato con provvedimento a firma del Responsabile della gesOone documentale e recepito nel presente manuale.
2.2. Ruoli e responsabilità
L’IsOtuzione scolasOca, allo scopo di assicurare un traPamento uniforme dei documenO, una puntuale appli- cazione delle disposizioni ed un periodico monitoraggio delle modalità d’uso degli strumenO di gesOone documentale, prevede al suo interno le seguenO figure:
il Responsabile della gesOone documentale ed il suo vicario;
il Responsabile della conservazione;
il Responsabile della protezione dei daO, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016.
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L’isOtuto prevede anche la figura del Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, nominato da decreto ministeriale nella persona del DirePore Generale dell’Ufficio ScolasOco regionale di competenza (o il Dirigente ad esso preposto).
Inoltre, in aggiunta alle figure sopra elencate, si evidenzia la rilevanza di individuare il Referente per l’indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA), soggePo a cui il Dirigente ScolasOco affida il compito, sia organizzaO- vo che operaOvo, di interagire con il gestore dell’iPA per l’inserimento e la modifica dei daO dell’IsOtuzione scolasOca, nonché per ogni altra quesOone riguardante la presenza della stessa presso l’iPA.
Il Responsabile della gesOone documentale è il soggePo in possesso di idonei requisiO professionali o di pro- fessionalità tecnico-archivisOca, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informaOco, della gesOone dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchePo di versamento ed effePua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Tenu- to conto di quanto sopra, il Responsabile della gesOone documentale e il suo Vicario sono individuaO con apposito aPo dirigenziale del Dirigente ScolasOco.
Il Responsabile della conservazione è il soggePo in possesso di idonee competenze giuridiche, informaOche ed archivisOche, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del D.Lgs. 82/2005 (di seguito anche “CAD”). In parOcolare, il Responsabile della conservazione:
• definisce le poliOche di conservazione e i requisiO funzionali del sistema di conservazione, in con- formità alla normaOva vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specifici- tà degli oggea digitali da conservare (documenO informaOci, aggregazioni informaOche, archivio informaOco), della natura delle aavità che il Otolare dell’oggePo di conservazione svolge e delle ca- raPerisOche del sistema di gesOone informaOca dei documenO adoPato;
• gesOsce il processo di conservazione e ne garanOsce nel tempo la conformità̀ alla normaOva vigente;
• genera e soPoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conser- vazione;
• genera e soPoscrive il pacchePo di distribuzione con firma digitale o firma elePronica qualificata, nei casi previsO dal manuale di conservazione;
• effePua il monitoraggio della correPa funzionalità del sistema di conservazione;
• effePua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibili- tà dei documenO informaOci e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
• al fine di garanOre la conservazione e l’accesso ai documenO informaOci, adoPa misure per rilevare tempesOvamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove ne- cessario, per riprisOnare la correPa funzionalità, adoPa analoghe misure con riguardo all’obsole- scenza dei formaO;
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• provvede alla duplicazione o copia dei documenO informaOci in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle aavità al medesimo aPribuite;
• assicura agli organismi competenO previsO dalle norme vigenO l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle aavità di verifica e di vigilanza;
• provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenO informaOci, le aggregazioni informaOche e gli archivi informaOci, nonché gli strumenO che ne garanOscono la con- sultazione, rispeavamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenO, secondo le tempisOche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
• predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambia- menO normaOvi, organizzaOvi, procedurali o tecnologici rilevanO.
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le aavità suddePe o alcune di esse, ad esclusione della lePera m), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al Responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le ne- cessarie aavità di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenO sui servizi affidaO in outsourcing dalle Pubbliche Amministrazioni.
Il ruolo del Responsabile della conservazione può essere svolto dal Responsabile della gesOone documenta- le o anche da altre figure. Tenuto conto di quanto sopra, il Responsabile della conservazione è individuato con apposito aPo dirigenziale del Dirigente ScolasOco.
Il Responsabile della protezione dei daO (RPD) è il soggePo nominato con apposito decreto del Dirigente ScolasOco, che ha il compito di sorvegliare sull’osservanza della normaOva in materia di protezione dei daO personali, ossia il Regolamento UE 679/2016 (di seguito, anche “GDPR”) e il D.Lgs. 196/2003 (di seguito, anche “Codice privacy”) come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
Il Responsabile della protezione dei daO deve essere coinvolto in tuPe le quesOoni che riguardano la gesOo- ne e la protezione dei daO personali e ha il compito sia di informare e sensibilizzare il personale della scuola riguardo agli obblighi derivanO dalla citata normaOva sia di collaborare con il Titolare e il Responsabile del traPamento, laddove necessario, nello svolgimento della valutazione di impaPo sulla protezione dei daO.
Sul punto, le “Linee Guida sui responsabili della protezione dei daO”, adoPate dal WP29 il 13 dicembre 2016, emendate in data 5 aprile 2017, precisano che “Assicurare il tempesOvo e immediato coinvolgimento del RPD, tramite la sua informazione e consultazione fin dalle fasi iniziali, faciliterà l’osservanza del RGPD e promuoverà l’applicazione del principio di privacy (e protezione daO) fin dalla fase di progePazione; pertan- to, questo dovrebbe rappresentare l’approccio standard all’interno della struPura del Otolare/responsabile
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del traPamento. Inoltre, è importante che il RPD sia annoverato fra gli interlocutori all’interno della struPu- ra suddePa, e che partecipi ai gruppi di lavoro che volta per volta si occupano delle aavità di traPamento”.
Per ciò che concerne le modalità aPraverso le quali il Responsabile della protezione dei daO si interfaccia con il Responsabile della gesOone documentale e con il Responsabile della conservazione in merito all’ado- zione delle misure di sicurezza del sistema di gesOone informaOca dei documenO, si rimanda a quanto de- scriPo nel dePaglio al paragrafo 6.1.
2.3. Modello organizzaXvo adoBato
Il sistema di protocollazione adoPato dall’IsOtuzione scolasOca è “parzialmente accentrato”, per cui tuPe le comunicazioni giungono al punto unico di accesso mentre possono essere trasmesse in uscita da tuPe le UOR.
In dePaglio:
• le comunicazioni in ingresso, indipendentemente dalla Opologia di comunicazione (via PEC, PEO o formato cartaceo) giungono presso il punto unico di accesso, dove vengono registrate a protocollo e smistate nelle diverse UOR a seconda della competenza;
• le comunicazioni in uscita sono trasmesse in uscita dalle singole UOR.
Le UOR e i soggea abilitaO per la ricezione, l’assegnazione, la consultazione, la protocollazione, la classifica- zione e l’archiviazione dei documenO sono individuaO dal Responsabile della gesOone documentale median- te aa organizzaOvi interni.
2.4. Caselle di posta eleBronica
L’IsOtuzione scolasOca è dotata di una casella di Posta ElePronica CerOficata (PEC) isOtuzionale per la gesOo- ne del servizio per la tenuta del protocollo informaOco, la gesOone dei flussi documentali e degli archivi.
L’indirizzo PEC della casella è pubblicato sull’indice delle Pubbliche Amministrazioni e cosOtuisce l’indirizzo virtuale della sede legale dell’AOO. L’IsOtuzione scolasOca isOtuirà una casella PEC per la gesOone delle co- municazioni con il Dirigente relaOvamente a documenO soggea a protocollo riservato.
L’IsOtuzione scolasOca è dotata anche di una casella di Posta ElePronica Ordinaria (PEO) isOtuzionale, uOle a gesOre i messaggi di posta elePronica con annessi documenO ed eventuali allegaO, avenO rilevanza ammini- straOva.
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3. Il ciclo di vita del documento
Il ciclo di vita del documento è arOcolato nei processi di produzione, gesOone e conservazione:
• il processo di produzione del documento si sostanzia principalmente nell’acquisizione di documenO cartacei, informaOci e/o telemaOci ovvero nella creazione degli stessi;
• il processo di gesXone interessa tuPe le aavità a parOre dalla registrazione del documento, alla classificazione, assegnazione e fascicolazione/archiviazione corrente;
• il processo di conservazione si sostanzia nel trasferimento dei documenO dall’archivio corrente al- l’archivio di deposito (dal quale possono eventualmente seguire l’aavità di scarto e di delocalizza- zione) e dall’archivio di deposito all'archivio storico.
Nei paragrafi successivi si riporta una panoramica dei processi suddivisi per a) processo di produzione e ge- sOone e b) processo di conservazione.
3.1. Processo di produzione e gesXone
Il processo di produzione e gesOone fornisce una sintesi delle aavità da porre in essere con riferimento sia alla produzione del documento, sia alle fasi di gesOone dello stesso.
Al fine di disOnguere le aavità relaOve ai documenO in entrata dalle aavità relaOve ai documenO elaboraO dall’IsOtuzione scolasOca, il processo di produzione è suddiviso in:
• “Processo di produzione – Acquisizione”
• “Processo di produzione – Creazione”.
Con riferimento alla gesOone del documento, si fornisce un dePaglio delle seguenO fasi:
• classificazione,
• fascicolazione,
• archiviazione.
Processo di produzione - Acquisizione
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I documenO provenienO dall’esterno possono essere di natura cartacea o di natura informaOca; per questo moOvo, il “Processo di produzione e gesOone – Acquisizione” è descriPo differenziando il caso in cui si lavori un documento cartaceo dal caso in cui tale documento in ingresso sia informaOco.
Nel caso di documento cartaceo in ingresso, nella fase di acquisizione, l’IsOtuzione scolasOca ricevente:
1. rilascia una ricevuta Ombrata, qualora il documento dovesse essere consegnato a mano;
2. verifica la competenza del documento stesso.
Nel caso di documenO pervenuO erroneamente all’IsOtuzione scolasOca ma indirizzaO ad altri soggea, il documento si resOtuisce per posta o brevi manu.
Se il documento è di competenza dell’IsOtuzione scolasOca ricevente, segue la fase di registrazione in cui l’operatore addePo alla protocollazione:
1. valuta se il documento è da protocollare (cfr. par. “4.8. - Protocollabilità di un documento”);
2. nel caso in cui il documento sia da protocollare procede alla scansione e alla successiva verifica di conformità all’originale della copia informaOca (cfr. par. “5.10. - Modalità di svolgimento del proces- so di scansione”);
3. verifica la presenza di categorie parOcolari di daO personali, di cui all’arOcolo 9 del Regolamento UE 679/2016, ai fini dell’aPuazione delle misure di sicurezza previste al paragrafo 6.1;
4. provvede alla classificazione del documento sulla base del Otolario di classificazione;
5. provvede alla protocollazione in ingresso del documento;
6. appone il Ombro contenente i daO contenuO nella segnatura di protocollo tramite l’apposita funzio- nalità del servizio di protocollo informaOco ovvero, solo in caso di impossibilità, procede manual- mente.
Nella fase di assegnazione, l’operatore addePo alla protocollazione provvede all’assegnazione del documen- to al personale competente, disOnguendo tra il personale dell’ufficio di segreteria didaaca, dell’ufficio di segreteria del personale, dell’ufficio di contabilità, dell’ufficio o sePore tecnico (inclusi funzioni strumentali e animatori digitali) e dell’ufficio di dirigenza / affari generali.
Successivamente alle fasi di registrazione, classificazione e assegnazione, è necessario procedere con la fase di fascicolazione/archiviazione del documento. Per i documenO cartacei, si provvede alla conservazione ibrida, in cui è prevista la conservazione sia del documento analogico originale sia della copia informaOca.
Pertanto l’operatore addePo, soPo supervisione del Responsabile della gesOone o del suo Vicario che ne delega la funzione:
1. inserisce il documento cartaceo in un nuovo fascicolo o in un fascicolo già esistente all’interno del- l’archivio corrente cartaceo;
2. inserisce il documento informaOco in un nuovo fascicolo o in un fascicolo già esistente all’interno dell’archivio corrente elePronico.
Di seguito si fornisce la rappresentazione grafica del processo sopra descriPo.
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Nel caso di documento informaOco in ingresso, nella fase di acquisizione, l’IsOtuzione scolasOca ricevente verifica la competenza del documento. Nel caso di documenO pervenuO erroneamente sulla casella PEC o PEO dell’IsOtuzione scolasOca, l’operatore di protocollo rispedisce il messaggio al miPente con la dicitura
“Messaggio pervenuto per errore – non di competenza di questa Amministrazione”. Inoltre, se il documento è stato erroneamente protocollato, l’addePo al protocollo provvede ad annullare la registrazione, secondo le modalità descriPe nel presente manuale.
Se il documento è di competenza dell’IsOtuzione scolasOca ricevente, segue la fase di registrazione in cui l’operatore addePo al protocollo:
1. valuta se il documento è da protocollare (cfr. par. “4.8. - Protocollabilità di un documento”);
2. nel caso in cui il documento sia da protocollare procede alla verifica di validità della firma (se pre- sente);
3. verifica la presenza di categorie parOcolari di daO personali, di cui all’arOcolo 9 del Regolamento UE 679/2016, ai fini dell’aPuazione delle misure di sicurezza di cui al paragrafo 6.1;
4. provvede alla classificazione del documento sulla base del Otolario di classificazione;
5. provvede alla protocollazione in ingresso.
Nella fase di assegnazione, l’operatore addePo alla protocollazione provvede all’assegnazione del documen- to al personale competente, disOnguendo tra il personale dell’ufficio di segreteria didaaca, dell’ufficio di segreteria del personale, dell’ufficio di contabilità, dell’ufficio o sePore tecnico (inclusi funzioni strumentali e animatori digitali) e dell’ufficio di dirigenza / affari generali.
Qualora l’ordinamento giuridico preveda, per parOcolari categorie di documenO elePronici, degli obblighi relaOvamente all’uso di formaO di file specifici ovvero di vincoli aggiunOvi su formaO generici, le IsOtuzioni scolasOche, assolvendo tali obblighi, accePano i suddea documenO elePronici solo se prodoa nei formaO o con i vincoli aggiunOvi obbligatori.
Con la conservazione digitale si esegue la fase di fascicolazione/archiviazione corrente in cui gli utenO op- portunamente abilitaO provvedono all’inserimento del documento informaOco o in un nuovo fascicolo o in un fascicolo già esistente all’interno dell’archivio corrente elePronico.
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Di seguito si fornisce la rappresentazione grafica del processo sopra descriPo.
Processo di produzione - Creazione
Nel “Processo di produzione e gesOone – Creazione”, si considera come ingresso (input) del processo esclu- sivamente il documento di natura informaOca (cfr. par. “4.6. - Documento informaOco”). Tale documento:
• è elaborato dal personale competente ed inviato al Dirigente o al DSGA per la revisione dello stesso, ovvero è elaborato dal Dirigente stesso.
• è successivamente approvato o dal Dirigente o da altro personale responsabile in base alla compe- tenza.
Nella fase di elaborazione e revisione, è possibile fare circolare il documento tra i soggea interessaO regi- strandolo come “bozza”.
I documenO informaOci prodoa, indipendentemente dal sowware uOlizzato per la loro creazione, prima della loro soPoscrizione con firma digitale, sono converOO in uno dei formaO standard previsO dalla norma- Ova vigente, al fine di garanOre la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immu- tabilità nel tempo del contenuto e della struPura.
È possibile uOlizzare formaO diversi da quelli elencaO nell’Allegato 2 “FormaO di file e riversamento” delle Linee Guida, effePuando una valutazione di interoperabilità, svolta in base alle indicazioni previste nel me- desimo Allegato. I formaO uOlizzaO dall’IsOtuzione scolasOca, secondo la valutazione di interoperabilità, sono: PDF, XML e TIFF.
Nella fase di registrazione l’operatore di protocollo provvede:
• alla verifica della presenza di categorie parOcolari di daO personali, di cui all’arOcolo 9 del Regola- mento UE 679/2016;
• alla classificazione del documento sulla base del Otolario di classificazione;
• alla registrazione di protocollo.
Nella fase di fascicolazione/archiviazione corrente l’operatore di protocollo provvede all’inserimento del documento informaOco in un fascicolo già esistente o, nel caso in cui il fascicolo non sia presente, provvede a crearlo oppure a richiederne la creazione all’utente opportunamente abilitato.
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Successivamente alla fase di fascicolazione/archiviazione, il documento può essere oggePo di una nuova assegnazione o di pubblicazione.
Di seguito si fornisce la rappresentazione grafica del processo sopra descriPo.
Processo di gesXone - Classificazione
La classificazione è l’operazione obbligatoria che consente di organizzare i documenO, secondo un ordina- mento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell’IsOtuzione scolasOca. Essa è eseguita a parOre dal Otolario di classificazione, allegato alla presente (Allegato 1).
Il Otolario, di cui all’Allegato 1, è l’insieme delle voci logiche gerarchicamente struPurate e arOcolate in gradi divisionali (Otolo/classe/eventuale soPoclasse), stabilite sulla base delle funzioni dell’Amministrazione. Esso è adoPato con apposito decreto del Dirigente ScolasOco in base al modello fornito dalla nota congiunta MI- MC numero 3868 del 10/12/2021 ed è unico a livello di IsOtuzione scolasOca.
Tua i documenO ricevuO e prodoa dall’IsOtuzione scolasOca, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formaO, sono classificaO in base al Otolario di classificazione; mediante tale operazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell’indice di classificazione (Otolo, classe e eventuale soPoclasse), anche il numero di repertorio del fascicolo. L’operazione suddePa è obbligatoria all’aPo della registrazione di protocollo, ma è possibile effePuare delle successive modifiche.
La classificazione, necessaria e fondamentale, è prodromica all’inserzione di un documento all’interno di un determinato fascicolo.
Processo di gesXone - Fascicolazione
La fascicolazione è l’aavità di riconduzione logica (e, nel caso di documenO cartacei, anche fisica) di un do- cumento all’interno dell’unità archivisOca che ne raccoglie i precedenO, al fine di mantenere vivo il vincolo archivisOco che lega ogni singolo documento alla relaOva praOca.
Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenO sono archiviaO all’interno di ciascun fascicolo o, all’occorrenza soPo-fascicolo, secondo l’ordine cronologico di registrazione.
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I fascicoli sono organizzaO per:
• affare, al cui interno vengono compresi documenO relaOvi a una competenza non proceduralizzata, ma che, nella consuetudine amministraOva, l’IsOtuzione scolasOca deve concretamente portare a buon fine. Il fascicolo per affare ha una data di apertura e una durata circoscriPa. Esso, infaa, viene chiuso alla chiusura dell’affare;
• a]vità, al cui interno vengono compresi i documenO prodoa nello svolgimento di un’aavità ammi- nistraOva semplice che implica risposte obbligate o meri adempimenO, per la quale quindi non è prevista l’adozione di un provvedimento finale. Ha in genere durata annuale;
• persona fisica, al cui interno vengono compresi tua i documenO, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica. Quasi sempre i fascicoli intestaO alle persone restano correnO pe molO anni;
• persona giuridica, al cui interno vengono compresi tua i documenO, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona giuridica. Quasi sempre i fascicoli intestaO alle persone restano cor- renO per molO anni;
• procedimento amministraXvo, al cui interno vengono conservaO una pluralità di documenO che rappresentano azioni amministraOve omogenee e desOnate a concludersi con un provvedimento amministraOvo. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministraOvo.
All’interno dei fascicoli è possibile creare dei soPo-fascicoli.
Ogni ufficio si fa carico di gesOre le praOche di propria competenza. Qualora un documento dia luogo all’av- vio di un nuovo procedimento, il soggePo preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo. La forma- zione di un nuovo fascicolo avviene aPraverso l’operazione di “apertura” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali. Il fascicolo informaOco, infaa, reca l'indicazione:
• dell'amministrazione Otolare del procedimento, che cura la cosOtuzione e la gesOone del fascicolo medesimo;
• delle altre amministrazioni partecipanO;
• del responsabile del procedimento;
• dell'oggePo del procedimento;
• dell'elenco dei documenO contenuO;
• dell'idenOficaOvo del fascicolo medesimo.
Il fascicolo di norma viene aperto all’ulOmo livello della struPura gerarchica del Otolario. In alcuni casi, è possibile uOlizzare anche il primo livello (Otolo), come per i fascicoli di persona fisica.
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, i soggea deputaO alla fascicolazione stabiliscono, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informaOco, se esso si colloca nell’ambito di un procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento:
1. se si colloca nell’ambito di un procedimento in corso:
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a. selezionano il relaOvo fascicolo;
b. collegano la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato (se si traPa di un documento su supporto cartaceo, assicurano l’inserimento fisico dello stesso nel relaOvo carteggio);
2. se dà avvio ad un nuovo procedimento:
a. eseguono l’operazione di apertura del fascicolo di cui al paragrafo precedente;
b. assegnano la praOca su indicazione del responsabile del procedimento;
c. collegano la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ulOmo do- cumento prodoPo. Quando si verifica un errore nella assegnazione di un fascicolo, l’utente abilitato all’ope- razione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informaOco e ad inviare il fascicolo all’UOR di competenza. Il sistema di gesOone informaOzzata dei documenO Oene traccia di quesO passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’idenOficaOvo dell’operatore che effePua la modifica con la data e l’ora dell’operazione.
I fascicoli sono annotaO nel repertorio dei fascicoli. Il repertorio dei fascicoli, riparOto per ciascun Otolo del Otolario, è lo strumento di gesOone e di reperimento dei fascicoli. La struPura del repertorio rispecchia quella del Otolario di classificazione e quindi varia in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ulOmo.
Mentre il Otolario rappresenta in astraPo le funzioni e le competenze che la scuola può esercitare in base alla propria missione isOtuzionale, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le aavità svolte e i do- cumenO prodoa in relazione a queste aavità. Nel repertorio sono indicaO:
• la data di apertura;
• l’indice di classificazione completo (Otolo, classe ed eventuale soPoclasse);
• il numero di fascicolo (ed altre eventuali parOzioni in soPo-fascicoli e inserO);
• la data di chiusura;
• l’oggePo del fascicolo (ed eventualmente l’oggePo dei soPo-fascicoli e inserO);
• l’annotazione sullo stato della praOca a cui il fascicolo si riferisce (praOca in corso da inserire nell’ar- chivio corrente, praOca chiusa da inviare all’archivio di deposito, praOca chiusa da inviare all’archivio di storico o da scartare).
Il repertorio dei fascicoli è costantemente aggiornato.
Oltre ad essere inserito in un fascicolo, un documento può essere inserito in una o più serie documentali, che rappresentano aggregazioni di documenO con caraPerisOche omogenee, raggruppaO ad esempio in base alla Opologia documentaria (es. delibere, decreO, faPure) o alla provenienza (cioè se prodoa da un medesimo organo, come il Consiglio d’isOtuto o il Collegio dei docenO) o all’oggePo (es. documenO relaOvi ad un progePo PON).22 I documenO all’interno di una serie, non essendo aggregaO uOlizzando il Otolario di
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classificazione come nel caso dei fascicoli, possono appartenere a Otoli e classi differenO tra loro. La serie documentale stessa, quindi, non viene classificata in base alle parOzioni del Otolario.
Specifiche indicazioni in merito alle modalità di inserimento dei documenO nelle aggregazioni documentali, sono contenute nell’Appendice “Focus sulle aggregazioni documentali delle IsOtuzioni scolasOche” alle “Li- nee guida per la gesOone documentale nelle IsOtuzioni scolasOche”.
Processo di gesXone – Archiviazione
Le IsOtuzioni scolasOche definiscono nel proprio manuale la gesOone degli archivi rifacendosi alla seguente arOcolazione archivisOca:
• archivio corrente: riguarda i documenO necessari alle aavità correnO;
• archivio di deposito: riguarda i documenO ancora uOli per finalità amministraOve o giuridiche, ma non più indispensabili per la traPazione delle aavità correnO;
• archivio storico: riguarda i documenO storici selezionaO per la conservazione permanente.
L’archiviazione, per alcune faaspecie di documenO, può avvenire presso archivi gesOO a livello centrale dal Ministero dell’Istruzione.
Tenendo conto che l’archivio corrente è organizzato su base annuale e che il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito è possibile solo qualora il fascicolo contenga documenO afferenO a procedimenO conclusi, è necessario verificare quali fascicoli contengono documenO afferenO ad una praOca chiusa.
Tale verifica può essere effePuata ad ogni fine anno, in modo tale che i fascicoli delle praOche non chiuse entro il dicembre precedente vengano “trascinaO” nell’archivio corrente del nuovo anno e i fascicoli delle praOche chiuse vengano “trascinaO” nell’archivio di deposito.
Dato che sarebbe troppo oneroso e pressoché inuOle conservare illimitatamente l'archivio nella sua totalità esso deve essere periodicamente soPoposto ad una selezione razionale, che va prevista fin dal momento della creazione dei documenO, e va disciplinata nel piano di conservazione, a sua volta integrato con il si- stema di classificazione. A tal fine si inserisce lo sfolOmento (aavità eseguita nell’archivio corrente).
Lo sfolOmento è un’aavità propedeuOca ad una correPa conservazione documentale: al momento della chiusura del fascicolo, ad esempio, oppure prima del trasferimento dello stesso all’archivio di deposito, l’eventuale carteggio di caraPere transitorio e strumentale deve essere selezionato ed estraPo dal fascicolo da parte dell’operatore incaricato del traPamento della praOca. Si traPa, cioè, di estrarre dal fascicolo le co- pie e i documenO che hanno appunto caraPere strumentale e transitorio, uOlizzaO dall’operatore incaricato o dal responsabile del procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strePamente connessi al procedimento (ad es., appunO, prome- moria, copie di normaOva e documenO di caraPere generale).
Nell’ambito dell’archivio di deposito avviene l’operazione di scarto che non deve essere applicato, salvo di- verse indicazioni dePate dalla Soprintendenza archivisOca, su documentazione facente parte dell'archivio storico le cui praOche siano esaurite da oltre 40 anni, mentre può essere sempre effePuato sulla documen-
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tazione dell'archivio di deposito, che conOene tuPe le praOche chiuse che non abbiano maturato i 40 anni di conservazione.
La carenza di spazio negli archivi nonché la produzione smisurata e la conservazione di carte anche inuOli non possono giusOficare la distruzione non autorizzata di documenO e nemmeno la cancellazione di docu- menO elePronici, poiché lo scarto dei documenO dell’archivio della scuola è subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza archivisOca. È una forma di scarto anche la cancellazione di documenO elePronici.
FaPo salvo quanto sopra, l’operazione di scarto è supportata dal massimario di conservazione e scarto, gra- zie al quale è prodoPo annualmente l’elenco dei documenO e dei fascicoli per i quali è trascorso il periodo obbligatorio di conservazione e che quindi sono susceabili di scarto archivisOco. I documenO selezionaO per la conservazione permanente sono depositaO contestualmente agli strumenO che ne garanOscono l’accesso nell’Archivio di Stato competente per territorio o trasferiO nella separata sezione di archivio, secondo quan- to previsto dalle vigenO disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
3.2. Processo di conservazione
Il ciclo di gesOone di un documento informaOco termina con il suo versamento in un sistema di conserva- zione che è coerente con quanto disposto dal CAD e dalle “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conser- vazione dei documenO informaOci”. Il processo di conservazione prevede quaPro fasi:
• versamento in archivio di deposito;
• scarto;
• versamento in archivio storico;
• delocalizzazione.
In questo contesto, si inserisce la figura del Responsabile della conservazione, i cui compiO sono staO de- scria al precedente paragrafo 2.2.
Ai sensi dell’art. 34, comma 1-bis, del CAD, come modificato dall'art. 25, comma 1, leP. e), del D.L. 76/2020 (c.d. “Decreto Semplificazione”), converOto con Legge n. 120/2020, l’IsOtuto procede alla conservazione dei documenO informaOci affidandola, in modo totale o parziale, nel rispePo della disciplina vigente, ad altri soggea, pubblici o privaO che possiedono i requisiO di qualità, di sicurezza e organizzazione individuaO, nel rispePo della disciplina europea, nelle “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conservazione dei docu- menO informaOci” nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei do- cumenO informaOci emanato da AgID, avuto riguardo all'esigenza di assicurare la conformità dei documenO conservaO agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.
Il sistema di conservazione garanOsce l’accesso all’oggePo conservato per il periodo previsto dal piano di conservazione del Otolare dell’oggePo della conservazione e dalla normaOva vigente, o per un tempo supe- riore eventualmente concordato tra le parO, indipendentemente dall'evoluzione del contesto tecnologico.
Ai sensi dell’art. 44, comma 1-ter, del CAD, come da ulOmo modificato dal D.L. 76/2020, “In tua i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggea privaO, il sistema di conservazione dei _______________________________________________________________________________________
documenO informaOci assicura, per quanto in esso conservato, caraPerisOche di autenOcità, integrità, affi- dabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida”. In ogni caso, i sistemi di conservazione devono consenOre la possibilità di eliminare i documenO ove necessario (laddove previsto dalla normaOva vigente).
Si Oene doveroso conto altresì del periodo di conservazione e di scarto dei documenO che contengono al loro interno daO personali. In base alla normaOva vigente in materia di protezione dei daO personali, infaa, tale periodo di tempo non deve essere superiore a quello necessario agli scopi per i quali i daO sono staO raccolO o successivamente traPaO.
Versamento in archivio di deposito
Nella fase di versamento in archivio di deposito il responsabile per la tenuta degli archivi:
• controlla periodicamente tuPe le praOche fascicolate presenO nell’archivio corrente, sia cartaceo che elePronico, al fine di idenOficare quelle per cui la lavorazione è già stata conclusa e compila una lista della documentazione presente nelle praOche chiuse;
• provvede allo sfolOmento eliminando l’eventuale carteggio di caraPere transitorio e strumentale presente nel fascicolo;
• provvede al versamento di tuPa la documentazione, sia cartacea che elePronica, presente nella lista all’archivio di deposito;
• provvede al versamento nell’archivio corrente del nuovo anno della documentazione delle praOche appartenenO alle praOche presenO nell’archivio corrente (ancora in fase di lavorazione).
Di seguito, si fornisce la rappresentazione grafica del processo sopra descriPo.
Scarto
Nell’archivio di deposito si eseguono le aavità relaOve alla fase di scarto in cui il responsabile per la tenuta degli archivi:
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• verifica periodicamente la Opologia e i tempi di conservazione della documentazione, sia cartacea che elePronica, presente nell’archivio di deposito per individuare quella da scartare applicando le disposizioni del massimario di conservazione e scarto;
• procede con la compilazione di una lista della documentazione da scartare e da inviare alla Soprin- tendenza per l’approvazione e la comunica al Responsabile della gesOone documentale;
• invia, in caso di documenO cartacei, la documentazione presente sulla lista al soggePo competente per la distruzione della carta;
• provvede ad eliminare la documentazione elePronica presente nella lista approvata dalla Soprin- tendenza.
Dato il caso di affidamento esterno del servizio di conservazione, l’elenco dei pacchea di archiviazione con- tenenO i documenO desOnaO allo scarto è generato dal responsabile del servizio di conservazione e tra- smesso al Responsabile della conservazione che, a sua volta, verificato il rispePo dei termini temporali sta- biliO dal massimario di conservazione e scarto, lo comunica al Responsabile della gesOone documentale.
Versamento in archivio storico
Nella fase di versamento in archivio storico, il responsabile per la tenuta degli archivi:
• verifica se nell’archivio di deposito esistono praOche esaurite da oltre 40 anni, sia in forma cartacea che elePronica;
• provvede a preparare una lista contenente tuPa la documentazione presente nelle praOche stesse, qualora dovessero essere presenO praOche esaurite da oltre 40 anni;
• provvede ad inviare la lista della documentazione da versare al personale competente, in caso di documentazione cartacea, che deve individuare un archivio storico con sufficiente spazio per dare seguito al versamento.
Delocalizzazione
La fase di delocalizzazione è avviata nel caso in cui, dopo aver effePuato le operazioni di scarto e dopo aver effePuato l’eventuale versamento nell’archivio storico, dalla verifica del grado di saturazione dell’archivio di deposito cartaceo, risulta che l’archivio è saturo. Nel caso in cui l’archivio di deposito cartaceo dovesse esse- re saturo, il responsabile per la tenuta degli archivi:
• provvede ad individuare la documentazione da delocalizzare selezionandola tra quella più prossima alla data di scarto;
• provvede a sOlare la lista dei documenO da delocalizzare.
L’addePo competente:
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• analizza la documentazione ricevuta;
• provvede a idenOficare una struPura con sufficiente spazio negli archivi;
• autorizza la delocalizzazione della documentazione presso una struPura interna nel caso in cui que- sta sia disponibile.
Il responsabile per la tenuta degli archivi provvede ad inviare la richiesta di autorizzazione alla Soprinten- denza competente. Una volta ricevuta l’approvazione dalla Soprintendenza competente, il responsabile per la tenuta degli archivi provvede ad inviare la documentazione da delocalizzare.
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4. IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
Per documento amministraOvo, ai sensi dell’art. 1, comma 1, leP. a), del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, si intende “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di aa, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, uOlizzaO ai fini dell'aavità amministraOva”.
Nell’ambito del processo di gesOone documentale, il documento amministraOvo dal punto di vista operaOvo è classificabile in documento:
• ricevuto;
• inviato;
• di rilevanza esterna;
• di rilevanza interna.
In base alla natura, invece, è classificabile in documento:
• analogico;
• informaOco.
L'art. 40, comma 1, del CAD, come modificato da ulOmo dall’art. 66, comma 1, del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217, stabilisce che “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenO, inclusi quelli inerenO ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informaOci secondo le disposizioni di cui al presente codice e le Linee guida”.
Per ciò che concerne la trasmissione dei documenO tra Pubbliche Amministrazioni, ai sensi di quanto dispo- sto dall’art. 47 del CAD, essa avverrà:
• aPraverso l’uOlizzo della posta elePronica;
• ovvero in cooperazione applicaOva.
Le suddePe comunicazioni sono valide ai fini del procedimento amministraOvo una volta che ne sia verifica- ta la provenienza. Il comma 2, del citato art. 47, stabilisce infaa che “Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono soPoscriPe con firma digitale o altro Opo di firma elePronica quali- ficata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'arOcolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenO la provenienza, secondo quanto previsto dalla normaOva vigente o dalle Linee guida. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenO a mezzo fax; d) ovvero trasmesse aPraverso sistemi di posta elePronica cerOficata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68”.
Specifiche indicazioni in materia di scambio di documenO amministraOvi protocollaO tra AOO sono contenu- te nell’Allegato 6 alle “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conservazione dei documenO informaOci”.
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4.1. Documento ricevuto
La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’IsOtuzione scolasOca con diversi mezzi e modalità in base sia alla modalità di trasmissione scelta dal miPente sia alla natura del documento. Un documento in- formaOco può essere recapitato:
• a mezzo posta elePronica convenzionale (PEO);
• a mezzo posta elePronica cerOficata (PEC);
• mediante supporto removibile (ad es. CD, pendrive).
Un documento analogico, assunto che le principali Opologie di documenO analogici che pervengono alle IsOtuzioni scolasOche sono telegrammi, documenO per posta ordinaria e raccomandate, può essere recapi- tato:
• aPraverso il servizio di posta tradizionale;
• pro manibus.
I documenO, analogici o digitali, di cui non sia idenOficabile l’autore sono regolarmente aperO e registraO al protocollo (con indicazione “MiPente anonimo”), salvo diversa valutazione del Dirigente ScolasOco, che provvederà ad eventuali accertamenO.
I documenO ricevuO privi di firma ma il cui miPente è comunque chiaramente idenOficabile, vengono proto- collaO (con indicazione “Documento non soPoscriPo”) e inoltraO al responsabile del procedimento, che va- luterà la necessità di acquisire la dovuta soPoscrizione per il perfezionamento degli aa.
La funzione notarile del protocollo (cioè della registratura) è quella di aPestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito del responsabile del procedimento valutare, caso per caso, ai fini della sua efficacia riguardo ad un affare o ad un determinato procedimento ammini- straOvo, se il documento privo di firma possa essere ritenuto valido o meno.
4.2. Documento inviato
I documenO informaOci sono inviaO all’indirizzo elePronico dichiarato dai desOnatari, abilitato alla ricezione della posta per via telemaOca.
4.3. Documento di rilevanza esterna
Per documento di rilevanza esterna si intende qualunque documento ricevuto/trasmesso da/a altro Ente o altra persona fisica o giuridica. La gesOone è normata dal CAD.
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4.4. Documento di rilevanza interna
Per documenO di rilevanza interna si intendono tua quelli che a qualunque Otolo sono scambiaO tra UOR o persone dell’IsOtuzione scolasOca stessa.
Possono disOnguersi in:
• comunicazioni informali tra UOR (documenO di natura prevalentemente informaOva): per comuni- cazioni informali tra unità si intendono gli scambi di informazioni che non hanno valenza giuridico probatoria, né rilevanza ai fini dell’azione amministraOva. Queste comunicazioni avvengono, di norma, tramite PEO e non sono soggePe a protocollazione ed archiviazione;
• scambio di documenO fra UOR (documenO di natura prevalentemente giuridico-probatoria): per scambio di documenO fra unità si intendono le comunicazioni ufficiali di un certo rilievo ai fini del- l’azione amministraOva e delle quali si deve tenere traccia. Le comunicazioni di questo genere de- vono comunque essere protocollate.
4.5. Documento analogico
Per documento analogico si intende “la rappresentazione non informaOca di aa, faa o daO giuridicamente rilevanO”.
Si definisce “originale” il documento cartaceo nella sua redazione definiOva, perfePa ed autenOca negli elemenO sostanziali e formali, comprendente tua gli elemenO di garanzia e di informazione del miPente e del desOnatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa.
La soPoscrizione di un documento determina:
• l’idenOficazione dell’autore del documento;
• la paternità del documento: con la soPoscrizione l’autore del documento si assume la paternità del- lo stesso, anche in relazione al suo contenuto. A questo proposito si parla di non ripudiabilità del documento soPoscriPo;
• l’integrità del documento: il documento scriPo e soPoscriPo manualmente garanOsce da alterazioni materiali da parte di persone diverse da quella che lo ha posto in essere.
4.6. Documento informaXco
Per documento informaOco si intende “il documento elePronico che conOene la rappresentazione informa- Oca di aa, faa o daO giuridicamente rilevanO”. Il documento informaOco, come precisato nel paragrafo 2.1.1. delle “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conservazione dei documenO informaOci” emanate da AgID, è formato mediante una delle seguenO modalità:
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“a) creazione tramite l’uOlizzo di strumenO sowware o servizi cloud qualificaO che assicurino la produzione di documenO nei formaO e nel rispePo delle regole di interoperabilità di cui all'allegato 2;
b) acquisizione di un documento informaOco per via telemaOca o su supporto informaOco, acquisizione del- la copia per immagine su supporto informaOco di un documento analogico, acquisizione della copia infor- maOca di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informaOco in formato digitale delle informazioni risultanO da transazioni o processi informaOci o dalla presentazione telemaOca di daO aPraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automaOca di un insieme di daO o registrazioni, provenienO da una o più banche daO, anche appartenenO a più soggea interoperanO, secondo una struPura logica pre- determinata e memorizzata in forma staOca”.
Il documento informaOco è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informaOco in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gesOone e conservazione.
A seconda che il documento informaOco sia formato secondo una delle modalità sopra riportate, l’immodi- ficabilità e l’integrità sono garanOte da una o più delle operazioni indicate nelle citate Linee Guida, al para- grafo 2.1.1. (pag. 13).
Al momento della formazione del documento informaOco immodificabile, devono essere generaO e associa- O permanentemente ad esso i relaOvi metadaO. L’insieme dei metadaO associaO dall’IsOtuzione scolasOca ai documenO informaOci e ai documenO amministraOvi informaOci corrispondono a quelli obbligatori previsO nell’Allegato 5 delle “Linee Guida sulla formazione, gesOone e conservazione dei documenO informaOci”.
Potranno essere individuaO ulteriori metadaO da associare a parOcolari Opologie di documenO informaOci, come i documenO soggea a registrazione parOcolare.
Un documento naOvo informaOco non può essere converOto in formato analogico prima della sua eventua- le acquisizione a sistema di protocollo o archiviazione informaOca. Nel caso di documenO soggea a soPo- scrizione, è possibile fare ricorso alla firma elePronica avanzata (FEA), messa a disposizione delle IsOtuzioni scolasOche dal Ministero. I DirigenO ScolasOci ed i DirePori dei Servizi Generali ed AmministraOvi delle IsO- tuzioni ScolasOche statali di ogni ordine e grado possono, inoltre, fare ricorso alla firma digitale, tramite l’apposita funzione presente sul SIDI. Le suddePe modalità di firma vengono delineate ed analizzate nel pa- ragrafo successivo.
4.7. Le firme eleBroniche
La firma elePronica cosOtuisce la modalità ordinaria di firma dei documenO informaOci. In parOcolare, la normaOva vigente in materia individua diverse Opologie di soPoscrizione elePronica:
• firma elePronica, ovvero l’insieme dei daO in forma elePronica, allegaO oppure connessi tramite associazione logica ad altri daO elePronici, uOlizzata come metodo di autenOficazione (art. 3, n. 10, Reg. UE n. 910/2014);
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• firma elePronica avanzata, ovvero l’insieme dei daO allegaO o connessi ad un documento informaO- co che consentono l’idenOficazione del firmatario e garanOscono la connessione univoca con que- st’ulOmo (art. 3, n. 11, Reg. UE n. 910/2014);
• firma elePronica qualificata, ovvero una firma elePronica avanzata che si basa su un cerOficato qua- lificato (art. 3, n. 12, Reg. UE n. 910/2014);
• firma digitale, ovvero una parOcolare firma elePronica qualificata che si basa su un cerOficato quali- ficato e su un sistema di chiavi criPografiche (art. 1, comma 1, leP. s), CAD).
In considerazione del Opo di tecnologia uOlizzata, la firma digitale rappresenta la Opologia di firma più sicu- ra. Essa è disciplinata dall’art. 24 del CAD il quale, ai commi 1, 2, 3 e 4, prevede che “1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggeEo ed al documento o all'insieme di documenG cui è appo- sta o associata. 2. L'apposizione di firma digitale integra e sosGtuisce l'apposizione di sigilli, punzoni, Gmbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normaGva vigente. 3. Per la generazio- ne della firma digitale deve adoperarsi un cerGficato qualificato che, al momento della soEoscrizione, non risulG scaduto di validità ovvero non risulG revocato o sospeso. 4. AEraverso il cerGficato qualificato si devo- no rilevare, secondo le Linee guida, la validità del cerGficato stesso, nonché gli elemenG idenGficaGvi del Gto- lare di firma digitale e del cerGficatore e gli eventuali limiG d'uso. Le linee guida definiscono altresì le moda- lità, anche temporali, di apposizione della firma”.
Si tenga conto, altresì, che secondo quanto stabilito dall’art. 24, comma 4-bis, del CAD, qualora ad un do- cumento informaOco sia apposta una firma digitale o un altro Opo di firma elePronica qualificata basata su un cerOficato elePronico revocato, scaduto o sospeso, il documento si ha come non soPoscriPo, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato. Ad ogni modo, l’eventuale revoca o sospensione, comunque mo- Ovata, ha effePo dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tuPe le parO interessate.
Si rappresenta, inoltre, che l’arOcolo 20, comma 1-bis, del CAD, come modificato dall’art. 20, comma 1, leP.
a) del D.Lgs. 13 dicembre 2017, n. 217, stabilisce che “Il documento informaGco soddisfa il requisito della forma scriEa e ha l'efficacia prevista dall'arGcolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digi- tale, altro Gpo di firma eleEronica qualificata o una firma eleEronica avanzata o, comunque, è formato, pre- via idenGficazione informaGca del suo autore, aEraverso un processo avente i requisiG fissaG dall’AgID ai sensi dell'arGcolo 71 con modalità tali da garanGre la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tuX gli altri casi, l’idoneità del do- cumento informaGco a soddisfare il requisito della forma scriEa e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caraEerisGche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informaGco sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”.
Ai sensi dell’art. 20, commi 1-ter e 1-quater, del CAD, introdoa dall’art. 20, comma 1, leP. b), del D.lgs. 13 dicembre 2017, n. 217: “(1-ter) L’uGlizzo del disposiGvo di firma eleEronica qualificata o digitale si presume riconducibile al Gtolare di firma eleEronica, salvo che quesG dia prova contraria. (1-quater) Restano ferme le disposizioni concernenG il deposito degli aX e dei documenG in via telemaGca secondo la normaGva, anche regolamentare, in materia di processo telemaGco”.
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Dalle disposizioni sopra riportate, risulta possibile individuare quale sia l’efficacia probatoria del documento informaOco, sulla base del Opo di firma apposta sullo stesso. Nel dePaglio:
• i documenO soPoscria con firma elePronica “semplice” soddisfano il requisito della forma scriPa e il loro valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle caraPerisOche di sicu- rezza, integrità e immodificabilità della firma stessa;
• i documenO soPoscria con firma elePronica avanzata, firma elePronica qualificata e firma digitale soddisfano il requisito della forma scriPa e hanno l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c.37, ovvero fanno piena prova fino a querela di falso;
• i documenO soPoscria con firma digitale con cerOficato revocato, scaduto o sospeso fanno piena prova fino a disconoscimento, ai sensi di quanto disposto dall’art. 2712 c.c.38.
Si rileva, inoltre, che l’art. 25 del CAD, rubricato “Firma autenOcata”, prevede che la firma elePronica o qual- siasi altro Opo di firma elePronica avanzata, autenOcata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autoriz- zato, si ha per riconosciuta ai sensi dell’art. 2703 c.c..
Il CAD stabilisce, altresì, che gli aa elencaO ai numeri da 1 a 12 dell’art. 1350 c.c. debbano essere soPoscria con firma elePronica qualificata o digitale, a pena di nullità. Gli aa di cui al n. 13, del citato art. 1350 c.c., invece, oltre ai Opi di firma sopra menzionaO, possono essere soPoscria anche con firma elePronica avan- zata o devono essere formaO con le ulteriori modalità di cui all'arOcolo 20, comma 1-bis, primo periodo.
La registrazione di protocollo di un documento informaOco soPoscriPo con firma digitale è eseguita dopo che l’operatore di protocollo ha verificato la validità della firma digitale con apposita funzione sul sistema di protocollo.
FaPo salvo quanto sopra rappresentato, i documenO informaOci possono essere anche senza firma e in tal caso si seguirà la disciplina contenuta al par. “4.1. – Documento ricevuto”.
Da ulOmo, si rappresenta che, in tua gli aa cartacei che provengono e che sono generaO da sistemi auto- maOzzaO, la firma sul documento cartaceo del funzionario responsabile può essere sosOtuita dalla dicitura dalla “Firma autografa sosGtuita a mezzo stampa, ai sensi dell’art. 3, comma 2, Legge 39/1993”.
4.8. ContenuX minimi dei documenX
Occorre che i documenO amministraOvi, sia analogici che informaOci, avenO rilevanza esterna, contengano le seguenO informazioni:
• denominazione e logo dell’amministrazione miPente;
• indirizzo completo dell’amministrazione (via, numero, CAP, ciPà, provincia);
• indirizzo di posta elePronica cerOficata dell’IsOtuzione scolasOca;
• indicazione dell’IsOtuzione scolasOca e dell’UOR che ha prodoPo il documento;
• il numero di telefono dell’UOR e del RUP (facoltaOvo, a piè di pagina se previsto);
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• C.F., P.IVA, Codice iPA, Codice univoco per la F.E.
Inoltre, il documento deve recare almeno le seguenO informazioni:
• luogo e data (gg/mm/anno) di redazione del documento;
• numero di protocollo;
• oggePo del documento.
Esso non deve contenere il riferimento al numero di fax, coerentemente a quanto disposto dall’art. 14, comma 1-bis, del decreto-legge 21 giugno 2013, n. 69, così come modificato dalla legge 9 agosto 2013, n.
98, recante “Misure per favorire la diffusione del domicilio digitale”, il quale stabilisce che, ai fini della verifi- ca della provenienza delle comunicazioni, è in ogni caso esclusa la trasmissione di documenO a mezzo fax tra Pubbliche Amministrazioni. È facoltà del Responsabile della gesOone documentale aggiungere a quelle fin qui esposte altre regole per la determinazione dei contenuO e per la definizione della struPura dei do- cumenO informaOci. Si evidenzia, altresì, che in tema di accesso ai documenO amministraOvi, a ciascuna IsO- tuzione scolasOca spePa l'onere di specificare con precisione gli estremi di registrazione di un documento sui propri sistemi di protocollo.
L’indicazione di tali elemenO (tra cui l’oggePo) deve essere rispondente agli standard indicaO nel presente manuale. Ciò perché prerequisito essenziale del pieno godimento del diriPo all’accesso agli aa è la reperibi- lità di quest’ulOmi che è assicurata da una correPa e standardizzata definizione/trascrizione dell’oggePo.
4.9. Protocollabilità di un documento
Sono oggePo di registrazione obbligatoria, ai sensi dell’art. 53, comma 5, del D.P.R. n. 445 del 2000, i docu- menO ricevuO e spediO dall'amministrazione e tua i documenO informaOci.
Inoltre, l’art. 40-bis del CAD, come modificato dagli arP. 37, comma 1, e 66, comma 1, del D.lgs. 13 dicem- bre 2017, n. 217, prevede che formano oggePo di registrazione di protocollo ai sensi dell'arOcolo 5346 del D.P.R. n. 445 del 2000, “le comunicazioni che provengono da o sono inviate a domicili digitali eleX ai sensi di quanto previsto all'arGcolo 3-bis, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all'arGcolo 65 in conformità alle Linee guida”.
Sono invece esclusi dalla registrazione obbligatoria:
• le gazzePe ufficiali;
• i bolleani ufficiali e i noOziari della Pubblica Amministrazione;
• le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;
• i materiali staOsOci;
• gli aa preparatori interni;
• i giornali, le riviste;
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• i libri;
• i materiali pubblicitari;
• gli inviO a manifestazioni;
• tua i documenO già soggea a registrazione parOcolare dell'Amministrazione.
Nel caso in cui sia necessario aPribuire una data certa a un documento informaOco non soggePo a protocol- lazione prodoPo all’interno dell’IsOtuzione scolasOca, si applicano le regole per la “validazione temporale”
di cui al DPCM del 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme eleEroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli arGcoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, leEera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71”.
In parOcolare, la “validazione temporale” consente di stabilire il momento temporale in cui il documento informaOco è stato formato ed è definita come il risultato di una procedura informaOca in grado di offrire un riferimento temporale opponibile a terzi.
Lo strumento per oPenere questo risultato è la “marca temporale”, ovvero “il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l’esistenza di un’evidenza informaOca in un tempo certo”.
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5. IL PROTOCOLLO INFORMATICO
5.1. Protocollazione
Per protocollazione si intende l’aavità di registrazione di protocollo mediante la quale è eseguita l’apposi- zione o l’associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardan- O il documento stesso.
I documenO che devono essere registraO a protocollo sono indicaO nel paragrafo “4.8. - Protocollabilità di un documento amministraOvo”.
Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegaO allo stesso e, di conseguen- za, ogni documento con i relaOvi allegaO reca un solo numero di protocollo immodificabile. Quindi non è consenOto:
• protocollare un documento già protocollato;
• apporre manualmente la segnatura di protocollo, salvo i casi in cui l’apposizione tramite l’applicaO- vo possa deteriorare le informazioni fondamentali del documento (ad es. sovrapposizione del Om- bro in ingresso al Ombro in uscita, presenza di eOchePa adesiva plasOficata che verrebbe annerita dalla stampante);
• in caso di spedizione ed arrivi massivi, apporre una segnatura del Opo es.: 1741/1, 1741/2, 1741/3, ecc. oppure aPribuire ad essi lo stesso numero di protocollo;
• protocollare sul registro ufficiale aa di rilevanza interna senza uOlizzare l’apposita modalità di pro- tocollazione interna;
• selezionare un numero di protocollo alla data di ricezione del documento al fine di effePuare l’ope- razione di protocollazione in una data successiva;
• apporre la firma sul documento successivamente alla protocollazione;
• associare ad una precedente registrazione ulteriori allegaO prodoa o ricevuO successivamente.
La protocollazione per ogni documento è effePuata mediante la memorizzazione dei seguenO elemenO:
• numero di protocollo del documento generato automaOcamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
• data di registrazione di protocollo assegnata automaOcamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
• miPente per i documenO ricevuO o, in alternaOva, il desOnatario o i desOnatari per i documenO spediO, registraO in forma non modificabile;
• oggePo del documento, registrato in forma non modificabile;
• data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
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