Comune di Cervignano del Friuli – Deliberazione n. 51 del 22/04/2015 1
C O M U N E D I C E R V I G N A N O D E L F R I U L I
PROVINCIA DI UDINE
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Verbale di deliberazione della GIUNTA COMUNALE Registro delibere di Giunta Comunale COPIA N. 51
OGGETTO: Conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Adozione del manuale, affidamento alla Regione FVG-INSIEL del processo di conservazione a norma, nomina Responsabile
L’anno 2015 il giorno 22 del mese di APRILE alle ore 18:00, nella casa Comunale si è riunita la Giunta Comunale con l’intervento dei signori:
Presente/Assente
SAVINO Gianluigi Sindaco Presente
BUDA DANCEVICH Marina Vice Sindaco Presente
COGATO Marco Componente della Giunta Presente
GRATTON Federico Componente della Giunta Presente
SNIDERO Ivan Componente della Giunta Presente
MATASSI Elisabetta Componente della Giunta Presente
CASOLA Antonio Componente della Giunta Assente
Assiste il Segretario sig. MUSTO - ANDREA in qualità di Segretario Generale.
Constatato il numero legale degli intervenuti assume la presidenza il sig. SAVINO Gianluigi nella
qualità di Sindaco ed espone gli oggetti inscritti all’ordine del giorno e su questi la giunta adotta la
seguente deliberazione:
OGGETTO: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI.
ADOZIONE DEL MANUALE, AFFIDAMENTO ALLA REGIONE FVG-INSIEL DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE A NORMA, NOMINA RESPONSABILE
LA GIUNTA COMUNALE
PREMESSO:
- che la conservazione a norma dei documenti informatici è stata disciplinata con deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, e s.m.i. recante “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”;
- che tale disciplina è stata successivamente integrata dagli artt. 43 e ss. del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 (Codice dell’Amministrazione Digitale), e successive modificazioni ed integrazioni.
RICHIAMATI:
- il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), ed in particolare l’art 44, comma 1-bis, che prevede che il sistema di conservazione dei documenti informatici sia gestito da un responsabile della conservazione;
- l’art. 5 della Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”,che disciplina la figura del “Responsabile della conservazione”.
RITENUTO opportuno procedere a disciplinare la conservazione a norma dei documenti informatici e in particolare adottare il “Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici” e relativi allegati.
PRESO ATTO:
- che la L.R. 14 luglio 2011, n. 9, recante la “Disciplina del sistema informativo integrato regionale del Friuli Venezia Giulia” (in breve S.I.I.R., affida alla Regione lo sviluppo, la diffusione e l’utilizzo integrato delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni e nella società regionale;
- che il S.I.I.R. è costituito dai sistemi informativi, telematici e tecnologici di soggetti diversi, tra cui tra cui gli Enti locali/Enti Regionali/Enti pubblici economici, e comprende il complesso delle basi di dati, dei servizi, delle procedure e dei servizi applicativi, nonché delle reti trasmissive dei suddetti soggetti;
- che nell’ambito del S.I.I.R. parte fondamentale viene rappresentata dal S.I.A.L., il Sistema Informativo delle Amministrazioni Locali;
- che, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 della L.R. 9/2011, i servizi previsti dal S.I.I.R., in quanto resi nell’interesse, in funzione e su incarico dell’apposito “Repertorio”;
- che, ai sensi dell’art. 5 della L.R. 9/2011, la Regione svolge le attività relative allo sviluppo e
alla gestione del S.I.I.R. tramite l’Insiel s.p.a. quale società, a totale capitale pubblico, operante per la
produzione di beni e fornitura di servizi strumentali alle attività istituzionali della Regione;
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- che tra i servizi elencati nel suddetto Repertorio vi è il “Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici” e che ciò è disciplinato da una specifica proposta di convenzione, da parte della regione.
VALUTATO:
- che ai sensi dell’art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA cit. e dell’art. 44, comma 1-ter, del D.LGS. n. 82/2005, l’ENTE intende affidare alla REGIONE il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici;
- che tale affidamento richiede la stipula di un apposito atto che disciplini i rapporti tra le PARTI e le modalità di svolgimento del Servizio di conservazione;
- che la REGIONE svolgerà il “Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici”
per il tramite della propria società in house INSIEL s.p.a. che ha adottato un proprio “Manuale del Responsabile del procedimento di conservazione”
- che è intenzione dell’ENTE, in qualità di Titolare del trattamento, individuare l’Insiel s.p.a.
quale “Responsabile esterno del trattamento dati personali” ai sensi e per gli effetti dell’art. 29 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy), contrattualizzando la nomina con il presente atto, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto del “Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici”.
VISTO che per potersi procedere all’affidamento della conservazione dei documenti informatici è necessario approvare, per quanto sopra riportato, i seguenti atti:
SCHEMA DI CONVENZIONE da sottoscrivere con la Regione (Allegato “A”);
MANUALE DI CONSERVAZIONE (Allegato “B);
ALLEGATO CLASSI DOCUMENTALI (Allegato “C”);
ALLEGATO ATTRIBUTI COMUNI a tutte le Classi (Allegato “D”);
Schema DATI XML corrispondente agli allegati classi documentali e attributi (Allegato
“E”).
RITENUTO, inoltre:
- di individuare, in questa prima fase di avvio del processo di conservazione, il Segretario Comunale quale Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell'ente ed il Vice Segretario quale suo sostituto;
- di incaricare il Responsabile della Conservazione dell'attivazione del sistema di conservazione dei documenti informatici, per tramite della Regione F.V.G., come previsto dal Protocollo d'Intesa per la prestazione di servizi forniti nell'ambito del sistema informativo intergrato regionale (S.I.I.R.);
- di prendere atto che ai sensi dell'art. 9 avente per oggetto "Criteri di ripartizione degli oneri":
che recita: "Ai sensi dell'art. 4, comma 2, della L.R. 9/2011, gli oneri derivanti dall'oggetto del presente Protocollo gravano sul bilancio regionale" nessun onere peserà sul bilancio comunale.
VISTO lo Statuto Comunale;
VISTO il Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli Enti Locali approvato con D.Lgs.
18.08.2000, n. 267
ACQUISITI i pareri di cui alla suddetta normativa, come risulta dall’allegato al presente atto;
CON VOTI UNANIMI E FAVOREVOLI resi per alzata di mano;
D E L I B E R A
1) DI AFFIDARE, per i motivi espressi nelle premesse facenti parte integrante e sostanziale del presente deliberato, alla Regione il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici, ai sensi dell’art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA cit. e dell’art. 44, comma 1-ter, del D.Lgs. n. 82/2005, nell’ambito del Protocollo d'Intesa 2014-2018 avente ad oggetto "LA PRESTAZIONE DI SERVIZI FORNITI NELL'AMBITO DEL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO REGIONALE (S.I.I.R.)".
2) DI INDIVIDUARE, in qualità di Titolare del trattamento, l’Insiel s.p.a. quale
“Responsabile esterno del trattamento dati personali” ai sensi e per gli effetti dell’art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy), contrattualizzando la nomina con il presente atto, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto della conservazione a norma dei documenti informatici.
3) DI DISCIPLINARE la conservazione degli atti informatici secondo quanto indicato nel MANUALE DI CONSERVAZIONE e relativi allegati, come sotto approvati.
4) DI APPROVARE gli atti necessari alla formalizzazione dell’affidamento alla Regione dell’incarico per la conservazione dei documenti, facenti parte integrante del presente atto:
SCHEMA DI CONVENZIONE da sottoscrivere con la Regione (Allegato “A”);
MANUALE DI CONSERVAZIONE (Allegato “B);
ALLEGATO CLASSI DOCUMENTALI (Allegato “C”);
ALLEGATO ATTRIBUTI COMUNI a tutte le Classi (Allegato “D”);
Schema DATI XML corrispondente agli allegati classi documentali e attributi (Allegato
“E”).
5) DI NOMINARE quale Responsabile della conservazione a norma dei propri documenti informatici il Segretario Comunale ed il Vice Segretario quale suo sostituto.
RAVVISATA L’URGENZA, CON SUCCESSIVA VOTAZIONE UNANIME E FAVOREVOLE resa per alzata di mano;
D E L I B E R A
Di dichiarare il presente provvedimento IMMEDIATAMENTE ESEGUIBILE ai sensi del comma 19 dell’articolo 1 della L.R. 11.12.2003 N. 21
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Servizio Segretario Comunale
PROPOSTA DI DELIBERAZIONE : Conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Adozione del manuale, affidamento alla Regione FVG-INSIEL del processo di conservazione a norma, nomina Responsabile
PARERE DI REGOLARITÁ TECNICA
Ai sensi dell'art. 49, comma 1° del D.Lgs.n. 267/2000 del T.U.EE.LL., si esprime parere favorevole alla regolarità tecnica della proposta di deliberazione.
Comune di Cervignano del Friuli, 20/04/2015
IL RESPONSABILE
Letto, confermato e sottoscritto,
IL PRESIDENTE IL SEGRETARIO GENERALE
f.to SAVINO Gianluigi f.to MUSTO - ANDREA
Copia conforme all’originale, in carta libera ad uso amministrativo.
Lì
Il Responsabile del Procedimento
ATTESTAZIONE DI INIZIO PUBBLICAZIONE
Si attesta che la presente deliberazione oggi 27/04/2015 viene affissa all’Albo pretorio, ove vi rimarrà a tutto il 12/05/2015 .
Lì 27/04/2015
Il Responsabile della Pubblicazione f.to Davide CIBIC
CERTIFICATO DI ESECUTIVITA`
La presente deliberazione è stata dichiarata immediatamente eseguibile ai sensi dell art. 1 , comma 19 della L.R. n. 21/2003 Lì 27/04/2015
Il Responsabile dell’esecutività
Davide CIBIC Comunicata ai Capi Gruppo consiliari in data 27 APRILE 2015
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, .campo libero utile a tracciare l'utente attivo nell'SGD , . .
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, .codice ente , .
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, .identificativo del documento valido per l'sgd. , . .
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, .versione del documento nel repository gestionale, se non presente corrisponde a 0. , . .
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, .identificativo del documento rettificato dal documento corrente , . .
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) 4 / 1 2 , .
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, .versione del documento rettificato dal documento corrente, se non presente corrisponde a
0. , .
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, .campo opzionale utilizzato per indicare la data massima di chiusura del lotto , . .
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, .A = analogico
D = digitale , .
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