La gestione del centralino e l uso della modulistica

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La gestione del centralino e l’uso della modulistica

Istruttore TSSA Michele Albera michele.albera@piemonte.cri.it

Croce Rossa Italiana – Oleggio Vers.05/21

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Argomenti della lezione

 Le apparecchiature telefoniche e informatiche.

 La scheda ricezione servizi.

 La scheda di intervento 118.

 Il foglio servizi sportivi.

 Il tabulato uscita mezzi.

 La bolletta servizio.

 Le fatture e i pagamenti.

 Gli altri tipi di comunicazioni/avvisi.

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Obiettivi

 Conoscere gli strumenti a disposizione del centralinista presenti in sede.

 Saper utilizzare e compilare correttamente la modulistica riguardanti i vari tipi di servizi e i pagamenti.

DURATA: 1 ORA

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Telefono 0321-93500

 Il suono di questo telefono è abbinato al suono della campana esterna, per cui risulta facile distinguere il telefono cosiddetto delle emergenze da quello di servizio, di cui parleremo nel paragrafo successivo.

 Quando viene alzata la cornetta, automaticamente viene attivato il registratore delle telefonate.

 Un secondo apparecchio telefonico è presente nella camera per la

Le postazioni telefoniche: telefono emergenze

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Telefono 0321-93555

(0321-93399)

 Telefono di servizio che deve essere utilizzato solo per attività attinenti la CRI.

 E’ dotato di due linee con selezione automatica, entrambe registrate.

 In caso di utenti che chiamano sul telefono di emergenza per prenotare servizi, invitarli a richiamare su questo numero al fine di non tenere occupata la linea di emergenza, utilizzata dal 118 per le chiamate.

 Il suono di questo telefono è abbinato ad una suoneria con allarme sonoro e visivo che si trova in salotto.

Le postazioni telefoniche: telefono di servizio

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Telefono MSB H12 (MSA) e MSB Estemporanea per servizi 118

 Il mezzo in convenzione H12 (5111) è dotato di un telefono 118 sul quale verranno fatte le chiamate da parte della C.O.118 durante l’orario di servizio del mezzo H12 (08:00-20:00).

 Tale telefono deve essere utilizzato per tutte le comunicazioni anche durante il servizio.

 Il mezzo MSB Estemporanea (5211) è

dotato di identico telefono, che dovrà

essere utilizzato sono durante il

servizio. Le chiamata per assegnazione

della missione sono effettuate sul

telefono della sede.

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Tablet C.R.I. operatività MSB estemporanea

In centralino è presente un tablet C.R.I. che deve essere utilizzato nella apposita

pagina web, per dichiarare la disponibilità del mezzo MSB estemporanea alla

C.O.118

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Personal Computer Centralino e AmicoCRI

In centralino è presente un personal computer sul quale è presente il programma AmicoCRI che permette al centralinista in servizio di verificare le coperture turni dei vari servizi (H12 118, Dialisi, Copertura sede, Servizio sede ecc.).

I fogli dei servizi prenotati sono invece posizionati su un apposito tabellone nel

locale centralino.

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In centralino è presente una apposita rastrelliera in legno dove sono posizionati per ciascun mezzo un borsello e di un mazzo di chiavi che servono per accedere alla autorimessa in cui il mezzo è custodito, come da schema stampato e posto in centralino.

I borselli devono sempre contenere:

 Libretto di circolazione del mezzo

 Certificato assicurativo

 Tariffario

 Una penna

 Fogli per rilevare i chilometri o eventuali appunti

 Tessera carburante

Utilizzo dei mezzi (1)

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L’ordine di uscita dei mezzi è stampato ed esposto in centralino. Per i mezzi che effettuano a rotazione il servizio di emergenza 118, è buona norma posizionare il borsello del mezzo in uscita in posizione orizzontale anziché verticale per facilitare il riconoscimento e mantenere una corretta rotazione dei mezzi in uscita.

Utilizzo dei mezzi (2)

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Norme Generali:

 La scheda deve essere compilata in ogni sua parte, per tutti i servizi: ordinari, servizi di emergenza 118, dialisi, servizi CRI ecc.

 Alcuni dati della scheda verranno completati durante o al rientro dal servizio, in particolare per i servizi 118. I servizi svolti dal mezzo in convenzione H12 vanno segnati come MSA.

 E’ meglio mettere dati in più piuttosto che ometterne alcuni.

 Per i servizi urgenti con estemporanea, prima di prendere il servizio assicurarsi che ci sia il MSB, è quindi bene che il centralinista abbia sotto controllo la situazione del personale della sede.

 Per i servizi ordinari, prima confermare il servizio verificare la copertura dello stesso.

Utilizzare fotocopia e indicare sul retro le persone chiamate.

 La scheda al termine del servizio deve essere messa nell’apposito cassetto posto sotto la rastrelliera porta borselli.

Modulistica: la scheda ricezione servizi

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 Indicare il giorno in cui deve essere svolto il servizio.

 Indicare l’ora e il luogo al quale l’ora si riferisce (es.: ore 14:00 i a casa del soggetto; ore 07:00 in ospedale). Per i servizi 118 indicare l’ora di allarme del servizio.

Scheda ricezione servizi: compilazione (1)

 Indicare il tipo di intervento barrando le caselle.

 Indicare eventuali condizioni particolari del servizio (soprattutto per i servizi ordinari).

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Scheda ricezione servizi: compilazione (2)

 Indicare da chi è stato richiesto l’intervento barrando le caselle.

 Indicare tutti i dati della località in cui in mezzo si deve recare dopo essere partito dalla sede. Per i servizi 118 è il Target, per i servizi ordinari è il luogo dove andare a caricare il soggetto (es.:casa per una visita prenotata, ospedale per una dimissione). Nel campo “Paziente” indicare il cognome nome del trasportato.

 Solo per i servizi 118: Indicare la data di nascita del soggetto trasportato.

 Codice Fiscale del trasportato: E’obbligatorio per tutti i servizi.

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Scheda ricezione servizi: compilazione (3)

Eventuali dati relativi ad altri trasportati oltre al primo possono essere indicati sul retro della scheda.

Sul retro sono inoltre indicati i

CAP dei principali comuni per

compilazione bolletta.

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 Indicare tutti i dati della località in cui il mezzo si deve recare o si è recato (per i servizi 118) dopo aver caricato il soggetto.

Scheda ricezione servizi: compilazione (4)

 Indicare tutti i dati del servizio:

 N.sequenziale servizio della giornata;

 Ora Uscita e Ora Rientro;

 Km Uscita, Km Rientro e Km Percorsi;

 Percorso effettuato dal mezzo;

 Indicare i nominativi dell’autista e dei barellieri che svolgeranno o che hanno svolto (per i servizi 118) il servizio;

 Indicare Sigla e Targa del mezzo;

 Cifra pagata o da pagare e ore Fermo Macchina effettuate

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Parte della scheda dedicata ai soli servizi 118:

 Indicare se il servizio è svolto con mezzo H12 (MSA) o con mezzo MSB estemporanea.

 Indicare il numero di scheda che viene comunicato dalla C.O.118.

 Indicare il codice evento (comunicato dalla C.O.118 durante la chiamata).

Scheda ricezione servizi: compilazione (5)

Parte della scheda dedicata ai soli servizi 118, da compilare al rientro dal servizio

 Indicare il codice di rilascio assegnato al paziente nel momento di consegna al PS e/o termine missione.

 Triage: indicare il numero progressivo assegnato dal PS se il paziente è trasportato. Compilare allineando a sinistra.

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Scheda ricezione servizi: compilazione (6)

 Da compilare solo nei casi di intervento non effettuato, o per paziente non trasportato.

 Indicare tutti gli orari comunicati dalla C.O.118 durante le varie fasi del servizio.

 Note: campo libero per indicare ogni informazione aggiuntiva utile allo svolgimento del servizio (es.:

il paziente ha il catetere; un parente accompagna il soggetto ecc.)

 Indicare data, ora, cognome e nome leggibili del centralinista che ha compilato la scheda, sia in fase di ricezione che di conferma del servizio.

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Norme Generali:



La scheda di intervento 118 và compilata durante lo svolgimento dei servizi di emergenza del mezzo MSB Estemporanea, e rappresenta il primo documento legale riguardante un servizio di emergenza sanitaria. Il mezzo MSA utilizza il Tablet su cui viene assegnata la missione e vengono poi memorizzati tutti i dati.



E’ composta da due fogli, il primo (originale) va allegato alla “scheda ricezione servizi”, il secondo (copia) va lasciato al paziente.



Il numero di scheda è unico anche se ci sono più soggetti; vanno compilate tante schede quanti sono i soggetti. E’ invece diverso se intervengono più ambulanze (/01, /02 ecc.).



Queste schede vengono “chiuse” mediante inserimento in apposito programma dei dati finali dell’intervento. Tale procedura viene fatta

Modulistica: Scheda di intervento 118 (1)

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Scheda di intervento 118 (2)

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Scheda di intervento 118 (3)

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Dati da gestire al rientro:

Ai fini della gestione delle attività del centralinista gli elementi rilevanti della scheda di intervento 118, da riportare al termine del servizio sulla scheda ricezione servizi sono:

 Dati anagrafici trasportato (cognome, nome, data di nascita, codice fiscale)

 Codice Rilascio e Codice Triage

 Orari intervento

Tutti gli altri dati vengono compilati dall’equipaggio durante il servizio.

Modulistica: Scheda di intervento 118 (4)

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Archiviazione Scheda Servizio e Scheda 118

Al rientro da ciascun servizio prenotato o 118, dopo avere terminato

la compilazione della scheda ricezione servizi, la stessa (unitamente

alla eventuale scheda 118), va riposta nell’apposito cassetto posto

sotto la rastrelliera porta borselli.

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Norme Generali:

 Il modulo è utilizzato per esporre i servizi sportivi non soggetti a calendario stagionale quali ad es.: le partite di calcio, pertanto si riferirà principalmente a eventi quali: gare podistiche, ciclistiche, tiro con l’arco, ippica, pesca, carnevale ecc.

 Nel modulo sono specificate in dettaglio tipo di manifestazione, luogo e orario di ritrovo, se il mezzo segue la gara o rimane fermo in postazione.

 Sul modulo saranno anche riportate le tariffe per il pagamento del servizio che serviranno all’autista per il calcolo della bolletta.

 A meno di indicazioni diverse i servizi sportivi vengono saldati al termine del servizio stesso. Nel caso non si possa saldare subito, farsi dare nome cognome e numero di telefono del referente.

Meglio ancora farsi dare i dati per la fatturazione, nome, indirizzo e partita iva.

 Una volta rientrati dal servizio, questa scheda deve essere messa nella cassetta posta sopra la radio.

 Se eventualmente si effettua un trasporto non a carico del 118, riportare i dati del trasportato e percorso effettuato.

Modulistica: foglio servizi sportivi (1)

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Modulistica: foglio servizi sportivi (2)

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N°Servizio Targa Ora Usc. Ora Rien. Km. Uscita Km. Rientro Km. Percorsi

Pagato Da Pagare Ore Fermo M.

Tabulato Giornaliero Uscita Mezzi - Data:_________________

CROCE ROSSA ITALIANA - OLEGGIO

Norme Generali:

 Va compilato in ogni sua parte ogni volta che si termina un servizio, prestando attenzione nella trascrizione degli orari, dei Km e della targa del veicolo.

 Questo tabulato va compilato per tutti le uscite dei mezzi, comprese le dialisi e i servizi interni CRI (riunioni, esercitazioni, commissioni, scuola guida, rifornimenti, manutenzione, ecc..).

Modulistica: tabulato uscita mezzi

Tabulato Giornaliero Uscita Mezzi - Data:_________________

CROCE ROSSA ITALIANA - OLEGGIO

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Norme Generali:

Deve essere compilata per ogni servizio effettuato (escluso i servizi dialisi, 118, o dove esplicitamente indicato) ed eventuali altri servizi dove specificato. La bolletta è in due copie, la prima bianca la seconda colorata. Su entrambe sono indicati targa del mezzo, orari e km percorsi. Va sempre indicato l’indirizzo di residenza e il codice fiscale del trasportato.

Servizi sportivi: Come per i servizi ordinari prestando cura nell’indicare società sportiva e partita IVA della stessa. Per la cifra attenersi a quanto indicato sulla scheda servizi sportivi.

Modulistica: bolletta servizio (1)

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Servizi ordinari: compilare sempre nome, cognome e indirizzo e C.F. del trasportato, cifra (che verrà calcolata tramite il tariffario), percorso, fermo macchina, data, targa CRI, orari e km percorsi.

 Nel caso in cui si ricevano subito i soldi, indicare data del pagamento e firmare in modo leggibile. Consegnare al paziente la copia BIANCA.

 In caso di mancato pagamento, non lasciare nulla al paziente ma mettere la bolletta nel porta bollette in sede posto sopra la bacheca mezzi.

 Qualora il paziente abbia l’esenzione (es. trasporti ADI), allegare la documentazione alla bolletta che dovrà essere compilata senza indicare la cifra e imbucata nella cassetta a muro.

 Per i pazienti delle Case di riposo inserire le bollette nell’apposita busta relativa alla casa di riposo

Modulistica: bolletta servizio (2)

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Pagamento Bolletta: Nel caso si presenti un privato per pagare un servizio senza fattura:

 cercare all’interno della cassetta bollette la bolletta richiesta. Le bollette sono archiviate per cognome/nome della persona trasportata.

 trovata la bolletta consegnare al privato la copia bianca quietanzata per incasso. I soldi devono essere inseriti nella cassetta a muro con la copia colorata.

 se nel contenitore delle bollette fosse presente solo la copia bianca significa che è già stata inviata la fattura (il cui numero è riportato sulla bolletta). Quietanzare la ricevuta bianca e consegnarla all’interessato. “Imbucare” i soldi con un bigliettino su cui vanno indicati i dati del trasportato e del servizio e possibilmente il

Modulistica: bolletta servizio (3)

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Fattura: Trascorso un certo periodo di tempo a seguito della mancanza di pagamento della bolletta, l’ufficio amministrazione provvede all’invio della fattura.

 Nel caso si presenti un privato con una fattura da pagare, apporre nell’apposita zona la dicitura

“PAGATO”, data e firma ben leggibile e restituire la fattura.

 Prendere dalla cassetta delle bollette, la copia bianca relativa al pagamento, ed inserire i soldi e la bolletta nella cassetta delle lettere a muro.

Zona ove apporre data e firma e “pagato”

Modulistica: fattura e pagamenti

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Norme Generali:

In centralino è disponibile un blocchetto ricevute in duplice copia con carta copiativa, che deve essere usato SOLO per registrare tutte le oblazioni in denaro che vengono elargite.

 Indicare in modo chiaro chi effettua la donazione (se in memoria di un defunto indicare anche il nominativo del defunto), la cifra, specificando se si desidera pubblicare la donazione sul Cittadino Oleggese (in assenza di indicazione tutte le offerte vengono pubblicate).

 Firmare la ricevuta in modo leggibile.

 Il primo foglio (originale bianco) va consegnato a chi effettua la donazione come ricevuta. La copia (gialla) con i soldi andrà messa nella cassetta a muro.

 In caso di errori annullare la ricevuta lasciando tutte e due le copie attaccate al blocchetto.

 IMPORTANTE: ogni donazione in denaro deve essere acquisita solo mediante rilascio di apposita ricevuta. Eventuali oblazioni inferiori a € 5,00 ricevute durante il servizio vanno annotate sulla bolletta di servizio (es: €37,00 + €13,00 oblazione).

Modulistica: blocchetto ricevute oblazioni

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Comunicazioni varie: Ogni annotazione e comunicazione deve contenere destinatario, data e ora ricevimento, motivo / argomento e firma LEGGIBILE di chi ha ricevuto il messaggio. Destinare poi la comunicazione nella cassetta Delegati oppure lasciarla in centralino in una zona ben visibile e con chiaramente indicato il nome del destinatario.

Anomalie mezzi: Per segnalare ogni anomalia sul mezzo in centralino vi è un apposito modulo, ove indicherete anomalia, data, mezzo e firma ben leggibile. Se l’anomalia del mezzo compromette l’utilizzo del mezzo stesso contattare il Responsabile Autoparco o il Delegato Area 1.

Segnalazione assenze: L’apposito modulo deve essere utilizzato per segnalare le assenze da turno fisso, sull’apposito modulo devono essere anche indicati il cognome/nome del sostituto.

Altre comunicazioni

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Riassumendo…….

SERVIZI 118

 Sapere sempre in tempo reale se siamo operativi o no: quando chiama il 118 dobbiamo sapere subito se siamo operativi, quanti equipaggi, ecc…

SERVIZI ORDINARI

 Se è un servizio di nostra competenza territoriale NON DIRE MAI CHE NON POSSIAMO FARLO!!! Prendere i dati del servizio e avvisare l’utente che faremo il possibile per trovare l’equipaggio. L’utente verrà richiamato in tempo utile per confermare o avvisare che non siamo in grado di eseguire il servizio.

 Se è un servizio al di fuori del nostro territorio di competenza invitare l’utente a chiamare la sede competente. Se le sedi di competenza non possono eseguire il servizio (VERIFICARE chiamando le sedi) e noi abbiamo la disponibilità di equipaggio è possibile eseguire il servizio.

 Ricordarsi di compilare tutti i campi del modulo prenotazione servizi: peso, scale, piano di residenza, barellato/carrozzina, reparto ospedaliero, cosa deve fare, ecc.. sono informazioni importantissime. Da questi dati dipendono le scelte del tipo di automezzo, dei Volontari da impiegare, ecc.

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Riassumendo…….

CHI E’ IN SERVIZIO E A CHE PUNTO SONO??

 Dobbiamo sempre sapere quali mezzi ed equipaggi sono in servizio!!! Segnare sempre sulla lavagna in centralino la SIGLA DEL MEZZO – NOMI EQUIPAGGIO – DOVE SI DIRIGONO – PER COSA (ORDINARIO/118)

 Tenere i contatti con il personale/mezzi in servizio: sapere sempre, soprattutto con i servizi 118, a che punto del servizio è l’equipaggio e se è operativo per poter rispondere prontamente ad una chiamata del 118.

PERSONALE PER COPERTURA SERVIZI

 Per la copertura dei servizi ordinari, lasciare come ultima risorsa i Volontari che sono già segnati sul tabellone come copertura sede per il giorno del servizio: cercare di reperire il personale chiamando quelli non in servizio. Se nessuno è disponibile è allora possibile come ultima chance avvalersi del personale già segnato in servizio come copertura sede.

 Il personale è tenuto al rispetto dei turni e degli orari di servizio evitando di prevaricare turni di altri colleghi.

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Riassumendo…….

COSA DEVE FARE L’EQUIPAGGIO CHE E’ IN SERVIZIO COME COPERTURA SEDE?

 L’equipaggio che fa copertura sede non è ad uso esclusivo dei servizi 118 !!!

L’equipaggio in servizio è tenuto a svolgere tutte le necessità del momento:

EMERGENZE, DIMISSIONI, TRASFERIMENTI, ECC..

 Provvedere alla sistemazione della sede e al rifornimento e pulizia dei mezzi (c’è sempre qualche cosa da fare !!!!).

OTTIMIZZAZIONE CHIAMATE PER COPERTURA SERVIZI

 Creare delle liste dei servizi da coprire (ordinari, sportivi, dialisi, notti, ecc..) per evitare di chiamare più volte gli stessi volontari per servizi diversi (con una chiamata chiedo la disponibilità per più servizi!!)

 Rispondere sempre al telefono quando suona !!!

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Riassumendo…….

COSA APPUNTI E COMPILAZIONE MODULI E DOCUMENTAZIONE

 Tutti i biglietti lasciati in centralino devono essere firmati e datati (firma leggibile o stampatello).

 Compilare sempre i moduli in STAMPATELLO per evitare dubbie interpretazioni.

 Nello note scrivere sempre “VERIFICARE CODICE FISCALE”: l’equipaggio dovrà verificare la corrispondenza con i documenti del trasportato.

 Compilare sempre in modo completo e chiaro TUTTI i rapportini di servizio previsti.

BOLLETTE E OBLAZIONI

 In caso di pagamento consegnare SEMPRE LA COPIA BIANCA della bolletta e NON QUELLA COLORATA.

 In caso di oblazione fatta in sede, se inferiore a € 5 riportarla sulla bolletta, se superiore a € 5 rilasciare ricevuta dedicata, utilizzando il blocchetto oblazioni.

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Ora è il tempo ….

delle domande …..

….. dei dubbi ….

…. o altro !!

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Grazie per l’attenzione

Istruttore TSSA Michele Albera michele.albera@piemonte.cri.it

Croce Rossa Italiana – Oleggio Vers.05/21