Il CAD: il documento informatico

25 novembre 2013

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Documenti, in generale

• Documento:

– un’entità materiale idonea a rappresentare in maniera

permanente un fatto, attraverso la percezione di segni

incorporati in essa, impressi direttamente dall’uomo o con

apparati predisposti dall’uomo.

– la rappresentazione, su un adeguato supporto fisico, di atti,

fatti e dati, che ne consenta la presa di conoscenza anche a

distanza di tempo.

• Vari tipi documenti in base all’argomento trattato (privato,

storico, giuridico, economico, amministrativo, ecc.)

Il documento amministrativo

• Art. 22, comma 1, lett. d della Legge n.241/1990

– documento amministrativo: ogni rappresentazione grafica,

fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra

specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno

specifico procedimento, detenuti da una pubblica

amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse,

indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica

della loro disciplina sostanziale

• Art. 1, comma 1, lett. a del DPR n. 445/2000

– documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque

formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche

amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività

amministrativa

La scrittura privata

• La scrittura privata, in diritto, è il documento redatto per iscritto (con qualunque mezzo: manuale, meccanico, elettronico) e sottoscritto con firma da taluno che, in virtù della sottoscrizione, prende il nome di autore.

• In base alla massima di esperienza per cui chi firma un documento ne

condivide il contenuto e vuole, in qualche modo, farlo proprio, la scrittura privata "fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta se colui contro il quale è prodotta ne riconosce la sottoscrizione ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta". La regola di prova legale, però, non concerne la veridicità delle dichiarazioni stesse, che è sempre rimessa al libero convincimento del giudice (art. 2702 del c.c.)

• La legge considera sempre riconosciuta la scrittura privata cosiddetta "autenticata", che è stata sottoscritta alla presenza di un pubblico

ufficiale che, previo accertamento, attesta l'identità della persona che sottoscrive (art. 2703 del c.c.)

Valore della scrittura privata

Dispositivo dell'art. 2702 Codice Civile

La scrittura privata fa piena prova (1_{), fino a querela di falso, della provenienza delle}

dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione (2_{), ovvero se questa è legalmente considerata come}

riconosciuta (3_).

Note

(1_{) Per quanto attiene al contenuto delle dichiarazioni, la scrittura avrà valore di prova solo per} quanto il sottoscrittore dichiara contro il suo interesse, secondo il principio generale in base al quale nessuno può costituire prova a favore di se stesso.

(2_{) Anche la scrittura privata, come l'atto pubblico, fa piena prova, fino a querela di falso, sia} della paternità del documento sia delle dichiarazioni contenute. Quanto alla prima, deve essere accertata l'autenticità delle firme: tale accertamento consegue, innanzitutto, al riconoscimento espresso o tacito di colui contro il quale il documento è prodotto. Se questi, invece, disconosce ritualmente la propria scrittura o la propria sottoscrizione, la parte che intende valersene può promuoverne l'accertamento giudiziale (procedimento di verificazione della scrittura).

(3_{) È altresì legalmente riconosciuta la sottoscrizione autenticata, al momento della sua}

apposizione, dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, previo accertamento della identità del sottoscrittore.

Sottoscrizione autenticata

Dispositivo dell'art. 2703 Codice Civile

Si ha per riconosciuta la sottoscrizione autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato (1_).

L'autenticazione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la

sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive.

Note

(1_{) Il d.P.R. 513/97 (Regolamento per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di}

documenti con strumenti informatici e telematici) prevede che anche la firma digitale possa essere autenticata (ai sensi dell'art. 2703) da un notaio o da altro pubblico ufficiale, che in sostanza non farà altro che attestare che la firma digitale delle parti è stata apposta in sua presenza, chiudendo a sua volta l'atto di autentica con la sua firma digitale.

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Tipi di documenti amministrativi

– nato tale (es. un manoscritto)

– derivato da un documento informatico (es. una stampa di computer)

• Documento informatico:

– nato tale (es. un testo word)

– derivato da un documento analogico (es. con uno scanner) – derivato da un altro documento informatico (es. con OCR)

• Documento originale (redatto in origine direttamente dal suo estensore):

– Unico: il contenuto non può essere integralmente ricostruito attraverso altri documenti anche in possesso di terzi (es. prescrizione medica)

– Non unico: il contenuto può essere integralmente ricostruito attraverso altri documenti anche in possesso di terzi (es. fattura)

• Documento copia:

– manifesta una volontà già concretizzata in un documento originale

• Documento sottoscritto (mediante l’apposizione di una firma, l’estensore attesta la veridicità del

contenuto:

– in un documento analogico la firma può essere autografa oppure apposta con un timbro oppure in altra forma visibile equivalente

– in un documento informatico la firma non può che essere elettronica • Documento non sottoscritto:

– non compare la firma dell’estensore del documento stesso; la valutazione sulla veridicità del contenuto dipende pertanto da altri criteri

Tre presupposti per il documento

informatico

1. Supporto di memorizzazione: hard disk, CD, pen drive, ecc. 2. Unità di memorizzazione: file, cartella, ecc.

3. Programma di scrittura / lettura: programma di videoscrittura, generatore

di fogli elettronici, programma di disegno, browser, ecc.

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Le tipologie di documento informatico

• I testi

• I moduli

• I file e i record

• Le basi di dati

• XML

• I fogli elettronici

• Le immagini raster

• Le immagini vettoriali

• Gli ipertesti

• I documenti multimediali

Questioni sul documento informatico

• Formati:

Definizioni di documento

• Art. 1, comma 1, lett. a del DPR n. 445/2000

– documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa

• Art. 1, comma 1, lett. p, p-bis

– documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

– documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Validità del documento informatico

– il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici

conformi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 sono validi e

rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice .

• Art. 20, comma 1 bis

– l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di

• qualità • sicurezza • integrità

• immodificabilità

– fermo restando quanto disposto dal comma 1-bis dell’articolo 21.

Qualità, sicurezza, integrità e

immodificabilità

• Formati dei documenti

• Sistemi hardware e software utilizzati per la memorizzazione e conservazione • Sistemi hardware e software utilizzati per la lettura / scrittura

• Reti utilizzate per la trasmissione • Processi adottati

• Dispositivi di firma

• Identificazione dei soggetti interessati

• Qualificazione e affidabilità dei soggetti intervenuti • ALTRI ELEMENTI DI VALUTAZIONE

– Completezza e credibilità delle dichiarazioni – Qualità e interessi personali

– Altri comportamenti

Validità del documento informatico

firmato

• Art. 21, comma 1

– il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano

probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue

caratteristiche oggettive di • qualità • sicurezza • integrità • immodificabilità • Art. 21, comma 2

– Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e

l’immodificabilità del documento ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile.

– L’utilizzo del dispositivo di firma si presuppone riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

• Art. 21, comma 2-bis

– Salvo quanto previsto dall’articolo 25, le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del Codice civile, se fatte con documento informatico, sono

Validità del documento informatico

firmato

• Art. 21, comma 3

– L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un

altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della

pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

• Art. 21, comma 4

– Le disposizioni del presente articolo si applicano anche se la firma elettronica è basata su un certificato qualificato rilasciato da un

certificatore stabilito in uno Stato non facente parte dell’Unione europea, quando ricorre una delle seguenti condizioni:

a) il certificatore possiede i requisiti di cui alla direttiva 1999/93/CE del 13 dicembre 1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, ed è accreditato in uno Stato membro;

b) il certificato qualificato è garantito da un certificatore stabilito nella Unione europea, in possesso dei requisiti di cui alla medesima direttiva;

c) il certificato qualificato, o il certificatore, è riconosciuto in forza di un accordo bilaterale o multilaterale tra l’Unione europea e Paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Validità del documento informatico

firmato

• Art. 3, comma 1 del D.Lgs. N. 39/1993

– Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.

• Art. 3, comma 2 del D.Lgs. N. 39/1993

– Nell'ambito delle pubbliche amministrazioni l'immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti

mediante sistemi informatici o telematici, nonché l'emanazione di atti

amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnate dall'indicazione della fonte e del responsabile dell'immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l'apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema

Validità del documento informatico:

sintesi

Caso Firma del documenti Norma Validità (valore

probatorio)

1 Senza firma Art. 20, comma 1-bis _CAD Liberamente valutabile in _giudizio 2 Cognome e nome a stampa Art. 3, comma 2 D.Lgs.

n. 39/1993

Attribuito al soggetto sottoscrittore

3 Firma elettronica Art. 21, comma 1 CAD Liberamente valutabile in giudizio

4 Firma avanzata, qualificata, digitale _{(*) (+)} Art. 21, comma 2 CAD Efficacia art. 2702 c.c. (*) Certificato sospeso, revocato, scaduto: come caso 1

(+_{) Certificato sospeso, revocato, scaduto ma valido al riferimento temporale opponibile a} terzi: come caso 4

Copie, duplicati, estratti

• Art. 1, comma 1, lett. i-bis, i-ter, i-quater, i-quinques

– copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto

– copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto

– copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari

– duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario

• Estratto (art. 23 comma 2 e art. 23-bis comma 2)

– Documento che, pur non riproducendo tutti i contenuti dell’originale, ne riporta le informazioni rilevanti ai fini di un determinato utilizzo

Copie, duplicati

Duplicato

Copia della sequenza di bit anche su diverso supporto

Copia del file, trasmissione come allegato di PE

Copia

Copia del contenuto con eventuale conversione di formato e supporto

Conversione di formato (es. word-pdf), copia da disco magnetico a disco

ottico, OCR

Copia per immagine

Copia statica di una rappresentazione

Scansione

Copia immagine dello schermo

Copie informatiche di documenti

analogici

• Art. 22, comma 2

– Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia degli

originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

• Art. 22, comma 3

– Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali

formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte se la loro conformità all’originale non è espressamente

disconosciuta.

Copie analogiche di documenti

informatici

• Art. 23, comma 1

– Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa

efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

• Art. 23, comma 1

– Le copie e gli estratti su supporto analogico o, comunque, non informatico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è

espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

Duplicati e copie informatiche di

documenti informatici

• Art. 23-bis, comma 1

– I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in

conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71. • Art. 23-bis, comma 2

– Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta.

Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

Validità di copie, duplicati, estratti

Copie informatiche di documenti analogici

Efficaci se attestata la conformità (regole tecniche) o non disconosciute

Copie analogiche di documenti informatici

Efficaci se attestata la conformità o non disconosciute

Copie informatiche di documenti informatici

Efficaci se attestata la conformità o non disconosciute

Duplicati Stesso valore degli originali (regole _tecniche)

Contrassegno digitale

– Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie analogiche di un documento informatico è apposto a stampa, sulla base di criteri definiti con linee guida emanate da DigitPA, un contrassegno

generato elettronicamente, formato nel rispetto delle regole tecniche

stabilite ai sensi dell’articolo 71 e tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento cartaceo a quello informatico.

Grandi differenze di visione sull’utilizzo di questa tecnica Scenari d’uso possibili profondamente diversi

Contrassegno digitale: scenari d’uso

Scenario Modalità di verifica

Contrassegno contenente i dati identificativi del documento informatico

Verifica effettuata attraverso l’accesso al documento amministrativo informatico in via telematica

utilizzando gli elementi identificativi riportati nel testo a stampa del documento

Contrassegno contenente un estratto del documento informatico

Verifica effettuata attraverso l’accesso al documento amministrativo informatico in via telematica.

Laddove le esigenze di verifica sono limitate ai dati estratti la verifica può essere condotta in modalità off-line (con software di supporto)

Contrassegno contenente l’intero documento informatico

Verifica effettuata completamente off-line (con software di supporto)

Contrassegno digitale: esempi di

tecnologie

PDF417

DATA MATRIX

QR CODE

Contrassegno digitale: esempi di

applicazione