1/5 DIREZIONE GENERALE DELLE INFRASTRUTTURE E DELLA LOGISTICA
Direzione C - Risorse L-2929 – LUXEMBOURG
UNITÀ CONTRATTI E APPALTI LUSSEMBURGO
BANDO DI GARA
ACQUISTO DI CARTA RICICLATA DI ALTA QUALITÀ PER FOTOCOPIATRICI
Procedura aperta
N° INLO.AO-2012-028-LUX-UAGBI-03
CAPITOLATO D’ONERI 4. SPECIFICHE TECNICHE
2/5 1. OGGETTO DELL’APPALTO
Il presente appalto ha per oggetto la fornitura e la distribuzione di carta bianca pluriuso, 80 g/m², di formato DIN A4, riciclata al 100%. La distribuzione potrà essere centralizzata (consegna fino a un punto centrale) oppure decentrata (la consegna fino agli utenti finali, i quali si trovano ai vari piani degli edifici delle Istituzioni ed organi).
La presente gara ha per oggetto anche:
- la messa a disposizione e l'aggiornamento di un sistema di gestione informatizzata (trasmissione di ordinativi, controllo della pertinente linea di bilancio, fatturazione elettronica, statistiche, ecc.) sulla base delle indicazioni fornite dalle Istituzioni e dagli organi;
- la formazione del personale delle Istituzioni e degli organi abilitato a utilizzare il sistema di ordinazione elettronica o ogni altro sistema (all'incirca 500 persone).
Il personale abilitato è in appresso denominato "servizi responsabili" (servizi che gestiscono in ogni Istituzione e organo le forniture di materiale per ufficio), "utenti"
(servizi richiedenti di tali Istituzioni e organi) o "tipografia" (in caso di riferimento esclusivo a quest'ultima);
- la compensazione annuale per conto delle Istituzioni e organi del CO2 generato dalla produzione della carte ordinata.
L'esecuzione del contratto prevede l'effettuazione degli ordini per via elettronica o l'invio di buoni d'ordine o di contratti specifici.
Per i quattro anni di durata del contratto quadro e per le Istituzioni e organi interessati, il volume totale dell'appalto è stimato pari a 320 000 cartoni di 5 risme da 500 fogli.
A titolo puramente informativo, i volumi ordinati dal Parlamento nel 2012, suddivisi per unità di ordinazione, sono pari a 44 884 cartoni, suddivisi come segue (in percentuale del volume totale):
2% ordini per cartone, ovvero 1 012 cartoni (109 ordini), 9% ordini per mezzo pallet, ovvero 3 937 cartoni (185 ordini), 44% ordini per pallet, ovvero 19 780 cartoni (467 ordini), 15% ordini per 20 pallet, ovvero 6 800 cartoni (8 ordini), 30% ordini per 40 pallet, ovvero 13 440 cartoni (8 ordini).
Le consegne degli ordini di 40 pallet riguardavano in particolare le tipografie a Bruxelles e a Strasburgo.
Le consegne degli ordini di 20 pallet riguardavano in particolare la tipografia a Lussemburgo.
3/5 A titolo puramente informativo, i volumi ordinati dal Centro di traduzione nel 2012, suddivisi per unità di ordinazione, sono pari a 11 pallet di 40 cartoni, suddivisi come segue (in percentuale del volume totale):
100 % ordini per 11 pallet, ovvero 440 cartoni (11 ordini).
Gli 11 ordini sono suddivisi nei due siti, 5 pallet per l'edificio T e 6 pallet per l'edificio Nouvel Hémicycle.
Dal 15 ottobre 2013 le consegne saranno effettuate in un unico luogo, l'edificio Drosbach localizzato a 12 E rue Guillaume Kroll L-1882 Luxembourg.
A titolo puramente informativo, i volumi ordinati dalla Commissione nel 2012, suddivisi per unità di ordinazione, sono pari a 9 000 cartoni, suddivisi come segue (in percentuale del volume totale):
100% degli ordini per 20 pallet.
A titolo puramente informativo, l'attuale consumo del Consiglio dell'Unione europea all'anno è pari a circa 280 tonnellate. Gli ordini sono consegnati in modo centralizzato al magazzino di Overijse.
Per l'esecuzione del presente appalto il Consiglio dell'Unione europea prevede di procedere a una consegna regolare di circa 20 pallet ogni due settimane a uno dei suoi punti centralizzati (dati a titolo indicativo senza impegno da parte del Consiglio).
2. PREZZI
Si esige un'offerta finanziaria distinta per la distribuzione centralizzata e per quella decentrata.
I prezzi unitari offerti, a due decimali, sono espressi in euro, al netto dell'IVA e di ogni altra imposta. I prezzi sono inoltre fissi e calcolati al netto di ogni spesa (compresi diritti, tasse, imposte per le quali non è prevista esenzione, costi di ritiro dei pallet, compresa la compensazione del carbonio) franco consegna al punto di consegna centrale o nel singolo ufficio ("desktop delivery") indicato al momento dell'ordine.
Le modalità di consegna sono precisate nell'allegato III del contratto.
I prezzi sono riesaminati a norma delle disposizioni dell'articolo I.4 del contratto quadro.
Qualora consideri che il prezzo proposto nell'offerta sia anormalmente basso, il Parlamento europeo si riserva il diritto di chiedere un campione del prodotto sottoposto e informazioni supplementari in merito alla composizione del prezzo.
3. GESTIONE DEI CONTRATTI
(cfr. le disposizioni contrattuali, segnatamente l'articolo I.6 integrato dall'allegato III del contratto)
4/5 a. Numero di punti di consegna al Parlamento europeo
Il numero complessivo degli uffici o punti di consegna ("desktop delivery") in prossimità delle fotocopiatrici è pari a 400 circa, suddivisi come segue:
Lussemburgo : 160 Bruxelles : 240
Il numero complessivo dei punti di consegna centralizzati è pari a 8 uffici/punti centrali di consegna, di cui 4 a Strasburgo, 2 a Bruxelles e 2 a Lussemburgo.
Salvo indicazione contraria, le consegne alle tipografie e ai magazzini a Bruxelles e a Strasburgo sono effettuate per ordini di 40 pallet. A Lussemburgo le consegne sono effettuate per 20 pallet.
Le consegue agli uffici/fotocopiatrici sono effettuate principalmente per pallet di 40 cartoni, salvo alcuni punti in cui le consegne sono effettuate per 20 cartoni.
Le Istituzioni forniranno al contraente il calendario dei giorni festivi e di chiusura degli uffici, nonché il calendario delle tornate parlamentari.
b. Numero di punti di consegna delle altre Istituzioni
Il numero dei punti di consegna delle altre Istituzioni è precisato nell'allegato III del progetto di contratto quadro.
c. Personale del contraente
Il contraente provvede a che siano rispettate le disposizioni del contratto quadro e del suo allegato III.
d. Formazione ed informazione
Il contraente curerà gratuitamente la formazione e informazione del personale incaricato della gestione del contratto e delle persone abilitate a effettuare ordini all'interno delle singole Istituzioni (cfr. allegato III del contratto).
4. ORDINAZIONE PER VIA ELETTRONICA
Il sistema di gestione messo a disposizione del fornitore funzionerà tramite una connessione internet fra un'applicazione gestita dal e presso il fornitore e tutti i PC dei servizi responsabili e degli utenti delle Istituzioni.
Per i propri ordini, ogni Istituzione ed organo potrà optare per il sistema di ordinazione elettronica o per l'invio di buoni d'ordine e di contratti specifici. La scelta sarà comunicata al contraente anteriormente al primo ordine.
I servizi responsabili delle Istituzioni ed organi designano le persone abilitate a utilizzare il sistema (circa 500 persone in tutto).
Il sistema dovrà permettere di identificare le operazioni effettuate da ogni persona abilitata ad effettuare ordini.
5/5 Gli utenti potranno effettuare ordini mediante un buono d'ordine online (ossia via internet) entro i limiti di un importo determinato.
Tale importo, determinato per ogni Istituzione e organo, potrà essere adeguato in ogni momento nel corso dell'anno.
Il sistema di ordinazione non dovrà in alcun caso permettere il superamento del predetto limite di importo da parte degli utenti.
Nel contempo nessun ordine potrà essere emesso fino a quando l'importo non sarà stato immesso nel sistema di ordinazione di ogni Istituzione e organo.
Il sistema deve permettere all'utente di effettuare l'ordine in maniera agevole. Occorre anche che il sistema sia di facile utilizzo.
Il sistema dovrà garantire una securizzazione ottimale degli accessi e dei dati.
I servizi responsabili delle Istituzioni e organi dovranno avere facile accesso alla totalità dei dati relativi agli ordini già effettuati (data dell'ordine, riferimenti, quantità, prezzi, stanziamenti disponibili, ecc.).
Il contraente metterà a disposizione delle Istituzioni e degli organi un servizio di "help- desk informatico" cui i loro servizi responsabili potranno far ricorso dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 17.00. Tale servizio avrà il compito di dare informazioni ai servizi responsabili e di risolvere gli eventuali problemi.
Il sistema sarà operativo con l'entrata in vigore del contratto quadro.
L'offerente descriverà in modo particolareggiato, pena l'esclusione, il sistema proposto.
Assieme alla sua offerta presenterà il codice di accesso al suo sistema di gestione informatizzata al fine di realizzare in un ambiente sperimentale tutte le operazioni effettuate degli utilizzatori incaricati degli ordini e dal gestore del contratto (segnatamente la gestione di bilancio).
5. STATISTICHE
Il sistema online dovrà permettere ai servizi responsabili e agli utenti delle Istituzioni ed organi di ottenere immediatamente e agevolmente il riepilogo dei propri ordini e di quelli del servizio di appartenenza, per qualunque periodo.
Il contraente dovrà essere in grado di fornire su richiesta ai servizi responsabili delle Istituzioni e degli organi, entro un termine di due giorni lavorativi e su supporto informatico (file Excel, XML), ogni tipo di dato statistico per utente (ordine, fornitura/restituzione, fattura/nota di credito, periodo, luogo ecc.) in forma sia aggregata che analitica.
Le statistiche dovranno essere disponibili per tutta la durata del contratto quadro.
Allegato 1: Scheda tecnica per la qualità minima richiesta per la carta da fornire Allegato 2: Attestato del contraente (passaggi in macchina della carta proposta) Allegato 3: Scheda informativa relativa agli aspetti ambientali
