CODICE DI CONDOTTA FORNITORI GRUPPO CALZEDONIA

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Documento: Codice di Condotta Fornitori Data: 28/09/2020 Stato: 01

CODICE DI CONDOTTA FORNITORI GRUPPO CALZEDONIA

1. INTRODUZIONE

Il Gruppo Calzedonia attribuisce un ruolo di primaria importanza all’adozione da parte delle società del gruppo e dei partner con i quali intrattiene rapporti commerciali, di regole e valori condivisi, per il rispetto dei propri principi etici e per uno sviluppo sostenibile del business.

A tal fine, in linea con le disposizioni del proprio Codice Etico, il Gruppo Calzedonia ha deciso di adottare il Codice di Condotta Fornitori (di seguito anche il “Codice di Condotta”) contenente i principi e le regole di comportamento che devono caratterizzare le relazioni commerciali tra il Gruppo Calzedonia ed i suoi partner.

Il presente Codice di Condotta viene sottoposto a revisione periodica in base agli sviluppi normativi e legislativi, alle best practice e agli input forniti dagli stakeholder.

La presente è la prima versione del Codice di Condotta, approvata dal Consiglio di Amministrazione di Calzedonia Holding S.p.A. in data 28 settembre 2020 ed è da ritenersi adottata da parte di tutte le società del Gruppo Calzedonia.

La conformità con il Codice di Condotta è una condizione necessaria per avviare e mantenere un rapporto commerciale con il Gruppo Calzedonia.

2. DESTINATARI E AMBITO DI APPLICAZIONE

La condivisione dei valori e delle regole di comportamento del Gruppo Calzedonia è estesa a tutta la filiera: i fornitori che si avvalgono della collaborazione di subfornitori sono tenuti a garantire, verificare e dimostrare il rispetto dei principi e dei doveri stabiliti dal presente Codice di Condotta da parte dei loro subfornitori, fermo restando che, in ogni caso, ciascun fornitore sarà responsabile di eventuali omissioni o violazioni del Codice di Condotta da parte di ciascuno dei suoi subfornitori.

I destinatari del presente Codice di Condotta sono pertanto tutti coloro che forniscono beni e/o servizi al Gruppo Calzedonia e gli eventuali subfornitori a qualunque livello della filiera del fornitore (di seguito anche i “Destinatari” o singolarmente il “Destinatario”).

Ai Destinatari è richiesto di conformarsi al Codice di Condotta, così come di diffonderlo e richiederne il rispetto ai propri dipendenti, fornitori, collaboratori esterni e ulteriori soggetti, facenti parte della catena di fornitura di materie prime, servizi e prodotti finiti per il Gruppo Calzedonia.

A conferma della propria adesione, i destinatari sono tenuti a firmare il modulo di adesione presente nella sezione 7 del presente documento (Modulo di Impegno e Accettazione).

3. CONTESTO NORMATIVO

I Destinatari sono tenuti a rispettare le leggi e le normative applicabili nei Paesi in cui operano, ivi incluse, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le leggi in materia di diritto del lavoro, diritti umani, salute e sicurezza sul lavoro, responsabilità ambientale, anticorruzione, sicurezza e qualità dei prodotti e dei servizi. Oltre alle leggi ed alle normative applicabili a livello locale, il Codice di Condotta stabilisce requisiti essenziali basati su principi internazionali che potrebbero essere più restrittivi rispetto ai requisiti di legge.

I Destinatari sono tenuti ad agire in conformità con il principio più restrittivo, a condizione che lo stesso non violi leggi e normative inderogabili applicabili localmente. In caso di conflitto tra il Codice di

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Condotta e le suddette leggi e/o normative, queste ultime prevarranno. In tal caso, il Destinatario dovrà informare tempestivamente il Gruppo Calzedonia per valutare insieme come risolvere il disallineamento senza compromettere il rispetto dei valori sanciti nel presente Codice di Condotta.

4. SEGNALAZIONI

I Destinatari sono tenuti a segnalare tempestivamente eventuali violazioni, presunte o accertate, della legge, del Codice di Condotta o di qualunque accordo contrattuale con il Gruppo Calzedonia. Ciò comprende le violazioni commesse da qualunque dipendente, consulente, partner, agente o altro rappresentante che agisce in nome e/o per conto del Destinatario o del Gruppo Calzedonia.

Per qualsiasi richiesta di informazioni in relazione al Codice di Condotta, inclusa la sua interpretazione e applicazione, è possibile contattare i referenti del Gruppo direttamente coinvolti nella gestione della relazione commerciale in essere.

Per qualsiasi segnalazione inerente ad una presunta e/o accertata violazione del Codice è possibile contattare il Gruppo Calzedonia utilizzando i seguenti recapiti:

• posta elettronica: organismo.vigilanza@calzedonia.it;

• posta ordinaria: Organismo di Vigilanza Gruppo Calzedonia c/o Calzedonia Spa, Via Monte Baldo n.

20, Dossobuono di Villafranca (VR).

Il Gruppo si impegna a trattare ogni segnalazione ricevuta con confidenzialità, riservatezza e senza alcuna forma di ritorsione.

Tale principio generale non preclude né limita gli eventuali obblighi di denuncia che dovessero emergere a seguito delle segnalazioni, nei confronti dell'Autorità Giudiziaria o di altre autorità competenti.

5. PRINCIPI E REGOLE DI COMPORTAMENTO 5.1. LAVORO E DIRITTI UMANI

Il Gruppo Calzedonia afferma il suo impegno al rispetto e alla promozione dei Diritti Umani, sia lavorativi che non.

I Destinatari sono tenuti a rispettare e a promuovere i diritti umani e, nello specifico, i diritti dei lavoratori nell’ambito delle proprie attività, in particolare:

• Rifiuto del Lavoro forzato o coatto: È vietata qualunque forma di lavoro forzato o coatto, lavoro prestato sotto il vincolo della restituzione di un debito, schiavitù o traffico di esseri umani, così come in condizioni di coercizione psicologica e/o fisica.

I dipendenti devono essere in possesso o avere il controllo diretto dei loro documenti d'identità personale, devono avere libertà di movimento e devono avere la facoltà di risolvere il rapporto di lavoro, pur nel rispetto dei termini di preavviso previsti dalla legge, senza timore di ritorsioni o punizioni.

• Rifiuto del Lavoro Minorile: i Destinatari sono tenuti a rispettare i diritti dell’infanzia e rifiutare il lavoro minorile, nel rispetto dell’età minima stabilita per l’accesso al lavoro dalle relative leggi nazionali di ogni Paese. I Destinatari dovranno agire nell’osservanza dei regolamenti prescritti dall’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO) e dalla Convenzione Internazionale sui Diritti dell’Infanzia. Se le leggi locali permettono l’occupazione di giovani lavoratori, i Fornitori dovranno tutelare i giovani con l’età minima per accedere al lavoro, fino ai 18 anni di età, assicurando che vengano trattati ai sensi della legge;

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ciò include misure che evitino situazioni di pericolo e lavori notturni che potrebbero compromettere la loro salute, sicurezza o integrità morale.

• Rifiuto della discriminazione e promozione delle diversità: i Destinatari sono tenuti a rispettare le diversità dei propri dipendenti, offrendo pari opportunità di lavoro e di promozione professionale e rifiutando ogni forma di discriminazione. Nessun dipendente dei Destinatari dovrà essere soggetto a discriminazione per ragioni di razza, origine, etnia, disabilità, malattia, religione, stato civile, orientamento sessuale, opinione politica, età, cittadinanza, genere o per qualsiasi altra ragione. Inoltre, i Destinatari si asterranno dall’intraprendere qualsiasi pratica discriminatoria in materia di assunzione, retribuzione, accesso alla formazione, promozione, cessazione del contratto di lavoro o pensionamento.

• Diritto alla libertà di opinione, di informazione e di espressione: i Destinatari si impegnano a rispettare e a promuovere, all’interno della propria realtà lavorativa, il diritto alla libertà di opinione, di informazione e di espressione, rispettando le diversità di opinione e promuovendo una comunicazione bilaterale nelle proprie relazioni commerciali.

• Rispetto per la libertà di associazione e contrattazione collettiva: i Destinatari sono tenuti a garantire ai propri dipendenti, senza alcuna distinzione, il diritto alla libertà di associazione e alla libertà sindacale. Non vi sarà alcuna ritorsione in caso di esercizio di tali diritti e non si offrirà alcun compenso o retribuzione di alcun tipo ai dipendenti al fine di ostacolare l’esercizio di tali diritti.

• Condizioni lavorative giuste, eque e favorevoli: i Destinatari dovranno trattare i propri dipendenti con rispetto e in una maniera giusta ed equa, e retribuirli in conformità alle norme di legge applicabili, comprese quelle relative alla retribuzione minima, al lavoro straordinario ed ai benefit. I Destinatari non effettueranno alcuna trattenuta e/o deduzione dai salari per ragioni disciplinari né per qualsiasi altra ragione, fatte salve quelle previste dalle normative applicabili. Analogamente, essi forniranno a tutti i lavoratori informazioni scritte e comprensibili sulle loro condizioni salariali al momento dell’assunzione e garantiranno l’accesso dei dipendenti alle informazioni relative al proprio rapporto di lavoro. Inoltre, i Destinatari garantiranno il pagamento puntuale dei salari e di qualsiasi altra indennità o benefit, nel pieno rispetto di tutte le leggi applicabili, garantendo in particolare che i pagamenti siano effettuati nel modo più consono ai lavoratori.

I Destinatari sono inoltre tenuti a rispettare le forme di assunzione previste dalla normativa applicabile, evitando il ricorso a ogni modalità irregolare, incluso l’impiego di lavoratori privi di regolare permesso di soggiorno e di assicurare ai propri dipendenti e collaboratori un trattamento previdenziale, assistenziale e assicurativo in conformità alle disposizioni di legge e normative applicabili, nonché ai contratti collettivi adottati.

I Destinatari dovranno altresì garantire ai propri dipendenti un ambiente lavorativo libero da qualsiasi forma di molestia, intimidazione, abuso o violenza, anche psicologica o verbale, oltre a qualsiasi altro comportamento che possa portare ad un ambiente lavorativo intimidente, offensivo o ostile.

I Destinatari dovranno infine garantire un trattamento equo, sia relativamente alla scelta degli eventuali subfornitori, sia relativamente al rapporto con il subfornitore stesso, che non dovrà mai essere prevaricatorio.

• Orario di lavoro: I Destinatari devono agire in ottemperanza alle norme nazionali ed internazionali sul lavoro ed ai contratti collettivi applicabili per quanto concerne le ore di lavoro. Inoltre, i Destinatari dovranno concedere periodi di riposo settimanali, ferie annuali e festività nazionali, così come congedi di maternità, permessi per malattia e qualsiasi altro permesso nella misura consentita dalla legge e dai contratti collettivi applicabili. In nessun caso verrà superata la durata massima dell’orario di lavoro settimanale, secondo le leggi e regolamenti vigenti, e il lavoro straordinario dovrà essere volontario e non richiesto regolarmente.

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5.2. SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

I Destinatari sono tenuti a rispettare la legislazione vigente in materia di salute e sicurezza sul lavoro, garantendo ai propri dipendenti e collaboratori un ambiente di lavoro sicuro, igienico e salutare, in considerazione del settore in cui operano e dei rischi connessi alle attività ed operazioni effettuate.

I Destinatari prenderanno le dovute precauzioni per prevenire incidenti e danni alla salute dei loro lavoratori, minimizzando il più possibile i rischi inerenti al lavoro e garantendo, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’utilizzo degli strumenti di prevenzione e risposta alle emergenze, di sicurezza degli edifici e impianti antincendio, delle dotazioni di primo soccorso, dei dispositivi di protezione personale, la sicurezza delle attrezzature e degli impianti elettrici, prevenendo l’inquinamento acustico e garantendo un’adeguata illuminazione, aerazione, igiene, accesso all'acqua potabile e pulizia degli ambienti di lavoro e in particolare dei servizi igienici.

I Destinatari offriranno regolarmente ai loro dipendenti corsi di formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro e nomineranno un responsabile per la salute e la sicurezza sul lavoro all’interno del Management dotato dell’appropriato potere decisionale.

5.3. ETICA E CONFORMITÀ

Il Gruppo Calzedonia promuove e rispetta i principi di integrità, lealtà e correttezza nello svolgimento della propria attività.

I Destinatari sono tenuti a rispettare tali principi e ad operare con massima trasparenza nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili nel contesto in cui operano, nonché degli impegni assunti con il Gruppo Calzedonia in forza del presente documento.

• Lotta alla corruzione: Il Gruppo Calzedonia è fortemente impegnato nel contrasto ad ogni forma di corruzione attiva e passiva, sia in ambito pubblico che privato.

I Destinatari sono tenuti ad astenersi da ogni atto diretto o indiretto di offerta o promessa in denaro, o altre utilità, incluse regalie o benefici che eccedano le normali pratiche di cortesia e che possano essere interpretate come finalizzate ad esercitare indebita influenza o ad ottenere trattamenti di favore o vantaggi impropri.

Il Gruppo Calzedonia incoraggia i Destinatari a implementare iniziative volte a regolare lo scambio di regali, omaggi e intrattenimenti come a implementare modelli e procedure adeguate a mitigare i rischi di corruzione all’interno della propria organizzazione.

• Conflitti di interesse: I Destinatari dovranno evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o potenziale e impegnarsi a segnalare qualsiasi circostanza che crei favoritismi, pratiche collusive o scelte determinanti vantaggi illegittimi in seno alla loro collaborazione con il Gruppo Calzedonia.

•Antiriciclaggio: I Destinatari sono tenuti ad evitare di intraprendere o mantenere rapporti commerciali o finanziari nei casi in cui vi sia il ragionevole dubbio che le controparti possano mettere in atto condotte configuranti reato di riciclaggio.

Il Gruppo Calzedonia incoraggia i Destinatari ad adottare misure per regolare la gestione dei flussi finanziari, vietando ogni irregolarità che, secondo la normale diligenza professionale, diano adito a sospetti sulla provenienza del denaro ricevuto.

•Riservatezza: I Destinatari sono tenuti ad adottare tutte le misure necessarie per garantire e salvaguardare la riservatezza delle informazioni trasmesse dal Gruppo Calzedonia e a non utilizzare tali informazioni al di fuori dell’espletamento degli incarichi affidati.

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•Proprietà intellettuale e rispetto della concorrenza: I Destinatari sono tenuti ad agire nel pieno rispetto dei diritti di proprietà industriale e intellettuale del Gruppo Calzedonia, nonché in conformità alle prescrizioni contenute in leggi, regolamenti e convenzioni poste a tutela di tali diritti.

I segni distintivi del Gruppo Calzedonia, nonché tutte le informazioni, i progetti, campioni, disegni e tecniche di lavorazione che saranno trasmetti ai Destinatari, costituiscono know-how e segreti industriali di proprietà esclusiva del Gruppo Calzedonia e, per tale ragione, i Destinatari sono chiamati a:

a) usarli esclusivamente per la fabbricazione dei prodotti;

b) non divulgarli a terzi estranei alla lavorazione dei prodotti;

c) adottare tutte le misure necessarie per mantenerli segreti ed evitare che i propri dipendenti o collaboratori divulghino i medesimi in qualsiasi modo, assumendosi ogni responsabilità al riguardo;

d) cessarne immediatamente l’utilizzazione alla scadenza dell’incarico o nel momento in cui esso, per qualsiasi motivo, venisse risolto.

I Destinatari sono altresì tenuti ad astenersi dal compiere pratiche commerciali scorrette in violazione delle leggi applicabili in materia di concorrenza leale e antitrust.

•Subappaltatori: I Destinatari dovranno ricevere l’approvazione preventiva del Gruppo Calzedonia per subappaltare qualsiasi parte del lavoro o servizio da fornire. L’approvazione del Gruppo Calzedonia è subordinata all’accettazione da parte dei subappaltatori del presente Codice di Condotta.

•Dichiarazioni pubbliche: I Destinatari devono adottare estrema cautela nelle dichiarazioni pubbliche, in special modo su Internet e sui social network. Essi devono astenersi dal rilasciare dichiarazioni che siano in contrasto con i valori e i principi sanciti nel presente Codice di Condotta e non potranno menzionare il Gruppo Calzedonia e/o utilizzarne il nome/logo senza espressa approvazione per iscritto di quest’ultimo.

•Restrizioni commerciali e misure sanzionatorie internazionali: I Destinatari si impegnano a rispettare le restrizioni commerciali e la normativa in materia di sanzioni internazionali, nonché le leggi e i regolamenti relativi al controllo delle esportazioni. I Destinatari dichiarano e garantiscono – anche con riguardo ai propri eventuali subfornitori/subappaltatori – di non essere inclusi in nessuna lista di soggetti sanzionati, tra cui, a titolo esemplificativo, “Specially Designated Natiolas List”, o “Foreign Sanctions Evades List

•Privacy: I Destinatari devono agire nel pieno rispetto delle leggi e normative applicabili in materia di protezione dei dati personali.

5.4. SALVAGUARDIA DELL’AMBIENTE

Il Gruppo Calzedonia è impegnato nel rispetto dell’ambiente lungo l’intera filiera produttiva e si aspetta che i Destinatari si impegnino a ridurre al minimo l’impatto ambientale dei loro prodotti e processi produttivi e a rispettare gli ecosistemi e le biodiversità. I Destinatari devono attenersi alle leggi e normative vigenti in materia ambientale che comprendono tra le altre: l’ottenimento e mantenimento delle autorizzazioni ambientali e approvazioni per lo svolgimento di attività regolamentate; la gestione e lo smaltimento di materiali pericolosi; le emissioni di agenti contaminanti che impattano sull’aria, l’acqua e il suolo; la protezione delle risorse naturali e della fauna; la proibizione o restrizione nell’uso di sostanze specifiche; il riciclo di materiali e il rispetto dei diritti ambientali.

Il Gruppo Calzedonia incoraggia i Destinatari a collaborare nel calcolo dell’impatto ambientale dell’intera filiera produttiva per poterne minimizzare gli effetti negativi e ridurre ulteriormente il livello di impatto ambientale dei prodotti.

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Il Gruppo Calzedonia si aspetta dai Destinatari la creazione di processi produttivi che mirino alla riduzione degli sprechi delle risorse naturali (con particolare attenzione verso la conservazione di risorse idriche ed energetiche) e che promuovano il riciclo e il riutilizzo delle stesse. Pertanto, il Gruppo Calzedonia consiglia vivamente un approccio proattivo verso soluzioni e tecnologie innovative che siano finalizzate a proporre continuamente prodotti e servizi migliorati e con minore impatto ambientale.

5.5. SICUREZZA E QUALITÀ DEI PRODOTTI E DEI SERVIZI

I Destinatari sono tenuti a osservare tutte le normative sulla sicurezza applicabili in relazione ai prodotti e ai servizi forniti e ad eventuali requisiti di sicurezza stabiliti contrattualmente.

Con particolare riferimento alla fornitura di materie prime e prodotti finiti per la realizzazione dei prodotti del Gruppo Calzedonia, i Destinatari sono tenuti a rispettare le disposizioni internazionali relative alla sicurezza chimica, fisica e meccanica dei prodotti ed all’integrale rispetto, qualora applicabile alle materie prime/prodotti oggetto di fornitura, del Capitolato Tecnico di Conformità del Gruppo Calzedonia..

Il Gruppo Calzedonia si riserva il diritto di effettuare prove e test chimici sui materiali, prodotti in fase di lavorazione e prodotti finiti.

I Destinatari sono inoltre tenuti a garantire la tracciabilità del prodotto e a comunicare, ove richiesto, le informazioni relative all’identità dei Sub-fornitori, ai luoghi di produzione e di lavorazione dei materiali, componenti e prodotti utilizzati, al fine di facilitare la valutazione del Gruppo Calzedonia in relazione ai possibili rischi (sociali o ambientali) connessi.

6. ATTIVITÀ DI AUDIT E NON CONFORMITA’

Al fine di garantire la conformità con le disposizioni contenute nel Codice di Condotta, il Gruppo Calzedonia si riserva il diritto di svolgere direttamente, o attraverso terzi, le seguenti attività di monitoraggio nei confronti dei Destinatari:

• richiedere la documentazione ritenuta necessaria;

• condurre audit presso i siti produttivi ed uffici, realizzando visite.

Inoltre, al fine di assicurare la piena applicazione del Codice di Condotta potrà essere necessario condurre attività di monitoraggio, sia documentali che in loco, direttamente o attraverso terzi, nei confronti di tutti i Destinatari, dei loro subfornitori, collaboratori esterni e ulteriori soggetti, facenti parte della catena di fornitura di materie prime, servizi e prodotti finiti per il Gruppo.

I Destinatari sono tenuti a fornire tutte le informazioni necessarie e a facilitare le attività di audit da parte dei rappresentanti del Gruppo Calzedonia che intendano verificare la conformità ai requisiti del presente Codice di Condotta.

I Destinatari sono tenuti altresì ad impegnarsi per migliorare o correggere qualsiasi carenza/non conformità eventualmente rilevata.

Il Gruppo Calzedonia si impegna a trattare con la massima confidenzialità le informazioni di cui dovesse venire a conoscenza, nel pieno rispetto della proprietà intellettuale e dei diritti commerciali dei Destinatari.

Il Gruppo Calzedonia si riserva in qualunque momento il diritto di interrompere e/o terminare la relazione commerciale nei confronti del Destinatario, oltre che a richiedere il risarcimento dei danni ove ve ne siano i presupposti, nel caso di:

• grave o reiterata violazione del Codice di Condotta;

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• diniego o mancata collaborazione per la realizzazione delle attività di monitoraggio/audit;

• mancata implementazione di un piano di miglioramento e/o mancato rispetto delle modalità e tempistiche concordate in seguito alla verifica dell’eventuale non conformità.

7. MODULO DI IMPEGNO E ACCETTAZIONE Accettando questo modulo il Destinatario conferma di:

• aver ricevuto, analizzato e compreso le disposizioni del Codice di Condotta;

• impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta, secondo un approccio orientato allo sviluppo e al miglioramento continuo;

• manlevare integralmente il Gruppo Calzedonia da ogni pretesa/sanzione/danno derivante dall'eventuale violazione, da parte del Destinatario o di propri subfornitori, dei requisiti di sicurezza previsti dal presente Codice di Condotta, dal Capitolato Tecnico di Conformità o dalle normative vigenti;

• informare con tutti i mezzi necessari i propri dipendenti, subfornitori, collaboratori esterni e ulteriori soggetti, facenti parte della catena di fornitura per il Gruppo Calzedonia dei contenuti del presente Codice di Condotta, e assicurare che anch’essi ne rispettino le disposizioni, attestandone mediante adeguata documentazione l’avvenuta adesione da parte dei subfornitori.

• accettare le modalità di audit segnalate all’interno del presente documento;

• impegnarsi, in caso di non conformità, a implementare le azioni necessarie all’adeguamento delle proprie attività e operazioni;

• impegnarsi a riportare al Gruppo ogni caso, presunto o accertato, di violazione del presente Codice utilizzando i contatti di riferimento indicati nel presente documento.