MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE
13 settembre 2021
IS-00-GD-01 Documento pubblico
INDICE
1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO 5
2. INTRODUZIONE 6
2.1 PREMESSA 6
2.2 RIFERIMENTI NORMATIVI 7
2.3 GLOSSARIO 7
2.4 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE 10
3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 11
3.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO 11
3.2 IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE 11
3.3 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO 12
3.4 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 16
3.5 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 17
3.6 POSTA ELETTRONICA ORDINARIA 18
4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 20
4.1 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI 20
4.2 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE 21
4.2.1 Accessibilità dei documenti informatici 22
4.3 FIRMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI 22
4.4 COPIE E DUPLICATI 23
5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI 24
5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI 24
5.1.1 Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata 25
5.1.2 Ricezione della posta elettronica ordinaria 25
5.1.3 Ricezione tramite servizi applicativi 26
5.1.4 Ricezione su supporto removibile 26
5.1.5 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 26
5.2 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI 27
6. LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 29
6.1 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 29
6.2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 29
6.3 MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI 29
6.3.1 Segnatura di protocollo 32
6.3.2 Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo 33
6.3.3 Documenti con firma illeggibile o non firmati 33
6.4 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO 33
6.5 REGISTRO DI EMERGENZA 34
6.6 REGISTRO INTERNO 34
7. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 36
7.1 ASSEGNAZIONE 36
7.2 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI 37
7.3 TIPIZZAZIONE DEI DOCUMENTI 37
7.4 IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 37
8. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 38
8.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE 38
8.2 REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE 38
8.3 LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 39
8.4 PIANO DI FASCICOLAZIONE O PIANO DI ORGANIZZAZIONE DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI 39
8.5 PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 40
8.6 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI 41
8.7 ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI 41
8.8 CHIUSURA DEI FASCICOLI 42
9. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 43
10. ACCESSO 44
10.1 ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA 44
10.2 ACCESSO ESTERNO 44
11. ALLEGATI 45
1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO
Versione Data Descrizione modifiche
1.0 9 ottobre 2015 Prima emissione del documento
2.0 14 dicembre 2017
Aggiornamento del Glossario (par. 2.3)
Aggiornamento della descrizione del sistema informatico SD per evoluzione del sistema (par. 3.1, 3.2, 3.4, 3.6)
Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica ordinaria e certificata definite per lo scambio di corrispondenza (par. 3.8, 5.1.2)
Aggiornamento formato di firma digitale (par. 4.3)
Aggiornamento copie informatiche di documenti analogici (par. 4.5) Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il Registro accesso civico generalizzato (par. 6.3) e dei registri interni (par. 6.8)
Aggiornamento assegnazione dei documenti in ingresso (par. 8.1) Tipizzazione documenti con l’aggiunta dell’allegato 10 “Tipologie dei documenti” (par. 8.3)
Aggiornamento Piano di Classificazione e Piano di Fascicolazione (par. 9.1, 9.2, 9.5, 9.7, 9.8)
Aggiornamento elenco allegati (par. 13)
3.0 01 agosto 2019
Aggiornamento Responsabile della Gestione documentale (par.3.2)
Aggiornamento organizzativo (par.2.4)
Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica certificata e ordinaria definite per lo scambio di corrispondenza (par. 3.6 e 3.7)
Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il Registro del Data protection Officer (DPO) (par. 6.3)
4.0 13 settembre 2021
Aggiornamento alle Linee guida di AgID del 10 settembre 2020 e ss.mm.ii.
Riorganizzazione completa dei contenuti, con particolare riguardo a:
riorganizzazione della struttura
riferimenti normativi
glossario
allineamento all’organizzazione aziendale vigente
adeguamento agli standard redazionali e di accessibilità di Sogei
descrizione dell’integrazione con i servizi applicativi
integrazione dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo
2. INTRODUZIONE
2.1 PREMESSA
Sogei S.p.A. (d’ora in poi Sogei), società interamente partecipata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, è stata inserita all’interno dell’Elenco ISTAT contenente le Amministrazioni Pubbliche del Conto economico consolidato individuate ai sensi della Legge di contabilità e finanza pubblica nell’elenco pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n. 210 del 10 settembre 2014.
L’inserimento nel predetto elenco ha come conseguenza l’inclusione di Sogei nell’ambito soggettivo di applicazione di numerosi provvedimenti normativi relativi al settore pubblico, tra i quali rientra il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) - decreto legislativo n. 82 del 2005 e ss.mm.ii.
In ottemperanza a quanto previsto dalle Linee guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, Sogei ha redatto il presente Manuale con l’obiettivo di descrivere il sistema di gestione dei documenti, anche ai fini della conservazione, e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei fascicoli.
Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le indicazioni per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti; pertanto si rivolge agli operatori di protocollo, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con la Società.
In particolare, il Manuale disciplina:
le modalità informatiche di formazione degli originali dei documenti della Società e la loro gestione;
la gestione dei flussi documentali;
le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo o interesse.
Il presente Manuale, ad eccezione di alcuni allegati contenenti informazioni confidenziali e/o di interesse esclusivamente interno, è pubblicato sul sito internet istituzionale di Sogei sotto la sezione “Società trasparente / Altri contenuti”.
2.2 RIFERIMENTI NORMATIVI
Di seguito i principali riferimenti normativi:
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii.
Legge sul procedimento amministrativo: la legge 7 agosto 1990, n. 24.
Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE (GDPR):
Legge sull’accessibilità: la legge 9 gennaio 2004, n. 4 – Disposizioni per favorire l’accesso dei disabili agli strumenti informatici e ss.mm.ii
Decreto Trasparenza: il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 – Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.
Testo Unico (TUDA): il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n.
445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82”.
Linee guida AgID, sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e relativi allegati: versione del 10 settembre 2020 e ss.mm.ii
Linee guida AgID sull’accessibilità degli strumenti informatici, del 23 luglio 2020
2.3 GLOSSARIO
Aggregazione documentale informatica: insieme di documenti informatici o insieme di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente.
Archivio dei documenti informatici: Complesso dei documenti informatici prodotti o acquisiti da un soggetto pubblico o privato durante lo svolgimento della propria attività, organizzati in aggregazioni documentali informatiche.
Area Organizzativa Omogenea (AOO): insieme di funzioni e di uffici individuati dall'ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il canale ufficiale per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi.
Autenticità: caratteristica in virtù della quale un oggetto deve considerarsi come corrispondente a ciò che era nel momento originario della sua produzione. Pertanto un oggetto è autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo subito nel corso del tempo o dello spazio alcuna modifica non autorizzata. L'autenticità è valutata sulla base di precise evidenze.
Classificazione di archivio: attività di organizzazione di tutti i documenti secondo uno schema costituito da un insieme di voci articolate in modo gerarchico (Piano di classificazione) e che individuano, in astratto, le funzioni, competenze, attività e/o materie del soggetto produttore.
Conservazione dei documenti digitali: insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato, garantendo nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti.
Dematerializzazione: processo finalizzato all’eliminazione dei supporti documentali cartacei mediante la “conversione” di un documento cartaceo in un documento informatico, preservandone sia il relativo valore giuridico e probatorio (in base al formato documentale scelto e agli eventuali strumenti di firma elettronica o riferimento temporale associati allo stesso documento, nonché all’archiviazione in un sistema di gestione sicuro, fino alla conservazione a norma), sia gli elementi afferenti al contesto archivistico di riferimento (ad, esempio, trasponendo nel contesto digitale le informazioni relative alla classificazione del documento ed effettuando opportunamente la fascicolazione e la metadatazione del documento informatico che viene creato per sostituire l’originale cartaceo).
Documento elettronico: qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.
Documento informatico: Documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Fascicolo informatico: aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.
Firma elettronica qualificata (FEQ) / Firma digitale: La firma elettronica qualificata (FEQ) - o firma digitale - è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici. In Italia
“firma elettronica qualificata” e “firma digitale” sono sostanzialmente sinonimi. Il Regolamento eIDAS ne dà questa definizione: "Firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche" e stabilisce che una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
Gestione Documentale: processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti.
Integrità: caratteristica di un documento informatico o di un'aggregazione documentale in virtù della quale risulta che essi non hanno subito nel tempo e nello spazio alcuna alterazione non autorizzata. La caratteristica dell'integrità, insieme a quella della completezza, concorre a determinare la caratteristica dell'autenticità.
Manuale di conservazione: documento informatico che descrive il sistema di conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
Manuale di gestione documentale: documento informatico che descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Piano di classificazione (Titolario): struttura logica che permette di organizzare documenti e oggetti digitali secondo uno schema desunto dalle funzioni e dalle attività dell'amministrazione interessata.
Piano di conservazione: documento, allegato al Manuale di gestione documentale e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione.
Piano di fascicolazione (Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali):
Strumento integrato con il sistema di classificazione finalizzato a individuare le tipologie di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui si declinano le funzioni svolte dall’ente
Posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi (CAD)
Registro di protocollo: registro informatico ove sono memorizzate le informazioni prescritte dalla normativa per tutti i documenti ricevuti e spediti da un ente e per tutti i documenti informatici dell'ente stesso.
Responsabile della gestione documentale (RGD): soggetto responsabile della gestione del sistema documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Sistema di conservazione: insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la conservazione dei documenti informatici in attuazione a quanto previsto dall’art. 44, comma 1, del CAD.
Sistema di gestione informatica dei documenti: insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle organizzazioni per la gestione dei documenti. Nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
2.4 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
Il presente Manuale di gestione documentale è adottato secondo quanto previsto al par.
3.5 delle Linee guida AgID.
Il manuale “descrive il Sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
Esso è predisposto a cura del Responsabile della gestione documentale (RGD) ed è approvato dal Responsabile della Funzione “Cross-service & Solution”.
La prima versione è stata predisposta dal RGD, supportato da un gruppo di lavoro aziendale trasversale che ha compiuto un’analisi dei flussi documentali aziendali in collaborazione con tutte le strutture organizzative aziendali di Sogei al fine di fornire le indicazioni utili per determinare il modello organizzativo di gestione della documentazione, la definizione del Piano di classificazione dei documenti e la costituzione dell’Archivio aziendale dei documenti informatici.
Gli allegati al presente manuale, essendo documenti di natura tecnica, sono approvati ed emessi dal RGD.
Il manuale è aggiornato ogni qualvolta il RGD ne rilevi l’opportunità, ad esempio a seguito di:
modifiche normative o regolamentari sopravvenute;
introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’operatività aziendale in termini di efficacia, efficienza e trasparenza;
inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
sostanziali modifiche apportate nell’ambito dell’architettura del sistema.
Nel caso di avvicendamento del RGD, il nuovo Responsabile deve prendere visione del manuale di gestione, verificare le regole in esso contenute ed eventualmente modificarle aggiornando il manuale stesso.
3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
3.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO
Sogei ha scelto di configurarsi, ai fini della gestione documentale, come unica Area Organizzativa Omogenea denominata “Sogei_PROT” (di seguito AOO Sogei), composta dall’insieme di unità organizzative articolate come riportato nell’allegato 5 “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli” e di definire, quindi, un unico sistema di gestione documentale e protocollo informatico.
I vantaggi derivanti da tale scelta organizzativa sono i seguenti:
omogeneità di organizzazione del servizio
riduzione dei costi di gestione del servizio
riduzione della frammentazione
riduzione del numero di registrazioni di protocollo
maggiore flessibilità del servizio
indipendenza dalle dinamiche di riorganizzazione aziendale
standardizzazione (es. Piano di classificazione unico)
semplificazione delle operazioni di archiviazione e reperimento dei documenti
riduzione della ridondanza della documentazione da gestire
semplificazione dell’iter documentale.
Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è istituito nella AOO Sogei.
Per la protocollazione dei documenti in entrata si è adottato un modello operativo di tipo centralizzato presso l’Ufficio di protocollo generale e l’ufficio di protocollazione particolare di sicurezza.
Per la protocollazione dei documenti in uscita si è adottato un modello decentralizzato presso le strutture organizzative dove sono allocati gli addetti alla protocollazione.
3.2 IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Sogei, in riferimento alla normativa vigente, ha conferito, con Comunicazione organizzativa n.4 del 23 maggio 2019, all’ing. Caterina Pugliese, il ruolo di responsabile del “Servizio per
la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
(Responsabile della gestione documentale).
Al Responsabile, spetta il compito di:
Predisporre e tenere aggiornato il manuale di gestione documentale;
predisporre il piano per la sicurezza informatica del sistema.
Le attività operative della gestione documentale sono svolte dalle strutture organizzative aziendali secondo il modello individuato riportato nell’allegato 5 “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli”.
3.3 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO
Il Sistema di gestione informatica dei documenti a supporto del “Sistema di gestione documentale e protocollo informatico” è denominato “Servizi Documentali” ed è implementato e gestito dalla struttura organizzativa “Document Management &
Conservation”.
Le principali componenti del sistema di gestione informatica sono:
Protocollo. È l’insieme delle funzionalità orientate all’operazione di protocollazione e alla gestione dei registri di protocollazione. È possibile protocollare i dati di profilo o acquisire il documento principale e gli eventuali allegati nel rispetto dei dispositivi normativi sulla materia, quale il DPR 445/2000 e le recenti emanazioni relative alle linee guida AgID. Al momento della registrazione di protocollo viene associata, in modo non più modificabile, al documento la segnatura di protocollo. La segnatura di protocollo contiene il codice identificativo di Sogei, il codice dell'Area Organizzativa Omogenea, la denominazione del registro, il numero di protocollo composto da 7 cifre e la data di protocollo. È possibile protocollare sul registro ufficiale (di corrispondenza) documenti in ingresso o in uscita da un’AOO oppure registrare su registri interni per i quali non è previsto l’inserimento del mittente o del destinatario. A fronte di ogni documento principale acquisito, è possibile produrre una copia in formato PDF che riporta stampigliata la segnatura di protocollo.
Nell’ambito della protocollazione rientrano altre funzionalità quali:
Gestione dei documenti in bozza. L’applicativo prevede una modalità particolare per gestire la lavorazione dei documenti in bozza di una pratica costituita da un documento principale e dai vari allegati, prima di procedere alla loro protocollazione.
Per lavorare le bozza dei documenti è necessario effettuare una registrazione sul
“registro delle bozze”, l’acquisizione del documento principale e degli allegati potrà avvenire contemporaneamente alla registrazione o successivamente.
Fino a quando non viene effettuata la protocollazione, sono disponibili le funzioni per la creazione di versioni successive dei documenti ed eventualmente possono essere utilizzate le funzionalità per l’apposizione della firma digitale descritte nel seguito.
Nel momento in cui i documenti hanno raggiunto la loro versione definitiva possono essere protocollati, in tal caso automaticamente è creato il collegamento tra il protocollo derivante dalla registrazione e la registrazione in bozza.
Gestione dei flussi di attività. È l’insieme degli strumenti a disposizione degli utenti e dei responsabili, che, opportunamente applicati a documenti o fascicoli, ne determinano le responsabilità e le disposizioni di lavorazione all’interno delle strutture organizzative interne all’AOO. In particolare, per ciascun documento o fascicolo è possibile definire, tramite la tipologia di attività assegnata, la lavorazione richiesta all’utente o all’ufficio. Il meccanismo delle attività permette di conoscere per ciascuna pratica le lavorazioni attive in un dato momento e quelle già completate.
Protocollazione di emergenza in modalità WEB (SD-E). La protocollazione di emergenza è supportata da una applicazione ad hoc che viene attivata nel caso in cui il SD non sia disponibile. Il sistema di emergenza SD-E è installato su un’infrastruttura tecnologica separata fisicamente rispetto a quella utilizzata per SD. Ciò rende il servizio più affidabile nel momento in cui non sono disponibili i servizi del SD. Le funzionalità del SD-E implementano i requisiti richiesti per la registrazione dei dati minimi di protocollo, consentendo l’acquisizione dei dati di profilo del protocollatore e i documenti, che sono oggetto della protocollazione.
Attraverso una procedura asincrona, nel momento in cui SD sarà di nuovo disponibile, i dati di emergenza vengono trasferiti in SD e protocollati nei relativi registri di riferimento
Ricerche. Sono funzioni che consentono la ricerca dei documenti sia attraverso i protocolli/registrazioni utilizzando prevalentemente i criteri di ricerca tipici dei dati di profilo e/o delle informazioni tracciate su un registro, sia attraverso le attività assegnate sui documenti, protocolli/registrazioni e fascicoli, sia sulla base delle tipologie documentali e dei relativi metadati (ricerca full-text).
Verifica dei formati documenti ammessi per la protocollazione. Raggruppa i processi elaborativi che, a valle dell’archiviazione dei documenti nel sistema documentale, li sottopongono, in modalità asincrona, alla validazione del formato.
L’esito della verifica può decretare lo scarto dei documenti nel caso in cui non risultino conformi alle regole fissate per l’ammissibilità del formato. Nel caso di documenti scartati per formato non ammesso, viene data la possibilità di effettuare
per gli stessi una conversione ad uno dei formati ammessi; dopo la conversione è possibile effettuare una dichiarazione di conformità all’originale da parte degli utenti abilitati.
Predisposizione di copie cartacee conformi di documenti elettronici (art.3 bis del CAD). L’art. 3 bis del CAD consente di produrre, a fronte di un documento informatico sottoscritto in originale con firma digitale, una copia cartacea da inviare a cittadini che non siano in possesso di un domicilio digitale. La copia viene predisposta nell’ambito del SD qualora il documento principale oggetto di protocollazione sia stato sottoscritto con firma digitale e contiene le informazioni prescritte dall’articolo 3 bis del CAD. La soluzione permette di produrre documenti in formato originale informatico ma, allo stesso tempo, raggiungere quei cittadini che, non disponendo di un domicilio digitale valido, devono necessariamente essere destinatari di un documento cartaceo. La copia predisposta ai sensi dell’art.3 bis del CAD, non può essere utilizzata per l’invio a imprese e professionisti che, in quanto obbligati all’attivazione di indirizzi PEC, sono necessariamente in possesso di un domicilio digitale valido per la spedizione dei documenti nel formato originale informatico;
Fascicoli. È l’insieme degli strumenti che permettono la costituzione dell’archivio informatico dei documenti rappresentato dalle aggregazioni di documenti (protocollati e non protocollati) all’interno di fascicoli e raccolte documentali.
I fascicoli sono creati sotto le voci definite del Piano di classificazione in base alle indicazioni del Piano di fascicolazione.
Le regole di visibilità determinate dalle regole di competenza e dai permessi di scrittura e/o lettura che i diversi utenti e gruppi di utenti possiedono rispetto al fascicolo sono ereditate dai documenti in esso contenute.
Questa regola generale può essere derogata nel caso in cui il fascicolo è organizzato in sottocartelle, per le quali è possibile attribuire regole di visibilità diverse dal fascicolo.
Nel sistema sono previste funzionalità per la movimentazione dei fascicoli durante la loro lavorazione, ad esempio in caso di passaggio di competenza, oltre a funzionalità per la chiusura al termine della lavorazione prevista.
Per quanto riguarda i documenti contenuti nei fascicoli sono previste funzionalità per:
scaricare una copia del documento;
copiare, tagliare, incollare, effettuare le operazioni per trasferire documenti da un fascicolo all’altro o da una cartella all’altra del medesimo fascicolo;
eliminare il documento, inteso come eliminazione della sola associazione al fascicolo se il documento è protocollato oppure eliminazione fisica se il documento non è protocollato.
Titolario. Raggruppa le funzionalità per la predisposizione e gestione nel tempo del Piano di classificazione adottato dall’organizzazione. Le principali funzionalità riguardano la possibilità di strutturare in modo gerarchico le voci di classificazione rispetto ai criteri definiti dall’organizzazione per la definizione del proprio Piano di classificazione d’archivio. Dopo le attività di predisposizione o di modifica di una versione precedente del Piano di classificazione, sono disponibili i processi di storicizzazione, che consentono di mantenere la continuità operativa sulle varie versioni di Piano di classificazione prodotte. Le versioni precedenti a quella corrente sono poste in relazione così da facilitare le operazioni di ricerca sui documenti e fascicoli classificati rispetto a precedenti versioni del Piano di classificazione.
Organizzazione. È il sistema che fornisce le funzionalità per la gestione degli utenti, con i rispettivi ruoli, dei profili, degli uffici e dei relativi gruppi documentali. In particolare, permette di definire la struttura organizzativa della AOO in termini di utenti, strutture organizzative, e se necessari anche gruppi ed utenti “virtuali” per la gestione dei flussi documentali e di registrazione nel rispetto del modello di sicurezza logico implementato per l’accesso alle risorse documentali (documenti e fascicoli).
Organizzazione eredita dal Sistema Informativo Aziendale (SIA) le informazioni relative all’organizzazione dell’AOO, in riferimento all’organigramma e agli utenti, così come definite nell’anagrafica aziendale. L’aggiornamento a fronte di un cambiamento organizzativo interno avviene entro il 15 del mese successivo per consentire il completamento degli adempimenti amministrativi del personale. Al termine dell’aggiornamento verrà effettuata la storicizzazione degli uffici per la corretta visibilità dei documenti in base alla mappatura fornita dalla struttura organizzativa che si occupa dell’organizzazione aziendale.
Workflow di firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per gestire l’intero ciclo di vita del documento, dal momento in cui lo stesso viene creato da un utente, condiviso con altri colleghi, assegnato ad altri colleghi o strutture, che possono completarne la lavorazione e apporre i visti, fino all’assegnazione al firmatario e la successiva protocollazione in uscita, utilizzando i relativi servizi.
Libro firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per implementare i requisiti che consentono agli utenti, opportunamente abilitati, di firmare i documenti, sui quali hanno potere di firma. La componente “Libro firma” consente la firma dei documenti da parte del firmatario organizzandoli per “raccolta”. Sono implementati anche meccanismi per l’apposizione della firma digitale su un singolo documento o su più documenti sottoposti alla firma dello stesso sottoscrittore da una o più applicazioni. La soluzione prevede la possibilità di utilizzo di una smart card o di un certificato digitale tramite un dispositivo remoto Hardware Security Module (HSM).
In SD è gestita la configurazione di alcuni elementi di base della AOO come i registri, le rubriche (dei mittenti/destinatari dei profili protocollati), le caselle di PEC, le liste di valori, le tipologie di documenti e le automazioni. La maggior parte delle attività di creazione e
gestione di tali elementi è demandata agli utenti con permesso di Amministratore di Ente e/o di AOO.
Il SD, oltre a fornire i servizi base di protocollo, gestione documenti e fascicoli, è integrato con altri servizi ed applicazioni interne:
Servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente lo scambio di documenti informatici tra gli uffici, tra gli uffici e i liberi professionisti e tra gli uffici e i cittadini.
Sono inoltre assicurati i servizi di recupero da SD dei dati di protocollazione, dei documenti/atti inviati e delle ricevute di PEC attestanti l'esito dell'avvenuta comunicazione alle parti interessate.
Servizio di conservazione digitale dei documenti, che consente di archiviare i documenti informatici secondo le regole tecniche definite in materia, allo scopo di mantenerne l’integrità, l’autenticità dei documenti e la leggibilità nel tempo.
Servizio di firma digitale, che consente di firmare digitalmente, mediante l’uso di una SMART CARD o un dispositivo HSM, i documenti.
Infine Il sistema informatico a supporto del servizio di gestione documentale contiene un catalogo di servizi alla base dell’integrazione con le applicazioni verticali (Consumer) per le attività afferenti alla registrazione di protocollo e all’archiviazione dei documenti prodotti.
Tra le peculiarità principali è opportuno evidenziare che, tramite tali servizi, è possibile demandare a SD anche le operazioni di spedizione dei documenti mediante l’utilizzo di caselle di posta elettronica certificate (PEC) e la fornitura delle corrispondenti ricevute sull’esito della spedizione.
3.4 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il Piano della Sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio e archiviazione elettronica dei documenti, in quanto parte del più ampio Piano di Sicurezza Informatica del Sistema Informativo della Sogei, viene predisposto ed aggiornato periodicamente dalla Società, sulla base delle evoluzioni del sistema stesso.
Il piano di sicurezza garantisce che:
i documenti e le informazioni trattati dalla AOO siano resi disponibili, integri e riservati;
i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.
Le misure di sicurezza specifiche adottate dal sistema di gestione documentale sono riportate in un apposito allegato 4 “Misure di sicurezza specifiche del Sistema di gestione informatica dei documenti”.
3.5 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Sogei utilizza la PEC quale sistema gestionale e di comunicazione, ai sensi della normativa vigente, in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi ad ogni effetto di legge.
La casella PEC istituzionale della AOO Sogei è protocollosogei@pec.sogei.it, utilizzata sia per la trasmissione che per la ricezione di documenti ed integrata nel Sistema di gestione informatica dei documenti.
In ricezione la casella è configurata per l’accettazione da parte solo di indirizzi di PEC. In trasmissione, invece, la casella è configurata sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si riceverà la ricevuta di consegna.
Sono attive, inoltre, altre caselle di PEC create esclusivamente per flussi documentali specifici, quali ad esempio:
datitutelati@pec.sogei.it per richieste dell'Autorità giudiziaria e dei Clienti istituzionali, inerenti informazioni di carattere riservato (dati tutelati) che hanno un trattamento particolare descritto nella procedura “Trattamento delle richieste di informazioni su dati tutelati” (DP-77-QO-58);
cert@pec.sogei.it per segnalazioni, richieste di informazioni e documentazione relative alla gestione degli incidenti di sicurezza informatica;
psnc@pec.sogei.it per ricezione e trasmissione di comunicazioni ufficiali inerenti al Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica istituito dal Decreto-legge del 21 settembre 2019 n.105;
ufficioLegaleSogei@pec.sogei.it per gestire provvedimenti giudiziari, contenziosi e subappalti e ricevere comunicazioni relative a trasformazioni societarie e altre variazioni anagrafiche;
DPO@pec.sogei.it dedicata alle richieste degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR);
gestionecontabile.fornitori@pec.sogei.it dedicata all’invio - da parte dei fornitori - di documenti allegati alle fatture digitali verso Sogei, qualora di dimensioni superiori ai limiti fissati per il canale di trasmissione adottato;
gestionecontrattisogei@pec.sogei.it dedicata all'invio, da parte dell'impresa affidataria che si è avvalsa di subappalto, delle fatture quietanzate relative ai pagamenti corrisposti al subappaltatore.
Le ultime due caselle di PEC gestionecontabile.fornitori@pec.sogei.it e gestionecontrattisogei@pec.sogei.it non sono configurate sui registri di protocollo ma sono gestite direttamente da personale degli uffici di competenza.
Gli indirizzi delle suddette caselle sono pubblicati sul sito istituzionale Sogei (http://www.sogei.it).
L’indirizzo di PEC istituzionale protocollosogei@pec.sogei.it, associato al registro di protocollo ufficiale di AOO, è pubblicato anche sul sito internet “Indice delle Pubbliche Amministrazioni” (http://www.indicepa.gov.it/ ).
3.6 POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
Per la ricezione di documentazione proveniente da quei soggetti non obbligati all’uso della PEC, Sogei mette a disposizione alcune caselle di posta elettronica ordinaria (PEL).
Sono disponibili per la ricezione delle richieste relative al diritto di accesso civico disciplinato dagli artt. 5 e 5 bis del d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. n. 97/2016 le seguenti caselle:
accessocivico@sogei.it: destinata alle richieste di documenti, informazioni e dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, nei casi in cui Sogei ne abbia omesso la pubblicazione sul proprio sito web istituzionale;
poteresostitutivo@sogei.it: destinata alle richieste di accesso indirizzate al titolare del potere sostitutivo di Sogei in caso di ritardo o mancata risposta alle precedenti richieste;
accesso.civico.generalizzato@sogei.it: destinata alle richieste di accesso ai dati e ai documenti detenuti da Sogei, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti.
Inoltre è disponibile la casella DPO@sogei.it che è destinata alle richieste degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR).
Infine Sogei mette a disposizione, esclusivamente per uso interno, l’indirizzo di posta elettronica ordinaria ufficioprotocollo@sogei.it al quale gli utenti Sogei possono inoltrare, per la protocollazione, i documenti informatici ricevuti in allegato a messaggi di posta
elettronica ordinaria pervenuti sulle caselle personali o di struttura, verificandone preventivamente la compatibilità con i formati ammessi riportati in allegato 2.
4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
4.1 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI
Sogei forma gli originali dei i propri documenti con mezzi informatici, come previsto dalla normativa vigente.
I documenti informatici sono formati secondo una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, in particolare la suite MS Office, che permettono la produzione di documenti nei formati previsti nell'allegato 2 delle linee guida AgID,
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico,
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari, d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
In particolare, riguardo la prima modalità sono previsti dei modelli di riferimento per la redazione della documentazione aziendale, disponibili sulla intranet che ne stabiliscono il
“layout” (compresi i font) in coerenza con i criteri adottati per la realizzazione dell’immagine coordinata.
I documenti, così formati, sono identificati univocamente tramite registro di protocollo, registro interno o repertorio e hanno una classificazione di sicurezza secondo le politiche di sicurezza aziendali contenute nel documento “Politica di sicurezza per la classificazione e protezione delle informazioni”.
Per l’attribuzione della codifica ai documenti interni è principalmente utilizzata l’applicazione “Codifica documenti”. La codifica tiene conto dell’ambito delle macro attività a cui fa riferimento il documento e della tipologia. Per alcune tipologie quali i contratti e gli Ordini di servizio si utilizzano altri appositi repertori.
I documenti formati per l’invio all’esterno devono riportare al loro interno, di norma, le seguenti informazioni:
logo e denominazione di Sogei,
luogo e dicitura “data del protocollo”
dati del destinatario o dei destinatari,
oggetto,
testo del documento,
numero di pagina,
numero degli eventuali allegati,
nominativo e ruolo del firmatario.
Le tipologie di documenti aziendali più utilizzate comprendono: lettere, comunicazioni, note informative, resoconti riunioni, verbali di affidamento, verbali di verifica di conformità, contratti, fatture, procedure, studi, documenti architetturali, manuali utente, linee guida e standard, specifiche tecniche, analisi dei requisiti, ordini di servizio, piani di qualità, ecc.
4.2 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE
I documenti che nascono internamente sono prodotti o con gli strumenti software in dotazione sulle postazioni di lavoro o da applicazioni che effettuano estrazioni di dati da banche dati.
I documenti informatici che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti prima della firma nei formati consigliati nell’allegato 2 delle Linee guida AgID, tra cui PDF, PDF-A, DOCX, TIF, TIFF, XML e TXT. Per la produzione dei documenti nei formati PDF e PDF- A (1a e 1b) è necessario avvalersi dell’applicazione Sogei “Gestione formati PDF” presente sulla intranet aziendale.
I documenti sottoscritti con firma elettronica “debole” possono essere prodotti in qualsiasi formato normalmente in uso (doc, docx, xls, pdf, ecc.). Si evidenzia che i suddetti documenti archiviati nel Sistema di gestione informatica dei documenti risultano privi di firma e non riportano alcuna informazione sul firmatario del documento.
I documenti che vanno trasferiti nel sistema di conservazione devono essere prodotti nei formati standard PDF, PDF-A, DOCX, TIF, TIFF, XML e TXT (il dettaglio dei codici formato gestiti dal sistema di conservazione sono riportati nel manuale della conservazione Sogei QA-75-CO-07) e, ove previsto, sottoscritti con firma digitale.
La scelta del formato è effettuata dall’utente in base alla lavorazione prevista per lo specifico documento.
4.2.1 ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Gli strumenti software in uso sulle postazioni di lavoro aziendali permettono di formare documenti informatici secondo lo standard di riferimento PDF/A-1a e di aggiungere il vincolo dell'inclusione della struttura del documento (conosciuto anche come “tagged”).
I modelli della documentazione aziendale sono predisposti già in formato accessibile.
L’utilizzo di tali modelli e il rispetto di apposite linee guida aziendali (cfr. “Come creare PDF accessibili utilizzando Word” - SP-31-EA-01) assicurano la formazione dei documenti prodotti da Sogei in conformità alla normativa in materia di accessibilità (Legge n. 4/2004 e Linee guida AgID sull’accessibilità degli strumenti informatici emanate nel 2019).
Per l’accessibilità dei documenti informatici non è ammessa l’acquisizione per immagine di un documento cartaceo senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo ivi contenuto.
4.3 FIRMA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Sogei fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per l’espletamento delle attività istituzionali, per quelle relative ai processi, funzioni e atti amministrativi, nonché per le attività connesse all’attuazione della normativa relativa alla gestione dei documenti informatici.
La firma digitale è assegnata al Presidente, all’Amministratore Delegato, ai responsabili di struttura organizzativa aziendale, ai dirigenti e ai direttori dell’esecuzione dei contratti passivi. Per tutti gli altri dipendenti le assegnazioni avvengono su richiesta del proprio responsabile di Funzione in base ad esigenze specifiche lavorative; le modalità operative sono descritte nella procedura interna “Gestione assegnazione Firme Digitali” (DP-77-QO-82).
Sogei usa la firma digitale per quei documenti informatici che richiedono una sottoscrizione elettronica che garantisca l’autenticità, l’integrità e il non ripudio.
I formati di firma digitale adottati da Sogei sono:
il PAdES limitatamente a file con estensione .pdf,
il XAdES per file XML,
il CAdES per tutti i tipi di formati di file.
Il Sistema di gestione informatica dei documenti è in grado di riconoscere tutti i tipi di firma.
Nel caso sia necessario dimostrare la data di firma del documento, in aggiunta alla firma digitale deve essere usata la marca temporale.
4.4 COPIE E DUPLICATI
Le copie e duplicati di documenti possono essere prodotti secondo le seguenti fattispecie:
a) copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico: consistenti nella scansione di ogni singola unità documentale pervenuta in via analogica. I documenti così formati possono essere archiviati e gestiti nei Servizi Documentali. Qualora si decidesse di non conservare il documento analogico originale, potrà essere effettuata l’attestazione di conformità della copia per immagine all’originale o da un pubblico ufficiale o mediante la certificazione del processo di dematerializzazione, in conformità a quanto previsto dall’allegato 3 delle Linee guida AgID.
b) copie analogiche di originali informatici: stampa dei documenti informatici da inviare ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale con l’indicazione del nominativo del soggetto che ha formato il documento, con sostituzione della firma autografa a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3, D.Lgs. n. 39/1993. Il sistema informatico genera la copia PDF con la seguente timbratura: “copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs 82/2005 – Il documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’Amministrazione in conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005”;
c) duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.
5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
In questa sezione sono descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e spediti da Sogei in base allo stato di trasmissione. Nell’allegato 6 sono riportati i “Flussi operativi”.
In base allo stato di trasmissione i documenti si distinguono in:
in ingresso (mittente esterno e destinatario interno), documenti acquisiti dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato;
in uscita (mittente interno e destinatario esterno), documenti prodotti dalle strutture organizzative interne dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, che hanno rilevanza informativa e/o giuridico-probatoria e sono indirizzati a diversi soggetti pubblici o privati;
interni, documenti prodotti e scambiati tra le strutture organizzative interne all’AOO (il mittente e il destinatario sono interni); si distinguono:
documenti di preminente carattere informativo (appunti, comunicazioni e documenti di lavoro di rilevanza meramente informativa scambiati tra le strutture organizzative o tra dipendenti) che di norma non devono essere registrati;
documenti di carattere giuridico-probatorio redatti per documentare fatti, azioni amministrative intraprese o dai quali possono nascere diritti, doveri o aspettative legittime di terzi (lettere di incarico, missioni, comunicazioni, etc.) che devono essere univocamente identificati (registrati) secondo le disposizioni previste nel presente manuale.
5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Un documento in ingresso può essere ricevuto in diversi modi:
a mezzo posta elettronica certificata
a mezzo posta elettronica ordinaria
tramite servizi applicativi integrati con il Sistema di gestione informatica dei documenti
su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, ecc., consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere
su supporto cartaceo.
Relativamente ai documenti informatici, Sogei ne assicura l’accettazione quando essi siano prodotti in uno dei formati riportati nell’allegato 2 “Elenco dei formati dei documenti elettronici accettati”.
In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato a Sogei sia prodotto in formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne verrà data comunicazione al mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in uno dei formati indicati nell’elenco o in altro formato concordato. In ogni caso i documenti elettronici inviati o consegnati dovranno essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.
5.1.1 RICEZIONE E GESTIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Le caselle di PEC Sogei configurate sulla componente di protocollo informatico del sistema per la ricezione e spedizione di documenti sono riportate nel paragrafo 3.5.
In ricezione le caselle sono configurate per l’accettazione dei messaggi solo da indirizzi di PEC. In trasmissione, invece, le caselle sono configurate sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si riceverà la ricevuta di consegna.
Tutti i documenti in ingresso alle caselle di PEC, se di competenza Sogei, vengono protocollati dagli addetti alla protocollazione nei relativi registri a cui le caselle sono associate.
Per i documenti non di competenza Sogei gli addetti al protocollo eliminano l’e-mail tramite applicativo di protocollo e inviano al mittente un messaggio di PEC con la dicitura:
“Messaggio pervenuto per errore - non di competenza Sogei”.
Un documento analogico con firma autografa digitalizzato tramite scanner e inviato alle caselle di PEC Sogei legate al sistema di protocollo informatico verrà protocollato ma considerato solo un’anticipazione del documento originale che dovrà comunque pervenire per la sua validità giuridica, salvo che non sia firmato digitalmente dallo stesso soggetto che vi ha posto la firma autografa.
5.1.2 RICEZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
L’ufficio protocollo consulta giornalmente la casella di posta elettronica ordinaria ufficioprotocollo@sogei.it (cfr. paragrafo 3.6) e valuta, in base alle regole definite, se il contenuto è da registrare o meno. In questo caso l’e-mail deve essere preventivamente salvata in uno dei formati previsti sul sistema di protocollo. I messaggi di posta che pervengono alla casella devono avere il documento principale da protocollare in allegato in quanto non è possibile effettuare la protocollazione diretta di messaggi ricevuti su client Outlook. In questo modo gli addetti al protocollo possono salvare l’allegato sulle proprie
postazioni e poi protocollarlo e ad allegare al protocollo il testo del messaggio e-mail ricevuto.
I fax inviati al n. di fax ufficiale Sogei: 06-50526289 pubblicato sul sito internet arrivano tramite fax-server alla casella di PEL ufficioprotocollo@sogei.it.
Tutti i fax che arrivano dall’esterno, anche da Pubbliche Amministrazioni, vengono protocollati se leggibili e se è presente nel documento il mittente e la registrazione di protocollo in uscita del mittente. In considerazione di quanto disposto all’art. 47 del CAD, la trasmissione a mezzo fax tra Pubbliche Amministrazioni non è ammessa: a tal proposito, Sogei nelle lettere di risposta farà presente che le successive comunicazioni dovranno pervenire tramite PEC.
5.1.3 RICEZIONE TRAMITE SERVIZI APPLICATIVI
La ricezione di documenti dall’esterno può avvenire anche tramite applicazioni web esposte (es. portale fornitori). In questo caso il mittente trasmette il documento attraverso l’applicazione web la quale richiama i servizi del sistema di protocollazione.
5.1.4 RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE
Nei casi in cui, in allegato ad un documento analogico, siano inviati documenti informatici su supporti removibili, l’ufficio di protocollo procede alla protocollazione del documento analogico e all’assegnazione. La busta contenente il supporto removibile viene fatta pervenire per posta interna all’assegnatario per competenza che ne curerà l’archiviazione.
5.1.5 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
I documenti su supporto cartaceo provenienti da mittenti esterni all’organizzazione possono arrivare in Sogei attraverso:
servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);
corrieri commerciali e società di recapito convenzionate;
notifiche da parte di ufficiali giudiziari;
consegna diretta “brevi manu” direttamente ai dipendenti o uffici di competenza.
Non è prevista la consegna diretta della corrispondenza esterna all’ufficio protocollo che non ha sportello al pubblico.
La corrispondenza, presa in carico dall’Ufficio Posta Sogei, è smistata internamente dagli addetti secondo quanto è possibile rilevare dalle sole indicazioni riportate sulla busta. Nello smistamento interno viene data priorità alla posta raccomandata e ai telegrammi.
La posta è prioritariamente suddivisa tra quella indirizzata a Sogei, o ad uno dei suoi uffici, e quella personale indirizzata ai dipendenti presso le sedi aziendali.
La posta indirizzata a Sogei o ad uno dei suoi uffici (anche se indirizzata “alla c.a. di …”) è consegnata all’ufficio protocollo per le attività di valutazione di competenza, protocollazione e smistamento, tranne le seguenti eccezioni:
posta indirizzata ai vertici aziendali (Presidente, Amministratore Delegato): è consegnata al destinatario indicato presso il Pool di Segreteria;
alla Segreteria principale di Sicurezza: è consegnata all’ufficio indicato;
la posta visibilmente contenente documenti esclusi dalla protocollazione, quali ad esempio: riviste, materiale pubblicitario, ricevute di ritorno delle raccomandate A.R. e tutti i documenti che per la loro natura non rivestono alcuna rilevanza aziendale presente o futura: è consegnata al destinatario indicato.
La posta personale è consegnata ai diretti interessati. Le raccomandate sono invece consegnate personalmente ai destinatari, previa firma di ricevuta.
Nei casi di corrispondenza ricevuta direttamente dai dipendenti, è compito del ricevente valutare se tali documenti siano di rilevanza aziendale. In tal caso egli deve trasmetterli all’Ufficio di competenza per le attività di protocollazione.
La corrispondenza proveniente da tutte le forze di Polizia e Autorità Giudiziaria, notificata a Sogei è ricevuta dalla struttura organizzativa che si occupa degli affari legali che la consegna all’Ufficio di protocollo di Sicurezza per la protocollazione nel registro ufficio sicurezza.
Le notifiche da parte di ufficiali giudiziari sono ricevute dalla struttura organizzativa che si occupa degli affari legali che si fa carico di farle protocollare nel Registro ufficio legale.
La corrispondenza proveniente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri o da Dipartimenti di Sicurezza di altri enti o in generale con l’apposizione di “riservato” indirizzata a Sogei viene consegnata alla Segreteria principale di Sicurezza e rientra nei casi di documentazione soggetta a classificazione di segretezza.
5.2 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
Un documento informatico protocollato in uscita può essere trasmesso in diversi modi:
a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC). Il documento informatico principale dopo la protocollazione in uscita è spedito tramite l’applicativo di protocollo insieme agli allegati utilizzando le stesse caselle di PEC abilitate alla ricezione e associate ai singoli registri informatici attualmente in uso. La PEC è il vettore privilegiato di relazioni con l’esterno; pertanto, nel caso in cui il destinatario disponga di una casella PEC risultante da pubblici elenchi, ovvero accessibile alla pubblica amministrazione, ogni comunicazione formale al soggetto stesso è veicolata tramite tale casella.
su supporto analogico. Se il destinatario non è ancora dotato di caselle di PEC (es.
cittadini) allora la copia analogica il documento informatico protocollato viene inviata tramite i canali tradizionali di posta (raccomandata A/R, o a mano, tramite fattorini o corrieri). Non sono utilizzati documenti su supporto analogico nello scambio con le PA e le imprese.
su supporto rimovibile. Qualora la dimensione del pacchetto dei documenti protocollati da inviare superi la dimensione permessa per l’invio via PEC, allora la spedizione avviene su supporto removibile (es. CD ROM, DVD, tape, pen drive, etc) accompagnato da copia analogica del documento informatico protocollato, tramite i canali tradizionali di posta (raccomandata A/R, o a mano, tramite fattorini o corrieri).
tramite applicazioni web (es. portale fornitori) che colloquiano con i servizi di protocollo e rendono disponibile il documento protocollato al destinatario, nel caso di accordi specifici con il destinatario stesso.
6. LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
6.1 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Ogni documento ricevuto e spedito da Sogei, dal quale possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, è soggetto a registrazione obbligatoria (così come previsto dall’art. 53 - comma 5 del DPR n. 445 del 28/12/2000).
Per registrazione si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo strettamente giuridico-probatorio, facendo assurgere il protocollatore a garante della effettiva ricezione e spedizione dei documenti.
Essa certifica l’acquisizione o la spedizione in data certa di ciascun documento prodotto o ricevuto, indipendentemente dalla sua regolarità, verificata in un secondo tempo dai responsabili dei relativi procedimenti.
6.2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
I documenti esclusi dalla protocollazione informatica o soggetti a registrazione particolare sono descritti in allegato 1 “Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo”. In particolare sono esclusi i seguenti documenti:
quelli previsti dall’art. 53 - comma 5 del DPR n. 445 del 28/12/2000,
contenenti informazioni classificate già soggetti a registrazione in conformità alla Lg.
124 del 2007,
le segnalazioni di illeciti (whistleblowing), già soggetti a registrazione particolare a cura del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT).
6.3 MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI
La registrazione di protocollo sia per i documenti analogici sia informatici viene effettuata dal personale addetto alla protocollazione con l’ausilio della componente applicativa di
“Protocollo” nell’ambito dei Servizi Documentali.
I documenti registrati, in ingresso e in uscita, vengono acquisiti sul sistema e contestualmente viene effettuata la segnatura di protocollo.
La registrazione di protocollo in ingresso viene garantita dal personale dell’ufficio protocollo nell’orario che va dalle ore 9:45 alle 15:50 dal lunedì al venerdì. Di norma la
protocollazione avviene lo stesso giorno della ricezione del documento o al più il giorno lavorativo successivo. Il giorno successivo si darà priorità alla documentazione pervenuta sulle caselle di PEC in ordine cronologico di arrivo. Qualora ci sia una ricezione massiva di documenti a fronte di scadenze previste, la protocollazione potrà essere effettuata in differita su autorizzazione del responsabile della gestione documentale fissando, in ogni caso, un periodo massimo entro il quale l’operazione deve essere effettuata.
Tutti gli addetti alla protocollazione sono tenuti al rispetto della riservatezza delle informazioni trattate.
Per particolari flussi di documenti in arrivo su specifiche caselle di PEC, sulla base di regole definite, avviene in automatico la protocollazione in ingresso sul registro ufficiale e l’assegnazione.
Nell’ambito della AOO SOGEI_PROT è definito il “Registro ufficiale” di protocollo.
Sono inoltre presenti, per i documenti soggetti a registrazione particolare, i seguenti registri di corrispondenza:
Registro ufficio sicurezza
Registro ufficio legale
Registro accesso civico generalizzato
Registro Data Protection Officer
Il “Registro ufficiale” è utilizzato per la registrazione di tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita tramite casella di PEC istituzionale o altre modalità di trasmissione.
Il “Registro ufficio sicurezza” è utilizzato per la protocollazione di documenti particolari contenenti informazioni di tipo confidenziale (Richieste di dati tutelati, di incidenti informatici e di comunicazioni inerenti al Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica) da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.
Il “Registro ufficio legale”, gestito dall’Ufficio protocollo, è utilizzato per la protocollazione di documenti particolari di natura legale.
Il “Registro accesso civico generalizzato” è utilizzato per la protocollazione delle richieste di accesso ai dati e ai documenti detenuti dalla Società, ai sensi degli artt. 5 e 5 bis del d.lgs.
n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. 97/2016 da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.
Il “Registro Data Protection Officer” è utilizzato per la protocollazione delle richieste da parte degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.
Nel caso in cui arrivino alla casella di PEC del Registro di Sicurezza dei documenti non di competenza, gli addetti al protocollo di sicurezza hanno l’abilitazione a protocollare quanto pervenuto direttamente sul registro Ufficiale.
Nel caso in cui arrivino alla PEC ufficiale documenti destinati alla registrazione particolare l’ufficio protocollo allerterà l’ufficio protocollo di sicurezza che provvederà a protocollare i documenti direttamente sul registro di competenza (sicurezza, DPO, ecc.).
Per i documenti analogici l’addetto all’ufficio protocollo registra la lettera di accompagno o la prima pagina del documento cartaceo, scansiona e acquisisce il resto del documento come allegato. Qualora non sia possibile scansionare il documento (ad es. per non rovinare la rilegatura) si acquisisce e si protocolla solo la prima pagina e il volume si invia all’assegnatario. Gli originali cartacei saranno archiviati a cura dell’ufficio di protocollazione.
Nel caso in cui arrivino lettere anonime analogiche, queste sono protocollate specificando
“Mittente anonimo”, nel campo “Mittente” dell’applicazione di protocollo e impostando il flag
“riservato”.
L’addetto al protocollo che effettua la registrazione di protocollo in ingresso o in uscita attribuisce al documento il livello di riservatezza/visibilità necessario in base a criteri definiti da procedure interne o su indicazione del responsabile del documento. Per la corrispondenza in ingresso contrassegnata dal mittente come “confidenziale” l’ufficio protocollo registra e assegna, tramite l’applicazione, il documento esclusivamente al destinatario individuato selezionando il flag “riservato” per impedirne la visibilità ad altri utenti.
Le modalità operative di protocollazione sono riportate nella “Guida operatore / utente”
disponibile in linea sull’applicativo.
Ogni registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati facoltativi.
Dati obbligatori:
1) il numero progressivo di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
2) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
3) autore della protocollazione (assegnati automaticamente dal sistema);
4) codice identificativo dell’Azienda (assegnato automaticamente dal sistema);
5) codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea (assegnato automaticamente dal sistema);
6) il mittente per i documenti ricevuti e il destinatario per i documenti in uscita registrati in forma non modificabile;
7) la data e il numero di protocollo dell’Amministrazione mittente (ove presenti) per i documenti ricevuti;
8) l’oggetto del documento che, in forma chiara e sintetica, deve esprimere ciò di cui si parla nel documento, e nel quale devono essere riportati tutti i dati utili per le successive ricerche;
dati facoltativi:
1) la data di arrivo;
2) la descrizione sintetica degli allegati;
3) il mezzo di ricezione e di spedizione (ad.es. se si tratta di raccomandata, PEC);
4) l’annotazione “ricevuto per conoscenza” eventualmente da inserire nel campo note.
6.3.1 SEGNATURA DI PROTOCOLLO
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso, in forma permanente e non modificabile.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni sono abbinate in maniera univoca a ciascun documento protocollato e agli eventuali allegati e memorizzate nel relativo Registro.
Le informazioni che caratterizzano la segnatura di protocollo di un documento sono:
codice identificativo dell’Azienda e dell’Area Organizzativa Omogenea
denominazione del Registro
data e numero progressivo di protocollo del documento.
Il sistema Servizi Documentali genera una copia PDF del documento, di cui è possibile effettuare il download ai fini dei flussi documentali analogici, riportante le informazioni della segnatura di protocollo come timbro elettronico.
Inoltre nel caso di registrazione in uscita di un documento firmato digitalmente, il sistema rende disponibile le seguenti copie PDF:
“Download del PDF timbrato a norma art.3 bis del CAD” al cui interno è apposto il timbro riportante la dicitura “Copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs. 82/2005 – Il documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’amministrazione in
