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Sistema di Gestione Documentale

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Academic year: 2022

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Sistema di Gestione

Documentale

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Nel corso del quinquennio 2013 – 2018, INPS ha reingegnerizzato il proprio Sistema di Gestione Documentale dotandosi di tutti gli strumenti previsti per la gestione dei documenti.

L’obiettivo principale di tale reingegnerizzazione è stato quello di realizzare uno strumento unico, flessibile e a norma che fosse idoneo sia per le strutture territoriali, dove l’attività documentale è orientata direttamente alla produzione ed è di rilevante importanza l’interfaccia diretta con l’utenza, sia per le strutture centrali e regionali che svolgono invece prettamente attività di indirizzo, coordinamento e vigilanza.

Nel passaggio dal vecchio al nuovo sistema i principali driver del cambiamento sono stati:

• Forte spinta al passaggio dall’analogico al digitale

• Le nuove disposizioni normative sulla gestione dei documenti

• L’adeguamento del sistema informatico alle nuove e mutate esigenze dell’Istituto

SGD – L’esperienza

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• 529 Aree Omogenee Organizzative (AOO).

• 28.892 utenti censiti di cui 16.711 utilizzatori effettivi del sistema di front end.

• 425 applicativi Internet ed Intranet che si interfacciano con il sistema per la gestione di documenti afferenti ai vari procedimenti amministrativi.

• Oltre 50 ML di documenti acquisiti ogni anno.

• Gestione a norma dei registri giornalieri di protocollo e delle fatture elettroniche.

SGD – Principali caratteristiche

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Adeguamento alla normativa vigente;

 Creazione di un Sistema Unico di Gestione Documentale dell’Istituto con delle regole di gestione definite e condivise;

 Possibilità di comunicare in modo dematerializzato tra tutte le Sedi attraverso il canale d’interoperabilità interna;

Riduzione dei flussi cartacei a favore dei flussi elettronici;

 Razionalizzazione degli archivi;

Maggiori capacità di gestione e controllo;

 Alti livelli di sicurezza: gestione puntuale (anche su singoli utenti) dei diritti di accesso a documenti/fascicoli;

 Reperibilità immediata dei documenti.

SGD – Obiettivi e Vantaggi del sistema

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SGD – il contesto

• Forte spinta dell’Istituto verso la telematizzazione dei servizi (domande telematiche) e la digitalizzazione dei processi

• Nuove modalità e nuovi strumenti di interfaccia con l’esterno per la ricezione e l’invio dei documenti (PEC, CRM, Contact Center, Sportelli, Enti esterni)

• Assorbimento ed integrazione di sistemi documentali di altri enti previdenziali (INPDAP, ENPALS, IPOST, ecc..)

• Grandi volumi da gestire (oltre 50ML di documenti all’anno)

• Elevata complessità organizzativa: oltre 500 AOO, 450 tipologie di prestazione erogate e milioni di fascicoli amministrativi all’anno

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SGD – Le criticità

• Deframmentazione dell’archivio documentale e non univocità delle informazioni

• Logiche e regole di gestione dei documenti basati sull’analogico

• Scarsa integrazione con i processi amministrativi e perdita di informazioni

• Sostanziale impossibilità di effettuare lo scarto dei documenti

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SGD – Azioni intraprese

• Definizione delle regole e degli strumenti archivistici per la gestione dei documenti

• Adeguamento architetturale e tecnologico del sistema informatico

• Supporto agli utenti interni per il passaggio dal vecchio al nuovo

sistema

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Definizione degli strumenti e delle regole per la gestione dei documenti

• Titolario unico di classificazione e piano di fascicolazione adeguati alle nuove esigenze dell’Istituto

• Revisione ed unificazione del massimario di conservazione e scarto

• Redazione del Manuale di gestione documentale

• Redazione del Manuale di conservazione a norma

SGD – Azioni intraprese

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SGD – Azioni intraprese

Adeguamento architetturale e tecnologico del sistema informatico

• Architetture orientate ai servizi per favorire l’integrazione con i processi amministrativi

• Repository unico del patrimonio documentale

• Centralizzazione delle logiche di accesso e gestione dei documenti

• Implementazione del Sistema di Conservazione a Norma

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SGD – Azioni intraprese

Supporto agli utenti interni per il passaggio dal vecchio al nuovo sistema

• Percorsi formativi in aula ed on line

• Disponibilità di manuali e video sulle principali funzionalità del sistema

• Gruppo di supporto all’utenza interna dedicato

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SGD – Obiettivi raggiunti

• Strumento unico e centralizzato per una gestione uniforme del patrimonio documentale dell’Istituto

• Invio in conservazione a norma dei documenti (Registro di protocollo e fatture elettroniche)

• Sistema tecnicamente adeguato alle nuove esigenze dell’Istituto

• Strumenti di gestione archivistica adeguati alla normativa vigente

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SGD – I numeri

Il sistema SGD è a regime su tutte le Strutture dell’Istituto.

Entrata Uscita 0

10.000.000 20.000.000 30.000.000 40.000.000

2017 2018

Documenti

Entrata Uscita

Attive Passive 0

200.000 400.000

2017 2018

Fatture Elettroniche

Attive Passive

Entrata Uscita 0

1.000.000 2.000.000 3.000.000

2017 2018

PEC

Entrata Uscita

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SGD – Attività in corso

 Completamento dell’integrazione con i processi

 Gestione dei flussi ibridi ed integrazione con i flussi di postalizzazione

 Diffusione dell’utilizzo degli strumenti di firma digitale

 Gestione informatizzata degli archivi cartacei di deposito

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