Area Acquisti di Gruppo Albo fornitori e Servizi on line
Titolo REGOLAMENTO DELLE GARE ON LINE Ver. 01
Data 18/07/2011
FERSERVIZI SpA
REGOLAMENTO delle GARE ON LINE
Firmato digitalmente da
CLAUDIA GASBARRI
C = IT
INDICE
Articolo 1 ... 5
Definizioni ... 5
Articolo 2 ... 6
Accesso al Portale Acquisti: iscrizione e registrazione ... 6
Articolo 3 ... 7
Modalità di partecipazione alla gara on line ... 7
Articolo 4 ... 7
Modalità di svolgimento della gara on line ... 7
Articolo 5 ... 8
Termine di scadenza per la presentazione ... 8
della domanda di partecipazione e dell’offerta ... 8
Articolo 6 ... 8
Criteri di aggiudicazione ... 8
Articolo 7 ... 9
Aste on line – negoziazioni dinamiche telematiche ... 9
Articolo 8 ... 9
Contenuto ed efficacia delle registrazioni ... 9
Articolo 9 ... 9
Comunicazioni relative agli eventi e ai provvedimenti ... 9
Articolo 10 ... 10
Sospensione della gara e successiva ripresa anche in modalità diversa ... 10
Articolo 11 ... 10
Trattamento dei dati personali e responsabilità connesse ... 10
Articolo 12 ... 11
Diritto di accesso agli atti... 11
Articolo 13 ... 11
Modifica del presente regolamento ... 11
Articolo 14 ... 12
Revoca dell’abilitazione ... 12
Articolo 15 ... 12
Responsabile del procedimento ... 12
Foro competente ... 12
Articolo 17 ... 12
Gerarchia delle fonti ... 12
Articolo 18 ... 13
Norma di chiusura ... 13
Premessa
La normativa in materia di appalti pubblici applicabile a Ferservizi SpA e alle altre Società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane, prevede la facoltà, per le medesime, di svolgere procedure di affidamento anche in modalità telematica (on-line) in tutto o in parte.
La partecipazione alle gare on-line è subordinata alla “registrazione” sul Portale Acquisti da parte degli operatori economici ovvero all’ “iscrizione” dei medesimi all’Albo Fornitori qualora trattasi di gara ad inviti - ovvero senza preventiva pubblicazione di bando di gara - (cfr. “Regolamento iscrizione Albo Fornitori”).
Con l’inoltro telematico alla stazione appaltante del “Modulo di adesione al Portale Acquisti Ferservizi” scaricato dal Sistema/Portale Acquisti – l’operatore economico accetta incondizionatamente tutti i contenuti del presente regolamento delle gare on-line.
Qualora Ferservizi SpA decida di indire una gara in modalità telematica provvederà in caso di procedura:
- aperta-ristretta-negoziata con preventiva pubblicazione del bando a pubblicare l’avviso sul Portale Acquisti;
- negoziata senza preventiva pubblicazione del bando di gara ad invitare i Fornitori (ossia gli operatori economici operativi nell’Albo) attraverso apposita comunicazione all’indirizzo mail (PEC) indicata dai medesimi in sede di “iscrizione”.
Il presente documento, nello specifico, disciplina le modalità di “registrazione” degli operatori economici sul Portale Acquisti e le modalità di svolgimento della gara on line.
Si precisa che la “registrazione” al Portale Acquisti e la partecipazione alle gare on line espletate da Ferservizi SpA sono a titolo gratuito.
La premessa costituisce parte integrante del presente documento.
Articolo 1 Definizioni
Nell’ambito del presente Regolamento ciascuno dei seguenti termini assume il significato di seguito riportato:
Account: l’insieme dei codici personali di identificazione costituiti da User ID e Password che consentono all’operatore economico/Fornitore l’accesso al Sistema;
Albo Fornitori: l’Elenco di Fornitori classificati per categorie merceologiche di beni, servizi e lavori pubblici posto in essere da FERSERVIZI SpA, anche ai sensi di quanto previsto dagli articoli 238 e 91 del D. Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 e dalla Disposizione di Gruppo 126/AD del 15/04/2009
“Procedure per la gestione delle attività negoziali delle Società del Gruppo Ferrovie dello Stato”.
Casella di posta elettronica del Fornitore: la casella di posta elettronica certificata indicata dal fornitore, al momento della registrazione a Sistema e destinata alle comunicazioni, richieste ed inviti attinenti l’Albo Fornitori e, comunque, in generale alle comunicazioni inerenti l'attività svolta nel Sistema; presso detta casella di posta elettronica certificata il fornitore, all’atto della registrazione, elegge domicilio per la ricezione di dette comunicazioni, richieste ed inviti ex art. 79, comma 5 – quinquies D. Lgs. n. 163/06.
Casella di posta elettronica certificata del Portale Acquisti di Ferservizi: la casella di posta elettronica certificata attraverso la quale vengono gestite tutte le comunicazioni inerenti l’attività svolta nel Sistema.
Firma Digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, come definita ai sensi del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale).
Fornitore: l’operatore economico interessato che, a seguito della Richiesta di iscrizione inviata a FERSERVIZI SpA tramite il Sistema, ottiene l’operatività all’Albo Fornitori.
Gare on line: qualsiasi evento che si svolge in modalità telematica sul Portale Acquisti (es. gare a procedura aperta, ristretta, negoziata, indagini di mercato, richieste di offerte ecc. comunque denominati negli atti di gara).
Gestore del Sistema: il soggetto ex art. 290 D.P.R. n. 207/2010 del quale si avvale FERSERVIZI SpA quale supporto per la gestione e conduzione del Sistema.
Operatività: il risultato del procedimento che consente agli operatori economici interessati - a seguito del positivo riscontro da parte di FERSERVIZI SpA della Richiesta di iscrizione - l’accesso e l’effettiva iscrizione all’Albo Fornitori e, quindi, al Sistema.
Operatore economico: s'intende il soggetto ex artt. 34 e/o 90 D. Lgs. n. 163/06 interessato alla partecipazione alle gare on line;
Portale Acquisti: s'intende l'ambiente telematico virtuale, fornito e gestito da un soggetto terzo (Bravo Solution SpA - Jaggaer), per mezzo del quale vengono effettuate e gestite sia le iscrizioni all’Albo Fornitori sia le gare on line.
PEC: La Posta Elettronica Certificata, ai sensi del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.
Registrazione: il risultato del procedimento che consente agli operatori economici interessati di partecipare alle gare on line.
Registrazioni di Sistema: le risultanze degli archivi elettronici contenenti gli atti, i dati, i documenti e le informazioni relative alla tenuta e gestione dell’Albo Fornitori e delle gare telematiche;
Sistema: il Sistema Informatico che consente la tenuta e la gestione delle gare on line di FERSERVIZI SpA;
Sito: il Sito istituzionale di FERSERVIZI SpA (www.ferservizi.it), e relativi link, attraverso i quali il fornitore accede al sistema;
Utente/i del Sistema: ogni soggetto che opera nel Sistema, ivi compresi FERSERVIZI SpA, il Gestore del Sistema, gli operatori economici interessati, nonché eventuali altri soggetti a cui FERSERVIZI SpA medesima consente l’accesso anche in ragione di quanto stabilito all’art. 6 del Regolamento di Iscrizione all’Albo Fornitori.
Articolo 2
Accesso al Portale Acquisti: iscrizione e registrazione Gli operatori economici accedono al Portale Acquisti:
• attraverso la procedura di iscrizione all’Albo Fornitori di Ferservizi SpA secondo quanto previsto dall’apposito Regolamento di iscrizione;
• mediante specifica registrazione da effettuarsi per la relativa gara.
Entrambe le operazioni dovranno essere precedute dalla compilazione del “modulo di adesione al Portale Acquisti Ferservizi”, disponibile nella home page del Portale stesso, che dovrà essere allegato a sistema firmato digitalmente dal Legale Rappresentante o da un procuratore dell’operatore economico.
Gli operatori economici, a seguito della registrazione al Portale Acquisti, ottengono una chiave di accesso, la User ID e la Password per accedere al sistema telematico con il quale si svolgeranno le gare.
La User ID e la Password consentono l’identificazione del concorrente da parte di Ferservizi SpA
Si fa presente che le comunicazioni per via telematica saranno effettuate dal Portale Acquisti all'indirizzo e-mail certificato (PEC) comunicato dagli operatori economici stessi al momento della registrazione.
Pertanto presupposto per completare sia l’“iscrizione” che la “registrazione” è il possesso e l’indicazione da parte di ciascun Fornitore/Operatore economico interessato, di un indirizzo mail certificato (PEC) ex art. 79, comma 5 quinquies D. Lgs. n. 163/06.
È onere dell'operatore economico e/o del Fornitore controllare la posta elettronica presente all'indirizzo e-mail comunicato al momento della registrazione o dell’iscrizione, nonché aggiornare tempestivamente sul sistema qualsiasi variazione di detto indirizzo.
L’accesso al Portale Acquisti è subordinato al possesso da parte del fornitore/operatore economico della dotazione informatica espressamente richiamata nell’home page del Portale stesso.
Articolo 3
Modalità di partecipazione alla gara on line
Le modalità di partecipazione alla singola gara on line saranno comunicate da Ferservizi SpA direttamente tramite l'invio di una e-mail di notifica ai fornitori iscritti all’Albo oppure attraverso gli atti di gara che saranno pubblicati secondo le modalità di rito.
Nell’area riservata del Portale Acquisti, l'operatore economico troverà la documentazione inerente la procedura di gara recante il termine di scadenza per la presentazione della domanda di partecipazione o dell’offerta.
L'orario ufficiale valido è quello del Portale Acquisti.
In ogni caso, la domanda di partecipazione e/o l’offerta e dovranno essere presentata/e in formato elettronico e sottoscritta/e con firma digitale da un legale rappresentante e/o da un procuratore dell’operatore economico.
Si precisa che le dichiarazioni ex D.P.R. n. 445/00 che dovranno essere eventualmente rese – a corredo o della domanda di partecipazione e/o dell’offerta - dovranno essere sottoscritte digitalmente dal soggetto che le rende a pena di ammissibilità delle stesse.
In caso di partecipazione alla gara di consorzi, questi dovranno possedere Username e Password propri e non varrà la partecipazione attraverso Username e Password di una delle consorziate.
In caso di partecipazione alla gara di R.T.I. o G.E.I.E., Username e Password dovranno essere posseduti dalla società mandataria componente la riunione.
Articolo 4
Modalità di svolgimento della gara on line
Si precisa che la partecipazione alla gara on line costituisce da parte dell'operatore economico/fornitore accettazione delle condizioni di partecipazione e conferma del possesso dei requisiti previsti negli atti di gara.
Nella data ed ora stabilite negli atti di gara, la Commissione darà corso in seduta aperta al pubblico direttamente visibile dal terminale alla verifica della documentazione amministrativa a corredo dell'offerta e, successivamente per i soggetti ammessi, all’apertura delle offerte tecniche (ove previsto) e delle offerte economiche.
L'offerta economica per la partecipazione alle gare on line, che dovrà essere inserita sul Portale Acquisti entro il termine di scadenza precisato da Ferservizi SpA negli atti di gara, può essere alternativamente espressa:
• in moneta: valuta in Euro (€) a valore intero o in multipli decimali (esempio in centinaia), o in sottomultipli decimali (esempio in centesimi);
• in forma percentuale: in questo caso gli operatori economici/Fornitori invitati alla gara on line, tenendo conto che la gara sarà aggiudicata al concorrente che avrà offerto la percentuale di sconto maggiore, dovranno digitare sul sistema il numero corrispondente alla percentuale di ribasso offerta.
Negli atti di gara Ferservizi SpA comunicherà in che modo dovrà essere espressa l'offerta o eventuale diversa modalità di espressione dell’offerta economica negli atti di gara.
Ogni offerta inviata elettronicamente, identificabile mediante la chiave di accesso e Password attribuita al concorrente dal sistema, sarà imputata al soggetto titolare delle stesse.
Articolo 5
Termine di scadenza per la presentazione della domanda di partecipazione e dell’offerta
Gli operatori economici invitati hanno la facoltà di presentare la propria domanda di partecipazione e/o l'offerta entro il termine di scadenza indicato negli atti di gara.
Non saranno ammesse le domande di partecipazione/offerte inserite a Sistema successivamente al termine di scadenza.
Articolo 6
Criteri di aggiudicazione
I criteri di aggiudicazione sono specificati negli atti di gara e possono essere:
• prezzo più basso individuato tramite formulazione del prezzo o dello sconto percentuale o in diversa modalità indicata negli atti di gara;
• offerta economicamente più vantaggiosa: in tal caso i criteri di valutazione delle offerte e la ripartizione del peso tra aspetto economico ed aspetti tecnici saranno specificati da Ferservizi SpA negli atti di gara.
In caso di offerta economicamente più vantaggiosa, Ferservizi SpA attraverso il Portale Acquisti, provvederà a comunicare a ciascun concorrente, prima dell'inizio della gara, il punteggio tecnico ad esso attribuito.
Articolo 7
Aste on line – negoziazioni dinamiche telematiche
Resta ferma la facoltà di Ferservizi SpA, nell’ambito di ciascuna tipologia di gara, di avvalersi di aste on line o negoziazioni dinamiche telematiche con le modalità indicate negli atti di gara e nel rispetto della normativa vigente in materia (D. Lgs. n. 163/06 e D.P.R. n. 207/2010).
Articolo 8
Contenuto ed efficacia delle registrazioni
Le registrazioni presenti sulla piattaforma tecnologica costituiscono piena ed esclusiva prova, riguardo al contenuto ed al tempo di ogni comunicazione effettuata in via telematica.
Articolo 9
Comunicazioni relative agli eventi e ai provvedimenti
Le azioni e le comunicazioni effettuate da Ferservizi SpA e dall’operatore economico/Fornitore ovvero da Bravo Solution SpA – Jaggaer nei confronti di quest’ultimo, in ogni fase dell’evento (incluse le fasi preliminari, lo svolgimento, l’aggiudicazione nonché eventuali sospensioni, interruzioni, riaperture ovvero annullamenti), possono essere eseguite in base a due diverse modalità operative, anche combinabili tra loro:
a) da sistema;
b) fuori sistema.
In capo all’operatore economico/Fornitore vi è l’obbligo di aderire alla modalità operativa prevista.
La modalità operativa da sistema stabilisce quanto di seguito riportato:
a) il Fornitore deve inserire i dati e le offerte;
b) deve comunicarle a Ferservizi SpA al fine di esprimere la propria volontà, avvalendosi del sistema di messaggistica di cui il Portale Acquisti è dotato ovvero cliccando sulle apposite icone disponibili.
La modalità operativa fuori sistema stabilisce che l’operatore economico/il Fornitore debba comunicare con Ferservizi SpA ovvero con Bravo Solution SpA - Jaggaer o ad entrambi, trasmettendo e ricevendo le informazioni ed i dati, nonché le proprie manifestazioni di volontà nei seguenti modi:
a) via cartacea a mezzo lettera o fax;
b) via telematica a mezzo posta elettronica;
c) via telefono.
È fatto pieno riconoscimento a Bravo Solution SpA - Jaggaer, nel caso di comunicazioni telefoniche, di procedere alla registrazione delle stesse intercorse con l’operatore economico/il Fornitore nel pieno rispetto delle normative vigenti in tale materia.
L’operatore economico/il Fornitore accetta che le registrazioni telefoniche effettuate da Bravo Solution SpA - Jaggaer, possano costituire piena prova dei fatti e delle circostanze rappresentate tanto in una eventuale fase giudiziale, quanto in una eventuale fase stragiudiziale ove mai dovessero nascere delle controversie tra le parti.
Si precisa che per ragioni di sicurezza informatica tutti i documenti – ivi inclusi i provvedimenti adottati dalla stazione appaltante – risiedono “fisicamente” sul Portale Acquisti e del caricamento nonché dell’esatta collocazione viene data informativa all’operatore economico/Fornitore con l’inoltro di una e-mail al domicilio eletto da quest’ultimo.
Pertanto nessun provvedimento della stazione appaltante verrà inoltrato come allegato ad alcuna e- mail o in ogni caso non avrà il valore dell’ufficialità che risulterà esclusivamente in capo al documento residente sul Portale Acquisti.
I provvedimenti indirizzati individualmente agli operatori economici/Fornitori (es. esclusioni, aggiudicazioni ecc.) risiedono nello “spazio” web del Portale ad esclusivo appannaggio del singolo operatore economico/Fornitore e della stazione appaltante.
Articolo 10
Sospensione della gara e successiva ripresa anche in modalità diversa
Qualora Ferservizi SpA decida la sospensione della gara on line, l'operatore economico ne avrà comunicazione attraverso il Portale Acquisti ed altresì, nel caso di procedura negoziata senza preventiva pubblicazione del bando, a mezzo mail; successivamente sarà comunicato sul Portale Acquisti e, nel caso di procedura negoziata senza preventiva pubblicazione del bando anche a mezzo mail, il nuovo termine di scadenza per la presentazione dell'offerta.
Resta ferma la facoltà in capo a Ferservizi SpA, in caso di mal funzionamento del Portale Acquisti o a proprio insindacabile giudizio, proseguire la gara in modalità tradizionale (cartacea) dandone comunicazione ai partecipanti al domicilio eletto senza che i medesimi possano vantare alcuna pretesa risarcitoria in merito relativamente agli eventuali ulteriori oneri da sostenere o sostenuti.
Articolo 11
Trattamento dei dati personali e responsabilità connesse
Ferservizi S.p.A. tratta i dati personali acquisiti direttamente dall’interessato e/o indirettamente dall’Operatore Economico, ai fini della registrazione al Portale Acquisti, del processo di qualificazione del Fornitore per l’eventuale inserimento/aggiornamento negli elenchi dei Fornitori, nonché per l’espletamento delle procedure di gara ed affidamento, ivi incluse le attività di verifica pre-stipula. L’informativa completa è disponibile sul Portale Acquisti e costituisce parte integrante del presente documento.
Ferservizi SpA non assume alcuna responsabilità per la mancata partecipazione alla gara, per l'impossibilità di proseguire la partecipazione da parte delle imprese e per ogni forma di malfunzionamento del Portale Acquisti.
La partecipazione alla gara mediante l'utilizzo di chiave di accesso e Password comporta il compimento di atti giuridici rilevanti imputati automaticamente alla società titolare degli stessi, che è quindi tenuta a non diffondere a terzi l'utilizzo di chiave di accesso e di Password e ad adottare tutte le misure necessarie ad assicurarne la riservatezza.
Ferservizi SpA, dunque, presume che il soggetto che accede al Portale Acquisti sia munito di idonea procura per formulare ed inviare offerte con riferimento all'importo massimo presunto nella stessa.
Ferservizi SpA è quindi esonerata da qualsiasi responsabilità connessa all'utilizzo improprio del mezzo, della chiave di accesso e della Password, anche da parte di terzi.
Il concorrente s'impegna sin d'ora a risarcire Ferservizi SpA da eventuali danni da ciò derivanti.
In caso di smarrimento o sottrazione della chiave di accesso o della Password, l'operatore economico sarà tenuto a darne tempestiva comunicazione a Bravo Solution SpA - Jaggaer e per conoscenza a Ferservizi SpA
Articolo 12
Diritto di accesso agli atti
L’operatore economico/Fornitore che intende esercitare il diritto di accesso ex art. 13 D. Lgs. n.
163/06, L. n. 241/90 e D.P.R. n. 184/06, trattandosi di gare svolte in modalità telematica, dovrà presentare idonea istanza sottoscritta digitalmente da un legale rappresentante con indicazione puntuale dei documenti per i quali intende esercitare l’accesso e l’esplicitazione della motivazione.
Successivamente la stazione appaltante provvederà ai sensi del D.P.R. n. 184/06 precisando con apposita comunicazione indirizzata al domicilio eletto (PEC) dell’istante i modi e i tempi per l’esercizio del diritto di accesso, ove ne siano stati ravvisati sussistenti i presupposti e/o non sia stato comunicato un provvedimento di differimento o di diniego.
Per tutti gli atti e i documenti diversi da quelli già resi disponibili sul Portale Acquisti nello spazio deputato alla singola procedura di affidamento, il diritto di accesso si eserciterà con l’interrogazione delle registrazioni del Portale Acquisti che contengono la documentazione in formato elettronico degli atti della procedura, a richiesta certificata dal Gestore del Sistema.
Articolo 13
Modifica del presente regolamento
L’accesso al Portale Acquisti e/o la partecipazione alle gare on line comportano l’accettazione puntuale ed incondizionata del presente regolamento e delle sue eventuali successive modifiche e integrazioni.
Ferservizi SpA si riserva il diritto, a suo insindacabile giudizio, di modificare, in qualsiasi momento il presente regolamento.
Le modifiche al medesimo diventeranno pienamente efficaci dal momento della pubblicazione sul Portale Acquisti e non si applicheranno alle gare già bandite salva diversa espressa previsione normativa.
E’pertanto onere e responsabilità esclusiva degli operatori economici/fornitori il monitoraggio costante del Portale Acquisti e della normativa ivi contenuta compreso il presente regolamento.
Resta ferma la possibilità per Ferservizi SpA di inviare comunque una comunicazione informativa al Fornitore/operatore economico al domicilio eletto ex art. 79, comma 5 quinquies D. Lgs. n.
163/06.
Articolo 14 Revoca dell’abilitazione
Ferservizi SpA si riserva il diritto di revocare, in qualsiasi momento, l’abilitazione agli utenti che si siano resi responsabili di utilizzo improprio e/o fraudolento del Sistema/Portale Acquisti, salvo il diritto ad agire per il risarcimento degli eventuali danni subiti.
Articolo 15
Responsabile del procedimento
Le funzioni del responsabile del procedimento ai sensi dell’art. 10 del D. Lgs. 163/2006, verranno assicurate dal soggetto che verrà indicato di volta in volta negli atti della singola procedura di affidamento.
Articolo 16 Foro competente
Per ogni questione o controversia nascente in ordine allo svolgimento della gara on line ha competenza in via esclusiva il Tribunale Amministrativo Regionale del Lazio.
Articolo 17 Gerarchia delle fonti
Le disposizioni degli atti di gara e del presente Regolamento prevalgono, nell'ordine indicato, su quelle contenute in ogni altro documento atto a regolamentare le gare on line espletate da Ferservizi
Articolo 18 Norma di chiusura
Per quanto non espressamente disciplinato nel presente Regolamento, e successive eventuali modifiche, e, comunque, ad integrazione dello stesso, si applicano le seguenti disposizioni normative:
D. Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 - Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture e s.m.i.
D.Lgs. 7-3-2005 n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale, e successive modificazioni ed integrazioni;
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
Direttiva 2004/17/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, che coordina le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi nei settori esclusi.
D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”.
Le disposizioni del presente Regolamento sono sostituite, modificate od abrogate automaticamente per effetto di norme aventi carattere cogente contenute in leggi o regolamenti che entreranno in vigore anche successivamente all’adozione del medesimo.
