Direzione generale delle Infrastrutture e della Logistica Direzione C - Risorse
2929 – LUSSEMBURGO
UNITÀ CONTRATTI E APPALTI LUSSEMBURGO
BANDO DI GARA N. INLO.AO - 2012-028-LUX-UAGBI-03
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1. INVITO A PRESENTARE UN’OFFERTA
CONDIZIONI PER LA PRESENTAZIONE DI UN'OFFERTA
1. CALENDARIO DEL BANDO DI GARA
La procedura del bando di gara sarà organizzata secondo il calendario seguente.
Attenzione: Le date evidenziate in grassetto sono date obbligatorie da rispettare tassativamente pena l'esclusione dal bando di gara! Più oltre nel presente documento figurano i dettagli sulle diverse fasi procedurali.
Termine entro cui devono pervenire i quesiti: 24.10.2013
Termine per la pubblicazione delle risposte: 29.10.2013
Termine per la trasmissione delle offerte: 4.11.2013 Data e ora di apertura delle offerte: 8.11.2013, alle 10.00 a Lussemburgo
Data probabile di aggiudicazione dell'appalto: Febbraio 2014 L'offerta resta valida per 180 giorni di calendario e l'offerente è tenuto a mantenere tutte le condizioni della propria offerta nel corso di detto periodo. La presentazione di un'offerta comporta per l'offerente l'accettazione delle condizioni precisate nei documenti del bando di gara e l'impegno di eseguire l'appalto in caso di aggiudicazione, in conformità di detti documenti e del contenuto dell'offerta presentata.
Il Parlamento europeo si riserva la facoltà di modificare talune delle date del calendario di cui sopra. In tal caso gli offerenti ne saranno informati per iscritto e, ove opportuno, nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea sarà pubblicata una rettifica del bando di gara.
2. CONTATTI TRA GLI OFFERENTI E IL PARLAMENTO EUROPEO Tutti i documenti del presente bando di gara e le informazioni complementari sono accessibili, nel corso della procedura, in formato elettronico nel sito internet del Parlamento europeo
http://www.europarl.europa.eu/tenders/invitations.htm
Gli offerenti sono invitati a consultare il sito regolarmente, specialmente prima del termine per la trasmissione delle offerte.
2.1 Lingua di lavoro
Francese o inglese sono utilizzate come lingue di lavoro del presente bando di gara e nel corso dell'esecuzione del contratto.
2.2 Principio del divieto di contatto
È vietato qualsiasi contatto tra gli offerenti e il Parlamento europeo fino all'aggiudicazione dell'appalto, salvo nei casi espressamente definiti dalle disposizioni del punto 2.3 in appresso.
2.3 Contatti autorizzati
I contatti sono autorizzati unicamente nei casi seguenti:
Contatti per iniziativa dell'offerente
Se l'offerente desidera ottenere informazioni complementari sui documenti del bando di gara, deve rivolgere le domande per iscritto al punto di contatto indicato al punto 2.4 in appresso, anteriormente al termine entro cui devono pervenire i quesiti previsto nel calendario.
Ogni richiesta di informazioni supplementari dovrà recare la dicitura:
BANDO DI GARA N. INLO.AO - 2012-028-LUX-UAGBI-03
Le richieste di informazioni complementari devono pervenire entro la data indicata nel calendario di cui sopra. Il Parlamento europeo non darà seguito alle domande poste verbalmente, a quelle trasmesse oltre il termine o a quelle indirizzate o contrassegnate in modo inesatto.
Tutti i quesiti pervenuti e le risposte corrispondenti saranno pubblicati nel sito internet sopra indicato nelle lingue di lavoro della procedura.
Contatti su iniziativa del Parlamento europeo:
Se i servizi del Parlamento europeo individuano un errore, un'omissione o qualsiasi altra lacuna materiale nella redazione del bando di gara, dell’invito a presentare offerte o del capitolato d’oneri, possono di propria iniziativa comunicare, alla stessa data e in condizioni assolutamente identiche, le informazioni complementari e i dati succitati a tutti gli offerenti.
Dopo l'apertura delle offerte, qualora un'offerta dia luogo a richieste di chiarimento o si tratti di correggere errori materiali manifesti contenuti nel testo dell'offerta stessa, il Parlamento europeo può prendere l'iniziativa di mettersi in contatto con il concorrente, senza che ciò possa portare a una modifica dei termini dell'offerta. In particolare, un offerente può essere invitato a completare o chiarire i documenti giustificativi presentati relativi ai criteri d'esclusione e di selezione.
2.4 Punto di contatto:
Per tutto lo svolgimento della procedura e sino alla firma del contratto con l'appaltatore, gli offerenti dovranno rivolgersi esclusivamente al punto di contatto seguente :
o mediante posta elettronica al seguente indirizzo: inlo.ao-lux@ep.europa.eu o oppure mediante lettera indirizzata al servizio destinatario:
PARLEMENT EUROPEEN
Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité des Contrats et Marchés Publics
Bureau KAD 03G023
Plateau de Kirchberg / L-2929 LUXEMBOURG
3. SOPRALLUOGO
Per questa gara non è previsto sopralluogo.
4. CONTENUTO E PRESENTAZIONE DI UN'OFFERTA
L'offerta deve essere trasmessa per iscritto, in una delle lingue ufficiali dell'Unione europea, entro il termine indicato nel calendario di cui sopra.
L'offerta deve tassativamente consistere di:
un originale corredato di data e firma del rappresentante legale dell'impresa, ogni pagina dovrà essere debitamente numerata, compilata, siglata e perfettamente leggibile al fine di escludere qualsiasi dubbio in merito a termini o cifre;
due copie dell'originale, ogni pagina deve riportare la dicitura "copia certificata conforme" ed essere siglata.
L'originale e le due copie devono essere presentati in tre fascicoli distinti.
L'originale dell'offerta deve essere trasmesso tassativamente su supporto esclusivamente cartaceo.
Le due copie dell'offerta possono essere trasmesse sia su supporto cartaceo sia su supporto elettronico (CD-R, DVD-R, chiavetta USB), contenente tutte le copie dei documenti costitutivi dell'offerta nei formati di uso corrente (Office, Acrobat Reader...). Tutti i documenti (tranne gli attestati firmati e i documenti prodotti da terzi) devono essere preferibilmente forniti in un formato che consente una ricerca full text; è bene quindi evitare di trasformarli in grafici o di scannerizzarli.
In caso di discordanze tra i documenti dell'originale dell'offerta e quelli delle copie, fanno fede soltanto i primi.
Non trasmettere per posta elettronica né l'originale né alcun altro elemento dell'offerta, comprese le copie in formato elettronico dell'originale dell'offerta.
Le sole modalità accettate per la trasmissione dell'offerta sono quelle descritte al punto 5 del presente documento.
Le copie, su carta o elettroniche, devono essere certificate conformi e complete dall'offerente.
L'offerta deve essere presentata per la totalità dell'appalto. Deve essere espressa in EUR.
L'amministrazione del Parlamento europeo si riserva il diritto di respingere ogni offerta incompleta, illeggibile o non conforme allo schema prescritto.
L'offerta sarà corredata di una lettera accompagnatoria, redatta su carta intestata dell'offerente, recante data e firma.
L'offerta sarà composta di tre sezioni, a loro volta composte di diversi intercalari.
Devono tassativamente essere rispettate la denominazione delle sezioni nonché la denominazione, la successione e la numerazione degli intercalari.
La prima sezione dell'offerta sarà denominata:
I – Sezione amministrativa
e sarà composta dagli intercalari seguenti:
L'intercalare I.1 denominato "Statuto e autorizzazioni" conterrà:
un certificato recente di iscrizione alla camera di commercio (cfr. articolo 14 del capitolato amministrativo del presente bando di gara), nonché una fotocopia dello statuto dell'offerente (di ciascun membro, se si tratta di un raggruppamento di operatori economici), indicante in particolare la sede sociale, la struttura del capitale, l'azionariato e le partecipazioni, la composizione del consiglio di amministrazione e le funzioni e attribuzioni degli amministratori e dirigenti della società come pure le autorizzazioni e omologazioni necessarie a produrre l'oggetto dell'appalto in base al diritto nazionale (per sapere esattamente quali documenti produrre si invita a leggere con attenzione gli articoli 13 e 14 del capitolato amministrativo).
Se i poteri di firma non sono chiaramente deducibili dai documenti di cui sopra, il candidato deve indicare anche i poteri del o dei firmatari dell'atto d'impegno previsto dalla presente gara.
In caso di raggruppamento di operatori economici1 in questo intercalare deve essere inclusa anche la scheda informativa di cui all'allegato III del capitolato amministrativo debitamente firmata.
In caso di subappalto2 in questo intercalare deve essere inclusa anche la scheda informativa di cui all'allegato IV del capitolato amministrativo debitamente firmata.
1 Per sapere esattamente quali documenti inserire nell'offerta per ognuno dei membri del raggruppamento, leggere con attenzione i corrispondenti articoli del capitolato amministrativo, segnatamente gli articoli 5, 13 e 14.
L'intercalare I.2 denominato "Motivazioni della non esclusione" conterrà:
i documenti di cui all'articolo 13.1 del capitolato amministrativo.
L'intercalare I.3 denominato "Capacità finanziaria ed economica" conterrà:
tutti i documenti che comprovino che l'offerente soddisfa i criteri di selezione definiti all'articolo 14.1 del capitolato amministrativo.
L'intercalare I.4 denominato "Capacità tecnica e professionale" conterrà:
tutti i documenti che comprovino che l'offerente soddisfa i criteri di selezione definiti all'articolo 14.2 del capitolato amministrativo.
La seconda sezione dell'offerta sarà denominata:
II – Sezione tecnica
e sarà composta dagli intercalari seguenti:
L'intercalare II.1 denominato "Descrizione dell'esecuzione dell'appalto" conterrà:
la descrizione dei modi e modalità con cui l'offerente propone di eseguire il contratto oggetto dell'appalto.
In sede di redazione dell'offerta, gli offerenti sono invitati a prestare particolare attenzione ai requisiti tecnici e qualitativi delle specifiche tecniche e a descrivere in modo chiaro ed esauriente come intendono assicurare la conformità delle offerte a tutti i requisiti previsti e garantire la qualità richiesta nel corso dell'esecuzione dell'appalto.
L'intercalare II.2 denominato "Allegati - documentazione" conterrà:
tutti i documenti relativi agli aspetti tecnici dell'offerta (certificati tecnici e marchi ambientali, certificati di origine dei prodotti, indicazione di norme, prove di conformità, allegati diversi, cataloghi e campioni) che l'offerente giudicherà opportuno produrre.
La terza sezione dell'offerta sarà denominata:
III – Sezione finanziaria
e sarà composta dagli intercalari seguenti:
Intercalare unico denominato "Atto d'impegno e distinta dei prezzi":
l'omonimo documento 5 del presente bando di gara. Questo documento, insieme a tutti i suoi allegati, deve essere tassativamente firmato dall'offerente o da un suo mandatario debitamente abilitato in base allo statuto e ai poteri indicati nella sezione amministrativa dell'offerta.
L'ordine e la numerazione degli intercalari dovranno essere rispettati.
Si rammenta che saranno eliminate le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nella documentazione della gara d'appalto o che non corrispondono agli specifici requisiti che vi sono prescritti.
2 Per sapere esattamente quali documenti inserire nell'offerta per ognuno dei subappaltatori, leggere con attenzione i corrispondenti articoli del capitolato amministrativo, segnatamente gli articoli 6, 13 e 14.
In particolare, nel caso in cui il contenuto dell'offerta non permetta di determinare la capacità dei firmatari a impegnarsi validamente per l'offerente, di verificare i criteri finanziari, professionali o tecnici o di appurare la conformità dell'offerta con i requisiti descritti nel presente bando di gara, l'offerta potrà essere respinta.
Si formula pertanto l'invito a dedicare particolare attenzione alla preparazione del fascicolo di presentazione, alla chiarezza e alla completezza dei documenti prodotti.
5. TERMINI E MODALITÀ DI TRASMISSIONE DELLE OFFERTE 1. Il termine per l'invio delle offerte è fissato alla mezzanotte del 4.11.2013 (ora di
Lussemburgo). Le offerte inviate fuori termine e quelle con data d'invio incerta saranno dichiarate non conformi e respinte d'ufficio.
2. L'invio delle offerte può avvenire a scelta:
a) per via postale oppure tramite corriere; la data di invio non deve essere successiva al termine sopra indicato; farà fede il timbro postale o la data di ricevimento presso il Service du Courrier officiel del Parlamento europeo;
si raccomanda di optare per l'invio raccomandato (o equivalente) con avviso di ricevimento in modo di disporre di una prova in caso di disguido o di timbro illeggibile;
b) tramite consegna personale, diretta o a cura di un rappresentante, presso il Service du Courrier officiel nell'edificio del Parlamento europeo sottoindicato, entro il termine di cui sopra. La consegna dell'offerta avviene contro ricevuta datata e firmata in duplice copia del Service du Courrier officiel del Parlamento europeo.
Gli orari di apertura del Service du Courrier officiel presso il quale devono essere consegnate le candidature sono dalle ore 9:00 alle 12:00 e dalle ore 14:00 alle 17:00 da lunedì a giovedì, e dalle ore 9:00 alle 12:00 il venerdì.
Giorni di chiusura: sabato, domenica e giorni festivi del Parlamento europeo.
Il Parlamento europeo non è in grado di garantire il ricevimento delle offerte, comunque trasmesse, al di fuori del sopraindicato orario di apertura del Service du Courrier officiel.
Il Parlamento europeo non può essere ritenuto responsabile della mancata comunicazione agli offerenti di eventuali modifiche di orario del Service du Courrier officiel intervenute dopo l'invio della documentazione di gara. Gli offerenti interessati dovranno informarsi della validità degli orari annunciati prima della consegna diretta dell'offerta!
3. L'invio delle offerte tramite mezzi di comunicazione elettronica (telefax o posta elettronica) non è ammesso!
4. Al fine di garantire la riservatezza e l'integrità delle offerte, l'invio dovrà essere fatto in doppia busta. Entrambe le buste dovranno essere chiuse. Le buste interna ed esterna dovranno obbligatoriamente recare la seguente etichetta:
PARLEMENT EUROPEEN Service du Courrier officiel Bâtiment Konrad Adenauer
Bureau 00D003 Plateau de Kirchberg L-2929 Lussemburgo
APPEL D'OFFRES N° INLO.AO - 2012-028-LUX-UAGBI-03
Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité des Contrats et Marchés Publics
Bureau KAD 03G023
A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER NI PAR AUCUNE PERSONNE NON HABILITEE
N.B. Fare di questa pagina il numero necessario di copie e ritagliare l'etichetta da incollare su ciascuna busta interna ed esterna dell'invio.
A seconda delle dimensioni dell'offerta, per "busta" è da intendersi anche per estensione un piego, plico, pacco e simili; le dimensioni dell'offerta corrisponderanno al meglio alle dimensioni del loro contenuto reale. In ogni caso, e qualunque sia il tipo di involucro utilizzato, gli offerenti sono invitati a controllarne la qualità delle buste o delle confezioni per evitare che possano pervenire lacerate, compromettendo in tal modo la riservatezza e l'integrità del contenuto.
Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse dovranno essere chiuse mediante strisce adesive, sulle quali sarà apposta trasversalmente la firma del mittente. Viene considerata come firma del mittente sia la sua firma manoscritta sia la firma e il timbro dell'impresa cui appartiene.
Le offerte che non abbiano mantenuto la riservatezza dei contenuti prima della loro apertura saranno respinte d'ufficio.
Occorre inoltre indicare sulla busta esterna il nome o ragione sociale unitamente all'indirizzo esatto del mittente, in modo che il Parlamento europeo possa informare sul seguito riservato all'offerta.
6. APERTURA DELLE OFFERTE
Le offerte saranno aperte alla data e ora indicate nel calendario (cfr. punto 1 di questo documento) presso i locali del Parlamento europeo - bâtiment Konrad Adenauer, Plateau de Kirchberg, L-2929 Luxembourg.
Se desiderate partecipare all'apertura delle offerte dovrete manifestarvi al punto di contatto di cui al precedente punto 2 due giorni lavorativi prima del 4.11.2013, limitando la vostra partecipazione a una persona. Il vostro rappresentante deve essere munito di un documento di identità valido e presentarsi con un mandato scritto dell'offerente.
Possono assistere all'apertura delle offerte solo gli operatori che hanno presentato un'offerta.
7. COMUNICAZIONE DEI RISULTATI
Il Parlamento europeo comunicherà simultaneamente e singolarmente a tutti gli offerenti non selezionati, a mezzo lettera e per posta elettronica secondo i dati comunicati, che la loro offerta non è stata accettata. Il Parlamento europeo preciserà a ciascun offerente i motivi della reiezione dell'offerta informandolo in merito alle vie di ricorso disponibili.
Contestualmente alla mancata selezione, il Parlamento europeo comunicherà la decisione di aggiudicazione al vincitore della gara precisando che detta decisione non costituisce un impegno per l'Istituzione. Il contratto potrà essere firmato solo dopo che siano trascorsi dieci giorni lavorativi dalla data successiva a quella di invio simultaneo agli offerenti delle notifiche in merito al seguito positivo o negativo riservato alla loro offerta. Ogni contratto firmato prima della scadenza del periodo di quattordici giorni di calendario è nullo e non avvenuto. La decisione di aggiudicazione diverrà comunque definitiva solo quando l'offerente selezionato avrà presentato la documentazione probatoria richiesta in relazione ai criteri di esclusione menzionati al punto 13.1 del capitolato d'oneri - capitolato amministrativo e dopo che la stessa sarà stata accettata dal Parlamento europeo.
Gli offerenti non selezionati possono ottenere informazioni supplementari sui motivi della reiezione della loro offerta, previa richiesta scritta inviata per lettera, fax o posta elettronica. Solo gli offerenti che abbiano presentato un'offerta ricevibile potranno ottenere informazioni sulle caratteristiche e i vantaggi dell'offerta selezionata nonché sul nominativo dell'aggiudicatario. Sono dichiarate ricevibili le offerte dei concorrenti non esclusi che soddisfano i criteri di selezione. Tuttavia, la comunicazione di taluni elementi può essere omessa qualora ostacoli l'applicazione della legge, sia contraria all'interesse pubblico o leda gli interessi commerciali legittimi di imprese pubbliche o private ovvero sia suscettibile di nuocere a una concorrenza leale fra queste ultime.
8. SOSPENSIONE DELLA PROCEDURA
Se necessario, dopo la comunicazione dei risultati e prima della firma del contratto, il Parlamento europeo potrà sospendere la firma del contratto per procedere a un ulteriore esame nel caso ciò sia giustificato dai quesiti o dalle osservazioni formulate dagli offerenti che non sono stati selezionati o che si ritengono lesi o da ogni altra pertinente informazione ricevuta. I quesiti, le osservazioni e le informazioni in
questione dovranno pervenire entro dieci giorni di calendario decorrenti dal giorno successivo alla data di invio simultaneo agli offerenti delle notifiche in merito al seguito positivo o negativo riservato alla loro offerta o eventualmente alla data di pubblicazione di un avviso di aggiudicazione di appalto. Tutti gli offerenti sono informati dell'eventuale sospensione nei tre giorni lavorativi successivi alla relativa decisione.
A seguito dell'ulteriore esame conseguente alla sospensione dell'iter procedurale, il Parlamento europeo potrà confermare la sua decisione di aggiudicazione, modificarla o, se del caso, annullare la procedura. Ogni nuova decisione sarà motivata e comunicata per iscritto a tutti gli offerenti in lizza.
9. CONDIZIONI GENERALI DI PARTECIPAZIONE AL BANDO DI GARA
1. La presentazione di un'offerta comporta l'accettazione delle disposizioni contenute nella documentazione di gara da parte dell'offerente: progetto di contratto quadro, capitolato d'oneri (capitolato amministrativo e specifiche tecniche) e atto d'impegno con distinta dei prezzi. I testi summenzionati determinano le condizioni del presente bando di gara e si completano a vicenda. In caso di discordanze, ogni documento prevale sugli altri secondo l'ordine indicato. La gerarchia dei documenti allegati al contratto è definita nelle sue disposizioni finali.
2. La presentazione di un'offerta implica la rinuncia da parte dell'offerente alle proprie condizioni di vendita o di lavoro. La presentazione dell'offerta vincola l'offerente durante l'esecuzione del contratto qualora ne diventi l'aggiudicatario.
3. Prima di presentare la propria offerta l'offerente si fa parte diligente per valutare la portata e la qualità dell'oggetto del bando di gara ed ogni eventuale difficoltà. Con la presentazione di un'offerta l'offerente riconosce di essere a conoscenza dei rischi e delle aleatorietà connessi all'esecuzione dell'appalto.
4. Il presente invito a presentare offerte non comporta alcun obbligo da parte del Parlamento europeo. L'obbligazione sorge unicamente al momento della firma del contratto quadro con l'aggiudicatario prescelto. Analogamente, la presentazione di un'offerta non dà alcun diritto all'aggiudicazione dell'appalto o di parte di esso.
Fino al momento della firma del contratto, il Parlamento europeo può rinunciare all'appalto o annullare la procedura di aggiudicazione, senza che i candidati o gli offerenti possano reclamare indennizzi di sorta per i costi eventualmente sostenuti, comprese le eventuali spese di trasferimento. Tale decisione, motivata, sarà eventualmente resa nota agli offerenti.
5. Gli offerenti saranno informati per iscritto della decisione adottata in merito alla loro offerta.
6. I costi sostenuti per la predisposizione e presentazione delle offerte sono a carico degli offerenti e non possono essere rimborsati.
7. Le offerte restano di proprietà del Parlamento europeo.
8. Il seguito dato alla risposta all'invito a presentare un'offerta comporterà la registrazione e il trattamento di dati personali (ad esempio, nome, indirizzo, CV).
Tali dati saranno trattati conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati. Salvo indicazione contraria, le risposte ai quesiti e i dati a carattere personale richiesti sono necessari per la valutazione dell'offerta, conformemente alle specifiche dell'invito a presentare un'offerta, e saranno all'uopo trattati unicamente dalla Direzione generale delle Infrastrutture e della Logistica del Parlamento europeo e, in caso di procedura di tipo interistituzionale, dalle altre Istituzioni partecipanti. Su richiesta, l'offerente può farsi comunicare i propri dati a carattere personale e rettificare i dati inesatti o incompleti. Per ogni eventuale domanda relativa al trattamento dei propri dati personali, l'offerente può rivolgersi alla Direzione generale delle Infrastrutture e della Logistica del Parlamento europeo. Per quanto concerne il trattamento di tali dati, egli ha il diritto di rivolgervi in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati.
