ORIGINALE
DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE Numero 82 Del 28-10-15
Oggetto: ADOZIONE MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI.
L'anno duemilaquindici il giorno ventotto del mese di ottobre alle ore 09:00, presso questa Sede Municipale, convocata nei modi di legge, si è riunita la Giunta Comunale per deliberare sulle proposte contenute nell'ordine del giorno unito all'avviso di convocazione.
Dei Signori componenti della Giunta Municipale di questo Comune :
LUIGI CIRIACO DE MITA SINDACO P
VIGILANTE WALTER VICE-SINDACO P
DE SIMONE ROSA ASSESSORE P
NATALE VINCENZO ASSESSORE A
MADARO ANNAMARIA ASSESSORE P
ne risultano presenti n. 4 e assenti n. 1.
Assume la presidenza LUIGI CIRIACO DE MITA in qualità di SINDACO assistito dal SEGRETARIO COMUNALE Dr. FESTA GEMMA.
Il Presidente, accertato il numero legale, dichiara aperta la seduta ed invita la Giunta Municipale ad esaminare e ad assumere le proprie determinazioni sulla proposta di deliberazione indicata in oggetto.
Soggetta a ratifica N Immediatamente eseguibile S
LA GIUNTA COMUNALE
Visto il DPR 28/12/2000, n.445 recante “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” ed, in particolare, il terzo comma dell’art. 50 che prevede l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di “realizzare ed revisionare sistemi informatici ed automatizzati finalizzati alla gestione del Protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi” in conformità alle disposizioni contenute nello stesso Testo unico ed alle disposizioni di legge sulla riservatezza dei dati personali ed il 4° comma che prevede che “ ciascuna Amministrazione individua nell’ambito del proprio ordinamento gli uffici da considerare al fine della gestione unica e coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee assicurando criteri uniformi di classificazione ed archiviazione, nonchè di comunicazione interna tra le aree stesse;
Visto il D.M. 14/10/2000 che definisce la AOO come “ un insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruisce in modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali;
Visto altresì l’art. 61 del citato D.P.R. 445/2000 che prevede “ Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 52. Il servizio è posto alle dipendenze della stessa AOO.
Visti:
il D.Lgs n. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale);
il DPCM 03/12/2013 ad oggetto “Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005”;
il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005”;
Rilevato che, ai sensi delle norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono, tra l’altro,adottare il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000, che descrive il sistema di gestione e dì conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del Protocollo informatico;
Visto l’attuale organizzazione il numero e le professionalità presenti nell’Ente nonché le dotazioni informatiche di cui si dispone;
Vista la delibera di G.M. n.75/2015,esecutiva,con la quale si individuavano le aree organizzative omogenee per la gestione dei documenti e dei flussi documentali dell’Amministrazione, i responsabili i della gestione documentale, il responsabile per la tenuta del protocollo informatico ed il responsabile della conservazione dei dati informatici;
Acquisiti sulla proposta della presente deliberazione ai sensi dell’art. 49, comma 1 e dell’art.
147 bis del D.Lgs 18/8/2000 n. 267, il parere favorevole di regolarità tecnica da parte del responsabile del settore attestante la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa ;
Con voti unanimi espressi nei modi e forme di legge;
D E L I B E R A
Per quanto suesposto e che qui si ha per riportato;
1. di approvare il MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE ,allegato al presente atto per formarne parte integrante e sostanziale, composto di 9 parti e n.9 allegati.
2. Di dare atto che detto manuale è necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla gestione del flusso documentale e dell’archivio,pertanto, dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche ,nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano o comunque ogni qualvolta si rende necessario alla corretta gestione documentale.
3. Di provvedere alla pubblicazione del manuale sul sito del comune per renderlo accessibile nella sezione AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE.
4. Di trasmettere copia della presente deliberazione ai responsabili della gestione ed all’Autorità Informatica della Pubblica amministrazione.
5. Di dichiarare il presente atto immediatamente esecutivo.
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
IL SEGRETARIO IL PRESIDENTE
Dr. FESTA GEMMA LUIGI CIRIACO DE MITA
