Valutazione fornitori e gestione Elenco fornitori

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Valutazione fornitori e gestione Elenco fornitori

E^DIZIONE^N° 2

Oggetto

Sigla Responsabili di emissione

Rev. Data

ELABORATO VERIFICATO APPROVATO

Resp. Area Servizi Amministrativi

ROQ Presidente

0 21/05/2018 Riedizione generale documento per adeguamento a ISO 9001:2015

1 03/07/2019 Modifiche organizzative interne 2 16/11/2020 Inserimento gestione rinunce 3 11/06/2021 Modifiche operative alla procedura 4 25/05/2022 Modifiche operative alla procedura

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INDICE

1 SCOPO... 3

2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 3

3 DEFINIZIONI... 3

4 RIFERIMENTI... 4

5 FORNITORI... 4

6 INPUT DEL PROCESSO... 4

7 OUTPUT DEL PROCESSO... 4

8 CLIENTI DEI SERVIZI... 4

9 FASI E ATTIVITÀ... 4

1.1 A1 DEFINIZIONE DEI CRITERI PARAMETRI DI QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI/PROFES- SIONISTI 4 1.2 A2 ELABORAZIONE DATABASE DI QUALIFICAZIONE FORNITORI/PROFESSIONISTI...6

1.3 A3 PUBBLICAZIONE ELENCO FORNITORI...6

1.4 A4 COMPILAZIONE DATABASE DI QUALIFICAZIONE FORNITORI...6

1.5 A5 VALUTAZIONE E QUALIFICAZIONE FORNITORI...6

1.6 A6 RIQUALIFICAZIONE PERIODICA FORNITORI...6

10 RESPONSABILITÀ... 8

11 PARAMETRI DI CONTROLLO...9

12 DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE E ARCHIVI DI RIFERIMENTO...9

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1 SCOPO

Scopo della presente procedura, è quello di:

- definire metodi, criteri e controlli necessari per l’individuazione e valutazione dei fornitori;

- definire regole che consentano la formazione e l’aggiornamento dell’Elenco dei fornitori.

2 CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente procedura si applica alla gestione di fornitori di beni, servizi e lavori ritenuti rilevanti nell’ambito della gestione della Società.

In particolare, si applica:

- alla scelta ed approvazione dei fornitori;

- all’analisi dei parametri di giudizio necessari all’organizzazione e riqualificazione dell’Elenco dei fornitori;

- all’informazione ai fornitori.

La procedura non si applica ai fornitori ritenuti non rilevanti per il livello qualitativo del prodotto e del servizio fornito.

3 DEFINIZIONI

Abbreviazioni

D.L. - Direttore dei Lavori

R.U.P. - Responsabile Unico del Procedimento LL.PP. - Lavori Pubblici

ROQ: Responsabile Operativo Qualità SGQ: Sistema di Gestione per la Qualità PG: Procedure Gestionali

IO: Istruzioni Operative NC: Non Conformità

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4 RIFERIMENTI

Punto 8.4 Norma UNI ISO 9001:2015 Normativa vigente in materia di Appalti

Per i dettagli sulla normativa generale applicabile si fa riferimento al Mod. PG0102 “Elenco leggi e regolamenti applicabili”.

In particolare, riguardo alla presente procedura, si fa riferimento anche a:

- Delibere CASALP in materia di valutazione dei fornitori e gestione approvvigionamenti - Decisioni Servizio preposto

- Regolamento affidamento lavori, servizi e forniture, approvato dal C.d.A. il 30/01/2018

5 FORNITORI

Ditte esterne richiedenti o professionisti.

6 INPUT DEL PROCESSO

L’input del processo sono le tipologie di fabbisogno di approvvigionamento di beni e servizi.

7 OUTPUT DEL PROCESSO

L’output del processo è l’Elenco dei Fornitori approvato.

8 CLIENTI DEI SERVIZI

Uffici Richiedenti.

9 FASI E ATTIVITÀ

Il processo è descritto nei paragrafi seguenti.

1.1 A1 DEFINIZIONE DEI CRITERI PARAMETRI DI QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI/PROFESSIONISTI

Verranno inseriti nell’Elenco determinato in base ai criteri stabiliti nel “Disciplinare Elenco Fornitori di beni, servizi e lavori” per le imprese e nel “Disciplinare Elenco Professionisti Tecnici” per i Professionisti, gli operatori economici in possesso dei requisiti generali e speciali, stabilite dalla normativa vigente.

I disciplinari sopra menzionati in versione aggiornata e corrente sono pubblicati sul sito www.casalp.it – Modulistica – Modulistica Fornitori e contengono le istruzioni operative necessarie per permettere agli operatori economi interessati di presentare domanda di iscrizione agli Elenchi Fornitori della Società.

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Per le imprese i requisiti di riferimento saranno i seguenti:

Per importi inferiori ad € 150.000,00:

ð Attestazione SOA, rilasciata da un ente nazionale o internazionale accreditato, per la categoria e classifica adeguata alla fascia di importo per la quale si chiede l’iscrizione oppure

ð Possesso dei requisiti speciali di cui all’art. 90 del D.P.R. 207/10 e s.m.i. e precisamente:

 Importo dei lavori/servizi analoghi eseguiti direttamente nel quinquennio antecedente la data di pubblicazione dell’avviso di rinnovo dell’Elenco, non inferiore all’importo massimo della fascia per cui si richiede l’iscrizione nell’Elenco (€ 40.000,00 per la fascia di importo fino a 40.000,00; € 100.000,00 per la fascia di importo € 40.000,00 – 100.000,00; € 150.000,00 per la fascia di importo € 100.000,00 – 150.000,00).

Tale requisito sarà comprovato mediante la presentazione di un elenco contenente:

committente, oggetto del lavoro, anno di esecuzione, importo e dei certificati di regolare esecuzione (in alternativa copia delle fatture corredate dalla copia del bonifico che attesti l’avvenuta riscossione);

 Costo complessivo sostenuto per il personale dipendente non inferiore al 15%

dell’importo massimo per il quale viene richiesta l’iscrizione.

Tale requisito sarà comprovato mediante la presentazione di bilanci, situazioni patrimoniali, scritture contabili e quant’altro ritenuto idoneo.

 Adeguata attrezzatura tecnica.

Tale requisito sarà comprovato mediante la presentazione di un elenco dell’attrezzatura di cui l’Impresa è dotata per l’esecuzione dei lavori per i quali chiede l’iscrizione.

Per importi da € 150.000,00 ad € 1.000.000,00:

ð Attestazione SOA, rilasciata da un ente nazionale o internazionale accreditato, per la categoria e classifica adeguata alla fascia di importo per la quale si chiede l’iscrizione.

Per l’inserimento nell’Elenco dei professionisti o di Società in grado di fornire prestazioni professionali e consulenze tecniche, i criteri di valutazione riguardano essenzialmente la verifica del possesso dei seguenti requisiti (criteri/parametri):

 competenze professionali accertata dalla iscrizione agli albi di pertinenza;

 esperienza nei vari settori accertata tramite curriculum.

L’operatore economico verrà inserito dopo l’esito positivo dei controlli effettuati sulle dichiarazioni presentate in fase di richiesta di iscrizione, ai sensi della normativa.

Sulla base degli elementi sopra indicati, l’addetto al Servizio preposto predispone la “Scheda fornitore”.

1.2 A2 ELABORAZIONE DATABASE DI QUALIFICAZIONE FORNITORI/PROFESSIONISTI

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Sulla base delle “Schede fornitori” l’addetto al Servizio preposto predispone un database per la qualificazione degli stessi.

1.3 A3 PUBBLICAZIONE ELENCO FORNITORI

Gli elenchi fornitori di Casalp sono aperti e per gli stessi non è prevista una scadenza temporale, salvo eventuali aggiornamenti da chiedere in caso di modifiche normative.

Ciascun interessato potrà presentare la domanda di iscrizione, presente sul sito della Società www.casalp.it – Modulistica – Modulistica Fornitori. Le integrazioni avverranno tempestivamente, previa verifica del possesso dei requisiti dichiarati.

1.4 A4 COMPILAZIONE DATABASE DI QUALIFICAZIONE FORNITORI La compilazione del database avviene a cura dell’addetto al Servizio preposto.

1.5 A5 VALUTAZIONE E QUALIFICAZIONE FORNITORI

Allo scopo di valutare il fornitore, CASALP, anche attraverso l’uso delle informazioni inserite nel database, valuta le eventuali “Non Conformità” dovute a forniture/prestazioni servizi non adeguati.

L’Elenco fornitori qualificati è tenuto aggiornato dall’addetto al Servizio preposto, che provvede a conservare la documentazione attestante i requisiti di qualificazione degli stessi e le motivazioni per l’eventuale esclusione dall’Elenco.

Al termine dell’erogazione di ciascun approvvigionamento, il Responsabile dell’Ufficio richiedente aggiorna il Mod. PG1302 “Verbale di verifica – Acquisizione beni, servizi e lavori”, come precisato nella PG13 al paragrafo 9.4.1. In caso di esito negativo, l’addetto al Servizio preposto contesterà la circostanza al fornitore e ne aggiornerà la scheda.

1.6 A6 RIQUALIFICAZIONE PERIODICA FORNITORI

I fornitori inseriti nell’Elenco sono di norma rivalutati annualmente dal Dirigente Area Servizi Amministrativi, tenendo conto dell’andamento della qualità delle prestazioni nel periodo preso in esame. Tale attività si basa sui verbali di gara, “Verbali di verifica”, prospetti vari e sulla rilevazione di eventuali “Non Conformità” (vedere Mod. PG1302). Il Responsabile suddetto, sulla base di tale documentazione e delle eventuali non conformità, effettua la rivalutazione annuale ed aggiorna l’Elenco dei fornitori.

I possibili motivi di segnalazione (che dovranno essere registrati nella scheda fornitore sotto forma di Non Conformità) per la successiva esclusione/sospensione dall’Elenco, sia per le ditte che per i professionisti, sono:

ð Mancata risposta alla richiesta di offerta:

Per la prima mancata risposta viene solo comunicata la non conformità, senza conteggiarla ai fini del calcolo percentuale; dalla seconda non conformità, qualora il fornitore superi il 50% rispetto al totale delle richieste, si procederà a sospenderlo dal relativo Elenco Fornitori per un periodo pari a 6 mesi;

ð Rinuncia incarico a seguito di affidamento diretto:

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Ogni quattro mesi viene effettuato il monitoraggio delle rinunce ricevute a seguito di ordini assegnati superiori a n. 5, valutando lo scostamento superiore al 20% come segue:

 percentuale di rinunce maggiore del 20% e minore/uguale al 40% sospensione per un periodo pari a 4 mesi;

 percentuale di rinunce maggiore del 40% e minore/uguale al 60% sospensione per un periodo pari a 8 mesi;

 percentuale di rinunce maggiore del 60% sospensione per un periodo pari a 12 mesi;

ð Non rispetto dei tempi concordati assegnati per l’esecuzione dei lavori, a seguito di un numero di incarichi assegnati superiori a 5, valutando lo scostamento superiore al 20%

come segue (non conteggiando le prime 5 non conformità ai fini del calcolo):

 percentuale di non conformità maggiore del 20% e minore/uguale al 40%

sospensione per un periodo pari a 3 mesi;

 percentuale di non conformità maggiore del 60% sospensione per un periodo pari a 9 mesi;

ð Mancata sottoscrizione del contratto a seguito di aggiudicazione definitiva di gara (n. 1):

In tal caso il fornitore viene escluso dall’elenco fornitori e lo stesso non potrà essere reinserito per un periodo di 1 anno. Decorso tale termine l'operatore economico potrà ripresentare domanda di iscrizione all'Elenco.

Solo per le Ditte:

ð Mancato rispetto dei tempi di consegna del rapporto di lavoro, a seguito di un numero di incarichi assegnati superiori a 5, valutando lo scostamento superiore al 20% come segue (non conteggiando le prime 5 non conformità ai fini del calcolo):

 percentuale di non conformità maggiore del 60% sospensione per un periodo pari a 6 mesi;

In caso di fornitura di servizi e lavori le valutazioni sulla conformità potranno essere svolte solamente in corso d’opera, quando il responsabile dell’Ufficio Richiedente, o altro dallo stesso incaricato, procederà alla verifica della fornitura stessa.

La rivalutazione dei fornitori avviene annualmente. Il fornitore viene escluso/sospeso

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dall’Elenco qualora nel periodo massimo di un anno abbia ricevuto un numero di comunicazioni di Non Conformità relative ai possibili motivi di esclusione/sospensione dall’Elenco Fornitori, nelle modalità e nel numero sopra indicati.

Tale esclusione/sospensione avviene su indicazione del Servizio preposto, con decisione a firma del legale rappresentante. L’esclusione/sospensione viene comunicata al fornitore interessato. L’Addetto al Servizio preposto provvede ad aggiornare il database dell’avvenuta esclusione/sospensione.

In caso di esclusione, il fornitore non potrà essere reinserito nell’Elenco per il periodo di un anno (e comunque sarà necessaria la presentazione di una nuova domanda di inserimento).

CASALP si riserva comunque la facoltà di escludere dagli elenchi di operatori economici, tutti coloro che, secondo motivata valutazione, hanno commesso grave negligenza o malafede nella esecuzione delle prestazioni affidate o che hanno commesso un errore grave nell’esercizio della loro attività professionale, ai sensi di quanto previsto dall’art. 332 D.P.R.

207/10 e s.m.i.

10 RESPONSABILITÀ

Le responsabilità sono elencate all’interno delle attività descritte nel paragrafo precedente e nella matrice sottostante.

(R) In caso di vacanza del Direttore

Fasi/Attività Dirigente Area Servizi Amministrativi

Addetto al Servizio

Appalti

Resp.

Ufficio

richiedente Direttore A1 Definizione dei criteri parametri di

qualificazione dei fornitori C (R) C R

A2 Elaborazione database di

qualificazione fornitori C R

A3 Pubblicazione Elenco fornitori C R

A4 Compilazione database di

qualificazione fornitori R

A5 Valutazione e qualificazione dei

fornitori C C R

A6 Riqualificazione periodica fornitori R C C

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11 PARAMETRI DI CONTROLLO

 Numero di fornitori non conformi sulla totalità dei fornitori inseriti in ciascun Elenco Fornitori

(rapporto tra i fornitori esclusi rispetto al totale dei fornitori inseriti negli Elenchi al 31/12 dell’anno di riferimento del calcolo del parametro)

La rilevazione dei suddetti parametri viene effettuata annualmente.

I dati sono rilevabili dall’Elenco fornitori.

La responsabilità di raccolta e verifica è del Responsabile Area Servizi Amministrativi.

12 DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE E ARCHIVI DI RIFERIMENTO

ð Mod. PG1302 “Verbale di verifica” della PG13 “Acquisizione beni, servizi, lavori”.