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La conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

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Academic year: 2022

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(1)

Presidenza del Consiglio dei Ministri

La conservazione dei documenti informatici delle pubbliche

amministrazioni

Agenzia per l’Italia Digitale

Roma, 27 maggio 2015

(2)

Proteggere nel tempo gli archivi digitali prodotti dalle pubbliche

amministrazioni, impedendone il danneggiamento, la perdita o la

distruzione

Conservare è …

Conservare è …

Garantire autenticità, integrità,

leggibilità e reperibilità dei documenti Consentire

l’accesso

controllato a dati,

documenti e informazioni e la

diffusione degli stessi per fini

amministrati vi e di

ricerca;

tutelare e valorizzare la memoria storica

Predisporre idonee

misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi

COSA SIGNIFICA CONSERVARE?

COSA SIGNIFICA CONSERVARE?

(3)

DATI DOCUMENTI INFORMAZIO NI

QUALI SONO GLI OGGETTI INFORMATICI DA SOTTOPORRE ALLE ATTIVITA’ DI

CONSERVAZIONE?

QUALI SONO GLI OGGETTI INFORMATICI DA SOTTOPORRE ALLE ATTIVITA’ DI

CONSERVAZIONE?

Secondo il DPCM 13 novembre 2014 regole tecniche sulla formazione e gestione dei documenti informatici sono documenti informatici:

a) Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software

b) Documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico c) Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti

dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici

d) Insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (viste)

(4)

COSA SI INTENDE CON «CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO»?

COSA SI INTENDE CON «CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO»?

Formazione Formazione

Gestione Gestione

Conservazion Conservazion e

e

Il trattamento del documento nelle fasi di

formazione, gestione

pianificata dei flussi del

procedimento e conservazione affidabile nel tempo,

attraverso

l’adozione di modelli e

metodologie “a norma”

Il trattamento del documento nelle fasi di

formazione, gestione

pianificata dei flussi del

procedimento e conservazione affidabile nel tempo,

attraverso

l’adozione di modelli e

metodologie “a norma”

(5)

La conservazion e digitale è un obbligo?

Cosa

prevede la normativa?

La conservazion e digitale è un obbligo?

Cosa

prevede la normativa?

Art. 43 e 44 Art. 43 e 44 CAD

CAD

Conservazione obbligatoria dei

documenti e requisiti per la conservazione DPCM 3

dicembre 2013

DPCM 3 dicembre

2013

Regole tecniche sulla

conservazione dei documenti

informatici DPCM 13

novembre 2014

DPCM 13 novembre

2014

Regole tecniche sulla formazione e

gestione dei documenti informatici Regolamento

2014/910/UE (eIDAS)

Regolamento 2014/910/UE

(eIDAS)

Documento elettronico è

qualsiasi contenuto conservato in

forma elettronica

(6)

art. 44 CAD art. 44 CAD

 Individua gli obiettivi del sistema di conservazione

 Obbliga l’ente a nominare un proprio Responsabile della conservazione

DPCM 3 dicembre 2013

DPCM 3 dicembre 2013

 Descrive il sistema di

conservazione, definendo:

 le fasi del processo

 i soggetti coinvolti

 i modelli organizzativi

 i compiti del Responsabile

 Impone alle PA, anche in caso di affidamento

all’esterno, di designare come proprio

Responsabile della conservazione un

dirigente o un funzionario

DPCM 13 novembre 2014

DPCM 13 novembre 2014

 Indica le tipologie di oggetti da inviare in

conservazione (documenti, fascicoli, aggregazioni

documentali, registri, repertori informatici)

Quali sono le principali indicazioni dei

riferimenti normativi?

Quali sono le principali indicazioni dei

riferimenti

normativi?

(7)

Sistema di conservazioneSistema di conservazione Produttore

Produttore

Responsabile della

conservazione Responsabile

della

conservazione

Utente Utente

Chi sono i soggetti coinvolti e qual è il contesto di riferimento?

Chi sono i soggetti coinvolti e qual è il contesto di riferimento?

Produttore: persona fisica o giuridica che trasmette i documenti da conservare mediante pacchetti di versamento. Nelle PA solitamente si identifica con il Responsabile della gestione documentale

Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche

complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato

Utente: persona fisica o giuridica che richiede l’accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire dati, documenti e

informazioni

(8)

Quali sono i modelli organizzativi possibili per le pubbliche amministrazioni?

Quali sono i modelli organizzativi possibili per le pubbliche amministrazioni?

in outsourcing

La conservazione è affidata, in modo totale o parziale, esclusivamente a

conservatori accreditati

inseriti nell’elenco di AgID (attualmente 25 soggetti)

in outsourcing

La conservazione è affidata, in modo totale o parziale, esclusivamente a

conservatori accreditati

inseriti nell’elenco di AgID (attualmente 25 soggetti)

in house

La conservazione è svolta all’interno della struttura organizzativa

in house

La conservazione è svolta all’interno della struttura organizzativa

In house o in outsourcing, il sistema di conservazione deve rispettare le Regole tecniche del DPCM 3 dicembre

2013

(9)

Quali sono le figure professionali previste nei

modelli organizzativi dei sistemi di conservazione in house e in outsourcing?

Quali sono le figure professionali previste nei

modelli organizzativi dei sistemi di conservazione in house e in outsourcing?

Conservazione IN HOUSE

Conservazione IN HOUSE

Responsabile della

conservazione interno al produttore Responsabile

della

conservazione interno al produttore

Conservazione IN OUTSOURCING

Conservazione IN OUTSOURCING

Responsabile della

conservazione interno al produttore Responsabile

della

conservazione interno al produttore

Responsabile del

servizio di

Conservazione interno al conservatore Responsabile

del

servizio di

Conservazione interno al conservatore

(10)

Generare il Pacchetto di

Versamento (produttore)

Generare il Pacchetto di

Versamento (produttore)

Generare il Pacchetto di Archiviazione (conservatore)

Generare il Pacchetto di Archiviazione (conservatore)

Acquisire e verificare il contenuto del

Pacchetto di Versamento (conservatore)

Acquisire e verificare il contenuto del

Pacchetto di Versamento (conservatore)

Produrre duplicati e copie informatiche

(conservatore)

Produrre duplicati e copie informatiche

(conservatore) Generare il Pacchetto di

Distribuzione per l’esibizione

(conservatore su richiesta dell’utente) Generare il Pacchetto di

Distribuzione per l’esibizione

(conservatore su richiesta dell’utente)

Il conservatore

come si rapporta con il soggetto produttore

e l’utente finale?

Il conservatore

come si rapporta con il soggetto produttore

e l’utente finale?

Rifiuto del Pacchetto di Versamento Rifiuto del Pacchetto di Versamento

Effettuare lo scarto dei documenti

(conservatore su indicazione del

produttore)

Effettuare lo scarto dei documenti

(conservatore su indicazione del

produttore)

(11)

Concordare con il conservatore gli elementi contenuti nel manuale di

conservazione (tipologie documentali, tempi di versamento e conservazione, formati e metadati descrittivi)

Definire le modalità di colloquio con il conservatore e di generazione del Pacchetto di versamento

Produrre il Pacchetto di versamento contenente i documenti e i relativi metadati descrittivi

Inviare il Pacchetto di versamento al conservatore e verificare l’esito della procedura di trasferimento (accettazione o rifiuto)

QUALI SONO LE ATTIVITA’ DI COMPETENZA DEL PRODUTTORE?

QUALI SONO LE ATTIVITA’ DI COMPETENZA DEL PRODUTTORE?

(12)

Un sistema che rispetta le Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013

Un sistema che utilizzo da prima dell’entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013, che rispetta la Delibera CNIPA n. 11/2004 e che preveda un piano di adeguamento alle nuove regole tecniche da completare entro l’11 aprile 2017

N.B.

Non posso stipulare nuovi contratti di affidamento del servizio di conservazione che utilizzi sistemi che non rispettano le Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013

I sistemi di conservazione dei conservatori accreditati rispettano le Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013

QUALE SISTEMA DI CONSERVAZIONE POSSO UTILIZZARE?

QUALE SISTEMA DI CONSERVAZIONE POSSO UTILIZZARE?

(13)

CHI PUO’ ACCREDITARSI PRESSO L’AGENZIA?

CHI PUO’ ACCREDITARSI PRESSO L’AGENZIA?

CHI E’ OBBLIGATO A RICHIEDERE

L’ACCREDITAMENTO?

CHI E’ OBBLIGATO A RICHIEDERE

L’ACCREDITAMENTO?

IL SOGGETTO

PUBBLICO E PRIVATO CHE POSSIEDE I

REQUISITI

AMMINISTRATIVI, ORGANIZZATIVI,

TECNOLOGICI ADEGUATI A

GARANTIRE QUALITA’ E

SICUREZZA DELLA CONSERVAZIONE

IL SOGGETTO PUBBLICO E PRIVATO CHE VUOLE EROGARE

SERVIZI DI

CONSERVAZIONE RIVOLTI ALLE

PUBBLICHE

AMMINISTRAZIONI

(14)

Quali sono i requisiti richiesti da AgID per l’accreditamento?

Quali sono i requisiti richiesti da AgID per l’accreditamento?

Affidabilità organizzativa, tecnologica e finanziaria

Procedure conformi a standard e disposizioni legislative vigenti

Impiego di specifiche figure professionali:

 Responsabile del servizio di conservazione

 Responsabile della funzione archivistica di

conservazione

 Responsabile del

trattamento dei dati personali

 Responsabile della

sicurezza dei sistemi per la conservazione

 Responsabile dei sistemi informativi per la

conservazione

 Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del

sistema di conservazione

Per i soggetti privati:

o Forma giuridica di società di

capitali e

capitale sociale versato non

inferiore a 200.000 euro o Requisiti di

onorabilità dei rappresentati legali, dei

soggetti preposti all’amministrazio ne e degli organi di controllo

Adeguati strumenti di descrizione delle

caratteristiche del sistema:

o Manuale della conservazione

o Piano della sicurezza

SISTEMA DI CONSERVAZIO NE AFFIDABILE

(15)

conservatori@agid.gov.it

Si ringrazia per la collaborazione ANORC – Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale e in particolare la dott.ssa Elena Lisi

CONTATTI

CONTATTI

Riferimenti

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[r]

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