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Corso di formazione per Revisori degli Enti Locali
LE VERIFICHE DI CASSA
E L’ATTIVITA’ DI VERIFICA PERIODICA DEL
REVISORE
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La cassa economale
Dott.ssa Maria Luisa D’ADDIO – Commercialista in Torino
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NORMATIVA DI RIFERIMENTO
• Costituzione Italiana agli artt. 81, 97, 114, 118 119
• D. lgs. 18 agosto 2000, n. 267e s.m.i. “Testo Unico delle Leggi sull’ordinamento
• degli Enti Locali” (artt. 93 commi 1, 2 e 3 – 152 - 153 comma 7 - 164 comma 1 -
• 181 commi 2 e 3 -191 comma 2, 223 comma 1 - 230 comma 4 – 233);
• D.lgs. 23 giugno 2011, n. 118 e s.m.i. “Disposizioni in materia di armonizzazione
• dei sistemi contabili (…) omissis”
• Regolamento di Contabilità e/o di Economato di ciascun Ente Locale.
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SERVIZIO ECONOMATO
Il Servizio di Economato gestisce la cassa delle spese degli Uffici comunali di non rilevante ammontare (art. 153 c. 7 del TUEL)
Il responsabile del servizio di Economato è l’Economo nella sua qualità di agente contabile di diritto.
L’Economo è personalmente responsabile dei valori ricevuti in custodia, delle
somme riscosse o ricevute in anticipazione, sino a che non ne abbia ottenuto
regolare discarico.
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ECONOMO COMUNALE COMPITI E FUNZIONI
Sono effettuate dall’Economo comunale le seguenti spese :
• minute spese di Ufficio (cancelleria, stampati, materiale di consumo, altro materiale, attrezzature e attrezzeria varia)
• manutenzione ordinaria automezzi comunali;
• spese di gestione
• piccole spese di manutenzione mobili e immobili comunali qualora, per la particolare urgenza non sia possibile l’attivazione della procedura
• spesa piccole macchine da ufficio, software e componenti hardware
• spese di prima urgenza in caso di calamità naturali o di eventi eccezionali.
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ECONOMO COMUNALE COMPITI E FUNZIONI
• Abbonamenti alla G.U., B.U.R.C., F.A.L., a quotidiani e riviste
• Acquisiti di libri e pubblicazioni;
• Imposte e tasse , in caso di particolare urgenza;
• Piccole spese di rappresentanza;
• Spese di ristoro in occasioni di riunioni di organi collegiali;
• Spese di ristoro sostenute per forme di ospitalità o atti di cortesia svolti per
consuetudine o per motivi di reciprocità tra organi rappresentativi e qualificati
di organismi istituzionali, sociali, politici, economici, sportivi, e
dell’associazionismo;
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ECONOMO COMUNALE FONDO ECONOMALE
Per provvedere al pagamento delle somme rientranti nella sua competenza viene emesso, in favore dell’economo all’inizio di ogni anno finanziario, un mandato di anticipazione (fondo economale), anche frazionato, reintegrabile fino ad un limite massimo annuo durante l’esercizio previa presentazione trimestrale del rendiconto delle spese effettuate
L’anticipazione è effettuata, con determinazione del Responsabile del Servizio Finanziario con l’indicazione dei capitoli nonché del limite d’impegno per ciascun capitolo.
Nessuna spesa economale può essere disposta oltre i limiti di assegnazione del fondo
nella sua integrità ed oltre i limiti di stanziamento per ciascun intervento di spesa.
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ECONOMO COMUNALE FONDO ECONOMALE
Giustificativi contabili ammessi a rimborso: scontrino fiscale, ricevuta fiscale, altra modalità semplificata di certificazione specificatamente prevista.
Eventuali ulteriori anticipazioni, aventi carattere eccezionale e temporaneo, potranno essere disposte con motivata deliberazione della Giunta Comunale
Il Regolamento di Economato può prevedere anche l’importo massimo rimborsabile dall'Economo comunale per ogni singola spesa.
Alla fine di ciascun esercizio finanziario l’economo restituirà integralmente le anticipazioni ricevute a copertura degli ordinativi d’incasso che saranno emessi in corrispondenza dei mandati di anticipazione.
L’Economo non deve fare delle somme ricevute in anticipazione un uso diverso da
quello per il quale vennero concesse.
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CASSA ECONOMALE
Costituiscono la cassa economale l’insieme delle somme a disposizione del Servizio di Economato
La cassa economale effettua le registrazioni attraverso apposito registro di cassa che oggi è per lo più gestito con modalità informatica, nel quale vengono annotate le operazioni afferenti la gestione delle minute spese, con distinta ed analitica evidenza dei movimenti effettuati. L'Economo comunale produce con cadenza almeno
trimestrale la rendicontazione delle somme impiegate e deve rimborsare completamente l’anticipazione ricevuta a fine dicembre.
La cassa economale tiene la registrazione delle somme introitate e versate al
Tesoriere in sede di chiusura periodica e/o di fine esercizio.
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REGOLAMENTO DI ECONOMATO
Il Regolamento di economato ha il compito di disciplinare le funzioni attribuite al Servizio di Economato.
Il Regolamento riflette tutte le scelte organizzative di ciascuna Amministrazione. Il regolamento di economato stabilisce le incombenze che l’Ente ha ritenuto di affidare alla propria attività di economato.
Il Regolamento di Economato dispone su:
Nomina dell'Economo e del suo Sostituto e relative competenze, Gestione e funzionamento della cassa economale
Riporta l'elencazione delle spese di modesta entità, ossia le tipologie di acquisto da ristorare per pronta cassa
Individua il fondo di anticipazione annuale da assegnare all'Economo comunale per far fronte alle spese
Può fissare eventuale importo quale entità del compenso da corrispondere all'Economo
comunale a titolo di indennità di rischio ovvero può anche indicare l’importo della cauzione
che l'Economo deve prestare in relazione alla entità del fondo gestito
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REGOLAMENTO DI ECONOMATO
Fissa il limite massimo di importo per le spese ammesse a rimborso/pagamento con la cassa economale
Anticipazioni per missioni/trasferte per Amministratori e Dipendenti Rendicontazione all'Ente dell'agente contabile
Riscossione delle entrate economali Gestione degli oggetti ritrovati
Gestione degli inventari se incombenza attribuita al Servizio di Economato e gestione dei magazzini dei beni in attesa di consegna
Ulteriori attribuzioni specifiche disciplinandone la gestione
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REGOLAMENTO DI ECONOMATO
FAC SIMILE
CAPO I - ORDINAMENTO GENERALE
Articolo 1 – OGGETTO E CONTENUTO DEL REGOLAMENTO
1. Il presente Regolamento, predisposto in osservanza alla norma di cui all’Articolo 153, comma 7 del D.Lgs. 267/2000 “T.U. delle leggi sull’Ordinamento degli EE.LL.”, ed in conformità ai principi contabili generali e applicati, disciplina il servizio Economato.
Articolo 2 – AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO ECONOMATO
1. Il servizio economato è affidato, con determinazione dirigenziale, ad un impiegato di categoria “C” o “D” in dotazione al Settore III Politiche Finanziarie e del Personale dell’Ente.
2. In caso di assenza o di impedimento dell’Economo, il Servizio è affidato, ad un altro dipendente di qualifica pari o inferiore, appartenente allo stesso settore.
3. L’Economo è agente contabile di diritto.
4. All’atto del passaggio delle funzioni, l’economo che cessa dal servizio dovrà procedere alla consegna degli atti e dei valori al subentrante, alla presenza del Responsabile del Servizio Finanziario e del Segretario Comunale. L’economo che subentra non deve assumere le sue funzioni senza preventiva verifica e presa in consegna del contante e di ogni altra consistenza. Delle operazioni di consegna deve redigersi regolare verbale in triplice copia firmata da tutti gli intervenuti.
Articolo 3 – COMPETENZE DEL SERVIZIO ECONOMATO 1. Sono attribuzioni del Servizio economato:
a) le procedure di acquisizione dei beni e servizi di carattere generale di cui al successivo articolo 5;
b) l’acquisizione su richiesta degli uffici e i servizi comunali dei beni e servizi di cui alsuccessivo articolo 9, che per la loro natura di spesa minima, urgente e non programmabile non consentono l’espletamento delle ordinarie procedure di spesa;
c) la tenuta degli inventari;
d) la custodia delle scorte operative di cancelleria.
2. L’economo è fornito di una cassaforte di cui deve tenere personalmente la chiave. I valori in rimanenza e tutti i documenti in possesso devono essere conservati e riposti in cassaforte.
Articolo 4 – RESPONSABILITA’ DELL’ECONOMO
1. L’economo è responsabile delle funzioni attribuite al servizio economato, del buon andamento, della regolarità e dell’efficienza della struttura operativa alla quale è preposto. Assicura la rigorosa osservanza delle norme del presente regolamento e di quelle stabilite dalle leggi vigenti in materia.
2. L’economo, nella sua qualità di Agente Contabile, ai sensi dell’Articolo 93 comma 2 del D. Lgs.267/2000, è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione. Egli è tenuto all’osservanza degli obblighi previsti dalle leggi civili per i depositari ed è responsabile della regolarità dei pagamenti da eseguire in applicazione del presente Regolamento.
3. L’economo non può fare, delle somme ricevute in anticipazione, un uso diverso da quello per il quale sono concesse.
CAPO II - ACQUISTO DI BENI E SERVIZI CON PROCEDURA ORDINARIA Articolo 5 – ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI DI CARATTERE GENERALE
1. Il Servizio Economato provvede all’acquisizione dei seguenti beni e servizi secondo i sistemi di acquisizione previsti dalla legge:
a) Servizi di brokeraggio assicurativo;
b) Servizi assicurativi;
c) Servizi di pulizia;
d) Materiale di cancelleria;
e) Materiali consumabili per stampanti;
f) Servizi di telefonia fissa e mobile;
g) Noleggio e assistenza fotocopiatori;
h) Materiali igienico sanitari i) Carburanti
CAPO III - ACQUISTO DI BENI E SERVIZI CON CASSA ECONOMALE Articolo 6 – ANTICIPAZIONE DELL’ECONOMO
1. Per provvedere al pagamento in contanti delle spese d’ufficio di non rilevante ammontare previste all’articolo 3, comma 1 lettera b) ed elencate al successivo articolo 10, all’inizio di ciascun esercizio, con determinazione del Responsabile del Servizio Finanziario, l’Ufficio Ragioneria provvede all’emissione di uno o più mandati di pagamento con imputazione sul relativo capitolo di bilancio “ANTICIPAZIONI FONDI ECONOMO” pari ad € 2.582,28 a favore del Conto Corrente Economale tenuto presso il Tesoriere Comunale di cui al successivo articolo 8.
2 L’Economo Comunale, successivamente all’emissione dei mandati di pagamento di cui al comma precedente, si reca presso il Tesoriere per il prelievo dei contanti se necessari e il trasferimento presso la cassaforte in dotazione.
1. L’importo complessivo annuo delle anticipazioni non potrà essere superiore a € 8.000,00 2. L’Economo può dotarsi di una carta prepagata per effettuare pagamenti telematici Articolo7 – CONTO CORRENTE CASSA ECONOMALE
1. Per la gestione delle somme derivanti dalle anticipazioni dei fondi economali di cui al precedente articolo 6 è istituito, presso il tesoriere comunale, uno specifico conto corrente intestato a–
Cassa economale.
2. L’economo comunale è autorizzato ad effettuare i prelevamenti in contanti al fine esclusivo di trasferire i fondi presso la cassaforte in dotazione.
3. I documenti concernenti le operazioni effettuate sul conto corrente sono allegati alla contabilità dicassa.
Articolo8 – SERVIZIO CASSA ECONOMALE
1. Per le spese minime, urgenti e non programmabili che non siano compatibili con l’espletamento delle ordinarie procedure di spesa ed elencate al successivo articolo 10, l’economo procede mediante i fondi in contanti custoditi nella cassaforte in dotazione. Nessuna richiesta di fornitura o servizio può essere frazionata, allo scopo di far rientrare la spesa nel limite sopra indicato.
2. L’importo massimo delle spese di cui al comma precedente è pari a €. 250,00 iva inclusa.
3. Il procedimento di spesa è avviato mediante richiesta sottoscritta dai Dirigenti di settore o dagli altri dipendenti ai quali sia stato attribuito potere di spesa.
4. Sulla base della richiesta di cui al comma precedente l’economo procede alla predisposizione e alla sottoscrizione di apposita bolletta, numerandola progressivamente. Procede contestualmente all’impegno di spesa sui capitoli destinati alle spese economali.
5. Nel caso in cui le spese di cui al comma 1 siano effettuate mediante il semplice rilascio di scontrino fiscale è necessario allegare allo stesso apposita dichiarazione del venditore, rilasciata su modulo standard predisposto dall’Economato, e nella quale deve essere dichiarata la natura del bene acquistato e riportato il numero e la data dello scontrino fiscale.
6. Le spese aventi le caratteristiche di cui al comma 1 di competenza del Servizio Finanziario possono essere sostenute avviando la procedura secondo le modalità di cui al comma 4 o, in alternativa, mediante apposita Determinazione dirigenziale.
7. Le spese relative all’acquisto dei quotidiani e quelle relativa alla tassa di proprietà dei mezzi comunali sono effettuate solo previa adozione di apposita determinazione dirigenziale. In tal caso la spesa complessiva può essere effettuata in deroga ai limiti di cui al comma 2 del presente articolo.
8. La movimentazione delle somme previste dal presente servizio e tutti i pagamenti disposti dalle casse economali (sia per cassa che per bonifici), per le spese di cui all’Articolo 9, non soggiacciono alle norme previste dalla legge 136/2010 e ss.mm.ii., inerenti la tracciabilità dei flussi finanziari secondo quanto previsto dalle circolari dell’AVCP n. 8/2010, n. 10/2010, n. 4/2011 e alla normativaDURC, trattandosi di spese che, per le loro caratteristiche, si collocano al di fuori di un rapporto contrattuale e che per tale motivo sono disciplinate in via generale da un apposito regolamento interno ai sensi dell’Articolo 153 del TUEL.
9. All’economo è consentito l’utilizzo dei contanti, nel rispetto della normativa vigente, non è necessaria la richiesta dei codici CIG e CUP (AVCP n. 8/2010 e n.
4/2011) e non è necessaria la richiesta del DURC (FAQ dell’AVCP aggiornati al 4/12/2012); per le spese economali, che proprio per la loro natura rivestono carattere d’urgenza, indifferibilità, imprevedibilità e non suscettibili di esaustiva programmazione, non è obbligatorio il ricorso al MEPA o ad altri cataloghi elettronici.
Articolo 9 – SPESE CONSENTITE MEDIANTE UTILIZZO DELLA CASSA ECONOMALE
1. L’Economo provvede, nel rispetto delle disposizioni, procedure e limiti di cui al presente Regolamento, al pagamento delle seguenti tipologie di spesa minime, urgenti e non programmabili, mediante l’uso dei contanti detenuti a titolo di anticipazione:
a) piccole spese d’ufficio a carattere urgente, indifferibile e non programmabile;
b) spese per acquisti di quotidiani;
c) spese per l’acquisto di carte e valori bollati;
d) spese per spedizioni e trasporto merci;
e) spese per tassa di circolazione mezzi dell’ente;
f) spese per acquisto di libri.
Articolo 10 – REINTEGRO DELL’ANTICIPAZIONE DI CASSA
1. Al termine di ogni trimestre, o quando necessario nel termine più breve, per reintegrare l’anticipazione l’Economo presenta al Responsabile del Servizio Finanziario apposito rendiconto corredato dei documenti giustificativi delle spese effettuate ai sensi dei precedenti articoli 8 e 9.
2. Il Responsabile del Servizio Finanziario, o un suo delegato, verifica la regolarità delle spese sostenute e provvede all’emissione uno o più mandati di pagamento a favore del Conto Economale imputando gli stessi agli impegni assunti ai sensi del comma 4 dell’articolo 8 del presente regolamento sugli impegni dei capitoli di spesa destinati alle spese economali. Contestualmente,e a compensazione dei predetti mandati, sono assunti altrettanti accertamenti e emesse reversali di incasso imputandole al conto “RIMBORSO FONDO DI CASSA ALL’ECONOMO”.
3. Entro il termine dell’ultimo trimestre dell’esercizio finanziario oltre allo svolgimento delle attività di cui ai precedenti commi 1 e 2 del presente articolo per le spese sostenute nell’ultimo periodo,l’economo preleva i contanti che residuano in cassaforte e si reca presso il Tesoriere per il versamento.
4. A copertura del versamento di cui al comma precedente il Responsabile del Servizio Finanziario, o un suo delegato, assume apposito accertamento e emette
reversale di incasso imputandole al conto “RIMBORSO FONDO DI CASSA ALL’ECONOMO”
Articolo 11 – CONTABILITÀ DELLA CASSA ECONOMALE
1. L’economo ha l’obbligo di tenere a mezzo del sistema informatico del comune, un giornale di cassa, aggiornato quotidianamente, nel quale sono registrate cronologicamente le operazioni di incasso e di pagamento, le anticipazioni corrisposte ed i versamenti in tesoreria.
2. L’Economo ha l’obbligo di gestire a mezzo del sistema informatico del comune le bollette economali, le quali devono contenere: il numero progressivo, la data dell’operazione, il soggetto al quale è stato fatto il pagamento della somma, l’oggetto o il servizio acquistato e l’importo pagato.
3. Il Responsabile del Servizio Finanziario può effettuare verifiche di cassa nell’ambito dei poteri di controllo previsti dal Regolamento di Contabilità. Procede altresì a verifica straordinaria di cassa a seguito di mutamento definitivo della persona dell’Economo.
4. La gestione della cassa economale è soggetta a verifiche del Revisore dei Conti, ai sensi dell’Articolo 223 del D. Lgs. vo 267/2000.
Articolo 12 – CONTO DELLA GESTIONE
1. Entro il termine di trenta giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario, l’Economo Comunale, quale Agente contabile di diritto, deve rendere il conto della propria gestione nel rispetto delle norme in materia.
Articolo 13 – RESPONSABILITÀ VARIE
1. Ciascun soggetto coinvolto nell’utilizzo dei fondi economali risponde alla correttezza della gestione, in relazione a quanto previsto dal presente Regolamento. In particolare L’ECONOMO è tenuto a verificare, ai fini dell’ottenimento del discarico che:
1) la spesa sostenuta rientri nelle tipologie di cui all’articolo 10 e rispetti i limiti massimi previsti all’articolo 8, comma 2;
2) sussista la necessaria autorizzazione;
3) sia rispettato l’obbligo di documentazione;
4) sussista la necessaria copertura finanziaria:
a) IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO che richiede la spesa è responsabile:
1. della legittimità della spesa e della sua attinenza con i fini istituzionali dell’Ente;
2. del fatto che la spesa per le sue caratteristiche debba essere gestita attraverso i fondi economali poiché trattasi di acquisti di non rilevante entità, necessarie per sopperire con urgenza ed immediatezza ad esigenze di funzionamento dell’Ente e pertanto, non compatibili con gli indugi della contrattazione.
b) IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO deve verificare:
1. la completezza della documentazione e la regolarità delle scritture;
2. la coerenza della gestione con quanto previsto dal regolamento;
3. la corretta imputazione contabile e la capienza dello stanziamento.
CAPO IV – ATTIVITÀ VARIE Articolo 14 – GESTIONE DELLA CANCELLERIA E DEGLI ALTRI MATERIALI
1. L’approvvigionamento dei materiali di cancelleria e dei materiali consumabili per stampanti avviene di norma, da parte dell’economo, su richiesta degli uffici.
Alla ricezione dei beni gli stessi sono immessi immediatamente in uso affidandoli ai richiedenti.
2. Una modesta quantità di scorte operative riferite esclusivamente ai materiali di cancelleria di uso più comune viene tenuta presso l’economo al fine di assicurare il regolare funzionamento degli
uffici.
3. L’economo è responsabile della gestione dei materiali tenuti come scorta operativa e della loro buona conservazione.
CAPO V – DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI Articolo 15 – PUBBLICITA’ DEL REGOLAMENTO
1. Il presente Regolamento è pubblicato all’Albo Pretorio del Comune per quindici giorni consecutivi e verrà pubblicato permanentemente sul sito web dell’Ente.
Articolo 16 – NORME FINALI
1. Con l’entrata in vigore del presente Regolamento, sono abrogate, per quanto attiene alla disciplina delle spese economali, tutte le norme contenute nella precedente disciplina regolamentare ed in altri atti inerenti, non compatibili con quanto contenuto nel presente Regolamento.
2. Per quanto non previsto nel presente Regolamento, si applicano le norme contenute nel TUEL, nello Statuto, nel Regolamento di Contabilità, ed in ogni altra disposizione regolamentare o di Legge.
Articolo 17 – ENTRATA IN VIGORE
1. Il presente Regolamento entra in vigore nei tempi e nei modi stabiliti dallo Statuto Comunale dell’Ente e comunque dal data di adozione dello stesso con apposita deliberazione consiliare di approvazione.
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VERIFICHE
Relativamente all’economo è necessario effettuare una verifica trimestrale I controlli dovrebbero riguardare:
a) la conformità al regolamento di contabilità delle tipologie di spesa e del loro ammontare;
b) la corretta rendicontazione periodica delle spese;
c) l’assunzione dei relativi impegni in contabilità;
d) il periodico reintegro del fondo economale;
e) la tenuta e l’aggiornamento del registro di cassa;
f) il rispetto dei limiti dell’anticipazione economale;
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Le spese economali costituiscono una deroga rispetto al principio generale di necessaria programmazione degli acquisti, essendo, in linea di massima, dirette a fronteggiare esigenze impreviste inerenti alle attrezzature e al materiale di consumo occorrente per il corretto funzionamento della struttura amministrativa: è quanto evidenziato dalla Corte dei conti, sez. reg. di controllo per la Calabria, nella sent.
n. 66/2021, sent 15/2/2022.
Questa particolare modalità di approvvigionamento e spesa, secondo la giurisprudenza, rinviene fondamento nei principi generali in materia di amministrazione e contabilità pubblica, la cui ratio va individuata nella esigenza di consentire alle amministrazioni pubbliche di far fronte, con immediatezza, a quelle spese necessarie per il funzionamento degli uffici, per le quali il ricorso all’ordinario
procedimento di spesa potrebbe costituire un impedimento o un ostacolo al buon andamento, in termini di efficienza, efficacia e speditezza, dell’azione amministrativa (ex pluribus, sez. giur. Veneto, sent. n. 134/2013).
Dal punto di vista contabile, mentre l’ordinario processo di spesa inizia con l’impegno e la prenotazione sul corrispondente capitolo di bilancio, la spesa economale inizia con un pagamento disposto direttamente dall’agente contabile (nei limiti delle disponibilità ad esso assegnate e della capienza della relativa unità elementare di bilancio-budget per gli enti con contabilità economica) che viene poi
“ratificato” dal responsabile del servizio finanziario con l’imputazione a bilancio e la riconduzione all’impegno originariamente assunto con lo stanziamento sul fondo economale (cfr. sez. Molise, sent. n. 31/2016 e sez. Piemonte sent. n. 45/2017)
SPESE ECONOMALI
CORTE DEI CONTI
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Si riepilogano alcuni principi giurisprudenziali elaborati dalla Corte dei conti con riferimento ai giudizi di conto resi da economi operanti presso PP.AA., di seguito sinteticamente riportati:
• l’economo, in quanto agente contabile assoggettato alla responsabilità connessa al maneggio di denaro pubblico (cfr. art. 194 R.D. n. 827/1924), è tenuto, prima di procedere al pagamento delle spese, a verificare, sotto la sua personale responsabilità, l’ammissibilità delle stesse riscontrando la loro conformità alle previsioni di legge e regolamentari;
• la gestione economale costituisce una gestione di mera cassa in regime di anticipazione, per cui l’economo, quale agente contabile, è personalmente responsabile delle somme ricevute a tale titolo e deve dimostrare, mediante il conto giudiziale, la regolarità dei pagamenti eseguiti in stretta correlazione con le finalità per le quali sono state disposte le anticipazioni stesse;
• in disparte ogni valutazione in ordine all’utilità diretta delle spese effettuate per l’ente, va affermata l’irregolarità di spese economali allorquando esse non siano previste nel regolamento di contabilità e/o economale e non siano riconducibili a finalità istituzionali dell’ente;
• il controllo e la verifica della regolarità delle spese costituisce un obbligo del responsabile del servizio finanziario ed è propedeutico al discarico delle somme pagate;
• vi può essere responsabilità concorrente dell’economo che ha effettuato spese non previste o superiori al limite massimo stabilito nel regolamento e del responsabile del servizio finanziario (ma a titolo di responsabilità amministrativa, ove azionata secondo legge) che non le abbia segnalate a seguito dell’esame in sede di rendicontazione e di parificazione;
• il fondo economale non può essere utilizzato per aggirare le disposizioni di contabilità in tema di assunzione di impegno di spesa, neppure ricorrendo all’artificiosa parcellizzazione delle spese;
• il fondo economale deve essere determinato annualmente in sede di approvazione del documento generale di bilancio dell’ente, quale espressione dell’indirizzo
politico- amministrativodell’ente.
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GIUSTIFICATIVI DI SPESA
Lo scontrino fiscale costituisce documento idoneo a giustificare le spese economali in luogo della vera e propria fattura.
Indicazione che arriva dalla sentenza n. 39/2021 della Sezione giurisdizionale del Molise della Corte dei conti, nell'ambito di un giudizio di conto per la verifica della gestione dell'economato, a seguito della presentazione del conto giudiziale.
Nel caso esaminato dalla pronuncia, ha contribuito positivamente anche una coerente previsione regolamentare, secondo la quale «il pagamento deve essere documentato, di norma, con fattura quietanzata, oppure mediante altro documento fiscalmente idoneo».
Ai fini dell'idoneità, però, è indispensabile che la documentazione permetta di ricostruire compiutamente l'acquisto, quanto al bene acquistato, al soggetto acquirente e al prezzo pagato, allo scopo di rappresentare gli elementi dell'operazione effettuata.
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SPESE RAPPRESENTANZA
LOMBARDIA/ 6 /2021/VSG
SEZIONE REGIONALE DI CONTROLLO PER LA LOMBARDIA composta dai magistrati:
dott.ssa Maria Riolo dott. Marcello Degni dott. Giampiero Gallo dott.ssa Rossana De Corato dott. Luigi Burti
dott.ssa Alessandra Cucuzza dott. Giuseppe Vella dott.ssa Rita Gasparo dott. Francesco Liguori dott.ssa Valeria Fusano
Presidente Consigliere Consigliere Consigliere Consigliere Referendario Referendario
Referendario (relatore) Referendario
Referendario
nellacameradi consiglio da remoto del 28 gennaio 2021, ex art. 85, comma 3, lett. e), del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito dalla legge 24 aprile 2020 n. 27, emergenza epidemiologica COVID-19, come modificato dall’art. 26 ter del decreto- legge 14 agosto 2020 n. 104, inserito in sede di conversione con la legge 13 ottobre 2020, n. 126, ha pronunciato la seguente
DELIBERAZIONE
Nei confronti del comune di Busto Arsizio Prospetto spese rappresentanza esercizio 2019 VISTO l’art. 100, comma 2, della Costituzione;
VISTO il Testo unico delle leggi sulla Corte dei conti, approvato con regio decreto 12 luglio 1934, n. 1214 e successive modificazioni ed integrazioni;
VISTA la legge 14 gennaio 1994, n. 20 e successive modificazioni ed integrazioni;
VISTA la deliberazione delle Sezioni riunite della Corte dei conti del 16 giugno 2000, n. 14/2000 che ha approvato il regolamento per l’organizzazione delle funzioni di controllo della Corte dei conti, nel testo modificato, da ultimo, con deliberazione del Consiglio di Presidenza del 19 giugno 2008, n. 229/CP/2008 (G.U. n. 153 del 02.07.2008);
Visto il decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267;
Vista la legge 5 giugno 2003, n. 131;
Visto l’art. 6 comma 8 del D.L. 31 maggio 2010, n.78, convertito nella legge 30 luglio 2010, n.78
Visto l’art. 16, comma 12, del D.L. 31 agosto 2011 n.138, convertito nella legge 14 settembre 2011 n. 148;
Visto il D.M. 23 gennaio 2012;
VISTO l’articolo 26-ter del decreto-legge 14 agosto 2020, n. 104, convertito, con modificazioni, dalla legge 13 ottobre 2020, n. 126, di proroga fino al termine dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 delle disposizioni in materia di giustizia contabile già previste dall’articolo 85 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27;
VISTO l’articolo 1 del decreto-legge 7 ottobre 2020, n. 125, convertito, con modificazioni, dalla legge 27 novembre 2020, n. 159, di proroga al 31 gennaio 2021 della dichiarazione dello stato di emergenza da COVID-19;
VISTA la deliberazione del Consiglio dei ministri 13 gennaio 2021, pubblicata in Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n. 15 del 20 gennaio 2021, di proroga fino al 30 aprile 2021 dello stato di emergenza in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili;
VISTA la richiesta di fissazione di camera di consiglio del magistrato istruttore e la comunicazione presidenziale di convocazione della Sezione nella camera di consiglio da remoto del 28 gennaio 2021;
DATO ATTO che il collegamento è avvenuto a mezzo della piattaforma “Microsoft Teams”;
UDITO il relatore, dott.ssa Rita Gasparo;
FATTO
Il Comune di Busto Arsizio, con nota prot. Cdc n. 12368 del 10 luglio 2020, ha trasmesso alla Sezione regionale di controllo per la Lombardia, ai sensi dell’art. 16, comma 12, del D.L. 31 agosto 2011, n.138, convertito nella legge 14 settembre 2011, n. 148, il prospetto delle spese di rappresentanza sostenute nell’esercizio finanziario 2019 per l’importo complessivo di € 3.117,71.
Con nota istruttoria del 17 dicembre 2020 (prot. Cdc n. 20776), il magistrato istruttore, ha chiesto, tra l’altro, se l’Ente avesse adottato apposito atto a valenza regolamentare, volto a disciplinare le spese di rappresentanza.
In data 30 dicembre 2020, è pervenuta la risposta istruttoria dell’Ente (prot. Cdc n.
21314), a firma del Sindaco e del Dirigente del Settore Risorse Finanziarie –Tributi Controllo di gestione e Partecipazioni, nella quale si comunicava che “il Capo II del Regolamento di Economato approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 91 del 18/12/2006, modificato ed integrato con deliberazione C.C. n. 24 del 29/3/2011, il cui stralcio si allega in copia, è dedicato all’attività di rappresentanza dell’Ente. In particolare, in tale sezione sono disciplinati i criteri generali dell’attività di rappresentanza, la specificazione delle spese di rappresentanza, le cause di esclusione e le modalità di autorizzazione ed organizzazione di tali spese”.
Il magistrato istruttore, alla luce dei circostanziati chiarimenti forniti dall’Amministrazione comunale, non ha ravvisato criticità sulle spese dichiarate nel relativo prospetto, ma ha rilevato nello stesso estratto regolamentare, allegato alla nota di risposta, alcune previsioni in contrasto con le coordinate interpretative rese in materia dalla giurisprudenza contabile.
In data 26 gennaio 2021, il magistrato istruttore ha chiesto pertanto al Presidente di deferire la questione all’esame collegiale in Camera di consiglio fissata per il giorno 28 gennaio 2021.
DIRITTO
I) Il controllo della Sezione regionale della Corte dei conti sulle spese di rappresentanza sostenute dagli Enti locali, trova il proprio fondamento nell’art. 16,
comma 12, del D.L. 31 agosto 2011, n.138, convertito nella legge 14 settembre 2011, n.148, a tenore del quale “le spese di rappresentanza sostenute dagli organi di governo degli enti locali sono elencate, per ciascun anno, in apposito prospetto allegato al rendiconto di cui all'articolo 227 del citato testo unico di cui al decreto legislativo n. 267 del 2000. Tale prospetto è trasmesso alla sezione regionale di controllo della Corte dei conti ed è pubblicato, entro dieci giorni dall'approvazione del rendiconto, nel sito internet dell'ente locale”.
In attuazione della previsione riportata, con decreto del Ministero dell’Interno, adottato di concerto con il Ministro dell’Economia e delle Finanze, in data 23 gennaio 2102 è stato definito lo schema tipo del prospetto.
Quest’ultimo contiene la descrizione dell’oggetto della spesa, l’occasione nella quale è stata sostenuta nonché il relativo importo.
Ai sensi dell’art. 2 del DM citato, inoltre, il prospetto medesimo deve essere allegato al rendiconto della gestione di cui all'art. 227 T.U.E.L. e trasmesso alla competente Sezione regionale di controllo della Corte dei conti entro dieci giorni dalla sua approvazione. Entro tale termine, lo stesso è pubblicato nel sito internet dell'ente locale, in tal modo consentendo alla comunità amministrata di poter esercitare un controllo diffuso sulla corretta gestione delle risorse, anche in rapporto alla possibilità di utilizzi alternativi. La sua compilazione è a cura del Segretario dell'Ente e del Responsabile di servizi finanziari, che lo sottoscrivono unitamente all'Organo di revisione economico finanziaria.
Le suesposte previsioni legislative e le relative prescrizioni attuative si sono innestate nel regime vincolistico già tratteggiato dal legislatore con l’ art. 6, comma 8, D.L. n.
78/2010 convertito dalla L. n. 122/2010, che ha dettato precisi limiti di contenimento delle spese di rappresentanza, da considerarsi recessive, in quanto non necessarie, rispetto ad altre voci di spesa pubblica; regime, tuttavia, dapprima modificato con l’art.
21 bis del d.l. n. 50/2017 e da ultimo cessato, a decorrere dal 2020, in forza del disposto di cui all’art. 57, comma 2, del d.l. n. 124 del 2019.
Le coordinate normative suesposte sono state meglio precisate dalla giurisprudenza contabile, il cui contributo ermeneutico è noto sul piano definitorio e di individuazione dei tratti distintivi delle spese in esame.
Nello specifico è stato osservato che la nozione di spesa di rappresentanza si configura quale voce di costo essenzialmente finalizzata ad accrescere il prestigio e la reputazione della singola pubblica amministrazione verso l’esterno. Le relative spese devono assolvere il preciso scopo di consentire all’ente locale di intrattenere rapporti istituzionali e di manifestarsi all’esterno in modo confacente ai propri fini pubblici.
Tale qualificazione finalistica comporta l’esclusione delle spese per l’esercizio di funzioni istituzionali, rientranti nell’attività tipica e nelle competenze dell’ente, quale modalità di estrinsecazione dell’attività amministrativa in un determinato settore in conformità agli obiettivi programmati.
Le spese di rappresentanza devono dunque rivestire il carattere dell’inerenza, ossia essere strettamente connesse con il fine di mantenere o accrescere il ruolo, il decoro e il prestigio dell’ente medesimo, nonché possedere il crisma dell’ufficialità, nel senso che esse finanziano manifestazioni della pubblica amministrazione idonee ad attrarre l’attenzione di ambienti qualificati o dei cittadini amministrati al fine di ricavare i vantaggi correlati alla conoscenza dell’attività amministrativa. L’attività di rappresentanza ricorre in ogni manifestazione ufficiale attraverso gli organi muniti, per legge o per statuto, del potere di spendita del nome della pubblica amministrazione di riferimento.
La violazione dei criteri finalistici testé indicati conduce all’illegittimità della spesa sostenuta dall’ente per finalità che fuoriescono dalla rappresentanza.
Sotto il profilo gestionale, l’economicità e l’efficienza dell’azione della pubblica amministrazione impongono il carattere della sobrietà e della congruità della spesa di rappresentanza sia rispetto al singolo evento finanziato, sia rispetto alle dimensioni e ai vincoli di bilancio dell’ente locale che le sostiene.
La violazione dei criteri che presiedono alla sana gestione finanziaria comporta il venir meno dei requisiti di razionalità ed economicità cui l’attività amministrativa deve sempre tendere ai sensi dell’art. 97 Cost. (ex multis Sez. Contr. Regione Lombardia, delibere n. 243 e 244 del 2018; in termini, Sez. Giur. Sicilia, sent. n. 617 e 754 del 2018).
In particolare, con la deliberazione n.151/2012/INPR del 26 aprile 2012, questa Sezione ha definito le linee guida per l’esame dei prospetti sulle spese di
rappresentanza, indicando i seguenti criteri uniformi di verifica, sia di carattere sostanziale sia di carattere procedimentale:
1)ciascun ente locale deve inserire, nell'ambito della programmazione di bilancio, apposito capitolo in cui vengono individuate le risorse destinate all'attività di rappresentanza, anche nel rispetto dei vincoli di finanza pubblica fissati dal legislatore;
capitolo di bilancio che deve essere reso autonomo rispetto ad altri al fine di evitare commistioni contabili.
2)Esulano dall’attività di rappresentanza quelle spese che non siano strettamente finalizzate a mantenere o accrescere il prestigio dell'ente verso l’esterno nel rispetto della diretta inerenza ai propri fini istituzionali.
3)Non rivestono finalità rappresentative verso l'esterno le spese destinate a beneficio dei dipendenti o amministratori appartenenti all'Ente che le dispongono.
4)Le spese di rappresentanza devono essere congrue sia ai valori economici di mercato sia rispetto alle finalità per le quali la spesa è erogata.
5)L’attività di rappresentanza non deve porsi in contrasto con i principi di imparzialità e di buon andamento, di cui all'art. 97 della Costituzione.
Dalla copiosa casistica giurisprudenziale in materia, volta ad analizzare le varie tipologie di spese per verificarne la riconducibilità nell’alveo delle spese di rappresentanza, si trare la conclusiva considerazione che non sono considerate tali:
- gli atti di mera liberalità;
-le spese di ospitalità effettuate in occasione di visite di soggetti in veste informale o non ufficiale;
-l’acquisto di generi di conforto in occasione di riunioni della Giunta o del Consiglio Comunale;
- omaggi, pranzi o rinfreschi offerti ad Amministratori o dipendenti;
-ospitalità e/o pasti a favore di fornitori dell’ente o di soggetti legati all’ente da rapporti di tipo professionale o commerciale (affidatari di incarichi, consulenze, collaborazioni, ecc.);
-spese connesse con l’attività politica volte a promuovere l’immagine degli amministratori e non l’attività o i servizi offerti alla cittadinanza.
II) Alla luce del suddetto quadro normativo e giurisprudenziale, nel caso di specie, le norme regolamentari di cui al Capo II del Regolamento di Economato, recanti previsioni generali ed astratte sulle spese di rappresentanza, risultano, in parte, in distonia con i parametri normativi e per l’effetto inidonee a rendere legittima ex se una eventuale spesa dell’Ente che a tali norme dovesse conformarsi.
Stante l’utilità di una preventiva normativizzazione degli aspetti di rilievo delle spese in parola, sottraendo la materia a contingenti scelte degli organi di governo, il Collegio focalizza l’attenzione sulle previsioni regolamentari illegittime al fine di scongiurare pro futuro la concretizzazione del rischio di spese a queste conformi, tuttavia parimenti illegittime.
Si rilevano, in particolare, elementi di illegittimità in diverse previsioni dell’estratto regolamentare: nell’art. 12 – Criteri Generali e nell’art. 13 - Specificazione delle Spese di Rappresentanza.
Relativamente all’art. 12 è in spregio alla legge il comma 2, laddove prevede che l’attività di rappresentanza “si concretizza in formule di cortesia quali colazioni, pranzi, cene etc., finalizzati alla prosecuzione dei lavori oltre il normale orario in occasione di riunioni”.
Il criterio di base per determinare se la spesa per un pranzo (o, in alcuni casi, per il servizio bar) possa essere correttamente ricondotta ad una spesa di rappresentanza è quello di individuare i destinatari, allo scopo di rilevare se siano soggetti esterni particolarmente qualificati, in quanto istituzionalmente rappresentativi dell’ente al quale appartengono.
Pertanto non possono essere considerate spese di rappresentanza i pranzi tra autorità che s’incontrano per adempiere alla loro attività istituzionale, a meno che non si tratti di spesa connessa o inerente ad un incontro istituzionale, debitamente documentato, avente risonanza e importanza pubblica, tale per cui la spesa stessa è idonea ad accrescere il prestigio dell’ente e non si traduce in un mero ed esclusivo beneficio per gli intervenuti (cfr. deliberazione della Sezione regionale della Lombardia SRCLOM/98/2014/IADC).
Con riferimento all’art. 13, il comma 1, lett. b) elenca le seguenti voci che non rispondono ai requisiti richiesti di spese considerate di rappresentanza. In particolare:
“Spese sostenute dall’Amministrazione per onoranze funebri in caso di morte di (…) Amministratori e personale dipendente secondo le seguenti disposizioni:
- per Sindaco, Assessori in carica e non più in carica, Consiglieri Comunali in carica e Dipendenti comunali in servizio: telegramma di condoglianza, necrologio, corona;
-per Consiglieri comunali non più in carica, Dipendenti collocati a riposo, Parenti di primo grado di Amministratori in carica: telegramma di condoglianza e necrologio;
- per parenti di primo grado di Dipendenti in servizio: telegramma di condoglianza”.
Il Collegio rimanda all’orientamento consolidato da plurime pronunce della magistratura contabile, secondo la quale le spese menzionate sopra “non possano essere legittimamente considerate di rappresentanza, nei casi in cui siano effettuate in favore di dipendenti, ex dipendenti o ex amministratori dell’Ente locale, o delle loro famiglie in quanto questa ultima circostanza impedirebbe di considerarle come finalizzate a promuovere l’immagine dell’Ente” (così deliberazione della Sezione regionale di controllo per le Marche n. 40/2015/VSG). A ciò si aggiunga che, ove sostenute, le predette spese determinano altresì un danno all’erario, poiché i destinatari delle stesse non sono esterni all’ente (vd. deliberazione della Sezione regionale di controllo per l’Emilia- Romagna n. 59/2015/PAR).
Parimenti non è conforme alla legge la lett. c) dell’art. 1, citato, che recita “Medaglie e attestati offerti al proprio personale collocato a riposo. Le prime a coloro che abbiano prestato servizio nel Comune di Busto Arsizio per almeno 25 anni senza demerito”.
Al riguardo, la giurisprudenza contabile è granitica nel ritenere che non abbiano finalità rappresentative verso l'esterno le spese destinate a beneficio dei dipendenti dell'Ente e dei dipendenti collocati in quiescenza (in tal senso sono le deliberazioni della Sezione regionale di controllo per la Lombardia n. 178/2017/VSG e n.
306/2015/IADC).
Relativamente ai gemellaggi richiamati nel comma 2, in relazione ai quali “sono da considerarsi spese di rappresentanza ammissibili quelle per: a) alloggio, ricevimenti, addobbi, servizi di stampa con noleggio di materiale, diplomi, omaggi, pubblicità in genere”, valgono i principi già espressi da questa Sezione, a tenore dei quali le spese sostenute per
l’organizzazione e l’attività di gemellaggio con altre amministrazioni locali, benché ammissibili in astratto, per ritenersi pienamente legittime devono essere giustificate:
- dalla stretta correlazione con le finalità istituzionali;
- dalla sussistenza di elementi che richiedano una proiezione esterna delle attività dell’Ente per il migliore perseguimento dei propri fini istituzionali;
- dalla rigorosa motivazione circa lo specifico interesse istituzionale perseguito;
- dalla dimostrazione del rapporto tra l’attività dell’Ente e la spesa erogata;
- dalla qualificazione del soggetto destinatario della spesa ed dalla rispondenza a criteri di ragionevolezza e di congruità rispetto ai fini (cfr. deliberazione Lombardia n. 19/2016/VSG).
Le medesime spese sostenute
con le altre categorie di spesa, quali quelle per le relazioni pubbliche, per la valorizzazione delle attività culturali, per pubblicità, attività di informazione e comunicazione.
Per tali motivi la Sezione, rilevata la natura collaborativa del presente controllo e la valenza ricognitiva delle verifiche svolte, raccomanda all’Amministrazione comunale, previa valutazione in autotutela della legittimità del proprio regolamento che disciplina le spese di rappresentanza, una revisione dello stesso in conformità con i principi normativi.
P.Q.M.
La Sezione, ai sensi dell'art. 16, comma 26, del decreto legge n. 138 del 2011, convertito nella legge n. 148 del 2011;
RILEVA
la non conformità a legge del Regolamento per spese di rappresentanza con riferimento alle parti individuate in motivazione
INVITA
l’Amministrazione comunale a valutare in autotutela la legittimità del proprio regolamento che disciplina le spese di rappresentanza
DISPONE
che la presente deliberazione sia trasmessa al Consiglio, al Sindaco e all’Organo di revisione del Comune di Busto Arsizio (VA) e che ai, sensi dell’art. 31 del Decreto Legislativo n. 33 del 2013, la presente pronuncia venga pubblicata sul sito internet dell’Amministrazione comunale nelle modalità di legge.
Così deciso nella camera di consiglio del 28 gennaio 2021.
Il Magistrato Relatore (dott.ssa Rita Gasparo)
Il Presidente (dott.ssa Maria Riolo)
Depositata in Segreteria il 1 febbraio 2021 Il funzionario preposto (Susanna De Bernardis)
