SERVIZIO CONTABILITÁ
data 4 gennaio 2016 Ai Sigg. Clienti
della SEAC S.p.A.
ns. rif. LE/gp/3
LORO SEDI vs. rif.
SERVIZIO CONTABILITÁ - Circolare n. 01/C
LA COMUNICAZIONE SPESE AL SISTEMA TESSERA SANITARIA
Con la presente circolare viene fornito commento al software che permette di assolvere agli adempimenti relativi alla trasmissione telematica dei dati relativi alle spese sanitarie, per la predisposizione del Mod. 730 precompilato da parte dell’Agenzia delle Entrate.
L’esposizione fa riferimento alle nuove disposizioni fissate dall’art. 3, co. 3, D.Lgs. n. 175/2014 che prevede la messa a disposizione dell’Agenzia delle Entrate delle informazioni concernenti le spese sanitarie attraverso il Sistema Tessera Sanitaria (STS).
La trasmissione telematica dei dati di spesa, per il 2015 da parte dei soggetti obbligati, va effettuata entro il 31.1.2016.
In allegato alla presente viene fornito commento al software in oggetto.
Quanto evidenziato con il colore giallo identifica le modifiche apportate al software e rilasciate in Internet in data 30 dicembre 2016.
Rimanendo a disposizione per eventuali chiarimenti (www.assistenza.seac.it - Assistenza Clienti Area Contabilità, Ufficio Informazioni Rilasci software 0461-805686), porgiamo cordiali saluti.
Allegato alla Circolare n. 01/C del 04.01.2016
Ai sensi dell’art. 1, D.Lgs. n. 175/2014, a partire dal 2015 l’Agenzia delle Entrate rende disponibile telematicamente il mod. 730 precompilato ai titolari di redditi di lavoro dipendente / pensione e di taluni redditi assimilati entro il 15.4 di ciascun anno.
A tal fine, l’’art. 3, co. 3, D.Lgs. n. 175/2014 prevede che le informazioni concernenti le spese sanitarie siano messe a disposizione dell’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema Tessera Sanitaria (STS).
Con il DM 31.7.2015 sono state definite le modalità (telematiche) di trasmissione delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria e con il Provvedimento 31.7.2015 l’Agenzia delle Entrate ha individuato le modalità di utilizzo di detti dati.
Ora, sul sito Internet “Progetto Tessera Sanitaria”, sono state pubblicate le “procedure in capo a medici e odontoiatri per adempiere alla trasmissione telematica dei dati di spesa”, che per il 2015 va effettuata entro il 31.1.2016.
Ai sensi del comma 3 del citato art. 3, i soggetti interessati alla trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria sono così individuati:
1 farmacie pubbliche e private 2
aziende sanitarie locali, aziende ospedaliere, istituti di ricovero e cura a carattere scientifico, policlinici universitari, presidi di specialistica ambulatoriale, strutture per l'erogazione delle prestazioni di assistenza protesica e di assistenza integrativa, altri presidi e strutture accreditati per l'erogazione dei servizi sanitari
3 medici e odontoiatri
Come precisato dal MEF nel citato Decreto, i dati possono essere trasmessi anche tramite le associazioni di categoria e i soggetti terzi abilitati all’invio telematico. A tal fine, ai sensi dell’art. 2, co. 4, è necessaria una specifica abilitazione al MEF per l’invio telematico dei dati per conto del soggetto delegante. Per maggiori dettagli consultare il paragrafo 7 “ACCREDITAMENTO E ABILITAZIONE AL SISTEMA TESSERA SANITARIA”Il software “Comunicazione spese a Sistema Tessera Sanitaria” si rivolge principalmente ai medici e alle associazioni di medici e alle strutture pubbliche e private che documentano fiscalmente le spese sanitarie mediante emissione di fattura.
Si presume che le farmacie, data la particolare modalità di rilevazione degli incassi (mediante il c.d. “scontrino parlante”), siano dotate di specifico software per la trasmissione di quanto incassato per spese sanitarie.
Il software in esame permette comunque l’inserimento delle spese documentate da ricevute o scontrini operando direttamente a video oppure attraverso l’acquisizione di file .CSV.
il software “COMUNICAZIONE SPESE A SISTEMA TS” richiede abilitazioni “NCCF – Spesometro”1. SOGGETTI OBBLIGATI
2. IL SOFTWARE “COMUNICAZIONE SPESE AL SISTEMA TS”
Il software in esame è attivabile dal menu videata di
accesso della .
I dati richiesti sono raccolti in due cartelle: e .
Il nuovo soggetto si inserisce attivando il pulsante
oppure attivando le funzioni o presenti nel menu .
3. “COMUNICAZIONE SPESE AL SISTEMA TS” − GESTIONE
Cartella Frontespizio
La cartella raccoglie una serie di informazioni che per maggior chiarezza vengono esposte in sezioni.
La sezione sottostante richiede gli usuali dati identificativi del soggetto
Sono richiesti i dati del medico o del soggetto responsabile dell’invio
Nel caso di compilazione dell’archivio attivando la funzione il campo corrisponde al codice fiscale della ditta (da archivio anagrafico ditta) solo se persona fisica.
I campi devono essere compilati SOLO se il
soggetto obbligato è una struttura pubblica o privata accreditata.
Nella sezione in esame sono richieste informazioni che identificano le credenziali per l’invio dei dati telematici. Le credenziali sono di tipo diverso a seconda della tipologia di soggetto che effettua l’invio:
1. invio autonomo del medico/associazione/struttura: in tale sezione vanno inserite, attivando il pulsante , le credenziali di accesso (Username, Password e Pin Code) fornite dal Sistema TS;
2. invio tramite intermediario: in tale sezione vanno inserite, attivando il pulsante , le credenziali di accesso ai servizi telematici Entratel (Username, Password e Pin Code), il Codice Fiscale e la sede dell’intermediario.
Le credenziali possono essere inserite nella videata dei parametri in sede di invio dati telematici. In tal caso, se mancanti nel Frontespizio, le stesse sono automaticamente memorizzate.
Sezione
Sezione
I dati delle credenziali nel Frontespizio sono necessarie:
per verificare l’esito dell’invio
per ottenere la ricevuta PDF
per ottenere l’eventuale file CSV contenete le segnalazioni dal Sistema TS.La sezione espone informazioni che identificano l’invio effettuato.
il numero protocollo attribuito dal Sistema TS
la data di ricevimento
il nome e le dimensioni del file trasmesso
il codice di invio con la sua descrizione
l’eventuale codice di segnalazione errore.La sezione espone informazioni che identificano il risultato dell’invio effettuato.
Il pulsante permette esaminare “Stato” dell’elaborazione negli archivi del Sistema TS (presso l’Agenzia delle Entrate) dei dati inviati, recuperando le informazioni relative all’invio effettuato (numero di documenti accolti, numero documenti errati, ecc…).
La sezione espone informazioni relative alla ricevuta, creata dal Sistema TS, dell’invio effettuato.
Il pulsante permette di recuperare e visualizzare, se presente, la ricevuta dal Sistema TS. La ricevuta viene memorizzata in automatico nel percorso visualizzato nel campo . Il pulsante permette di richiamare la ricevuta memorizzata.
Nel caso di reinvio dei dati la nuova ricevuta sostituisce la precedente.
Sezione
Sezione
Sezione
Dalla presente sezione è possibile attivare la visualizzazione del file che contiene gli eventuali errori relativi all’invio effettuato. Le informazioni sono recuperate dal Sistema TS.
La visualizzazione si ottiene attivando il pulsante . Il file, in formato .CSV, viene memorizzato in automatico nel percorso riportato nel campo . Il pulsante permette di richiamare il file memorizzato.
Nel caso di reinvio dei dati, il nuovo file .CSV sostituisce il precedente.
La sezione espone informazioni relative alla fatturazione del servizio.
È possibile inserire l’importo da fatturare, attivando il campo . I valori in esame possono essere trasmessi al software “Fatturazione” mediante la funzione presente
nel menu .
Nelle presenti sezioni viene memorizzato il Login dell’ultimo operatore che ha inserito/modificato la posizione.
I seguenti campi, se non esistono segnalazioni nel Log, sono compilati in automatico dalla funzione ; in caso contrario devono essere compilati operando direttamente a video.
I dati possono essere spediti solo se il campo risulta compilato
Il campo non è significativo in quanto non esiste modulistica predefinita dall’Agenzia delle Entrate. Viene compilato a seguito dell’esecuzione della funzione (menu
) attivando, nei parametri proposti, .
Il campo permette di bloccare ogni intervento sui dati memorizzati . Sezione
Sezione
Sezioni
Cartella Dettaglio
La cartella permette l’inserimento, la consultazione e la gestione delle spese da comunicare al Sistema TS.
Nella sezione sono richiesti i seguenti dati:
dati identificativi del paziente/cliente (
, )
data di emissione del documento fiscale
numero del documento fiscale. Il campo è “alfanumerico”, può contenere cioè numeri e lettere. Ciò comporta che in griglia, a parità di data documento è possibile trovare i documenti non ordinati per numero. Ad esempio, se in data 01/01/15 sono state emesse fatture dalla nr. 1 alla nr. 10, a video sono esposte con la seguente sequenza: fattura nr. 1 seguita dalla fattura nr. 10 e poi le fatture dalla nr .2 alla nr. 9.
valore della prestazione o del rimborso riconosciuto
data del 2015
identifica che il pagamento è stato eseguito prima della data di emissione del documento
valori ammessi:
I = inserimento ovvero nuovo record
V = variazione
R = rimborso
C = cancellazione
valori ammessi:
TK ticket (Franchigia. Quota fissa, Pronto soccorso e accesso diretto)
SR
spese prestazioni assistenza specialistica ambulatoriale esclusi interventi di chirurgia estetica. Visita medica generica e specialistica o prestazioni diagnostiche e strumentali. Prestazione chirurgica ad esclusione della chirurgia estetica. Ricoveri ospedalieri, al netto del comfort. Certificazione medica
CT cure termali
PI protesica e integrativa
IC intervento di chirurgia estetica ambulatoriale o ospedaliero
AA altre spese Specifici per farmacie
FC farmaco anche omeopatico
FV farmaco per uso veterinario
AD acquisto o affitto di dispositivo medico CE
AS
Spese sanitarie relative ad ECG, spirometria, Holter pressorio e cardiaco, test per glicemia, colesterolo e trigliceridi o misurazione della pressione sanguigna, prestazioni previste dalla farmacia dei servizi e simili sanguigna)
identifica particolari categorie di spese. Valori ammessi:
1 = ticket di pronto soccorso (ammesso solo con tipo spesa TK) 2 = visita in intromoenia (ammesso solo con tipo spesa SR)
corrisponde al numero del dispositivo. Dato significativo solo per le farmacie, corrisponde al registratore di cassa utilizzato; per l’emissione di fatture del medico o della struttura il campo assume il valore 1
campo da attivare per non inviare il singolo documento Sezione
Nel caso di documento a rimborso indicare e
Sezione
La sezione in esame permette la ricerca di fatture per codice fiscale, nominativo del cliente, numero documento.
Il pulsante permette di modificare il campo da I = inserimento a V
= Variazione per tutti i documenti presenti in griglia. Tale intervento può essere utilizzato per effettuare un nuovo invio. Per maggiori dettagli consultare il paragrafo “Produzione e invio XML”.
Attenzione
A tutela dei dati inseriti in archivio, la modifica degli stessi, successiva all’invio, produce a video il seguente pannello nel quale sono contenute delle domande al fine di certificare i successivi interventi. In tal caso il protocollo nella cartella Frontespizio è cancellato in quanto i dati devono essere reinviati.
La funzione richiede la compilazione dei seguenti parametri:
indicare il codice relativo alla tipologia di spesa prevalente. Tale informazione non è presente nei movimenti contabili. Se tra i documenti recuperati ci sono tipologie di spesa diverse, è necessario intervenire a posteriori del recupero per modificare il tipo di codice.
indicare S per recuperare anche le ditte per le quali nella cartella Frontespizio è attivo il campo ; in caso contrario indicare N.
indicare S per recuperare anche le ditte per le quali è stato effettuato
l’invio (campo compilato).
Attenzione: in tal caso i dati del precedente invio, presenti nelle sezioni del Frontespizio, sono cancellati.
indicare S per ottenere la stampa di riscontro del recupero dati con salto pagina tra una ditta e la successiva.
4. RECUPERO DATI DA CONTABILITÀ
MODALITÀ DI RECUPERO DATI DAGLI ARCHIVI CONTABILI
I documenti oggetto di trasmissione al Sistema TS sono:
emessi a persone fisiche
quelli nei quali è presente, in almeno una riga, una Voce IVA della famiglia “M”
registrati in attività IVA con codice ATECO:
86.21.00 – Servizi degli studi medici di medicina generale 86.22.01 – Prestazioni sanitarie svolte da chirurghi
86.22.03 – Attività dei centri di radioterapia 86.22.04 – Attività dei centri di dialisi
86.22.05 – Studi di omeopatia e di agopuntura 86.22.06 – Centri di medicina estetica
86.22.09 – Altri studi medici specialistici e poliambulatori 86.23.00 – Attività degli studi odontoiatrici
86.90.11 – Laboratori radiografici 86.90.12 – Laboratori di analisi cliniche 86.90.30 – Attività svolta da psicologi
86.90.41 – Attività degli ambulatori tricologici
Le spese inserite operando direttamente a video non sono cancellate dalla successiva esecuzione della funzione ; di tali spese viene fornita segnalazione nella stampa di riscontro.
Se i documenti oggetto di recupero da contabilità appartengono a più sezionali (registri) IVA, al numero del documento presente nel movimento contabile viene abbinato anche il relativo numero di sezionale. Non è possibile infatti inviare più documenti con lo stesso numero.
Esempio: il documento nr. 1 del sezionale 02 è recuperato con il numero documento “1/02”.
Data di pagamento: modalità di compilazione automatica
Le spese sanitarie da comunicare devono avere data pagamento dell’anno 2015.
Il processo elaborativo di recupero dati da contabilità, per trovare la data di pagamento, analizza gli archivi nel seguente ordine:
nel sezionale Emesse dedicato agli incassi dei lavoratori autonomi;
nelle Partite Aperte, se abilitate per la ditta
Nel caso di data pagamento diversa da 2015, il documento viene scartato e segnalato in stampa.
Nel caso di assenza data pagamento al documento è attribuita la data del documento: nella stampa di riscontro viene segnalata: “Verificare data di pagamento”.
Attenzione
Spese pagate nel 2015 riferite a documenti emessi nel 2014
Sono oggetto di comunicazione anche le spese pagate nel 2015 riferite a documenti con data 2014. Il processo elaborativo di recupero dati da contabilità non riesce ad individuare tali spese.
In tal caso è necessario procedere con l’inserimento manuale di tali documenti.
Note di accredito (Rimborsi)
Le note accredito (codice funzione 6 o totale negativo) sono recuperate con
.
Nella stampa di riscontro vengono segnalate: “Verificare nota di accredito”. Tali documenti devono essere integrati indicando, nella sezione,
data e numero del documento a cui la nota di accredito si riferisce.La funzione , presente nel menu , permette, per ditte non gestite in contabilità, di acquisire i dati nel Sistema TS attraverso un file .CSV.
La modalità di compilazione sono commentate nel capitolo 5 delle note operative.
Dalla videata dei paramentri della funzione è possibile, accedendo al menu , attivare che permette di creare la struttura del file CSV (file vuoto con colonne preimpostate).
La funzione crea e spedisce il file delle spese sanitarie al Sistema TS.
5. RECUPERO DATI DA FILE . CSV’
6. PRODUZIONE E INVIO XML
Nella videata parametri sezione vengono richieste le credenziali del medico o dell’intermediario fornite in precedenza dal Sistema TS. Le credenziali sono recuperate dalla cartella ; se non presenti e successivamente indicate nella sezione in esame, le stesse vengono ivi aggiornate. Tali informazioni sono necessarieal fine di poter:
consultare l’esito dell’invio
la ricezione della ricevuta
la ricezione del file .CSV contenete l’elenco segnalazioni comunicate dal Sistema TS.
Nella cartella è possibile, attivando i pulsanti , interrogare
il Sistema TS al fine di verificare l’esito della trasmissione dei dati.
Per ogni trasmissione (singolo documento ovvero file contenente più documenti) il sistema rilascia:
un numero di protocollo che attesta l’avvenuto invio e che costituisce la chiave di ricerca per individuare la trasmissione;
un numero di protocollo che attesta l’avvenuto invio e che costituisce la chiave di ricerca per individuare l’invio;
una ricevuta nella quale sono riepilogati i dati comunicati con il relativo esito. In particolare in detta ricevuta sono indicati lo “stato” del file inviato (in corso di elaborazione, elaborato correttamente, elaborato con errori, scartato in fase di elaborazione / accoglienza) nonché gli eventuali errori riscontrati.
un file CSV che contiene il dettaglio di eventuali errori o segnalazioni.
In merito alle segnalazioni di errore si evidenzia che sono possibili 2 tipologie di errore:
E→ errore che comporta lo scarto del file / documento fiscale;
W → errore che non comporta lo scarto del documento fiscale.
Ad ogni errore è poi associato uno specifico codice che può essere numerico di 3 cifre ovvero alfanumerico di 4 caratteri.
Sebbene dalle istruzioni sia prevista anche una modalità “sincrona” di trasmissione del singolo documento fiscale con le relative voci di spesa (ogni invocazione del servizio invia un singolo documento fiscale), il software è strutturato per inviare dati in modalità “asincrona” cioè di trasmissione di un file contenente un insieme di documenti fiscali con le relative voci di spesa.
La trasmissione telematica dei dati per il 2015 va effettuata entro il 31.01.2016.
Come precisato dal MEF, l’invio dei dati può essere effettuato direttamente dal medico/odontoiatra oppure tramite un soggetto terzo delegato (associazione di categoria/soggetto abilitato all’invio telematico).
Recentemente sul sito Internet “Progetto Tessera Sanitaria” sono state aggiornate le “Istruzioni operative” per la trasmissione telematica. Rispetto alla versione precedente, in riferimento alla modalità di invio tramite un soggetto terzo, si segnala la semplificazione della procedura di delega come di seguito illustrato.
L’invio da parte di medici / odontoiatri dei dati in esame può essere effettuato:
DIRETTAMENTE:
Con utilizzo dell’apposita applicazione web disponibile sul sito Internet www.sistemats.it oppure tramite un altro software, opportunamente integrato con le funzionalità necessarie per dialogare via web services, conformemente alle specifiche tecniche fornite.
I medici già in possesso delle credenziali di accesso al STS possono utilizzare le medesime chiavi di accesso anche per l’invio dei dati delle spese che saranno utilizzati per la predisposizione del Mod. 730 precompilato.
I medici e odontoiatri iscritti all’Ordine dei Medici (OdM), non ancora in possesso di tali credenziali, possono ottenerle:
recandosi alla competente sede provinciale dell’OdM;
accedendo al sito Internet
www.sistemats.ittramite la propria TS-CNS;
registrandosi al sito con una specifica procedura di riconoscimento basata su una serie di controlli (iscrizione all’OdM, verifica dei dati della tessera sanitaria e dell’indirizzo PEC). In tal caso credenziali e chiavi di accesso per accedere al STS sono inviate all’interessato via PEC.
TRAMITE SOGGETTO TERZO DELEGATO:
Il soggetto (associazione di categoria / soggetto abilitato all’invio telematico) deve possedere una specifica abilitazione.
Il medico / odontoiatra, che si avvale di un intermediario, deve accedere alla propria area riservata del STS con le proprie credenziali ed indicare il soggetto terzo delegato all’invio attraverso la funzione “Gestione deleghe”.
Verificata l’idoneità del soggetto indicato (validità abilitazione Entratel e correttezza indirizzo PEC), il sistema invia al soggetto delegato un link per il perfezionamento della delega.
A seguito delle modifiche sopra accennate:
il soggetto delegato riceve automaticamente dal STS la notifica di abilitazione alla trasmissione dei dati per conto del medico / odontoiatra (delegante);
il STS, a fronte del perfezionamento della procedura, inoltra la notifica di abilitazione alla Ragioneria Generale dello Stato (RGS) e al medico / odontoiatra delegante.
Di conseguenza:
l’intermediario accetta e perfeziona la delega tramite sito Internet STS e apposita richiesta di autorizzazione alla RGS
7. ACCREDITAMENTO E ABILITAZIONE AL SISTEMA TESSERA SANITARIA
Il software non gestisce più invii per la stessa ditta. La situazione memorizzata è sempre l’ultima inviata (o da inviare). È consigliato pertanto, nel caso di più invii, stampare o archiviare le ricevute o files CSV di segnalazione del Sistema TS.
I documenti inviati per la prima volta devono avere il campo impostato a
“Inserimento” oppure “Rimborso” (accredito al cliente).
In caso di Reinvio i documenti già inviati, per essere accolti dal Sistema TS, devono avere il campo impostato a “Variazione” (oppure a “Cancellazione”); in caso contrario gli stessi sono scartati in quanto già presenti nel Sistema TS.
Se nel reinvio sono presenti nuovi documenti gli stessi devono avere il campo impostato a “Inserimento”.
Attenzione:
Le istruzioni alla compilazione del Sistema TS precisano che i rimborsi ed i documenti oggetto di Rimborso non possono essere inviati con il campo impostato a “Variazione”. In caso di variazione devono essere prima cancellati e poi inseriti nuovamente.
Per non reinviare documenti oggetto di precedenti invii, è necessario operare direttamente a video impostando il campo .
La Scrivente consiglia di avere un unico invio che contenga tutti i documenti da comunicare (facilita eventuali controlli); a tal fine spedire sempre tutti i documenti, anche in fase di reinvio, impostando il campo
de
i documenti già spediti in precedenza, con “Variazione”. La ricevuta del reinvio contiene, in questo modo, il totale dei documenti comunicati.Il pulsante , presente nella cartella , permette di impostare il campo da “Inserimento” a “Variazione”.
A conferma viene prodotto il seguente messaggio:
Attenzione
Se nella cartella è presente il numero protocollo, qualsiasi modifica all’archivio viene segnalata con specifico messaggio. In caso di risposta affermativa il numero protocollo verrà cancellato; è necessario eseguire un nuovo invio dei dati.
8. REINVIO DATI SPESE SANITARIE
